Конвертовскрывающие машины принцип действия
Главное меню
Поиск
Последние новости
Статьи
Реклама
obuchenie-secretarskomu-delu читать 3.4.4.Конвертовскрывающие машины 42
В группу средств резки бумаги входят конвертовскрывающие устройства. Конвертовскрывающие машины различаются по степени автоматизации на ручные и полуавтоматические.
МВК-М — машина ручная для вскрывания конвертов и резки листов бумаги (рис. 28).
Полуавтоматическая конвертовскрывающая машина КВМ-66М (рис. 29) предназначена для вскрытия конвертов. Основными узлами полуавтоматической конвертовскрывающей машины являются: электродвигатель, режущий механизм, стол и направляющая.
Рис. 29. Машина конвертовскрывающая КВМ-66М
Рис. 28. Машина конвертовскрывающая МВК-М
Режущие кромки ножей отделены от вертикальной полки расстоянием, равным ширине отрезаемой от конверта полоски.
Конвертовскрывающая машина используется в различных учреждениях, деятельность которых связана с большим количеством входящей корреспонденции.
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 25
Цель: ознакомиться с устройством и принципом работы конвертовскрывающих машин.
Порядок выполнения работы.
Уясните название и цель работы. Проверьте состояние рабочего места, оборудования и инструментария.
Ознакомьтесь с принципом работы конвертовскрывающих машин.
Пользуясь справочным или учебным пособием, подготовьтесь к ответу на вопросы:
Как различаются конвертовскрывающие машины по степени автоматизации? Охарактеризуйте принцип работы ручной конвертовскрывающей машины; принцип работы полуавтоматической конвертовскрывающей машины. Из каких основных узлов состоит полуавтоматический конвертовскрыватель?
Большая Энциклопедия Нефти и Газа
Конвертовскрывающая машина
Конвертовскрывающая машина используется в различных учреждениях, деятельность которых связана с большим количеством входящей корреспонденции. [3]
Полуавтоматическая конвертовскрывающая машина КВМ-66М ( рис. 29) предназначена для вскрытия конвертов. Основными узлами полуавтоматической конвертовскрывающей машины являются: электродвигатель, режущий механизм, стол и направляющая. [4]
Как различаются Конвертовскрывающие машины по степени автоматизации. Охарактеризуйте принцип работы ручной конвер-товскрывающей машины; принцип работы полуавтоматической кон-вертовскрывающей машины. [6]
В ручных конвертовскрывающих машинах имеется шторка, расположенная за плоскостью ножа. Она убирается, что позволяет с помощью конвертювскры-вателя производить и резку бумаги. В работе секретаря удобно использовать конвертовскрыватели К. В полуавтоматических машинах типа КВМ-66 используются дисковые ножи, приводимые в действие электродвигателем. Полуавтоматические конвертовскрыватели целесообразно использовать в экспедиции канцелярии при объеме поступающей корреспонденции в несколько сотен конвертов. [7]
В группу средств резки бумаги входят конверто-вскрывающие устройства. Конвертовскрывающие машины различаются по степени автоматизации на ручные и полуавтоматические. [10]
Полуавтоматическая конвертовскрывающая машина КВМ-66М ( рис. 29) предназначена для вскрытия конвертов. Основными узлами полуавтоматической конвертовскрывающей машины являются: электродвигатель, режущий механизм, стол и направляющая. [11]
Зачем нужна конвертовальная машина?
— если Ваша организация имеет большие объемы исходящей корреспонденции,
— если у Ваших сотрудников не остается времени на ее упаковку и подготовку к отправке,
— к тому же отправляемые Вашей организацией документы должны отвечать требованиям закона о защите персональных данных, пришло время обратить внимание на конвертовальные машины!
Поверьте, при помощи конвертовальных машин исходящая корреспонденция может быть обработана быстро, надежно и комфортно!
Эти машины служат для упаковки вложений в конверты. Если Вам потребуется упаковывать несколько листов, то конвертовальная машина сначала соберет их в один набор, затем сложит в соответствии с форматом используемого конверта, упакует набор в конверт и заклеит его при необходимости. Конвертовальные машины также надежно произведут упаковку вложений в тех случаях, когда каждому адресату отправляется разное количество листов. Такая персонализированная рассылка оказывается возможной, благодаря функции считывания оптических меток (OMR).
В периоды затишья с массовыми рассылками конвертовальные машины помогут Вам упаковать индивидуальные отправления, состоящие из нескольких разноформатных листов и даже скрепленных канцелярскими скрепками.
При необходимости доложить в конверты какое-то вложение, которое не может быть упаковано автоматически, Вы можете не заклеивать конверты. При определенных обстоятельствах конвертовальную машину можно использовать в качестве фальцовщика (использовать только функцию складывания).
Конвертовальные машины производства компании Francotyp-Postalia GmbH просты в обслуживании и эксплуатации. Заклейка писем производится обычной водой.
ВАЖНО: для упаковки используются конверты для автоматической упаковки форматов С5 АВТ и С65 АВТ.
Конвертовскрывающие машины принцип действия
Всем известно, что подготовка больших объемов почтовой корреспонденции для рассылки – дело трудоемкое и малоприятное для исполнителя. Если же сроки подготовки рассылки очень сжатые, а требования к внешнему виду вложений очень высокие, то решение такой задачи методами ручной обработки практически не возможно. С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества были созданы аппараты, которые сейчас носят название конвертовкладочные машины.
Впервые о подобных машинах в их современном понимании мир узнал ещё в далеком 1925 году, когда компания «Bell and Howell» представила свою первую конвертовкладочную машину.
Конвертовкладочная машина (1925 г.)
В настоящее время эта компания утратила позиции на рынке производства конвертовкладочной техники и сосредоточила усилия на продаже конвертовкладочных машин производства различных компаний под своим брендом.
В этой статье мы подробнее расскажем о конвертовкладочных машинах Pitney Bowes.
1. Что такое конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина – это аппарат, в который с одной стороны загружаются чистые конверты с открытым клеевым слоем, а с другой стороны – документы или материалы, которые требуется вкладывать в конверты. В итоге машина сама сложит (сфальцует) требуемым образом документы, вложит их в конверт и заклеит этот конверт.
2. Как работает конвертовкладочная машина?
Несмотря на свои небольшие размеры, конвертовкладочные машины Pitney Bowes представляют собой довольно сложные технические устройства. Они имеют несколько узлов, выполняющие различные операции по обработке конвертов и вложений, и объединены в единое целое специальным программным обеспечением.
Рассмотрим упрощенную схему работы конвертовкладочной машины.
Схема работы конвертовкладочной машины
1 – лотки подачи документов и материалов для вложения;
2 – аккумулятор документов (для подбора комплекта документов перед фальцовкой);
3 – узел фальцовки (сложения) документов;
4 – узел смачивания нанесенного клеевого слоя на конвертах;
5 – узел вложения документов в конверт;
6 – выходной узел (запечатывание конвертов).
Краткое описание процесса:
Документы из лотков 1. поступают в аккумулятор 2. В аккумуляторе набирается требуемое количество документов для вложения, согласно заданной программе, и весь набор поступает в узел фальцовки 3. В узле фальцовки набор документов складывается (согласно выбранному типу фальцовки) и направляется в модуль вложения 5., где происходит вкладка документов в конверт. Далее конверты с вложенными документами направляются в выходной узел 6., где происходит заклейка конверта. Далее готовый конверт поступает из машины в выходной лоток. Всё, работа закончена!
В узле смачивания 4. преднанесенный клеевой слой, который уже присутствует на используемых конвертах, смачивается специальным составом для последующей заклейки конверта.
3. Что может конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина может производить следующие основные действия:
1) фальцевать (складывать) документы, вкладывать их в конверт, заклеивать конверт;
2) фальцевать (складывать) документы, вкладывать их в конверт и не заклеивать конверт;
3) вкладывать в конверты документы без фальцовки, например, толстые буклеты, брошюры, открытки и др.;
4) вкладывать в конверты пластиковые карточки, диски и прочие предметы, если они закреплены на листе. Данная операция не предусматривает фальцовку;
5) производить только фальцовку без вложения в конверт;
6) делать подбор и фальцовку нескольких документов, предназначенных конкретному адресату. Эта функция реализуется при помощи считывателя оптических меток.
Все выше приведенные возможности доступны для конвертовкладочных машин Pitney Bowes. Также для конвертовкладочных машин предлагается значительное количество опций и дополнений, которые упрощают выполнение требуемой задачи клиента.
4. Как выбрать конвертовкладочную машину?
Для того, чтобы подобрать конвертовкладочную машину для заказчика, нужно уточнить следующие параметры:
а) Количество вложений в месяц, которое планируется производить на машине
В характеристиках конвертовкладочной машины обязательно стоит параметр «рекомендуемая нагрузка». Этот параметр означает оптимальную месячную нагрузку на машину. Максимально допустимая нагрузка, как правило, в 1,2-1,5 раза больше рекомендованной. При соблюдении рекомендованной нагрузки ресурс машины будет максимальным. Если машину эксплуатировать в режиме максимальной нагрузки, то ресурс будет меньшим.
В зависимости от месячного объема вложений конвертовкладочные машины Pitney Bowes подразделяются на следующие группы:
1) Малый объем (от 0,5 до 40 тыс. вложений в месяц). В данную группу производительности входят модели Pitney Bowes DI200 и Pitney Bowes DI380
2) Средний объем (от 40 до 90 тыс. вложений в месяц). Данную группу представляют модели Pitney Bowes DI425, Pitney Bowes DI500 и Pitney Bowes DI600
3) Большой объем (от 90 до 250 тыс. вложений в месяц). В группу входят такие машины как Pitney Bowes DI880. Pitney Bowes DI900 и Pitney Bowes DI 950e
4) Производственный объем (от 250 тыс. до 1 млн и более вложений в месяц). Группа представлена конвертовкладочными системами серий Pitney Bowes DI4080\4100, конвертовкладочными машиными серии RIVAL, и производcтвенными линиями серий Mailstream Productivity Series (Pitney Bowes MPS) и Mailstream Evolution™ (Pitney Bowes MSE)
Также в качестве характеристики конвертовкладочной машины указывается максимальная часовая производительность. Этот показатель указывает на максимально возможное количество вложений в конверты в течение 1 часа и зависит от количества листов вложений. Наиболее скоростной режим работы машины – один лист в один конверт, без фальцовки.
б) Тип конверта
В характеристиках конвертовкладочной машины указываются типы конвертов, которые может использовать эта машина. Основные типы конвертов будут описаны ниже в данной статье.
в) Планируется ли производить переменные вложения?
Самый простой вариант, когда 1 лист вкладывается в 1 конверт (например, квитанция за коммунальные услуги). Если в один конверт надо вложить 1 лист, а в другие конверты больше одного листа (например, счета за услуги связи, когда расшифровка звонков одного клиента уместилась на 1 листе, а второй клиент «наговорил» на 4 листа) – то такие вложения называются переменными. Такие вложения возможно сделать только с использованием считывателя оптических меток (OMR/BCR).
г) Планируется ли вкладывать в один конверт документы разных форматов?
Если стоит задача вложить в 1 конверт сфальцованный документ одного формата (например, А4) и одновременно с ним документ другого формата без фальцовки (например буклет формата А5), то такую задачу целесообразно реализовать на конвертовкладочной машине Pitney Bowes с 2-мя или более подающими лотками. В этом случае из верхнего лотка будут подаваться документы формата А4, а из нижнего – документы формата А5.
5. Типы конвертов, с которыми работают конвертовкладочные машины
Наиболее широко применяются конверты с окошками, использование которых позволяет не печатать адрес получателя на самом конверте. Достаточно напечатать адрес на документе, сфальцевать его правильным образом и разместить в конверте адресом в окошко.
Если в характеристиках конвертовкладочной машины Neopost указываются конкретные типы конвертов, значит машина работает только с ними. Если указан диапазон размеров, например «от С65 до С5», значит машина работает с любыми конвертами, размеры которых находятся в указанных пределах.
6. Как можно сложить документ перед вложением в конверт?
Фальцовка (англ. folding) – это сложение документа. Виды фальцовки, которые может обеспечить конвертовкладочная машина, представлены на рисунке ниже:
Указанные типы фальцовки может обеспечить любая конвертовкладочная машина Pitney Bowes. Исключение составляет только машина DI200, которая не использует Z-фальцовку. Также для всех видов фальцовки предусмотрена возможна регулировки расположения места сгиба. Это позволяет заказчику при необходимости добиваться требуемого размера вложения (например, под нестандартный конверт). В свою очередь от размера и положения сфальцованного документа в конверте зависит удобство открытия конверта адресатом и сохранность вложений. Для открытия любых конвертов с корреспонденцией возможно использовать автоматические письмовскрыватели Pitney Bowes, при этом гарантируются высокая скорость обработки и полная сохранность вложений.
7. Что такое оптические метки (OMR/BCR) и для чего они нужны?
Оптическая метка (OMR) и бар-код (BCR) – это отметки, которые возможно напечатать на документах с целью облегчения дальнейшей работы с этими документами. Для печати меток могут быть использованы адресные принтеры Pitney Bowes. Применительно к конвертовкладочным машинам OMR/BCR метки нужны для того, чтобы машина смогла определить, что именно делать с данными документами.
OMR-метка Barcode (BCR-метка) 2D Сode (DataMatrix)
Для распознавания оптических меток используется считыватель оптических меток. Он опционально может быть установлен на конвертовкладочной машине Pitney Bowes. При использовании считывателя возможно производить переменные вложения, когда в разные конверты из общей пачки вкладывается различное количество листов. В оптических метках зашифрована информация о принадлежности документа тому или иному адресату. Нанести оптические метки на документ можно при помощи специализированного программного обеспечения. Оптические метки наносятся на документ в электронном виде, а потом могут быть распечатаны вместе с документом на принтере, в том числе на адресном принтере Pitney Bowes.
В заключение хочется сказать, что конвертовкладочная машина – это технически сложный продукт, подбор и установку которого лучше доверить профессионалам. Грамотный специалист сможет учесть все нюансы Ваших настоящих и перспективных задач при подборе конвертовкладочного оборудования.
Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Февраля 2012 в 22:29, реферат
Краткое описание
По распространенности среди этих средств, приоритет принадлежит ручным пишущим средствам: перьевым, шариковым, фитильным ручкам. Как технические средства они характеризуются простотой конструкции и невысокой производительностью труда.
Часть текстовой и табличной документации изготавливается на пишущих машинках. Общие требования: обеспечение высокой производительности труда при минимальных его затратах, высокое качество изготавливаемых документов, надежность в работе.
Содержание работы
1.ГРУППЫ ТЕХНИЧЕСКИХ СРЕДСТВ……………………………………………. 3
2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 19
5. ОФИСНАЯ ТЕХНИКА 27
6. ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ СРЕДСТВ ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИ 31
7. ТИРАЖИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИИ 39
8. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 41
реферат 3.docx
В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.
Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.
Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения.
Зачастую, в офисе работают с различными документами в бумажной и электронной форме. Несомненно, что самым важным устройством в офисе является персональный компьютер, но так как именно об этом устройстве написано чрезвычайно большое количество самых различных материалов, то необходимо четко обозначить те задачи, которые призвана выполнять офисная техника.
Офисная техника должна выполнять такие задачи, как: печать, сканирование, размножение, ламинирование, брошюровка, обрезка, уничтожение, передача различной информации по линиям связи.
Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, пишущие машинки, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, ризограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертовскрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку, пневмопочту и др.
Одним из важнейших устройств офисной техники является принтеры.
Фальцевальные машины устройства для выполнения различных видов фальцовки (сгибания) бумаг по заданному формату и аккуратного складывания их. Фальцевальные машины выполняют все стандартные виды фальцевания: одинарного, типа письма, зигзаг, двойного параллельного и др. Размеры полей устанавливаются оператором по заданной схеме. Производительность фальцевальной машины FKS FG 3500 до 20000 листов в час.
Брошюровальные машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок. Выпускаются и более простые ручные и электрифицированные сшиватели бумаг.
Листоподборочные машины (коллаторы) автоматы для подборки (сортировки) отпечатанных листов в блоки, например для последующего изготовления книг, брошюр и тп. Комплекс аппаратуры позволяет подбирать тиражи любого объема и при этом автоматически обрабатывать готовые блоки и получать на выходе готовую к использованию подобранную, сфальцованную и скрепленную продукцию.
Листоукладочные машины вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг.
Пачковязальяые машины служат для обвязки пачек шпагатом или лентой свариваемой, липкой и др.
Переплетные машины выполняют: скрепление блока бумаг пластмассовыми или металлическими пружинами, пластиковыми пластинами; переплетение блока бумаг с помощью термообложек клеевым способом.
Конвертовскрывающие машины обрезают край конверта заранее установленной миллиметровой ширины. Конвертозаклеивающие машины наносят клей на клапан конверта и заклеивают его.
Также, в последнее время, весьма большой популярностью пользуются такие устройства офисной техники, как МФУ (многофункциональные устройства). Отличительной особенностью таких устройств является компактность и многофункциональность такого устройства, когда в одном устройстве объединены достоинства нескольких периферийных устройств.
Маркировальные машины (франкировальные машины) вместо марок на конвертах печатают почтовые штампы с указанием даты почтового отправления и суммы оплаты. При печатании на счетчике франкировальной машины накапливаются суммы платежей, подлежащих исполнению. Такой почтовый штамп может содержать краткое рекламное объявление, наименование организации, ее адрес, телефоны.
Штемпелевальные устройства (нумераторы) служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, индексов, даты и т. п.
В соответствии с масштабом движения документов разделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации как юридического лица, корпорации с рядом филиалов, отрасли управления или государства в целом. Нормативные акты и методические пособия, в частности Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), рассматривают в качестве базового объекта документооборот организации как юридически независимого, самостоятельного управленческого элемента, обладающего полным набором технологических процессов и достаточно простого для описания этих процессов.
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не значит, что система организации документооборота не поддается самостоятельному регулированию и нормированию.
Документооборот в организациях состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.
Предложения, заявления и жалобы граждан, докладные и объяснительные записки, трудовые контракты, документы, полученные из органов власти, и другие имеют разные технологии обработки.
Одной из основных характеристик документооборота является не только объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов организуется вся работа служб документационного обеспечения управления, определяется количественный состав сотрудников, режим труда руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения документов в учреждении, комплектация необходимыми средствами организационной техники.
Значительно различаются методы и этапы обработки документации в зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени ограничения доступа к составу информации и других параметров, оказывающих существенное влияние на технологии обработки и прохождения документации.
Как известно, в настоящее время параллельно применяются несколько способов передачи документов от одного адресата другому. Документы, как и в прошлые времена, посылаются с официальными курьерами или фельдсвязью, передаются неофициальными посыльными «с оказией», пересылаются по почте, телеграфу. Для передачи документной информации используются и современные способы: телефон, факсимильные аппараты, компьютеры.
Поэтому не только быстрое доведение документов до конечных пользователей (исполнителей), но и четкая организация, фиксация самого факта получения и отправки документов приобретает важнейшее значение для всей организации документооборота.