Как сделать архив в outlook

Настраиваем архивацию писем в Outlook

Чем чаще вы принимаете и отправляете письма, тем больше корреспонденции хранится на вашем компьютере. И, конечно же, это приводит к тому, что на диске заканчивается место. Также, это может привести к тому, что Outlook просто перестанет принимать письма. В таких случаях следует следить за размером своего ящика и при необходимости удалять лишние письма.

Однако, чтобы освободить место, не обязательно удалять все письма. Наиболее важные можно просто заархивировать. Как это сделать мы разберем в этой инструкции.

Всего же в Outlook предусмотрено два способа архивации почты. Первый это автоматический и второй – ручной.

Автоматическая архивация писем

Начнем с самого удобного способа – это автоматическая архивация почты.

Плюсы этого способа заключаются в том, что Outlook будет сам архивировать письма без вашего участия.

К минусам же можно отнести то, что архивироваться будут все письма и нужные, и не нужные.

Для того, чтобы настроить автоматическую архивацию необходимо в меню «Файл» кликнуть по кнопке «Параметры».

Далее перейти на вкладку «Дополнительно» и в группе «Автоархивация» нажать кнопку «Настройка автоархивации».

Теперь остается задать необходимые настройки. Для этого, устанавливаем флажок «Автоархивация каждые … дней» и здесь же устанавливаем период архивации в днях.

Далее настраиваем параметры по своему усмотрению. Если вы хотите, чтобы Outlook запрашивал подтверждение перед стартом архивации, то установите флажок «Запрос перед автоархивацией», если этого не требуется, тогда снимите флажок и программа будет все делать самостоятельно.

Ниже можно настроить автоматическое удаление старых писем, где вы также можете задать максимальный «возраст» письма. А также определить, что делать со старыми письмами – перемещать их в отдельную папку или же просто удалять их.

Как только вы сделали нужные настройки, то можно кликнуть по кнопке «Применить настройки ко всем папкам».

Если же вы хотите сами выбрать папки, которые требуется архивировать, то в этом случае придется заходить в свойства каждой папки и там настраивать автоархивацию.

И наконец, нажимаем кнопку «ОК», чтобы подтвердить сделанные настройки.

Для того, чтобы отменить автоархивацию, достаточно будет снять флажок «Автоархивация каждый … дней».

Ручная архивация писем

Теперь разберем ручной способ архивации.

Этот способ достаточно прост и не требует от пользователей каких-либо дополнительных настроек.

Для того, чтобы отправить письмо в архив, его необходимо выделить в списке писем и нажать на кнопку «Архивировать». Для архивирования группы писем достаточно лишь выделить нужные письма и потом нажать эту же кнопку.

В данном способе также есть свои плюсы и минусы.

К плюсам можно отнести то, что вы сами выбираете какие письма требуют архивации. Ну а минус – это ручное выполнение архивации.

Таким образом, почтовый клиент Outlook предоставляет своим пользователям несколько вариантов создания архива писем. Для больше надежности можно использовать оба. То есть, для начала настроить автоархивацию и затем, по мере надобности отправлять письма в архив самому, а лишние удалять.

Для чего нужен архив почты Outlook

Этот вопрос часто задавали себе неопытные пользователи, в то время, как остальные активно использовали эту функцию. Так для чего же?

Архивирование применяется при работе с письмами на электронной почте или с внешним накопителем.

Что даёт архивация:

Чтобы создать архив из e-mail есть несколько способов, которые подбираются в зависимости от учётной записи самой электронной почты.

Владелец учётной записи всегда имеет доступ к папке под названием «Архив», часто она является даже стандартной папкой вместе с такими же другими функциями: «Входящие», «Отправленные»; «Удалённые».

При использовании таких учётных записей как POP и IMAP можно либо создать папку под названием «Архив», либо использовать уже существующую для этих целей. Но в Microsoft 365 и Exchange это сделать невозможно.

Как правильно архивировать письма на почте Outlook

При использовании кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшится. Но если для архивации это необходимо, тогда стоит воспользоваться серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или провести архивацию вручную.

Конечно, всегда есть лимит пространства на корпоративной электронной почте и для хранения писем пользователь получает свой лимит памяти. При активном использовании данного сервиса рано или поздно придётся освобождать место для того, чтобы была возможность получать новые письма.

И здесь можно будет либо их все удалить, либо переместить куда-нибудь для хранения (локальный диск). И для такого хранения их придётся заархивировать. К тому же, чтобы очисть почтовый ящик, придётся потратить много времени, на удаление каждое письмо по отдельности. А чтобы очистить всё одним быстрым движением, сначала нужно создать архив. Но при этом часто важные данные также могут попасть «под раздачу». При создании архива можно установить параметры, ориентируясь на которые будет проходить архивация писем.

Настройка архивации в Outlook

Для начала нужно выбрать письма, которые требуется заархивировать. В группе под названием «удалить» есть кнопка «архивировать». Для этой функции также может использовать клавишу BACKSPACE (с её помощью легко выбрать сразу несколько сообщений для создания архива).

Сообщения будут перенесены в папку «Архив». А при любой ошибке всегда можно зайти в новый архив и переместить письма обратно к нужной папке.

Есть ещё одна интересная опция в Outlook: архивирование с помощью клавиатуры.

Её можно использовать, когда нужно заархивировать небольшое количество сообщений, и выделив их, достаточно нажать кнопку BACKSPACE.

Часто такой способ используют для того, чтобы освободить место в почтовом ящике. Но нужно правильно заархивировать письма, чтобы не потерять важные данные.

Как заархивировать письма в почте Outlook

Пошаговая инструкция архивации писем:

Конечно, после архивации все письма и данные, которые в них находятся, доступны к просмотру или прочтению. К тому же архивы не имеют сроков годности, так что они остаются с пользователем так долго, как это будет необходимо.

Такие заархивированные письма всегда можно быстро найти в разделе «Вся почта». Также сообщения от одного отправителя в самом архиве соединяются в цепь, что значительно упрощает поиск и использование почты.

Сделать архив на почте вручную очень просто. Всё, что нужно, — это нажать на пункт «сохранить». И после этого всегда можно быстро и просто найти сообщение, которое необходимо. И даже при поломке компьютера всегда будет быстрый доступ к важной информации в любое время. Но важно, чтобы данный архив был перенесен на внешний носитель или жёсткий диск с установленной системой.

Для ручной архивации в Outlook 2016 нужно сделать несколько простых шагов:

Пишите комментарии, какие вопросы у вас возникали во время архивации и насколько сложно было сделать первый архив. И какие данные стоит архивировать, а какие — нет.

Создание файла данных Outlook (PST) для хранения информации

В почтовом ящике выберите Создать элемент > Другие элементы > Файл данных Outlook.

Чтобы задать пароль, установите флажок Добавить дополнительный пароль.

Нажмите кнопку ОК. В текстовых полях Пароль и Подтверждение введите пароль и нажмите кнопку ОК еще раз.

Если установлен пароль, его нужно будет вводить при каждом открытии файла данных — например, когда запускается Outlook или когда файл данных открывается в Outlook.

О файлах данных Outlook (PST и OST)

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Иногда возникает необходимость создать дополнительные файлы данных. Файлы данных Outlook (PST) сохраняются на компьютере в папке Документы\Файлы Outlook.

Старые сообщения и элементы, которые вы не используете регулярно, можно архивировать в Файл данных Outlook (PST).

Если почтовый ящик почти заполнен, некоторые элементы можно экспортировать в Outlook данных (PST). Эти файлы также можно использовать для создания архивов, файлов проектов или резервных копий из любой Outlook учетной записи.

Outlook файлов данных (PST) используются для протокол POP3 учетных записей электронной почты

Совет: Если размер Файл данных Outlook (PST), это может замедлить синхронизацию OneDrive и отобразить «Обработка изменений» или «Файл используется». Узнайте, как удалить Outlook PST-файл данных из OneDrive.

Некоторые учетные записи (IMAP, Microsoft Exchange Server и Outlook.com) используют автономный файл Outlook данных (OST). Это синхронизированная копия сообщений, сохраненных на сервере. Доступ к нему можно получить с нескольких устройств и приложений, таких как Outlook.

Автономные Outlook файлы данных сохраняются на диске:\Users\user\AppData\Local\Microsoft\Outlook папке.

Совет: Нет необходимости создавать резервную копию автономного файла Outlook данных (OST), так как он уже является копией динамической информации на сервере. Если вы снова настроили учетную запись или на другом компьютере или устройстве, будет загружена синхронизированная копия сообщений.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

О файлах данных Outlook

Outlook использует файл данных для сохранения элементов на компьютере, Outlook личные папки (PST). С помощью учетной записи Exchange Майкрософт ваши элементы обычно доставляются и сохраняются на сервере электронной почты.

Чтобы разрешить работать с сообщениями без подключения к серверу электронной почты, Outlook автономные папки, которые сохраняются в файле автономной папки (OST) на компьютере.

OST-файлы Outlook применяются только в том случае, если у вас есть учетная запись Exchange и вы работаете в автономном режиме или используете режим кэширования Exchange.

PST-файлы Outlook используются для учетных записей протокол POP3, IMAP и HTTP. Чтобы создать архивы, файлы проектов или файлы резервных копий Outlook и элементов на компьютере, включая Exchange учетные записи, необходимо создать и использовать дополнительные PST-файлы.

При первом запуске Outlook необходимые файлы данных создаются автоматически.

Создание PST-файла в формате Outlook 2003/Office Outlook 2007

По умолчанию Outlook создает PST-файл в самом новом формате, который поддерживает файлы больших размеров и наборы знаков Юникода. Файлы такого формата нельзя открыть с помощью Microsoft Outlook 97, 98, 2000 или 2002.

В меню «Файл» наведите указатель мыши на пункт «Создать» и выберите Outlook файл данных.

Щелкните Office Outlook личные папки (PST), а затем нажмите кнопку » ОК».

В диалоговом окне Outlook «Создание или открытие файла данных» в поле «Имя файла» введите имя файла и нажмите кнопку «ОК «.

В диалоговом окне «Создание личных папок Майкрософт» в поле «Имя» введите отображаемое имя папки PST.

Примечание: Это поможет различать PST-файлы данных Outlook. Мы рекомендуем выбрать понятное имя.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, введите пароль в текстовых полях «Пароль» и «Проверка пароля».

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Выберите понятное имя.

При необходимости выберите пароль для этого файла данных. Установите флажок «Сохранить пароль» в списке паролей, если вы не хотите запрашивать пароль файла данных при каждом открытии файла.

Пароль может содержать до 15 символов.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27.

Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Даже если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на тот случай, если PST-файл потребуется открыть на другом компьютере. Устанавливать этот флажок следует только при условии, что ваша учетная запись пользователя Windows защищена паролем и никто другой не имеет доступа к учетной записи вашего компьютера.

Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор электронной почты не имеют доступа к этому паролю. Если вы забудете его, они не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папка называется » Личные папки».

Создание PST-файла в формате Outlook 97–2002

Чтобы получить файл данных, совместимый с Outlook 97, 98, 2000 или 2002, необходимо создать файл личных папок (PST-файл) Outlook 97–2002. Формат этого PST-файла такой же, какой использовался в Outlook 97, 98, 2000 и 2002.

В меню «Файл» наведите указатель мыши на пункт «Создать» и выберите Outlook файл данных.

Щелкните Outlook 97–2002 личные папки (PST) и нажмите кнопку «ОК».

В поле «Имя файла » введите имя файла и нажмите кнопку «ОК «.

В поле «Имя » введите отображаемое имя папки PST.

Если вы хотите защитить файл данных паролем, в разделе Пароль введите свой пароль в текстовых полях Пароль и Подтверждение.

Примечание: По соображениям безопасности при вводе пароля на экране отображаются только точки.

Пароль может содержать до 15 символов.

Используйте надежные пароли, состоящие из букв в верхнем и нижнем регистре, цифр и символов. В ненадежных паролях не используются сочетания таких элементов. Надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27.

Пароль должен состоять не менее чем из 8 знаков. Лучше всего использовать парольную фразу длиной не менее 14 знаков.

Очень важно запомнить свой пароль. Если вы забудете пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить. Все записанные пароли следует хранить в надежном месте отдельно от сведений, для защиты которых они предназначены.

Даже если установлен флажок Сохранить пароль в списке паролей, запомните или запишите этот пароль на тот случай, если PST-файл потребуется открыть на другом компьютере. Устанавливать этот флажок следует только при условии, что ваша учетная запись пользователя Windows защищена паролем и никто другой не имеет доступа к учетной записи вашего компьютера.

Важно: Ни корпорация Майкрософт, ни поставщик услуг Интернета, ни администратор электронной почты не имеют доступа к этому паролю. Если вы забудете его, они не смогут помочь вам восстановить содержимое PST-файла.

Имя папки, связанной с сохраненным файлом данных, отображается в списке папок. Чтобы просмотреть список папок, в меню Переход выберите пункт Список папок. По умолчанию папке присваивается имя «Личные папки».

Архивация элементов вручную

Размер вашего почтового ящика Outlook достаточно велик, поэтому не следует опасаться того, что в ближайшем будущем вы перестанете получать электронные письма из-за его заполнения. Чтобы предупредить заполнение почтового ящика, старые элементы, которые вы желаете сохранить, можно перенести в архив, отдельный файл данных Outlook (.pst), который можно открыть из Outlook в любой момент.

Примечание: Команда и функция Архивировать не отображаются ни для одной учетной записи в профиле Outlook, если вы включили учетную запись Exchange Server и ваша организация использует Microsoft Exchange Server Online Archive. Администратор сети также может отключить эту функцию.

По умолчанию Outlook автоматически архивирует элементы с равным интервалом. Дополнительные сведения см. в статье Автоматическая архивация старых элементов.

Элементы также можно архивировать вручную в любой момент. В этом случае вы можете определить, какие элементы нужно архивировать, где их хранить и насколько давними они должны быть, чтобы подлежать архивации.

Выполните одну из указанных ниже процедур.

В Outlook 2013: щелкните Файл > сведения > средства очистки > Архив.

В Outlook 2016: выберите пункты Файл > Сведения > Инструменты > Удалять старые элементы.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки и укажите папку, которую необходимо архивировать.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Можно создать несколько PST-файлов, если нужно архивировать некоторые папки, используя другие параметры. Например, элементы в папке «Отправленные» может потребоваться хранить дольше, чем элементы в папке «Входящие».

Чтобы архивировать отдельные элементы, которые исключены из автоматической архивации, установите флажок Включить элементы с флажком «Не автоархивировать». При этом исключение из автоархивации для таких элементов отменено не будет, а действие флажка Не автоархивировать будет отменено только для этого архива.

Отключение автоархивации

Чтобы выполнять архивацию только вручную, необходимо отключить автоархивацию.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Снимите флажок Автоархивация каждые n дней.

Важно: Office 2010 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

По умолчанию старые Outlook архивируются автоматически через определенные промежутки времени. Дополнительные информацию об автоархивке см. вэтой статьи.

Кроме автоархивативирования или замены, вы можете вручную архивировать и архивировать элементы. Архивариум вручную обеспечивает гибкость и позволяет точно указать, какие папки включены в архив и какие Outlook файл данных (PST).

Чтобы вручную Outlook элементы, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку Файл.

Нажмите кнопку Средства очистки.

Нажмите кнопку Архивировать.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем выберите папку, которую вы хотите архивировать. Любая вложенная папка выбранной папки включается в этот архив вручную.

Введите дату в поле Архивировать элементы, созданные до.

Если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию, в области Архивный файл нажмитекнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение. Найдите нужный файл или введите его имя, а затем нажмите кнопку ОК. Место назначения файла появится в поле Архивный файл.

Чтобы включить элементы, которые по отдельности помечены как исключенные из автоматической архива, включив в него элементы с пометкой «Не автоархивировать». Этот параметр не удаляет исключение из этих элементов, а игнорирует только для этого архива параметр Не автоархивативировать.

Отключение автоархивации

Если вы хотите архивировать только вручную, отключите автоархивировать. Выполните следующие действия:

Откройте вкладку Файл.

Нажмите кнопку Параметры.

На вкладке Дополнительные в области Автоархивканажмите кнопку Автоархив Параметры.

Чтобы выполнить автоархивную проверку каждые n дней, сжимите его.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Автоархиватив, который включен по умолчанию, автоматически перемещает старые элементы в архив через запланированные интервалы времени. Однако вы можете вручную архивировать элементы и архивировать их в определенном расположении.

Примечание: Параметры Microsoft Office Outlook 2007 автоархивизации можно настраивать. Вместо архива или архива элементов вручную вы можете обнаружить, что автоархивальная обработка может соответствовать вашим потребностям. Дополнительные сведения см.в этой статьи.

Выберите параметр Архивировать эту папку и все вложенные папки, а затем укажите дату в области Архивировать элементы старше.

В области Архивныйфайл нажмите кнопку Обзор, чтобы указать новый файл или расположение, если вы не хотите использовать файл или расположение по умолчанию.

Если вы хотите переопрепрестировать предыдущий параметр, чтобы не архивировать отдельные элементы автоматически, выберите параметр Включить элементы с параметром «Не автоархивировать». Если вы решите вручную архивировать эти элементы во время этой процедуры, на элементы снова будет оголен параметр Не автоархивативировать, если этот параметр не будет переопределен вручную в будущем.

Примечание: Outlook автоматически создает другой файл архива для элементов в указанной папке и указанном расположении.

Автоматическая архивация старых элементов

Почтовый ящик Outlook может быстро заполниться новыми сообщениями, ответами и пересылаемыми письмами. До того, как вы поймете это, у вас уже могут скопиться тысячи сообщений. Контролируйте размер почтового ящика и его папок, перемещая более старые элементы, которые необходимо сохранить, в архив. Чтобы это делалось автоматически, используйте автоархивацию.

Вы можете указать частоту выполнения автоархивации, место сохранения архивированных элементов и время хранения элементов до их архивации.

Щелкните Файл > Параметры > Дополнительно.

В разделе Автоархивация нажмите кнопку Настройка автоархивации.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите любые другие параметры, например, не архивирование, а удаление старых элементов.

Совет: Архивация и автоархивация могут быть недоступны, если ваш почтовый профиль подключается к Exchange Server. Также возможно, что политики хранения почты вашей организации переопределяют настройки автоархивации. Для получения дополнительных сведений обратитесь к системному администратору.

Дополнительные сведения о параметрах автоархивации см. в разделе Параметры автоархивации.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую требуется изменить, и в контекстном меню выберите команду Свойства.

На вкладке Автоархивация выберите нужные параметры.

Автоархивация в Outlook включена по умолчанию и выполняется каждые 14 дней. Вы можете изменить частоту автоархивации, указать файл данных Outlook (PST-файл), используемый для хранения архивированных элементов, и задать условия, при которых элементы в папках Outlook должны архивироваться.

Выберите Сервис > Параметры и откройте вкладку Другие.

Выберите параметр Автоархивация.

Установите флажок Автоархивация каждые n дней и укажите частоту выполнения автоархивации.

Выберите нужные параметры.

Автоархивация каждые Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. Поэтому лучше выбрать период времени, который позволит выполнять архивацию быстрее. Настройте интервал времени с учетом того, какое количество элементов обычно поступает за соответствующий период. Запрос перед запуском автоархивации Выберите этот параметр, если хотите, чтобы Outlook выводил напоминание перед обработкой элементов с помощью автоархивации. Когда появится сообщение, вы можете нажать Нет, чтобы отменить этот сеанс автоархивации.

Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот флажок по умолчанию не установлен. Вы можете удалять сообщения электронной почты, срок хранения которых истек. По умолчанию он составляет шесть месяцев для элементов в папках «Черновики» и «Входящие» и три месяца для отправленных сообщений, но вы можете изменить эти значения с помощью параметра Удалять элементы старше.

Архивировать или удалять старые элементы Необходимо выбрать этот параметр, если вы хотите, чтобы при автоархивации удалялись все или некоторые элементы, срок хранения которых истек. Этот параметр активирует другие параметры, позволяющие определить, какие из таких элементов нужно архивировать, а какие — удалять. Затем выберите дополнительные параметры, которые будут применяться как к архивации, так и к удалению.

Примечание: В диалоговом окне Автоархивация под папками понимаются основные функциональные области Outlook, например папка Календарь и папка Задачи, а также отдельные почтовые папки. Это связано с тем, что элементы календаря и задачи хранятся в папках Календарь и Задачи.

Показывать папку архива в списке папок Выберите этот параметр, чтобы папка архива отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. В главной папке Архив можно открывать подпапки и просматривать архивированные элементы. Вы можете убедиться в том, что заархивированы правильные элементы, и перетащить нужные элементы в рабочую папку.

Удалять элементы старше Задайте интервал времени, через который нужно архивировать элементы (в днях, неделях или месяцах). Вы можете выбрать значение от одного дня до 60 месяцев. Под удалением здесь понимается архивация элементов. Элементы не будут физически удаляться, если только для папки не задан соответствующий параметр.

Перемещать старые элементы в папку Папка, используемая по умолчанию, зависит от операционной системы.

Windows Vista: C:\Users\имя_пользователя\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP: C:\Documents and Settings\имя_пользователя\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Если вы хотите задать другую папку для архивированных элементов, выберите ее. Элементы будут перемещаться в нее после окончания срока их хранения.

Примечание: Элементы, которые архивируются в папку, выбранную пользователем, не будут удаляться автоматически. Вам потребуется открыть папку и удалить их вручную.

Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалить элементы, срок хранения которых истек, вместо того чтобы перемещать их в папку архива или папку «Удаленные».

Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Чтобы задать различные настройки для папок, не выбирайте этот параметр. Вместо этого выполните инструкции, приведенные под кнопкой. Их также можно найти в следующем разделе («Изменение параметров автоархивации для отдельной папки»). Изменения, внесенные в определенные папки, применяются только к этим папкам.

Сведения о политике хранения Системный администратор вашей организации мог настроить политики хранения, определяющие, когда и как должны архивироваться элементы. Вы можете просмотреть политики, но для их изменения потребуются соответствующие разрешения.

Изменение параметров автоархивации для отдельной папки

В списке папок в области навигации щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы хотите изменить, и выберите в контекстном меню пункт Свойства.

Откройте вкладку Автоархивация.

Выберите нужные параметры.

Примечание: Дополнительные сведения о параметрах см. в шаге 4 раздела «Просмотр или изменение стандартных параметров автоархивации».

Архивация в Outlook для Windows

Существует несколько способов архивации сообщений в Outlook. Выбор способа зависит от типа учетных записей электронной почты, настроенных в Outlook.

У всех учетных записей есть доступ к папке «Архив». Для учетных записей Microsoft 365, Outlook.com и Exchange папка «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, таких как «Входящие», «Отправленные» и «Удаленные». Эту папку невозможно удалить. Если вы используете Outlook с учетной записью Exchange или Exchange Online, политики папок, например политики хранения, применяются к папке «Архив».

Для учетных записей POP и IMAP можно создать папку «Архив» или назначить существующую папку папкой архива. Расположение папки «Архив» для учетных записей Microsoft 365 и Exchange невозможно изменить.

При перемещении сообщений в папку «Архив» с помощью кнопки «Архивировать» размер почтового ящика не уменьшается. Если вам нужно уменьшить размер почтового ящика, воспользуйтесь серверным архивом в Microsoft 365 для предприятий или архивацией элементов вручную.

Архивация сообщений с помощью кнопки «Архивировать»

Для перемещения одного или нескольких сообщений в папку «Архив» без их удаления можно использовать кнопку «Архивировать» в группе «Удалить» на ленте. Архивация обеспечивает целый ряд преимуществ.

Архивные элементы можно легко найти с помощью поля поиска или путем перехода в папку «Архив». По умолчанию при вводе условия в поле «Поиск» Outlook выполняет поиск во всех папках почтового ящика.

Элементы по-прежнему доступны на телефоне или другом устройстве в папке «Архив».

Архивация элементов в Outlook

Выберите в папке одно или несколько сообщений, которые нужно архивировать.

В группе Удалить нажмите кнопку Архивировать. Вы также можете использовать клавишу BACKSPACE для мгновенной архивации одного или нескольких выбранных сообщений.

Примечание: Для учетных записей Microsoft 365, Exchange, Exchange Online и Outlook.com папка Архив уже существует, даже если вы еще не пользовались этой функцией. Ее можно найти в списке папок Outlook. Если вы не видите папку в Outlook 2016 или Outlook для Microsoft 365, выберите Файл > Учетная запись Office > Параметры обновления > Обновить.

Сообщения будут перемещены в папку «Архив». Если вы архивировали сообщение по ошибке, перейдите в папку «Архив» и переместите его обратно в папку «Входящие».

Примечание. Кнопка Архив отображается только в Outlook 2016, Outlook 2019 и Outlook для Microsoft 365. В предыдущих версиях Outlook на ленте нет кнопки Архивировать.

Архивация сообщений с помощью клавиатуры

Вы можете нажать клавишу BACKSPACE для архивации одного или нескольких выбранных сообщений. Если нажать клавишу DELETE, сообщения будут перемещены в папку Удаленные. Изменить поведение клавиши BACKSPACE невозможно.

Примечание. Если сообщение открыто в отдельном окне, а не в области чтения, нажатие клавиши BACKSPACE не приведет к архивации сообщения. Вам потребуется закрыть сообщение и просмотреть его в области чтения, чтобы выполнить архивацию с помощью клавиши BACKSPACE. Если сообщение открыто в новом окне, единственным способом его архивации является использование кнопки Архивировать на ленте.

Как отключить архивацию при нажатии клавиши BACKSPACE в Outlook для Microsoft 365?

Чтобы запретить перемещение элементов в папку «Архив» при нажатии клавиши BACKSPACE, можно добавить следующие записи реестра, чтобы отключить эту функцию.

Важно!
Будьте внимательны, выполняя действия, описанные в этом разделе. Ошибки при изменении реестра могут привести к серьезным проблемам. Прежде чем начинать, создайте резервную копию реестра для восстановления на случай неполадок.

Путь в реестре групповой политики:
HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Путь в реестре центра развертывания Office (OCT): HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options
Имя: DisableOneClickArchive
Тип: DWORD
Значение: 1

Примечание. Это исправление не применяется к версиям Outlook с бессрочной лицензией.

Как найти папку «Архив»?

Папка «Архив» находится в списке папок. Чтобы отобразить список папок, выберите Вид > Область папок > Обычный вид.

Как выполнить поиск в папке «Архив»?

По умолчанию при вводе запроса в поле в верхней части списка папок Outlook поиск выполняется во всем почтовом ящике.

Если вы хотите ограничить область поиска только папкой «Архив», сначала выберите ее в списке папок. После этого поиск будет выполняться только в папке «Архив».

Чем эта функция отличается от серверного архива?

Серверный архив — это функция, предназначенная для корпоративных клиентов Microsoft 365 с чрезвычайно большими почтовыми ящиками. Такие клиенты могут использовать серверный архив, чтобы не удалять старую почту. Серверный архив пользователя подобен второй учетной записи в Outlook с собственной структурой папок. Поэтому он не включается в поиск в папке «Входящие».

Если серверный архив включен, администраторы и пользователи могут настроить почтовый ящик для автоматического перемещения старых сообщений в серверный архив с помощью политик архивации.

Когда следует использовать архивацию, а когда — серверный архив?

Рекомендуем использовать архивацию для перемещения из папки «Входящие» сообщений, которые больше не нужны. Архив можно считать папкой с документами. Вы можете хранить в нем элементы, но по-прежнему легко получать к ним доступ. Вы также можете удалять сообщения или перемещать их в определенные папки, если вам так удобнее.

Для пользователей организации Office 365 корпоративный с большими почтовыми ящиками советуем настроить политику архивации, которая перемещает элементы в серверный архив по истечении одного года (или более короткого периода, если пользователи превышают квоту почтового ящика быстрее). Благодаря этому пользователям не придется удалять старую почту, чтобы освободить место для новых сообщений. Почту, хранящуюся дольше указанного времени, можно перемещать из папки «Входящие» и локальной папки архива.

Часто задаваемые вопросы об архивации

Если используется учетная запись Microsoft 365, Exchange, Exchange Online или Outlook.com, вы не можете выбрать другую папку для архивации. «Архив» — это одна из стандартных папок Outlook, которую невозможно переименовать, переместить или удалить. Если используется учетная запись POP или IMAP, например Gmail, Yahoo или iCloud, вы можете изменить расположение папки «Архив», выбрав Файл > Параметры почтового ящика > Инструменты > Назначение папки архива.

Архивация — это знакомая функция, которая уже доступна в Outlook Mobile, Outlook Web App, Outlook.com и даже в других почтовых службах, таких как Gmail. Так как это устоявшийся термин, а серверный архив существует давно, мы решили не менять эти имена.

Автоархивация —это более старая функция Outlook, которая обеспечивает автоматическое перемещение старых сообщений в PST-файл. При этом сообщения удаляются с сервера, а значит их труднее находить. Если жесткий диск, содержащий файл AutoArchive.pst, перестанет работать, сообщения будут потеряны. Сетевой архив — это возможность корпоративного уровня, которая заменяет автоархивацию.

Как архивировать почту Outlook: пошаговый алгоритм

Как архивировать почту Outlook в автоматическом режиме, как настроить сохранение старых писем вручную? Почтовый клиент предлагает на выбор любую возможность – вам осталось только научиться пользоваться доступными опциями.

Автоархивация

Прежде чем размышлять, как настроить архивацию в Outlook вручную, подумаем об автоматической опции, которая уже работает. Минус у автоархивации один – вы не можете выбрать категории сохраняемых писем, программа по умолчанию будет сохранять все данные.

Если это вас не пугает, давайте посмотрим, как подключить архив в Outlook в автоматическом режиме и поработаем с доступными настройками!

Инструкция для версии 2013 и новее:

Инструкция по настройке Яндекс почты в Outlook в прошлой статье.

Теперь вы можете выбрать, какой будет архивация в Outlook! В небольшом окне с настройками можно поработать с такими параметрами:

Вот как архивировать письма в Outlook в автоматическом режиме – если вас не смущает, что сохраняться будут все данные, смело пользуйтесь этой опцией, немного отрегулировав параметры под собственные нужды.

Важно: если вы хотите выбрать ручной режим сохранения писем, откройте настройки автоархивации и отключите временной интервал автоматической загрузки данных. Только после этого можно переходить к следующей части обзора.

Ручная настройка

Если автосохранение вам не подходит, вы можете запускать архивацию почты Outlook вручную. Ручной режим позволяет самостоятельно выбирать, что именно и где именно вы хотите сохранить. Интересно?

Версия 2016

Версия 2013

Теперь переходим непосредственно к тому, как заархивировать почту в Outlook – дальнейшие шаги совпадают для версий 2013/2016.

Задаетесь вопросом: «Как найти в Зуме человека?». Читайте ответ — здесь.

Несколько слов о том, как создать архив в Outlook в более старых версиях, не поддерживаемых разработчиком официально.

Вам обязательно нужно разобраться, как сделать архив в Outlook – особенно, если вы получаете много писем. Невозможно бесконечно хранить старые послания, к которым вы обращаетесь нечасто, лучше выгрузить их в специальное хранилище, чтобы они не занимали драгоценный объем пространства!

Как сделать архив в outlook

Добрый день уважаемые читатели и гости блога, продолжаем наше изучение почтовых программ. На своей практике я их видел огромное количество, и могу точно сказать, что лучшим толстым клиентом (это тот, что установлен у вас локально на компьютере) является microsoft outlook, да да именно он, так как кроме него с большим количеством писем, никто стабильно работать не может, так что не пишите мне тандерберд. В прошлый раз мы с вами решили проблему с нерабочим поиском, сегодня же раздерем как в outlook настроить архивацию, поехали.

Архивация outlook, для чего это нужно

Прежде, чем мы разберем сам процесс архивация, я бы хотел вас с ним поближе познакомить. Основным назначением данной функции является отделение старых писем от основного профиля почты (файл ost или pst), так как он имеет ограничения на размер и перенос их в отдельный файл-архив.

Как настроить архивацию outlook

Теперь переходим от теории к практике, я рассмотрю на примере Microsoft Office 2016, но все действия будут в полной мере применимы и для других версий. Открываем программу и переходим в пункт «Файл»

Переходим в параметры

Далее в открывшемся окне вы находите вкладку «Дополнительно», на ней будет кнопка «Настройка архивации»

Вот основные настройки, позволяющие организовать автоматическую архивацию outlook:

Если зайти в инструменты аутлука в «Параметры почтового ящика», то там вы сможете обнаружить два интересных пункта:

Выбрав пункт «Очистить почтовый ящик» вам будет дана возможность произвести автоархивацию в ручном режиме, не дожидаясь следующего автоматического запуска.

Если выбрать пункт «Удалять старые элементы», то вы сможете выбрать дату на момент которой сможете запустить процесс архивации папки или папок.

Как видите все настройки очень простые, главное знать и помнить, где они находятся, не забывайте выполнять данную процедуру и держать ваш почтовый ящик в чистоте и рабочем состоянии.

Что делать если почтовый ящик полон в Outlook 2016

В Outlook 2016 есть ограничение на размер почтового ящика. После того как почтовый ящик заполниться почта не будет работать. Входящие письма не будут приходить а исходящие уходить. В программы вы увидите сообщение «Почтовый ящик полон». В этом случае необходимо создать архив. Сделать это достаточно просто давайте рассмотрим процесс создания архива в Outlook 2016.

Как сделать архив почтового ящика

И так у вас появилось сообщение о том что «Почтовый ящик полон». Для того чтобы заархивировать почту в Outlook 2016 заходим пункт «Файл».

Выбираем раздел «Сведения» кликаем на пункт «Инструменты» и выбираем «Удалить старые письма».

В открывшемся окне «Архивация» выделяем почтовый ящик чтобы сделать архив всего ящика. Если этого не сделать вы сделаете архив только папки «Входящие». Так как по умолчанию всегда выделена эта папка. Выбираем до какого числа сделать архив. Лучше отмечать за 3-4 дня от текущей даты. Т.е если число 14 архив делаем до 10. Указываем названия архива «До 10.04.20» чтобы его было проще найти. И нажимаем ОК.

Дальше необходимо зайти в папку «Файлы Outlook» и найти там архив. Процесс архивации занимает несколько минут. Когда размер архива перестанет расти значит архивация завершена.

Открываем ящик и смотрим, если сообщение не пропала то необходимо перезапустить Outlook. Все почту мы с вами заархивировали.

Как добавить архив в Outlook 2016

Архив мы сделали, но теперь старые письма вы не увидите так они будут в архиве. Для просмотра сообщений из архива его нужно добавить в почту. Для этого заходим в меню «Файл» выбираем раздел «Открыть и экспортировать» и кликаем на «Открыть файл данных Outlook».

Выбираем созданный ранее архив.

После чего он появиться в почте с названием «Архив». Если у вас много подключенных архивов то в них можно будет запутаться. По этому название архива лучше переименовать. Открываем свойства архива жмем на кнопку дополнительно, в открывшемся окне в поле имя дописываем «Архивы до 10.04».

В будущем вам будет гораздо проще искать письма в архивах.

Все на этом процесс создания архива почтового ящика и добавление его закончен. Как видите сделать архивацию почты очень просто. Этому можно научить даже пользователя.

Почтовый ящик полон : 7 комментариев

Спасибо) Целый час мучился с этим( Все подробно и понятно! Такой вопрос а как увеличить объем почтового ящика?

Автоматическу архивацию можно настроить? Если да то как?

Пробовал автоматом настроить но чет не работает может где галочку поставить

Сделал архи но исходящие писма остались что не так😞

Возможно при архивации не выбрали весь ящик а только одну папку!

Спасибо😉 Все сама сделала а то наших итишников не дождешся😞

Возможность настройки автоархивации

Автоархивация помогает освобождать место в почтовом ящике или на сервере электронной почты за счет автоматического перемещения элементов в архив. В зависимости от параметров функция автоархивации выполняет одно или оба из описанных ниже действий.

Перемещает элементы из исходного расположения (обычно одной из активных папок) в папку архива.

Куда перемещаются элементы?

Файл архива — тип файла данных Outlook (PST). После первого запуска автоархивации файл архива автоматически создается в расположении C:\Пользователи\ \Документы\Файлы Outlook\archive.pst.

Где находятся папки, указанные в этой статье?

Некоторые папки могут быть скрыты. Дополнительные сведения о просмотре скрытых папок в Windows см. в статье Отображение скрытых файлов.

Безвозвратно удаляет файлы по истечении заданного промежутка времени.

если вы выбрали удаление элементов, они не архивируются. Если же выбрано архивирование элементов, их невозможно удалить с помощью функции автоархивации. После архивации элементы можно удалить только вручную.

Если в вашем профиле Exchange несколько учетных записей Outlook и вы настроили автоархивировать для одной учетной записи, для всех остальных учетных записей Exchange будут автоматически применены те же параметры.

Дополнительные сведения об автоархивативе см. в этой статьи.

Сроки хранения элементов Outlook

Любой элемент Outlook с истекшим сроком хранения обрабатывается в ходе ближайшего сеанса автоархивации, если он специально не помечен как исключенный. Сроки хранения по умолчанию для каждой папки Outlook указаны в этой таблице:

«Входящие» и «Черновики»

«Отправленные» и «Удаленные»

Примечание: для папок, содержащих элементы того же типа, что и Входящие, Календарь, Задачи, Заметки или Дневник, период хранения по умолчанию также составляет шесть месяцев. Это может быть, например, папка почты, которую вы создали для получения отчетов о состоянии от коллеги, или папка контактов, созданная вами для личных контактов.

Определение срока хранения элемента

Начало отсчета срока хранения

Сообщение электронной почты

Дата и время получения или последнего изменения и сохранения сообщения (в зависимости от того, что произошло позднее). Пример изменения сообщения: его отметка как прочитанного или непрочитанного.

Собрание, событие или встреча в календаре

Дата последнего изменения и сохранения элемента (в зависимости от того, что произошло позднее). Повторяющиеся элементы не обрабатываются функцией автоархивации. Независимо от даты последнего сохранения архивироваться будут только элементы календаря, которые уже были.

Дата завершения или последнего изменения и сохранения задачи. Задачи, которые не отмечены как завершенные, не обрабатываются функцией автоархивации. Задачи, назначенные другим пользователям, архивируются только после отметки о завершении.

Время последнего изменения и сохранения заметки.

Дата создания записи в дневнике или ее последнего изменения и сохранения.

По умолчанию контакты не архивются. Однако их можно архивировать вручную.

Параметры автоархивации

Ниже описаны параметры, которые можно использовать для настройки автоархивации.

Автоархивация каждые n дн. Выберите частоту запуска автоархивации. Одновременная архивация большого количества элементов может замедлить работу компьютера. По этой причине рекомендуем чаще использовать автоархивацию, чтобы уменьшить количество обрабатываемых элементов.

Чтобы отключить автоархивацию, снимите флажок Автоархивация каждые n дн.

Запрос перед запуском автоархивации Установите этот флажок, если вы хотите, чтобы перед обработкой элементов Outlook появлялось напоминание. Вы можете отменить сеанс автоархивации, нажав кнопку Нет в сообщении с напоминанием.

Удалять просроченные элементы (только папки электронной почты) Этот параметр отключен по умолчанию. Установите флажок, чтобы удалять сообщения по истечении срока хранения.

Архивировать или удалять старые элементы Установите этот флажок, если вы хотите задать или изменить указанные ниже параметры. Если он снят, автоархивация запускается с параметрами по умолчанию.

Показывать папку архива в списке папок Установите этот флажок, чтобы папка «Архив» отображалась вместе с другими рабочими папками в области навигации. Если флажок не установлен, вы все равно можете открыть папку «Архив»: откройте вкладку Файл, перейдите на вкладку Открыть и нажмите кнопку Открыть файл данных Outlook.

Удалять элементы старше Укажите срок (в днях, неделях или месяцах), после которого нужно архивировать элементы. Вы можете указать срок от одного дня до 60 месяцев.

Перемещать старые элементы в папку Выберите этот параметр, чтобы архивировать старые элементы, а не удалять их автоматически. В поле отображается папка по умолчанию. Чтобы использовать другую папку, укажите путь к ней в этом поле или перейдите к ней, нажав кнопку Обзор. При выборе этого параметра отключается параметр Удалять старые элементы навсегда.

Окончательное удаление элементов Этот параметр позволяет удалять элементы с истекшим сроком хранения. Эти элементы не перемещаются в другую папку и не сохраняются в архиве. При выборе этого параметра отключается параметр Перемещать старые элементы в папку.

Применить настройки ко всем папкам Нажмите эту кнопку, если нужно применить настроенные параметры автоархивации ко всем папкам. Если вы хотите задать уникальные параметры для одной или нескольких папок, не нажимайте эту кнопку. Чтобы настроить параметры для отдельной папки, щелкните ее правой кнопкой мыши, выберите пункт Свойства, перейдите на вкладку Автоархивация и внесите изменения.