у директора в подотчете висит большая сумма что делать
Пять действенных способов обнулить накопленный подотчет директора
Как грамотно обнулить подотчет директора?
Подотчет директора, как и любого другого подотчетного сотрудника, можно в любом объеме списывать на уменьшение налога на прибыль (относить на расходы по УСН) и при этом не платить с него НДФЛ и/или взносы в бюджет. Но такое возможно при условии, что выданный подотчет тратится только на нужды фирмы, а бухгалтерия своевременно получает документы, подтверждающие целевое использование подотчетных сумм (кассовые и товарные чеки, накладные и т. п.).
Предположим, что по Дт 71 на конец очередного месяца накопилась сумма, выданная директору под отчет, в размере 700 000 руб. Оправдательные документы и авансовые отчеты под эту сумму отсутствуют и их появление маловероятно.
Если действовать по правилам НК РФ, то эта сумма должна быть учтена как доход директора с уплатой по ней следующих налогов и взносов:
Итого в бюджет с полученного директором дохода придется заплатить 302 400 руб.
К уменьшению по налогу на прибыль можно поставить сумму в 911 400 руб. (700 000 + 211 400). Значит, налога на прибыль к уплате будет меньше на 182 280 руб. (911 400 × 20%).
В целом с подотчетной суммы в 700 000 руб. вы заплатите налогов и сборов на сумму 120 120 руб. (302 400 – 182 280). А если у организации нет прибыли, то придется все 302 400 руб.
Подробнее о налогообложении невозвращенных подотчетных сумм рассказали эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.
Рассмотрим теперь, сколько же налогов надо будет заплатить, если применить иные способы обнуления подотчета.
Способ 1. Начисление дивидендов
Кто может применять : организации, у которых по итогам отчетного периода есть прибыль.
Процедура обнуления подотчета : после окончания квартала, полугодия или года составляем протокол учредителей и справку о начислении промежуточных (или годовых) дивидендов. Проводим следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выделение НДФЛ с дивидендов
Выплата дивидендов (фиктивная)
Сумма налогов и взносов к уплате : 91 000 руб. (НДФЛ). Страховые взносы уплачивать не нужно (письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). На уменьшение налога на прибыль дивиденды поставить нельзя (п. 1 ст. 270 НК РФ).
ВАЖНО! Выплачивать дивиденды наличными могут только ООО и только из сумм, которые не являются выручкой от реализации товаров, услуг (п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У). Например, из возвращенных подотчетных сумм. В АО выплата дивидендов должна производиться строго в безналичной форме (п. 8 ст. 42 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).
Совет : при начислении и выплате дивидендов не забывайте про сроки.
Способ 2. Начисление компенсации за использование имущества директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : составьте обоснованный расчет размера компенсации за использование имущества директора, расходы по которому можно учесть в деятельности фирмы. Например, его автомобиля. Для этого запросите у директора документы, показывающие, сколько он тратит на обслуживание своего авто в год (месяц, квартал). Затем оформите от имени директора заявление на компенсирование расходов по использованию автомобиля и впишите в него рассчитанную сумму по обслуживанию машины. В бухучете фиксируете следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Уплата компенсации (фиктивная)
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. НДФЛ и страховые взносы уплачивать не нужно. Но только при условии достаточного документального обоснования выплаты компенсации за имущество (ст. 188 ТК РФ, п. 3 ст. 217 НК РФ). На уменьшение налога на прибыль траты на компенсацию за использование личного транспорта можно отнести только в размере от 600 до 1 500 руб. в месяц (постановление Правительства РФ «Об установлении норм расходов на компенсацию за использование личного транспорта» от 08.02.2002 № 92).
Совет : размеры компенсации должны быть реальными, т. е. соразмерными с рыночными. При оформлении документов следите за тем, чтобы в них отсутствовало слово «аренда». С доходов, полученных директором от аренды имущества, придется платить НДФЛ.
Способ 3. Начисление материальной помощи
Кто может применять : ограничений нет, но этот способ подойдет лишь при списании маленьких сумм подотчета — до 4 000 руб. за 1 год. Далее покажем на цифрах почему.
Процедура обнуления подотчета : сформируйте от имени директора заявление на выплату материальной помощи. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Начисление материальной помощи
Выделение НДФЛ из суммы матпомощи
= (700 000 – 4 000) × 13%
Выплата материальной помощи (фиктивная)
Начисление страховых взносов
= (700 000 – 4 000) × 30,2%
Уплата НДФЛ и взносов
Сумма налогов и взносов к уплате : 300 672 руб. (НДФЛ, взносы). Не облагается НДФЛ и взносами только материальная помощь в размере до 4 000 руб., выданная в пределах 1 года. На уменьшение налога на прибыль выплаченную матпомощь ставить нельзя (п. 23 ст. 270 НК РФ).
Совет : ознакомьтесь с особенностями обложения материальной помощи НДФЛ и взносами в наших статьях:
Как отразить материальную помощь в отчетности, узнайте в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Способ 4. Договор займа
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : подготовьте договор о предоставлении директору беспроцентного займа с автоматической пролонгацией. В бухучете отметьте следующие операции:
Возврат подотчета (фиктивный)
Выдача займа (фиктивная)
Ежемесячный НДФЛ по доходам директора в виде материальной выгоды от экономии на процентах (подп. 1 п. 1 ст. 212 НК РФ, письмо Минфина от 27.06.2016 № 03-04-06/37295)
= (700 000 × 2/3 × 10% [ставка рефинансирования]) / 365 × 30 (количество дней в месяце) × 35% (ставка НДФЛ)
Уплата НДФЛ за месяц
Сумма налогов и взносов к уплате : 1 342,46 руб. в месяц или 16 333,33 руб. в год (700 000 × 2/3 × 10% × 35%). Взносы с материальной выгоды не уплачиваются.
Совет : злоупотреблять этим способом не надо, так как выданный заём тоже нужно будет когда-то возвращать. Возможен и такой вариант: списать сумму предоставленного займа на расходы фирмы после истечения срока исковой давности. Но здесь есть свои нюансы.
Способ 5. Личные расходы директора
Кто может применять : ограничений нет.
Процедура обнуления подотчета : попросите директора принести кассовые и товарные чеки, накладные, полученные при покупке им имущества в личное пользование или получении услуг. Отберите из них те, которые можно отразить в расходах фирмы (канцтовары, мебель, отделочные материалы, ремонтные работы и др.). Составьте по ним авансовый отчет. В бухучете отметьте следующие операции:
Отражение расходов на основании авансового отчета
Сумма налогов и взносов к уплате : 0,00 руб. Некоторые личные расходы директора вполне подойдут на роль расходов по основной деятельности фирмы. А значит, их можно поставить на уменьшение налога на прибыль.
Совет : тщательно соотносите произведенные траты с деятельностью организации. Например, чек из ветеринарной клиники не совсем подойдет для фирмы, занимающейся строительством домов.
Как замаскировать личные траты директора под расходы компании, пошагово разъяснено в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
При обнулении крупных подотчетов директора не следует применять какой-то 1 способ и списывать всю сумму за 1 день. Избегайте ситуаций, когда на расчетный счет фирмы или в ее кассу возвращается полная сумма выданного ранее подотчета. Особенно если она была выдана в крупных размерах и на вполне достижимые цели. Нужно, чтобы хотя бы часть этого подотчета была потрачена. В противном случае не исключена вероятность начисления НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентному использованию подотчетных средств.
Оптимальный вариант обнуления подотчета — равномерно на протяжении нескольких месяцев (возможно и лет) списывать подотчет всеми предложенными выше способами.
Несмотря на то что существует немало возможностей обнуления подотчета, мы настоятельно вам советуем бороться с практикой неконтролируемой траты денежных средств руководством с помощью языка цифр и наглядного представления убытков, которые несет фирма в связи с действиями директора. Для этого следует периодически составлять расчет налогов, связанных с подотчетными суммами, в 2 сравнительных вариантах: если директор отчитывается по подотчетам и если он не делает этого. Этот расчет представляйте директору в качестве предложения по оптимизации налогообложения (в данный расчет можно ввести и другие статьи, кроме подотчета, чтобы ваши действия не воспринимались руководителем назидательно). Таким способом постепенно можно добиться своевременного предоставления документов по выданным подотчетам и не допустить дальнейшего нарастания неподтвержденных подотчетных сумм.
У директора в подотчете висит большая сумма что делать
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация вправе принять решение о прощении долга по подотчетным суммам или по истечении срока исковой давности списать его.
Если организация примет решение о прощении долга руководителю (или спишет его как безнадежный к взысканию в связи с истечением срока исковой давности), возникший доход физического лица подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Рекомендуем ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. НДФЛ с невозвращенных подотчетных сумм;
— Энциклопедия решений. НДФЛ при прощении долга физическому лицу.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
ИСТОРИИ О СПОРНЫХ ПОДОТЧЕТНЫХ: НА ЧЬЕЙ СТОРОНЕ СУД
Ситуация стара как мир: компания выдала работникам под отчет деньги, которые впоследствии не были возвращены и с которых НДФЛ в бюджет не исчислялся и не удерживался. Налоговики, считая, что расходование денег в интересах работодателя не подтверждено, доначислили НДФЛ. Возник конфликт интересов, который стороны пошли решать в суд. На чью сторону вставали судьи в этих спорах, вы узнаете из нашей подборки свежих судебных решений.
Как расходование денег первичкой не подтверждалось
Там компания пыталась доказать, что спорные суммы являются подотчетными, поэтому она сделала правильно, что не удержала налог. Однако у судей (причем всех трех инстанций) на этот счет было иное мнение.
Лицо, получившее деньги под отчет, обязано предъявить отчет о потраченных суммах и приложить к нему документы, подтверждающие их целевое расходование. Если этого не происходит и выданные деньги обратно в кассу не возвращаются, то они становятся облагаемым НДФЛ доходом подотчетника. Соответственно, организация как налоговый агент обязана исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ с этих сумм.
Как выяснилось, авансовые отчеты на спорные суммы подотчетниками не составлялись, равно как и не представлялись надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие расходование денег на нужды фирмы, в том числе на выплату зарплаты работникам.
К слову, о зарплате. В отношении ее было установлено, что она действительно, согласно платежным ведомостям, выплачивалась из кассы компании, но:
— размер денег, снятых со счета, не соответствовал размеру зарплаты, подлежащей выплате;
— даты снятия наличных не соотносились с датами выплаты зарплаты.
Вывод напрашивался лишь один: утверждение представителей фирмы о том, что выплату директор производил наличными деньгами, взятыми под отчет, было ложью.
Помимо этого, бухгалтерские проводки, на которые ссылалась организация, были внесены в учетные регистры формально. Данное обстоятельство подтверждалось наличием существенных противоречий между документами. В общем, судьи признали правомерным включение спорных сумм в доходы подотчетников, с которых компания должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ, но не сделала это.
История о подотчете, который включили в доход работника до истечения срока давности. Директор получил деньги под отчет (больше 12 млн), однако на конец того же года за их расходование не отчитался. Спустя 3 года, когда нагрянули налоговики с проверкой, компания представила им авансовые отчеты, квитанции к приходно-кассовым ордерам, расписки о получении денег взаимозависимыми лицами в качестве займов, сами договоры займа. Оказалось, что руководитель не приобретал для компании товарно-материальные ценности, а от имени фирмы из полученных подотчетных сумм выдал себе и своей жене как индивидуальным предпринимателям займы, тем самым посчитав, что отчитался за подотчет.
Налоговики, в свою очередь, указали, что так как фирма не представила доказательств, подтверждающих целевое расходование денег и оприходование приобретенных работником товарно-материальных ценностей, то НДФЛ с подотчетных сумм должен был быть удержан.
Дополнительно о налоговых последствиях длительного подотчета, а также о налоговых проблемах при недостоверной первичке читайте: 2018, N 9, с. 11.
Определение ВС от 03.02.2020 N 310-ЭС19-28047.
Постановления Президиума ВАС от 05.03.2013 N 14376/12, от 05.03.2013 N 13510/12.
Постановление АС ВСО от 25.12.2019 N А78-16153/2018.
Постановление АС УО от 09.08.2018 N Ф09-4512/18.
Постановление Президиума ВАС от 03.02.2009 N 11714/08.
Как подотчет фальшивками пытались прикрыть
В ходе разбирательств выяснилось, что продавец стройматериалов был подконтролен проверяемой организации. По факту плата за материал на расчетный счет продавца не вносилась. Доказательств того, что денежные средства были учтены в качестве полученных, тоже не было.
В итоге судьи согласились с выводом налоговиков о том, что с подотчетных сумм организация должна была исчислить, удержать и перечислить в бюджет НДФЛ ввиду отсутствия доказательств расходования средств на нужды работодателя.
Дело дошло до суда, в котором было установлено, что :
— копии авансовых отчетов, представленные компанией, содержали недостоверные сведения;
— подлинных экземпляров авансовых отчетов в периоде проведения выездной налоговой проверки и произведенной выемки не было;
— товарные чеки, приложенные к авансовым отчетам, составлены с нарушением законодательства о бухучете и содержат противоречивые сведения. Более того, индивидуальные предприниматели, от лица которых представлены указанные чеки, отрицают факт их выдачи проверяемой фирме и реализацию ей товара как таковую;
— объемы приобретенных по авансовым отчетам материалов в строительных работах не использованы и в остатках общества (по бухучету) отсутствовали;
— приобретение, оплата и принятие к бухгалтерскому учету товарно-материальных ценностей не подтверждены надлежащими документами.
Однако и в этой истории судьи не поддержали налогоплательщика. И вот почему:
— все документы, подписанные от имени контрагента, оказались поддельными, в том числе и расходно-кассовые ордера, на которые ссылалась компания. Они были подписаны неустановленными лицами с подражанием подписи первого лица контрагента (умершего руководителя), что подтвердила почерковедческая экспертиза;
— доказательств того, что директор действительно использовал подотчетные средства на нужды организации или что он вернул их обратно в кассу компании, тоже не было;
— никаких действий, чтобы взыскать долг с директора, компания не предпринимала.
История о сделках с однодневкой. Директор компании A выданные под отчет денежные средства (почти 420 млн руб.) потратил на приобретение товаров и работ у некой компании B. В обоснование этого фирма A представила авансовые отчеты с приложением квитанций к приходным кассовым ордерам от фирмы B. Однако доказательств реальности отраженного в представленных документах расходования подотчетных средств и оприходования товаров и работ, полученных от компании B, не было.
Также в ходе разбирательств выяснилось, что компания B, по сути, была однодневкой. Фактически деятельность она не вела ввиду отсутствия на то необходимых ресурсов, да и сделок с ней на самом деле не было. Это ставило под сомнение факт получения ею денег от директора проверяемой фирмы. На ее расчетный счет плата не зачислялась.
Таким образом, как видим, практика разрешения споров, связанных с вопросом обложения НДФЛ подотчетных средств, если сотрудник по ним не отчитался (несвоевременно отчитался) и не вернул их, в последнее время складывается не в пользу работодателей. Хотя еще 4 года назад можно было встретить решения, в которых судьи такой подотчет доходом работника не признавали, правда, при условии что работодатель активно пытался взыскать с работника денежные средства.
К примеру, был случай, когда налоговики выданные под отчет деньги (не израсходованные, по их мнению, в соответствии с авансовыми отчетами и не возвращенные фирме) включили в доход работника, но судьи сочли эти действия неправомерными, так как :
— подотчетная сумма в собственность работника не переходит;
— бесспорных доказательств того, что денежные средства работник получил безвозмездно, не было.
Постановление АС ВВО от 23.01.2018 N А82-10407/2015.
Постановление АС СКО от 23.11.2019 N Ф08-9605/2019.
Постановление АС ЗСО от 17.04.2019 N Ф04-692/2019.
Постановление АС ВСО от 12.11.2019 N Ф02-4556/2019.
Постановление АС УО от 03.04.2019 N Ф09-799/19.
Постановления АС ЦО от 19.07.2016 N Ф10-2385/2016; 19 ААС от 05.04.2016 N 19АП-6638/2015.
Как понять, когда с невозвращенного подотчета
Как видим, исходя из рассмотренных судебных решений, налоговики в ходе проверки доначисляли НДФЛ с не возвращенного в срок подотчета, причем порой даже без оглядки на неистечение срока исковой давности в случаях, если:
— или работник не представил авансовый отчет и никаких мер по взысканию с него невозвращенных подотчетных средств не предпринималось;
— или документы, подтверждающие расход выданных под отчет сумм в интересах работодателя (чеки или квитанции, акты, кассовые ордера, накладные, договоры и т.п.), отсутствовали или являлись фальшивыми;
— или приобретенные работником товарно-материальные ценности не были оприходованы, хозяйственные операции не были отражены в учете.
Кроме того, в большинстве своем под отчет выдавались достаточно крупные суммы денег и в основном руководящему составу организации, что определенно служило дополнительным сигналом для пристального внимания инспекторов.
В общем, наличие хотя бы одного из этих критериев уже таит в себе потенциальную опасность попасть на доначисления. Чтобы этого не произошло, решайте вопрос с невозвращенным подотчетом своевременно. Просите работника вернуть деньги добровольно, предлагайте удерживать долг по частям из зарплаты, в конце концов, обращайтесь в суд. Видя, что хоть какие-то действия по возврату долга компанией предпринимались, налоговики с большой долей вероятности будут снисходительны.
Как только станет понятно, что сумма подотчета у работника не будет ни удержана из зарплаты, ни взыскана в судебном порядке, следует исчислить и удержать НДФЛ. Возникает резонный вопрос: на какую же дату это делать?
Однозначного ответа на этот вопрос не существует, а все потому, что в Налоговом кодексе дата фактического получения дохода в целях обложения НДФЛ при невозвращении подотчетных сумм в установленный срок не определена. Единой точки зрения в правоприменительной практике по этому вопросу тоже нет. Есть рекомендации специалистов финансового и налогового ведомств, но и их применение не исключает возможных споров с инспекторами на местах. Но, как говорится, это лучше, чем ничего.
Так, исчислять и удерживать налог в случаях, когда подотчетник за выданную ему сумму денег не отчитался, необходимо на дату, когда обязательство работника по возврату подотчета прекращено. Это может быть :
— или дата принятия решения об отказе от взыскания невозвращенных сумм. Например, компания может добровольно отказаться от удержания (взыскания) подотчетных сумм, приняв решение о прощении долга работнику. Обычно такое решение оформляется соответствующим соглашением, на дату подписания которого и следует исчислить НДФЛ. Но помните: простить долг можно, только если это не нарушит прав других лиц в отношении имущества компании;
— или дата, с которой взыскание долга стало невозможным, например дата истечения 3-летнего срока исковой давности со дня, когда работник должен был отчитаться, но не сделал этого.
Дополнительно об этом читайте в ГК, 2020, N 7, с. 24.
«Ложка меда в бочке дегтя»
Да, рассмотренные до этого истории особого оптимизма совершенно не внушают. Но не стоит думать, что все споры о подотчетных средствах заведомо обречены на провал. Не так давно произошла интереснейшая ситуация, в которой компании таки удалось победить налоговиков и которая подчеркнула важность должного документального оформления, ведь с ним, как оказалось, можно «творить чудеса».
История о том, как фирма директора «с ног до головы» одевала. Директор на подотчетные средства в течение 3 лет приобретал для себя деловую одежду (брюки, сорочки, пальто, пиджак, куртку) и обувь. Но, в отличие от всех предыдущих историй, отчитывался о своих тратах как полагается: представлял авансовые отчеты и достоверную первичку к ним прилагал. На их основании бухгалтер компенсировал траты и НДФЛ не удерживал.
В трудовом договоре с генеральным директором было прописано, что работодатель обязуется возмещать расходы, которые руководитель несет в связи с исполнением своих трудовых обязанностей, в частности расходы, связанные с поддержанием его делового стиля и имиджа предприятия.
Помимо этого, был издан приказ, в котором эта обязанность дублировалась, а также уточнялось, что приобретаемой фирменной одеждой руководитель только пользуется, а по факту она является собственностью организации и в собственность директора не передается. А раз это не личное имущество директора, то и НДФЛ быть не может.
Налоговики, в свою очередь, пытались доказать, что не вся одежда, приобретенная директором, была делового стиля, но и этого сделать не удалось. Перечень имущества, стоимость которого была включена инспекцией в налогооблагаемую базу, сошлась с перечнем вещей, которые директору было дозволено покупать самому себе по приказу компании.
Обычно крупные суммы под отчет выдают руководителю организации. Поэтому почаще ему напоминайте, что деньги компании /= деньги ее директора-участника. Объясните руководителю, что как только деньги попадают ему в руки, он становится таким же подотчетником, как и любой другой сотрудник, и обязан о них отчитываться в разумный срок. В противном случае возможны:
— доначисления по налогам и страховым взносам, начисление пеней и штрафов;
— внесение организации в черный список банков, что чревато отказом в банковском обслуживании в других банках.
Постановление АС УО от 27.02.2020 N Ф09-393/20.