телефонограмма что это такое по закону
Алло, примите телефонограмму!
Иван Иванов, кандидат юридических наук, г. Астрахань.
Извещение лиц, участвующих в судебном процессе, посредством телефонограммы предусмотрено всеми процессуальными кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст. 113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Каким требованиям должна соответствовать телефонограмма?
Правила оформления
В процессуальных кодексах отсутствуют какие-либо специальные требования к телефонограмме. Часть 1 ст. 25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным средствам связи и доставки, обеспечивающим фиксирование извещения или вызова и его вручение адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма, равно как телеграмма, электронная почта, факс либо иное средство связи, используется для вызова или извещения участников арбитражного процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм встречаются в отдельных ведомственных нормативных актах и документах рекомендательного характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает телефонограмм. Однако в Методических рекомендациях по его внедрению, утв. Росархивом (без даты, не опубликованных), имеется соответствующая рубрика, интересная тем, что по логике Росархива получателем данного вида извещения может быть только организация (должностное лицо). Например, указано, что текст телефонограммы записывается (печатается) получателем, а юридическая сила поступившей телефонограммы определяется:
Почти дословно воспроизводят эти положения, правда, с некоторыми техническими уточнениями, внутриведомственные нормативные акты. Инструкция по делопроизводству в системе ФМС России ограничивает размер текста телефонограммы, разрешая использовать не более 50 слов. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах требует подшивать переданные телефонограммы в хронологическом порядке в отдельное дело. Ряд особых уточнений содержится в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета РФ. Например, круг получателей телефонограммы ограничен должностными лицами Комитета, количество слов сокращено до 30, предусмотрено проставление отметки «срочно» и т.д. На служебный характер телефонограмм прямо указано в Инструкции ФССП России.
Инструкции судов
Инструкция по делопроизводству в арбитражных судах РФ предусматривает ведение в секретариате председателя суда журнала приема-передачи телефонограмм, поступивших на имя председателя и его заместителей, а также некоторые правила обработки входящих телефонограмм. Иные нормы, касающиеся данного вида извещений, в том числе в отношении участников судопроизводства, в Инструкции отсутствуют. Инструкция Верховного Суда РФ умалчивает о телефонограммах. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает вызов телефонограммой участников уголовного судопроизводства. Требования к оформлению, а также иные варианты использования оповещений данного вида не установлены.
Судебная практика
Передача телефонограмм судом в адрес физических лиц широко распространена. Данное обстоятельство наряду с другими часто используется при подаче жалоб на судебные постановления: граждане утверждают, что извещений не получали, ссылаются на их неправильное оформление или же ставят под сомнение законность оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется, всегда признают правомерность телефонограммы как способа извещения, при этом обращая внимание на оформление такого извещения и поведение извещенных.
Иркутский областной суд в Определении от 16.12.2010 по делу N 33-9090-10 указал, что «каждый из участников процесса был извещен о судебном заседании посредством телефонной связи. Требование процессуального закона о фиксации получения извещения участниками процесса в данном случае исполнено. Ссылки в жалобах на недостатки по оформлению телефонограмм не могут повлечь отмену судебного постановления, поскольку указанные нарушения к неправильному разрешению дела не привели. Никто из ответчиков в жалобах сам по себе факт извещения о времени и месте судебного заседания не отрицал».
Тамбовский областной суд в Постановлении от 24.03.2005 обратил внимание на то, что, поскольку отправленная Б. повестка вернулась, ему была отправлена телефонограмма. Принадлежность ему указанного в извещении номера телефона Б. не отрицал. Суд сделал вывод: «Рассмотрение настоящего дела в отсутствие лица, в отношении которого осуществляется производство по делу об административном правонарушении, при установленных обстоятельствах незаконным признать нельзя».
Заместитель председателя Кировского областного суда в одном из Постановлений (дело N 7а-281/2012) отметил следующее: «Телефонограмма направлена секретарем судебного заседания по номеру телефона, соответствующему указанному заявителем в надзорной жалобе. Данная телефонограмма имеет необходимые реквизиты: указание на того, кто передал и принял, номера телефонов, время и место, дату, текст сообщения, наименование должности и подпись должностного лица. Ввиду чего возражения заявителя о ненадлежащем оформлении телефонограммы отклоняются».
Верховный суд Кабардино-Балкарской Республики в Определении от 22.02.2012 по делу N 33-226/2012 обратил внимание на то, что только повестка может вручаться не лично адресату для последующей передачи. В деле имелся текст телефонограммы, отправленной дочери лица, участвующего в деле: «Никаких доказательств, подтверждающих как факт передачи данной телефонограммы, так и факт ее получения, в материалах дела не имеется. Однако ст. 113 ГПК РФ предполагает использование средств связи и доставки при извещении лиц, участвующих в деле, которые обеспечивают фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату. Таким образом, требований ст. 113 ГПК РФ судом выполнено не было, а сам ответчик в жалобе оспаривает получение ею данного извещения».
Московский городской суд в Постановлении от 30.08.2012 по делу N 4а-1609/12 обратил внимание на отсутствие в материалах дела телефонограммы, якобы направленной судьей. При этом не признал доказательством надлежащего извещения запись в справочном листе об извещении П. по телефону, так как не было указано кем, когда и с какого телефона передана телефонограмма, а также кем принята. Ситуация, аналогичная этой, и соответствующие выводы встречаются также в других исследованных нами материалах судебной практики.
В одном из дел Европейский суд по правам человека в Постановлении от 13.12.2011 по делу «Кокурхаев против России» не увидел нарушения п. 1 ст. 6 Конвенции о защите прав человека и основных свобод в связи с жалобой заявителя на ненадлежащее извещение о времени и месте рассмотрения его кассационной жалобы.
Суд учел 2 момента. Во-первых, заявитель не оспаривал факта отправки телефонограммы и прямо не отрицал ее получения. Позиция гражданина состояла в том, чтобы оспорить сам способ извещения как таковой. Во-вторых, национальный суд должен располагать доказательствами доставки извещения, иначе судебное заседание должно быть отложено. При данных обстоятельствах был сделан вывод о том, что «получение телефонограммы заявителем действительно и, исходя из положений Конвенции, данный способ извещения не вызывает вопросов о его приемлемости».
Требуется подтверждение
Решая эту проблему, судьи стараются учесть любые косвенные свидетельства факта получения телефонограммы, например: неотрицание или неопровержение лицом получения извещения; согласие с правильностью телефонного номера, указанного в телефонограмме; распечатку детализации разговоров по мобильному телефону; явку на заседание иных участников, извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально выполнившего требования к составлению и отправке телефонограммы, но не располагающего объективными свидетельствами ее получения, может вызвать сомнения, особенно в ситуации, когда принимающая сторона в процессе заявляет о неполучении телефонограммы. К сожалению, ситуация держится исключительно на авторитете суда. В известных нам случаях она всегда разрешалась в его пользу, хотя более прочной опорой мог бы служить продуманный механизм фиксации отправки и получения сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую является единственным способом довести информацию до сведения лица, участвующего в деле. Следует признать, что с юридической и организационной стороны этот вид извещений все еще далек от совершенства. Но выход есть.
Самым надежным и прозрачным способом фиксации телефонограммы, объективно подтверждающим ее получение, могла бы стать аудиозапись разговора в памяти телефона. Данная функция сегодня реализована во многих мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение полученного файла на жесткий диск компьютера также не является сколько-нибудь сложным и затратным делом. В будущем все полученные таким образом телефонограммы было бы целесообразно выкладывать на специальном судебном сервере для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне решаема, главное идти в ногу со временем.
Телефонограмма – это что такое?
Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма – это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?
Что это такое?
Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.
Информация, которую может содержать телефонограмма, – это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма – это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.
Какую информацию можно передать телефонограммой?
Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
Как отправить телефонограмму?
Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:
Как принять?
Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.
Общие требования к оформлению
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
Кто должен ставить подпись?
Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?
При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
Регистрация
При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:
Как и сколько хранятся телефонограммы?
Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.
Телефонограмма: пережиток или реальность?
Основная задача телефонограммы
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлению
В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
Согласно разъяснению, содержащемуся в п. 6 Постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 года N 5 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях», в целях соблюдения установленных ст. 29.6 КоАП РФ сроков рассмотрения дел об административных правонарушениях судье необходимо принимать меры для быстрого извещения участвующих в деле лиц о времени и месте рассмотрения дела. Поскольку КоАП РФ не содержит каких-либо ограничений, связанных с таким извещением, оно в зависимости от конкретных обстоятельств дела может быть произведено с использованием любых доступных средств связи, позволяющих контролировать получение информации лицом, которому оно направлено судебной повесткой, телеграммой, телефонограммой, факсимильной связью и т.п.
Возникает интересный вопрос: Как можно проконтролировать получение извещение юр.лицом по телефону?
Согласно 25.4 КоАП законными представителями юридического лица в соответствии с настоящим Кодексом являются его руководитель, а также иное лицо, признанное в соответствии с законом или учредительными документами органом юридического лица.
Таким образом, получается что если трубку в организации взяла секретарь (как правило), и в деле есть отметка о получении телефонограммы секретарем (бухгалтером, кадровиком, уборщицей и т.п.), то, господа! есть повод обжаловать, так как вышеперечисленные лица не являются законными представителями. как того требует ст.25.4.
Кто с подобным сталкивался и вообще что думаете?
С подобным сталкивалась довольно часто. Суды зачастую извещают телефонограммами. Однако, такое извещение легко оспорить, просто редко кто итим занимается, но если оспаривать,то оснований масса.
Наталья горю, срочно нужны основания для пересмотра дела.
Уведомление было по телефону.
Цена договорная
Конечно же Евгения это прямое основание для обжалования такого решения. Телефонограмма не является надлежащим извещением. Как интересно судья должен определить, что сотрудник именно этой организации взял трубку (да вооще возникает много вопросов). У нас бы не рискнули даже начать рассматривать такое дело.Обжалуйте конечно, только если в ходе судебного разбирательства судья не поднимал вопрос об извещении стороны.
Телефонограмма не является надлежащим уведомлением. В моем городе телефонограмма как способ уведомления судьями используются только в том случае, если хорошо знакомы со стороной либо представителями. Проконтролировать получение извещения в виде телефонограммы юр. лицом практически нереально. В таких случаях либо просто игнорирую такие извещения, либо оспариваю в дальнейшем судебные акты!
В соответствии с УПК АР телефонограмма является одним из видов извещения сторон. просто (в идеале) при извещении телефонограммой, необходимо составить акт об этом с указанием времени, лица, принявшего телефонограмму и т.д. а В соответствии с ТК АР работодатель несет тветственность за действия своих работников в рабочее время. Отсюда и соответствующие выводы.
«Свидетель, потерпевший, подозреваемый, обвиняемый и другие лица вызываются к следователю по повестке, вручаемой им лично, а в случае их отсутствия—кому-либо из совершеннолетних членов их семьи, соседей, представителей жилищно-эксплуатационной организации либо по месту работы или учебы. Они могут быть вызваны также телеграммой, телефонограммой, факсограммой.»
Телефонограммы и факсограммы
Во многих крупных организациях рано или поздно встает вопрос об эффективной коммуникации между различными отделами и филиалами особенно, если они находятся на значительном удалении друг от друга. Компании, которые занимаются добычей, хранением и транспортировкой природного газа используют обширные сети магистральных газопроводов и хранилищ. За каждый участок отвечает отдельное линейно-производственное управление (ЛПУ). В этой связи очевидно, что эффективное взаимодействие всех линейных структур и диспетчерских служб является особо важным в таких организациях.
Одним из вариантов передачи информации от производственных диспетчерских служб является обмен телефонограммами и факсограммами. В них содержится точная информация о работах, которые необходимо произвести на конкретном участке (тип работы, сроки и др.). В этом случае информация записывается на бумаге и после согласования передается получателю на исполнение по факсу или телефону.
Техническое решение «Телефонограммы и факсограммы» предназначено для оптимизации процессов создания и согласования указанных видов документов между ЛПУ и производственно-диспетчерской службой в системе DIRECTUM. Разработанные справочники обеспечивают централизованное хранение данных, а типовой маршрут «Согласование телефонограмм и факсограмм» позволяет быстро организовать процесс рассмотрения и согласования документов, решение в целом значительно упрощает процесс передачи информации между подразделениями.
Возможности
В техническом решении реализованы следующие возможности:
Бизнес-эффект
Внедрение технического решения «Телефонограммы и факсограммы» позволяет:
Пример работы
Для решения задачи согласования и отправки телефонограмм и факсограмм на исполнение в системе DIRECTUM были разработаны все необходимые справочники, реализован типовой маршрут.
Сотрудник производственно-диспетчерской службы добавляет новую запись в справочник «Телефонограммы и факсограммы» в зависимости от работ, которые необходимо выполнить.
После этого он заполняет все необходимые поля. В зависимости от типа записи, карточка может содержать различные вкладки