такие виды документов как письма телеграммы телефонограммы используются для

Лекция «Правила подготовки и оформления информационно-справочных документов: письмо, телеграмма, телефонограмма»

Ищем педагогов в команду «Инфоурок»

Правила подготовки и оформления информационносправочных документов: письмо, телеграмма, телефонограмма

Письма как вид документа по содержанию и назначению могут быть:

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Оно может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, – это просьба без пояснения, напоминание без вводной части, сообщение без обоснования и др.

Если письмо состоит из двух частей, то первая – это обоснование письма, изложение причин его написания, а вторая, заключительная – просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

ü основное содержание; ü заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания.

Вступление может содержать:

 ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;  констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Телеграмма (телетайпограмма) – обобщенное название различных документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста (по телеграфу или телетайпу). Используется в случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от того, какая категория указана: вне категории, внеочередная, правительственная, пресса, международная, срочная, обыкновенная. Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с оплаченным ответом и др.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя, подпись должностного лица, от имени которого передается телеграмма, печать и дата. Категория и вид телеграммы указываются составителем перед адресом.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, если организация не имеет условного телеграфного (или телетайпного) адреса, который зарегистрирован на телеграфе. Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица.

САНКТ-ПЕТЕРБУРГ ГАЛС КЕДРОВУ или

МОСКВА АЗИМУТ СОЛОВЬЕВУ

Если телеграмма одного содержания направляется в несколько адресов и пунктов, то адрес оформляется таким образом:

КРАСНОЯРСК КРАСНОЯРСКТЕЛЕКОМ копия КРАСНОЯРСК АДМИНИСТРАЦИЯ

Текст телеграммы составляется в предельно сжатой форме. В нем отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме «не») и знаки препинания. Знаки препинания употребляют только в том случае, если их отсутствие может исказить смысл текста. При этом допускается их обозначение условными сокращениями: ТЧК – точка, ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. Цифры и числа пишутся словами. Цифрами обозначают только заводские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов. Слово «номер» обозначается условно как HP.

Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах (первый направляется на телеграф, второй подшивается в дело) на одной стороне листа прописными буквами через два интервала без абзацев и переноса слов. Он заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индексом. После номера с новой строки печатается фамилия того должностного лица, от имени которого передается телеграмма.

Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой. К такой информации относят напечатанные обычным способом наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаях.

Составляется телефонограмма в одном экземпляре. При большом количестве телефонограмм в деятельности организации целесообразно разработать бланки для них. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. При оформлении телефонограммы используются следующие реквизиты: наименование организации – автора документа, должность, фамилия сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации – получателя документа, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не должен превышать 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия.

При составлении телефонограммы следует придерживаться следующих правил:

информация должна быть краткой и точной, текст не должен содержать сложных логических оборотов и трудно выговариваемых слов.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением, при этом слова, плохо воспринимаемые на слух, следует передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначена полученная информация.

Источник

Телеграмма и телефонограмма. Порядок их составления и оформления.

Телеграмма (телетайпограмма) — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста — по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы составляются в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Телеграмма должна быть напечатана четко и без помарок, на одной стороне телеграфного бланка установленной формы (или на светлой бумаге).

Телеграмма содержит следующие реквизиты: заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный адрес получателя, условный или полный, текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на действительные и тарифные. Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм на телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицательную частицу «не» опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка— «тчк», запятая — «зпт», двоеточие — «двтч», кавычки — «квч», скобки — «скб», номер — «нр».

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, нумерации домов, индексах документов. Знаки «№»,«—»,«+» и др. следует писать словами — соответственно «номер» или «HP», «минус», «плюс» и др.

Текст телеграммы заканчивается точкой («тчк») и не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер телеграммы.

В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, предпочтение отдается более коротким словам, нейтральной деловой лексике, не вызывающей различий в толковании; не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное. Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отправителя и наименование структурного подразделения (без сокращения), должность, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес пишется без сокращений, со знаками препинания,

Телефонограмма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т. п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму; входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Источник

Реферат: Телеграмма, телефонограмма, факс

1.1 История развития телеграмы…. ……………………………………..…. 4

1.2 Характеристика телеграммы………………………………………………4

3.1 Характеристика факсограммы. ……………………………..………11

Список использованной литературы…………………………………………13

С древнейших времен человек ведет переписку с себе подобными. Глиняные таблички, берестяные грамоты, письма на пергаменте. Неважно на чем, но человек старался высказать свои мысли и чаяния посредством письма. Наверняка уже тогда существовали деловые письма, с помощью которых человек осуществлял обмен информацией, делал предложения и вел переговорное общение. Приступая к составлению официального письма, мы никогда не задумываемся о том, что эта практика восходит еще к седой древности. Языковые формулы, виды, разновидности официальной корреспонденции, формуляры, способы оформления и работы с ней создавались и шлифовались веками. Многие виды писем имеют тысячелетнюю историю.

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи и в наши дни. Связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями.

1.1 История развития телеграммы

Первое сообщение было отправлено посредством телеграфа 25 июля 1837 года Чарльзом Витстоуном (Charles Wheatstone) с железнодорожной станции Эустон (Euston). Получил это послание Уильям Фосергил Кук (William Fothergill Cooke), находившийся в лондонском районе Камден.

С тех пор прошло почти 170 долгих лет. Революционная по тем временам технология, позволяющая пересылать сообщения на огромные расстояния, стремительно развивалась в течении XIX века, став одним из самых популярных способов связи. Телеграф также значительно повлиял на другие средства коммуникации, включая электронную почту и Интернет.

Возможно, если бы в 1846 году Уильям Кук не открыл фирму Electric Telegraph Company-одну из первых компаний, представлявших коммуникационные услуги, сегодня мы бы с вами жили совсем в другом мире. Уже в 1874 году в Великобритании услугами телеграфа можно было воспользоваться в 20 тысячах городов и деревень. Страна также имела связь с США и со многими своими колониями. Когда телеграфу исполнилось 50 лет, его огромное значение признала даже Королева Виктория (Queen Victoria).

В XX веке телеграмма уже отошла, а второй план из-за популяризации и распространения телефона. На ее смену в 1932 году пришел телекс, который используется во многих странах до сих пор.

1.2 Характеристика телеграммы

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в одну категорию по особому способу передачи текста: по телеграфу или телетайпу.

Вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.

Телеграммы в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Порядок телеграфной связи регламентирован правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108 (с изменениями от 14 января 2002 г.).

Телеграммы подразделяются на категории и виды. Телеграммы бывают следующих категорий:

2. телеграмма-письмо (не более 24 часов)

3. срочная (максимальный срок прохождения не более 5 часов)

1. простая (обыкновенная)

1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “ЛЮКС”, “ЛЮКС/М”, музыкальная)

2. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

3. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

4. уведомление телеграфом

5. уведомление телеграфом срочное

6. с доставкой на художественном бланке по случаю траура (с отметкой “делюкс”)

1. с доставкой на художественном бланке (с отметкой “люкс”)

3. с доставкой в срок, указанный отправителем (с отметкой “вручить”, “дата”)

4. с доставкой на художественном бланке по случаю траура

5. с доставкой в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи (с отметкой “почтой заказное”)

Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3-х часов, а простая до 6 часов.

Категории и виды телеграмм, не допускаемых в телеграфном обмене для стран СНГ

1. заверенная: Эстония, Литва;

2. срочная: Грузия, Латвия, Таджикистан, Узбекистан, Литва;

3. художественный бланк: Грузия, Таджикистан, Узбекистан, Литва.

Телеграмма содержит следующие реквизиты:

· указание категории телеграммы;

· отметка о виде телеграммы;

· телеграфный адрес получателя (условный или полный);

· текст (содержание телеграммы);

· регистрационный делопроизводственный номер;

· адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Слова в телеграммах для подсчета делятся на:

Действительные слова необходимы для контроля правильности передачи и приема телеграмм, а телеграфных аппаратах. По количеству тарифных слов производится оплата телеграмм.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами, без абзацев, переноса слов. (ПРИЛОЖЕНИЕ А).

Первый экземпляр направляется на телеграф, второй – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами телеграммы являются:

· отметка о категории (пресса, срочная, обыкновенная и т.п.) и виде (с уведомлением; с доставкой почтой; с оплаченным ответом и т.п.);

· телеграфный адрес получателя;

· регистрационный индекс (номер);

· почтовый адрес организации-отправителя;

· подпись должностного лица, от имени которого передается текст;

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме не ), знаки препинания. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначаются только заводские и торговые знаки и марки, номера домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста. Допускается обозначение знаков препинания условными обозначениями: ТЧК – точка; ЗПТ – запятая, ДВТЧ – двоеточие, КВЧ – кавычки, СКБ – скобки. В телеграммах не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем, выбор делается в пользу более коротких слов. Предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает толкований. Не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации, а лишь повторяющую уже сказанное.

Текст телеграмм должен содержать только конкретную информацию, отражающую существо ситуации. Текст телеграммы печатается на лицевой стороне бланка без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

В нижней части телеграммы под чертой указываются адрес отравителя, наименование организации-отправителя, должность, инициалы, фамилия исполнителя и дата отправки. Обратный адрес, пишется без сокращений, со знаками препинания.

Телеграммы от организаций и учреждений, подписанные должностными лицами должны быть заверены печатью соответствующей организации или печатью “Для телеграмм”. В телеграммах, подписанных должностными лицами нескольких организаций или учреждений, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации или учреждения.

Подаваемая отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана или напечатана на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в телеграмму отправителем или по просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Телеграмма не должна содержать более 300 слов. Если телеграмма состоит из большего количества слов, она должна быть разделена оператором связи на несколько частей по 300 слов каждая, передаваемых как отдельные телеграммы.

Документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки. Может быть застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Обязательными реквизитами телефонограммы являются:

· наименование учреждений адресанта и адресата;

· реквизит “от кого” и “кому” с указанием должности, фамилии, и отчества должностных лиц;

· номер, дата и время передачи и приема телефонограммы;

· должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму;

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, т.е. выражается предложным падежом с предлогом “о” или “об”. Например, “Об изменении времени заседаний Совета”, “О прибытии участников семинара”

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй – предпринимаемые действия. Телефонограмма излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов (Приложение 2).

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственными исполнительным.

3. Факсограмма (телефакс, факс)

3.1 Характеристика факсограммы

Факс – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимальной связи (при помощи факсимальной аппаратуры). Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе формата А4 – приказ, распоряжение, договор, протокол и др., но чаще всего факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, предъявляемых к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне (Приложение 3).

В процессе данной работы были рассмотрены основные характеристики телеграммы, телефонограммы и факсограммы.

Следует отметить, что в настоящее время в управленческой практике используются главным образом документы, созданные каким-либо образом письма: рукописным, машинописным, типографическим, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи, и на специальном материале (бумаге, кино и фото пленке, магнитной ленте, диске и т.п.). Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (машинопись, рукопись, телеграмма, факсограмма и т.д.) и на искусственном языке с использованием соответствующего носителя (магнитные ленты, дискеты, диски и т.д.).

На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документации является компьютерная печать. Однако ряд документов, например заявление, объяснительные записки создаются обычным рукописным способом.

Источник

3.8.7. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЦЕНТРАЛЬНОМ АППАРАТЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ПО ВЕТЕРИНАРНОМУ И ФИТОСАНИТАРНОМУ НАДЗОРУ

3.8.7. Документы, передаваемые с помощью средств электросвязи (телеграммы, телефонограммы, факсограммы, электронные сообщения)

3.8.7. Документы, передаваемые с помощью средств
электросвязи (телеграммы, телефонограммы,
факсограммы, электронные сообщения)

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557; 2008, N 8, ст. 749; N 23, ст. 2715; 2012, N 6, ст. 695).

Телеграммы, пересылаемые в пределах территории Российской Федерации, в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

«Президент Российской Федерации»;

«Председатель Правительства Российской Федерации»;

Передаваемая телеграмма оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и должна содержать данные и реквизиты, располагаемые в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы (с отметкой «уведомление телеграфом», с отметкой «уведомление телеграфом срочное» и т.д.);

адрес телеграммы (получателя);

наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу);

фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя;

текст документа (телеграммы);

наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма;

адрес и официальное наименование Службы;

регистрационный номер документа (телеграммы);

дата документа (телеграммы);

наименование должности лица, подписавшего документ;

отметка об исполнителе.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. Перед адресом телеграммы печатается почтовый индекс отделения, куда необходимо ее доставить. По желанию отправителя в адрес телеграммы может быть дополнительно включен номер телефона адресата.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием знака «/» (например, 3/5) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов (многоадресная телеграмма). Количество экземпляров многоадресной телеграммы с одним и тем же текстом должно соответствовать количеству адресов получателей. В адресной части каждой телеграммы указывается только тот пункт, куда следует ее доставить.

Допускается подготовка одного экземпляра многоадресной телеграммы, содержащего один текст, со списком рассылки, имеющего в своем составе не более 20 адресов получателей.

Список рассылки должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку рассылки прилагается 1 экземпляр телеграммы.

Телеграмма в 1 адрес может быть адресована одному или нескольким лицам.

Текст телеграммы составляется ясно и кратко. Из текста опускаются предлоги, союзы, местоимения, знаки препинания, за исключением тех случаев, когда их отсутствие может изменить смысл телеграммы.

Адрес телеграммы (получателя), наименование должности получателя (при направлении телеграммы должностному лицу), фамилия, имя и отчество (инициалы) получателя, текст телеграммы, наименование должности и фамилия лица, от имени которого направляется телеграмма, печатаются прописными буквами и шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14.

Отметка об исполнителе оформляется согласно пункту 3.2.26 настоящей Инструкции.

Телеграммы категории «правительственная» согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 г. N 74 «Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий «Президент Российской Федерации», «Председатель Правительства Российской Федерации», «Высшая правительственная» и «Правительственная» передаются в приоритетном порядке» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 7, ст. 785; N 30, ст. 3398; 2007, N 42, ст. 5052; 2008, N 14, ст. 1413; N 23, ст. 2715; N 48, ст. 5604; 2009, N 20, ст. 2469; 2010, N 2, ст. 233; N 12, ст. 1355; N 26, ст. 3363; 2011, N 51, ст. 7526; 2013, N 38, ст. 4826; 2014, N 18, ст. 2176; N 41, ст. 5540; 2015, N 10, ст. 1523; N 33, ст. 4842) подписываются руководителем Россельхознадзора.

Если телеграмма подписывается руководителем Россельхознадзора и руководителем другой организации (руководителями других организаций), то их подписи заверяются печатями возглавляемых ими организаций.

Поздравительные телеграммы, направляемые в адрес руководителей дипломатических представительств, консульских учреждений, торговых представительств Российской Федерации, находящихся за рубежом, печатаются латинскими буквами.

Телефонограммы используются, как правило, для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе и записывается получателем.

Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 в одном экземпляре и имеет следующие реквизиты: «Наименование вида документа»; «Регистрационный номер документа»; «Дата документа»; «Адресат»; «Текст документа»; «Наименование должности»; «Подпись»; «Отметка об исполнителе».

Наименование вида документа (ТЕЛЕФОНОГРАММА) печатается прописными буквами вразрядку шрифтом Times New Roman, имеющим размер N 14, и выравнивается по центру.

Регистрационный номер и дата документа указываются ниже предыдущего реквизита документа.

Адресат оформляется в соответствии с пунктом 3.2.14 настоящей Инструкции и печатается ниже предыдущего реквизита на расстоянии 2 межстрочных интервала.

Наименование должности лица, подписавшего телефонограмму, его подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с пунктами 3.2.20, 3.2.21 и 3.2.26 настоящей Инструкции.

Текст телефонограммы не должен превышать 50 слов и содержать трудновыговариваемые слова.

Датой телефонограммы является дата ее передачи адресату.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список с номерами телефонов.

Текст поступившей телефонограммы печатается получателем и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением личной подписи должностного лица, ее подписавшего.

Телефонограммы за подписью руководителя и заместителей руководителя Россельхознадзора передаются и поступающие на их имя принимаются соответствующими секретариатами. Телефонограммы, подписанные начальниками управлений, передаются и поступающие на их имя принимаются работниками, ответственными за делопроизводство в управлениях Россельхознадзора.

Документы, полученные по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном порядке в СЭД Россельхознадзора.

Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов и устанавливаются в управлениях и приемных руководства Россельхознадзора.

Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих конфиденциальную информацию, в том числе документов с пометкой «Для служебного пользования».

При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями.

Объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 шрифтом черного цвета, не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям, предъявляемым к оформлению документов.

Ответственность за содержание информации, передаваемой посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя и должностное лицо, подписавшее документ.

3.8.7.4. Электронные сообщения.

Россельхознадзор посредством электронных сообщений ведет переписку со сторонними организациями и гражданами.

Электронные сообщения могут поступать по системе межведомственного электронного документооборота, электронной почте и через электронную приемную, находящуюся на официальном сайте Россельхознадзора.

Все электронные сообщения, поступившие в адрес Россельхознадзора, регистрируются и направляются по назначению.

Передаваемое электронное сообщение может состоять из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию документа или электронный документ, и их реквизиты.

Электронное сообщение, подлежащее регистрации, в зависимости от статуса должностного лица, от имени которого оно направляется, регистрируются либо в управлении, ответственным за делопроизводство в Россельхознадзоре, либо в другом управлении Службы.

Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих информацию конфиденциального характера, в том числе имеющую пометку «Для служебного пользования».

Источник

• ← такие виды документов как отчеты акты доклады используются для
• такие возможности как запятая →