Создать служебную записку в 1с документооборот как

Служебная записка руководителю

Создание документа

В открывшемся окне «Создание нового внутреннего документа» отразится список видов внутренних документов, доступных для создания. Все виды внутренних документов сгруппированы по папкам. Откройте группу «Заявки, записки», выберите вид документа «Служебная записка» и нажмите кнопку « Создать».

Карточка документа

При создании нового внутреннего документа «Служебная записка» откроется карточка следующего вида:

Закладка «Реквизиты»

Номер поля на картинке

Название поля

Обязательность заполнения

Алгоритм заполнения

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически при выборе вида документа

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически при заполнении карточки документа

Краткое содержание документа. Этот текст будет добавлен в наименование. Поле ограниченной длины и рассчитано на 60 символов

Наша организация, от имени которой создается документ, по умолчанию заполняется организацией сотрудника – инициатора документа

Указываются сведения о подписи документа

Указывается сотрудник, подписавший служебную записку. Например, руководитель среднего звена

Текстовое поле для внесения произвольной дополнительной информации о документе

Временный регистрационный номер

Указывается в случае, если документу уже присвоен регистрационный номер (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменен)

Дата документа указывается в случае, если она уже присвоена документу (в дальнейшем при регистрации документа может быть изменена)

Папка, в которой будет размещен документ для хранения. Автоматически заполняется значением по умолчанию при выборе вида документа, может быть изменена.

Указывает на принадлежность документа к определенному проекту

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически в ходе движения документа по регламентированному бизнес-процессу и не подлежит ручной корректировке

Указывается сотрудник, который принимает решение по служебной записке. Например, руководитель высшего звена

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически подразделением, в котором работает инициатор документа

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа

Да (заполняется автоматически)

Заполняется автоматически сотрудником – инициатором документа.

Количество листов и экземпляров бумажного документа

Принадлежность к определенному делу номенклатуры дел

Добавление файлов

После заполнения всех необходимых реквизитов можно переходить к прикреплению файлов. К одному документу может быть добавлено несколько файлов, ограничений по количеству файлов, прикрепленных к документу, нет. Прикрепить файлы можно двумя способами:

Все загружаемые файлы должны быть отнесены к определенной группе файлов, в зависимости от назначения:

Где найти ранее созданные документы?

Как создать связь между документами?

Отправка по маршруту

После заполнения реквизитов и добавления файлов внутренний документ можно отправить в обработку по регламентированному бизнес-процессу.

Нажмите кнопку «Отправить» в карточке документа, выберите первый в списке бизнес-процесс, выделенный жирным шрифтом, и нажмите кнопку «Перейти к отправке».

Обработка служебной записки состоит из следующих этапов:

1. Согласование с непосредственным руководителем ответственного за документ

2. Согласование с доп олнительным списком согласующих лиц

ВАЖНО! Задача «Согласовать служебную записку» поступит всем дополнительным согласующим лицам одновременно!

3. Подписание лицом, указанным в карточке документа в поле «Подписант». Это может быть вышестоящий руководитель.

4. Рассмотрение лицом, указанным в карточке документа в поле «Адресат». Это лицо, принимающее решение по служебной записке.

Дополнительные согласующие

В открывшейся карточке бизнес-процесса можно выбрать список дополнительных согласующих, которым после успешного согласования у непосредственного руководителя ответственного за документ одновременно придет задача «Согласовать».

В открывшемся окне необходимо выбрать список дополнительных согласующих и указать в какой шаблон бизнес-процесса их требуется добавить.

После завершения формирования списка дополнительных согласующих необходимо нажать на кнопку «Записать и закрыть».

Старт процесса

После завершения редактирования карточки процесса нажмите кнопку «Стартовать и закрыть».

Решаем задачу работы со служебными записками в программе 1С:Документооборот. Часть 1

Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.

Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности

Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.

Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)

Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:

Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.

Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.

Перейдем к практической части нашей статьи.

Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:

Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.

Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:

Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.

Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:

Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:

Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:

Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:

Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.

Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:

На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.

Настроим шаблон процесса обработки:

После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:

В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:

Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:

1. В полномочия «Пользователи» добавлена роль «Регистрация внутренних документов»

2. В политиках доступа указан уровень доступа «Регистрация» для вида документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности»

3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:

Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.

Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.

Оформление служебных записок в 1С:Документооборот 8.3

Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты.

1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки

Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Стандартные цели написания служебной записки включают:

1. Запрос информации.

2. Выдачу инструкций.

3. Сопровождение другого сообщения.

4. Объявления (разъяснения).

На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.

Электронные служебные записки. «За» и «против».

· Срок хранения служебных записок – 1 год.

· Экономия материальных ресурсов.

· Сокращение времени обработки документов.

· Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

· ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.

· Простая ЭП не защищает документ от подделки.

· Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.

· Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.

· Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.

Мероприятия по снижению рисков

Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:

· закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;

· предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

· указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;

· утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.

В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:

· согласовать с руководителем автора документа;

· рассмотреть и вынести решение адресатом;

Теперь в служебной записке можно добавить адресата:

· в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;

· при автозаполнении шаблона файла служебной записки;

· при печати внутреннего документа;

· через поиск документов и файлов.

При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:

· регистрационный номер и дата;

Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.

Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.

2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”

Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:

· шаблон карточки документа;

· права доступа для сотрудников;

· шаблон процесса обработки документа.

Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.

Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:

· Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.

· Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.

· Служебная записка об оплате счета.

· Служебная записка на командировку.

· Служебная записка (в свободной форме) и другие.

Служебную записку регистрирует инициатор документа.

Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:

Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:

Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.

Оформление служебных записок в 1С:Документооборот 8.3

Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты.

1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки

Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Стандартные цели написания служебной записки включают:

1. Запрос информации.

2. Выдачу инструкций.

3. Сопровождение другого сообщения.

4. Объявления (разъяснения).

На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.

Электронные служебные записки. «За» и «против».

· Срок хранения служебных записок – 1 год.

· Экономия материальных ресурсов.

· Сокращение времени обработки документов.

· Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

· ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.

· Простая ЭП не защищает документ от подделки.

· Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.

· Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.

· Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.

Мероприятия по снижению рисков

Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:

· закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;

· предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

· указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;

· утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.

В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:

· согласовать с руководителем автора документа;

· рассмотреть и вынести решение адресатом;

Теперь в служебной записке можно добавить адресата:

· в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;

· при автозаполнении шаблона файла служебной записки;

· при печати внутреннего документа;

· через поиск документов и файлов.

При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:

· регистрационный номер и дата;

Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.

Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.

2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”

Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:

· шаблон карточки документа;

· права доступа для сотрудников;

· шаблон процесса обработки документа.

Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.

Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:

· Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.

· Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.

· Служебная записка об оплате счета.

· Служебная записка на командировку.

· Служебная записка (в свободной форме) и другие.

Служебную записку регистрирует инициатор документа.

Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:

Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:

Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.

Оформление служебных записок в 1С:Документооборот 8.3

Рассмотрим в нашей статье суть служебной записки. Служебная записка – основное средство внутренних коммуникаций: документ, который упорядочивает внутренние взаимосвязи, обеспечивает оперативный обмен информацией и разрешает спорные моменты.

1. Документы нормативной информации и настройка служебной записки

Служебная записка – это документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.

Стандартные цели написания служебной записки включают:

1. Запрос информации.

2. Выдачу инструкций.

3. Сопровождение другого сообщения.

4. Объявления (разъяснения).

На практике служебные записки часто используют во многих компаниях. Это своего рода официальный формат обращения сотрудников. Законом не запрещено переводить служебные записки в цифровые. Исходя из этого, при внедрении 1С:Документооборот 8.3 вы можете не использовать бумажные документы и вести только электронный учет документов.

Электронные служебные записки. «За» и «против».

· Срок хранения служебных записок – 1 год.

· Экономия материальных ресурсов.

· Сокращение времени обработки документов.

· Документ не представляет ценности для лиц, не имеющих отношения к организации.

· ФЗ №63 не запрещает оформление служебных записок ЭП.

· Простая ЭП не защищает документ от подделки.

· Возрастает риск отказа автора документа от факта подписания.

· Нет механизма простой проверки ЭП и процедуры разрешения конфликтов.

· Выдача квалифицированной ЭП всем сотрудникам повышает траты.

Мероприятия по снижению рисков

Если вы решили перенести бумажные служебные записки в цифровые, то вам необходимо:

· закрепить в учетной политике порядок использования различных видов ЭП;

· предусмотреть локальным актом правило определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой ЭП;

· указать, в каком порядке будут заводиться бумажные копии цифровых документов, представляемых по требованию контролирующих органов и других лиц;

· утвердить требования соблюдения конфиденциальности использования ключей ЭП и ознакомить с ними сотрудников, которые будут применять в работе ЭП.

В системе служебную записку создают на основании шаблона внутреннего документа. После этого требуется пройтись по следующим этапам:

· согласовать с руководителем автора документа;

· рассмотреть и вынести решение адресатом;

Теперь в служебной записке можно добавить адресата:

· в процессе рассмотрения документа при помощи автоподстановки;

· при автозаполнении шаблона файла служебной записки;

· при печати внутреннего документа;

· через поиск документов и файлов.

При оформлении «Служебной записки» учитываются следующие параметры:

· регистрационный номер и дата;

Документ нормативной информации «Служебная записка» решает широкий круг задач, которые возникают в процессе деятельности организации. «Служебная записка» может включать в себя различные вспомогательные реквизиты, учитывая тематику, по которой возникает вопрос по документу.

Схема движения служебных документов в компании порой разная: некоторые служебные документы требуют обязательного согласования руководством, другие могут сразу приниматься в работу. Вся информация о видах служебных записок, их содержания и правил обработки должны быть изложены в Корпоративных документах о ДО в вашей организации.

2. Настройка документа и оформление “Служебной записки”

Для начала работы с документом в программе 1С:Документооборот 8.3 нужно настроить:

· шаблон карточки документа;

· права доступа для сотрудников;

· шаблон процесса обработки документа.

Программу 1С:Документооборот можно легко настроить, под запросы пользователей. Это как конструктор, который собирается при помощи деталей (настройки), для определенной компании.

Для упрощения работы сотрудников при создании служебной записки и автоматической схемы маршрута движения документа согласно с тематикой, можно определить следующие категории документа «Служебная записка»:

· Служебная записка о предоставлении служебного транспорта в служебных целях.

· Служебная записка о выдаче бухгалтерской доверенности.

· Служебная записка об оплате счета.

· Служебная записка на командировку.

· Служебная записка (в свободной форме) и другие.

Служебную записку регистрирует инициатор документа.

Для нумерации документов используется нумератор «Внутренние документы»:

Настроим вид служебного документа. Перейдем в раздел: Нормативно-справочная информация→ Виды документов→ Внутренние документы→ Создать «Служебная записка о предоставлении служебного транспорта» в программе:

Заполняйте краткое содержание служебной записки четко и информативно, излагая назначение, так как неполное описание не позволит конечному получателю понять всю суть проблемы и может быть неправильно истолковано, вследствие чего не будет получен желаемый результат.

Организация работы со служебными записками на закупку в 1С:Документообороте

Одним из часто используемых документов в компании является служебная записка на закупку. Записка – инструмент для внутренней коммуникации. Цель такой записки – донести сведения от одного работника другому, а именно уведомить руководство о необходимости приобретения тех или иных товаров с обоснованием причин покупки.

Однако бывает такое, что информация поступает с запозданием или вовсе не доходит до ответственных лиц в связи с потерей документа где-то по пути. И это может быть не единственной проблемой, возникающей в ходе обработки документа. В таких случаях стоит рассмотреть другой способ обработки. И 1С:Документооборот является отличным вариантом.

Возможности 1С:Документооборота

Помимо удобного хранения и поиска документов, программа содержит и другие возможности для того, чтобы организовать работу со служебными записками на закупку в электронном виде. Рассмотрим их.

Механизм процессов и задач. Маршрут обработки, или процесс, настраивается заранее и привязывается к виду документа, а это значит, что все служебки будут обрабатываться правильно. При этом маршрут может быть довольно гибким за счёт настраиваемой очерёдности поступления задач, ролевой маршрутизации, а также произвольных условий маршрутизации – наборов правил, которые определяют, как будет выполняться процесс. К примеру, условие может быть таким: «Если сумма закупки больше 100 000 рублей, то её должен согласовать руководитель планово-экономического отдела».

2. Следующий механизм, который сделает работу со служебной запиской в электронном виде удобнее, это Создание на основании. Он обеспечивает связь между документами, а также заполнение части реквизитов по данным уже существующей служебной записки. Так, при создании документа «Закупка» на основании «Служебной записки на закупку» некоторые реквизиты уже будут заполнены, не нужно будет их дублировать.

3. Для того, чтобы сотрудникам было удобно ориентироваться, в карточке документа есть возможность разместить краткую инструкцию по заполнению реквизитов.

4. Дополнительные реквизиты позволят максимально полно и верно заполнить документ. Сотрудники не будут выдумывать формулировки, всё можно будет выбрать из выпадающего списка или справочника. Либо у сотрудника будет подсказка, как заполнить тот или иной реквизит.

5. В карточке документа можно вести учёт товаров и услуг в отдельной табличной части. Это удобно тем, что итоговая сумма по всем строчкам будет автоматически рассчитана и сопоставлена с типовым реквизитом Сумма.

6. Заполненные реквизиты автоматически подтягиваются в шаблон файла в нужном формате, падеже, что исключает двойной ввод информации. К тому же в карточке документа будет присутствовать актуальный шаблон файла и все служебные записки будут заполнены по одному образцу.

7. Служебные записки на закупку можно поставить на контроль. В этом случае инициатор всегда будет в курсе, на каком этапе находится документ. Мониторинг – это ещё не всё. Автор документа будет получать уведомления о состоянии – задачи на ознакомление с результатом согласования.

8. Подлинность визы согласования можно подтвердить квалифицированной электронной подписью (КЭП). При использовании КЭП в процессе согласования подписываются данные о результате согласования документа владельцем КЭП. Это позволяет средствами криптографии проверить достоверность установленной визы согласования.

9. Состояния документа позволят отобрать согласованные или уже утверждённые служебки. Полученный список можно будет использовать в качестве реестра согласованных / утверждённых документов для комиссии.

Подытожим, в чём плюсы использования «1С:Документооборот»?

Перевод служебных записок на закупку в электронный вид – это не страшно. Страшно, когда они не контролируются или вовсе теряются. Учёт и обработка записок в электронном виде исключает состояние неизвестности, в котором могут находиться документы. Работа со служебной запиской на закупку посредством 1С:Документооборота обеспечит уверенность в том, что ответственный получит документ и он будет своевременно обработан даже при отсутствии ответственного в офисе. А ознакомление сотрудника с состоянием его записки позволит больше не тревожить коллег из финансового отдела.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности программы «1С:Документооборот», проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

1С:Документооборот.
Новое в версии 1.4.6

Введение

Этот документ является дополнением к документации по конфигурациям «Документооборот КОРП», «Документооборот ПРОФ», «Документооборот государственного учреждения» и содержит только описание отличий версии 1.4.6 от версии 1.4.5.

Типовая методика документооборота для версии КОРП

В новой версии программы Типовая методика постановки документооборота стала доступна и для версии КОРП.

По данным партнеров фирмы «1С», в среднем срок настройки и наполнения информационной базы при внедрении занимает 100 часов работы квалифицированного специалиста. Благодаря Типовой методике документооборота вы можете самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.

Типовая методика позволит заполнить новую информационную базу данными в один клик. Останется лишь проверить их и внести в базу информацию о сотрудниках предприятия.

Рекомендуем использовать типовую методику, если вы не знаете, с чего начать постановку документооборота на вашем предприятии. Используя типовые данные, вы сможете:

Отличия от версии для ПРОФ

Типовая методика постановки документооборота версии КОРП предназначена для использования на предприятиях со сложной организационной структурой и сложным документооборотом. Для этого в типовой методике доработаны следующие моменты:

Установка типовой методики документооборота

Чтобы начать установку, выполните команду Установить типовую методику документооборота на панели действий рабочего стола или раздела Настройка и администрирование.

Обратите внимание, что методика предназначена для установки в пустую базу. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми.

Рис. 1. Команда «Установить типовую методику документооборота»

В окне приветствия ознакомьтесь с описанием возможностей, которые появятся после установки. Чтобы перейти на следующий шаг, нажмите Продолжить.

Рис. 2. Установка типовой методики документооборота

Далее программа предложит установить дополнительные настройки. Для этого укажите характеристики вашего предприятия.

Рис. 3. Окно подбора дополнительных настроек

Если предприятие состоит из нескольких юридических лиц, работает с обращениями граждан и ведет проектный учет, установите флажки напротив соответствующих строк и нажмите Начать установку.

Дополнительные настройки позволят:

После завершения установки типовой методики документооборота вы увидите список загруженных данных.

Рис. 4. Отчет о загруженных данных

Теперь нужно адаптировать загруженные данные под ваше предприятие.

Для этого программа направила администратору, делопроизводителю и ответственному за НСИ задачи с подробным описанием действий, которые нужно выполнить. Например, Зарегистрировать пользователей, Проверить расписание регламентных заданий, Проверить структуру предприятия и другие.

Открыть задачи можно из списка загруженных данных или окна Мои задачи.

Рис. 5. Задачи для настройки программы

После выполнения задач система управления документами вашего предприятия построена. Степень ее готовности можно оценить по следующим критериям:

1. Организована совместная работа сотрудников с информацией.

2. Есть система регистрации (учета) входящих, исходящих и внутренних документов.

3. Есть контроль исполнения.

4. Обеспечен поиск документов.

5. Для хранения данных организована структура папок с настроенными правами доступа.

6. Ведется номенклатура дел.

7. Между сотрудниками распределены зоны ответственности в рамках подготовки, прохождения и хранения документов (роли исполнителей).

8. Есть схемы движения документов: с момента их создания или поступления на предприятие до исполнения, отправки и передачи документа в дело.

9. Есть учет трудозатрат сотрудников в разрезе вопросов деятельности и видов работ.

Краткое описание загруженных данных

В типовой методике документооборота для версии КОРП предусмотрены данные для автоматизации следующих видов деятельности:

Для закупочной деятельности выделено подразделение «Департамент по организации закупок», создан внутренний документ «Заявка на закупку» и настроен процесс «Обработка заявки на закупку».

Предложена методика работы с типовыми формами договоров: заведен внутренний документ «Заявка на создание типовой формы договора» и настроен процесс обработки этого документа.

Настроены процессы обработки служебных записок всеми ключевыми руководителями с обработкой их распоряжений по итогам рассмотрения служебных записок.

В информационную базу загружены:

Оргструктура предполагает укрупненное деление по департаментам и состоит из стандартных подразделений по направлениям деятельности, которые есть на каждом предприятии. Например, Бухгалтерия, Договорно-правовой отдел, Юридическая служба, Департамент по организации закупок.

Рис. 6. Организационная структура предприятия

Такой подход позволяет в дальнейшем детализировать крупные структуры. Например, разбивать департаменты на управления и отделы.

Должности и группы пользователей определяются структурой предприятия.

Рис. 7. Справочник «Структура предприятия» в «1С:Документооброте 8»

В информационную базу загружены:

В качестве типовых выбраны виды документов, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности. Например, приказ по основной деятельности, распоряжение директора по персоналу, должностная инструкция, протокол совета директоров и т. д.

Между типовыми документами уже установлены связи. Приложенные шаблоны этих документов оформлены в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.

Внутренние документы организованы в структуру папок, построенную по видам документов. Папки закреплены за подразделениями предприятия согласно организационной структуре, права распределены по зонам ответственности служб.

Однако структура содержит еще и папку Совет директоров, где хранятся протоколы заседаний и принятые решения. Папка доступна только членам совета директоров.

Рис. 8. Типовая структура папок внутренних документов

В информационную базу загружены:

Настроены шаблоны файлов, которые используются всеми предприятиями независимо от направления их деятельности. Например, приказ, распоряжение, заявка на разработку типовой формы договора, допсоглашение, заявление на отпуск, служебная записка, бланк письма и др.

Для данных шаблонов предусмотрены правила автозаполнения, по которым в файл будут автоматически добавлены реквизиты выбранного документа.

Для удобного хранения массива файлов загружена структура папок, где для каждого подразделения назначена отдельная папка. Права папок разграничены согласно предложенной типовой организационной структуре предприятия.

В информационную базу загружены:

К каждому виду документа создан шаблон комплексного процесса, в который заложен маршрут движения этого документа.

Порядок обработки документов соответствует нормативно-методическим документам, которые регулируют сферу делопроизводства в нашей стране. Основываясь на данных документах, для каждого шаблона процессов настроены индивидуальные правила автозапуска.

Настроенные роли исполнителей определяются заведенными в программе должностями и используются в качестве адресации в предложенных шаблонах процессов.

Например, процесс обработки распоряжения главного бухгалтера автоматически запускается при создании сотрудником с ролью Главный бухгалтер документа вида Распоряжение.

Рис. 9. Список типовых шаблонов процессов

Создан типовой вид проекта и установлены рекомендованные настройки для ведения проектного учета.

В информационную базу загружены:

Предложена номенклатура структурного типа, основу которой составляют наименования подразделений.

Рис. 10. Загруженная номенклатура дел

Наименования дел и сроки хранения соответствуют «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденному приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Каждый вид документа привязан к определенному виду деятельности предприятия. В процессе работы предприятия вопросы деятельности позволят получить отчеты с актуальными количественными данными.

Рис. 11. Типовой справочник «Вопросы деятельности»

В информационную базу загружены:

Предложен перечень типовых работ, которые требуются для учета рабочего времени сотрудников. Создан график работ с указанием производственного календаря, установленного в «1С:Документообороте 8» по умолчанию.

В информационную базу загружены:

В качестве типовых выбраны виды мероприятий, которые применяются всеми предприятиями независимо от направления деятельности: внутреннее совещание, протокольное совещание, внешняя встреча и т. п. Мероприятия организованы в структуру папок, основанную на типовой организационной структуре предприятия.

Для форума созданы типовые разделы для новостей, общекорпоративных обсуждений, предметных разговоров и внутренних обсуждений для каждого структурного подразделения предприятия.

При этом уже заполнены правила поведения на форуме и полезные советы для сотрудников.

Рис. 12. Типовые разделы форума

Программа устанавливает общие настройки уведомлений по задачам, процессам, документам и контролю сроков выполнения работ.

Настроены следующие уведомления:

Инструкции для сотрудников

Готовые инструкции привязаны к каждому объекту, загруженному типовой методикой документооборота.

Если вы используете инструкции, загруженные с помощью типовой методики документооборота, не следует загружать типовые инструкции из комплекта поставки. Это может привести к потере некоторых инструкций методики.

Проекты локальных нормативных актов по организации электронного документооборота

Рекомендованные к использованию проекты внутренних нормативных актов установят правовое поле для работы в системе электронного документооборота. Приказы необходимо принять перед вводом «1С:Документооборота 8» в эксплуатацию:

После загрузки всех вышеперечисленных данных программа направит Администратору, Делопроизводителю и Ответственному за НСИ следующие задачи:

В тексте задач описана последовательность работ по ее выполнению и отмечены моменты, на которые следует обратить внимание.

Рис. 13. Текст задачи по типовой методике документооборота

Обработка служебной записки

В новой версии программы оптимизирован процесс обработки служебной записки.

Служебная записка – это форма официальной внутренней переписки. Служебная записка может содержать изложение какого-либо вопроса, выводы, предложения или просьбы автора. На основании этой информации адресат служебной записки принимает управленческие решения.

В программе служебная записка создается на основе соответствующего шаблона внутреннего документа и далее проходит следующие этапы:

Раньше на этапах создания и рассмотрения документа возникали сложности в части назначения адресата служебной записки.

Теперь адресата служебной записки можно:

Рассмотрим реализованные доработки немного подробнее.

Адресат в карточке документа

Для указания адресата на этапе создания служебной записки в карточку документа добавлено новое поле Адресат.

Рис. 14. Поле «Адресат» в карточке внутреннего документа

Поле Адресат отображается, если в карточке вида документа Служебная записка установлена настройка Вести учет по адресатам.

Рис. 15. Настройка вида документа «Вести учет по адресатам»

Данную настройку можно применить и для других видов документов, где нужно указать адресата. Например, для вида внутреннего документа Заявление.

Для оптимизации этапа рассмотрения служебной записки создана автоподстановка Адресат документа. С ее помощью адресат, указанный в документе, подставляется в процесс, созданный на его основе.

Например, если использовать автоподстановку в шаблоне процесса Рассмотрение служебной записки, то в качестве исполнителя процесса, созданного по этому шаблону, подставится сотрудник из поля Адресат карточки служебной записки.

Рис. 16. Автоподстановка «Адресат документа» в шаблоне рассмотрения

Автоподстановку Адресат документа можно также использовать в любом шаблоне процесса, если предметом процесса выбран входящий или внутренний документ с заполненным полем Адресат.

Напомним, для отображения этого поля в карточке вида документа должна быть установлена настройка Вести учет по адресатам.

Адресат при автозаполнении файлов

Для автозаполнения шаблонов файлов реквизитом Адресат теперь не нужно добавлять дополнительный реквизит.

Рис. 17. Настройка автозаполнения файла

Отказ от настраиваемых областей делегирования

Версии: ПРОФ, КОРП, ДГУ.

Для оптимизации работы прав доступа было принято решение отказаться от настраиваемых областей делегирования прав. Это позволило увеличить быстродействие запросов к базе данных, а значит, сократить время выполнения таких операций, как открытие списков, обновление рабочего стола и т. п.

В связи с отказом после обновления на новую версию программы:

Рис. 18. Типовые области делегирования прав

Синхронизация данных с «1С:Управлением производственным предприятием 8»

В новой версии программы появилась возможность настроить автоматическую синхронизацию данных между «1С:Документооборотом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8».

Теперь настройка синхронизации выполняется один раз, не требует использования внешних правил обмена и позволяет настроить автоматический обмен данными по расписанию.

Синхронизация необходима, если вы совместно используете данные конфигурации и хотите избежать дублирования нормативно-справочной информации (далее НСИ), ошибок и трудозатрат, связанных с ее изменением.

Синхронизация данных работает следующим образом:

Синхронизация поддерживается только между «1С:Управлением производственным предприятием 8» версии 1.3.58 и выше и «1С:Документооборотом 8 КОРП», «1С:Документооборотом государственного учреждения 8» версии 1.4.6.2 и выше.

Настройка синхронизации

В новой версии программы настройка синхронизации выполняется один раз, далее для обмена данными достаточно будет нажать кнопку Синхронизировать (Настройка и администрирование – Синхронизация).

Рис. 19. Запуск настроенной синхронизации данных

Общий порядок настройки синхронизации выглядит следующим образом:

1. Включите возможность обмена данными с помощью флажка Использовать синхронизацию данных в настройках программы.

2. Запустите настройку обмена по ссылке Синхронизация данных на панели навигации раздела Настройка и администрирование.

3. После выбора конфигурации для обмена, следуя подсказкам помощника, создайте новый обмен, выберите место расположения базы-преемника, тип подключения и начните синхронизацию.

Подробная инструкция по настройке обмена описана в файле Совместное использование.htm в составе дистрибутива.

Особое внимание следует уделить разделу «Контроль актуальности правил обмена».

Состав синхронизируемых данных

Состав синхронизируемых данных между «1С:Документообротом 8» и «1С:Управлением производственным предприятием 8» выглядит следующим образом:

2. Регистры сведений:

Типовая синхронизация подразумевает только обмен НСИ. Обмен документами не предусмотрен. Но в комплект поставки включен демонстрационный набор правил, предназначенных для выгрузки внутренних документов «1С:Документооборота 8» в договоры контрагентов «1С:Управления производственным предприятием 8». Правила можно использовать как пример доработки типовой синхронизации под нужды предприятия в части обмена.

Прочие изменения

1. Оптимизирован алгоритм заполнения регистра сведений СоставСубьектовПравДоступа. Благодаря этому ускорен перерасчет прав при изменении структуры подчиненности сотрудников. Например, при переводе пользователя в другое подразделение, изменении руководителя или родительской папки.

2. Исправлено более 20 ошибок. Список ошибок можно посмотреть на сайте поддержки пользователей:

Порядок обновления с предыдущих версий

После обновления с версии 1.2.8 и более ранних

Первичная подготовка к поиску писем по тексту

Чтобы поиск по тексту писем выполнялся по всем письмам в информационной базе, нужно запустить обработку ЗаполнитьПланОбменаПоискаПисемПоТексту.epf.

Без этой обработки поиск по тексту будет искать только те письма, которые появились в базе после обновления конфигурации.

Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.6.

Исправление отображения документов без активных задач

Без этой обработки будут корректно отображаться только те процессы, которые были остановлены или прерваны после обновления конфигурации.

Обработку нужно запустить один раз, после обновления на 1.4.6.

После обновления с версии 1.3.1 и выше

После обновления программы необходимо запустить обработку НаполнениеСправочникаВетокПереписки. Это обеспечит быстрый контроль писем.

Рекомендуем запускать обработку в момент, когда ваша база нагружена менее всего, так как выполнение обработки может занять некоторое время.

После обновления с версий 1.4.1–1.4.5 действий, описанных в данном разделе, предпринимать не нужно.

Как создать служебную записку в 1с документооборот

Перевод служебных записок в электронный вид:
Готовность предприятия отказаться от бумажной формы документа. Настройка 1С:Документооборот 8 для работы со служебными записками. Регистрация служебных записок. Контроль исполнения. Докладчик: Виктория Конышева, эксперт по запуску 1С:Документооборот 8 департамента 1С:Франчайзинг ГК «СофтБаланс»

https://sb-vnedr.ru/ ГК «СофтБаланс»

Типовой запуск 1С Документооборота за 5-10 дней:
https://sb-vnedr.ru/programm/1c_predp…

Видео Служебные записки 1С Документооборот канала SoftBalanceIT — ГК СофтБаланс

В открывшейся карточке внутреннего документа нужно заполнить название документа, папку, куда будет помещён файл и адресата.

Во вкладке «Файлы» нужно проверить создавшийся шаблон и заполнить его. У каждой компании шаблон может различаться, в системе можно будет легко его настроить. Серым выделены части, которые заполняются автоматически на основании введённых вами данных в карточке документа.

Таким образом, больше нет необходимости носить бумажные служебные записки из кабинета в кабинет, ведь автоматический процесс рассмотрения и согласования документов в 1С:Документообороте» может быть как совсем простой, так и очень комплексный и витиеватый. Всё зависит от нужд компании и стремления развиваться. Проверьте функционал сами, записавшись на демонстрацию 1С:Документооборота или попробовав демоверсию на нашем сайте.

Согласование договоров с использованием 1С:Документооборота:

Согласование договоров в 1С:Документооборот

Как автоматизировать согласование договоров за 10 дней с минимальными затратами?

Мастер-класс по согласованию Договоров (1 из 5)

Базовые понятия и объекты системы Документооборота. Что необходимо определить прежде, чем приступить к автоматизации.

Мастер-класс по согласованию Договоров (2 из 5)

Построение процесса согласования договоров. Разработка сложных маршрутов согласования.

Произвольные параметры для создания маршрутов согласования. Гибкая настройка под нужны организации.

Мастер-класс по согласованию Договоров (3 из 5)

Полный цикл создания бумажного договора из системы с минимальным количеством (или без них) ручных изменений.

Мастер-класс по согласованию Договоров (4 из 5)

Дополнительные соглашения и другие сопроводительные документы.

Мастер-класс по согласованию Договоров (5 из 5)

Непрерывность процесса согласования: автоэскалация задач, регулярные процессы.

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов договоров, определение шаблонов форм типовых договоров;

определение маршрутов согласования договоров;

подготовка отчета о предпроектном обследовании в части согласования договоров;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);

настройка типовых шаблонов договоров;

настройка маршрутов движения договоров;

тестовое создание договоров, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников согласованию договоров в программе;

подготовка пошаговой инструкции по согласованию договоров в программе

Результат: определены виды договоров, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты согласования договоров, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Контроль исполнительской дисциплины (задачи, поручения)

Очень часто у руководителя нет точных ответов на такие простые вопросы:

Автоматизация контроля исполнительской дисциплины позволяет оперативно получать ответы на эти вопросы, а также повысить скорость работы сотрудников в среднем на 20%.

Контроль исполнительской дисциплины

Как за 5 дней с минимальными затратами начать контролировать выполнение задач?

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов поручений и процессов их обработки;

определение видов поручений и задач;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия»);

настройка маршрутов обработки поручений;

настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;

тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;

подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.

Результат: программа настроена для постановки и контроля исполнения задач и поручений, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Автоматизация канцелярии (делопроизводства)

Кейс по автоматизации канцелярии на базе 1С:Документооборот 8 позволяет вести учет входящей и исходящей корреспонденции (писем, претензий, уведомлений, запросов и т.д.). Идеальное решение, если:

Автоматизация канцелярии

Как автоматизировать канцелярию (учет корреспонденции, делопроизводство) за 5 дней?

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов поручений и процессов их обработки;

определение видов поручений и задач;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия»);

настройка маршрутов обработки поручений;

настройка типовых отчетов по исполнительской дисциплине;

тестовое создание поручений, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с поручениями и задачами;

подготовка пошаговой инструкции по работе с поручениями и задачами.

Результат: определены виды входящих и исходящих документов, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки входящих и исходящих документов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Работа с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения)

Кейс направлен на оптимизацию процессов создания, согласования, утверждения и исполнения организационно-распорядительной документации. Использование 1С:Документооборота позволяет:

Мастер-класс по работе с организационно-распорядительной документацией

Настройка «1С:Документооборот 8» для работы с ОРД; Автоматическое заполнение шаблонов приказов; Исполнение ОРД, ознакомление сотрудников с ОРД; Виды электронных подписей. Законодательное регулирование электронного документооборота.

Переход ЛГУ им. А.С. Пушкина на электронные приказы, 1С ЭЦП

Интеграция 1С:Документооборот государственного учреждения с 1С:Университет и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, постановления, инструкции), определение шаблонов типовых форм;

определение маршрутов обработки организационно-распорядительной документации;

подготовка отчета о предпроектном обследовании в части работы с организационно-распорядительными документами;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды документов»);

настройка шаблонов организационно-распорядительных документов;

настройка маршрутов движения организационно-распорядительных документов; тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с организационно-распорядительными документами в программе;

подготовка пошаговой инструкции по работе с организационно-распорядительными документами в программе.

Результат: определены виды приказов и распоряжений, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки организационно-распорядительных документов, пользователи обучены работе с системой

Срок запуска

Учет совещаний (мероприятий)

Кейс необходим организациям, которые сталкиваются со следующими ситуациями:

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение маршрутов согласования программ мероприятий;

подготовка отчета о предпроектном обследовании;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды мероприятий», «Помещения и территории»);

настройка маршрутов согласования;

тестовое создание документов, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с мероприятиями;

подготовка пошаговой инструкции по работе с мероприятиями.

Результат: определены виды мероприятий, заполнены справочники по видам мероприятий, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Организация внутренней почты

Почтовый клиент 1С:Документооборот прост и удобен в использовании, это лучшее решение в случае, когда:

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

настройка почтового клиента 1С:Документооборот;

обучение сотрудников работе с почтой;

подготовка пошаговой инструкции по работе с почтовым клиентом.

Результат: программа настроена для приема/отправки электронной почты, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Управление проектами

Под проектом можно понимать любую деятельность в компании, которая имеет ограничения по времени и ресурсам (например, офисный переезд, организация корпоратива или специализированной выставки, внедрение ПО). В результате запуска кейса:

Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов проектов;

определение контрольных точек проектов;

подготовка отчета о предпроектном обследовании в части управления проектами;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Виды проектов», «Шаблоны контрольных точек»);

настройка видов проектов;

тестовое создание проектов, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников проектной работе в программе;

подготовка пошаговой инструкции по управлению проектами.

Результат: программа настроена для управления проектами, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Организация архива документов, файлового хранилища

Использование 1С:Документооборота в качестве файлового хранилища позволяет:

Состав работ, проводимых специалистами компании «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение структуры хранения информации;

определение прав доступа к файлам и документам;

подготовка отчета о предпроектном обследовании в части хранения файлов и документов;

ввод нормативно-справочной информации (заполнение справочников «Пользователи», «Организации», «Структура предприятия», «Файлы»);

настройка прав доступа и параметров программы в части файлового хранилища;

тестовое создание файлов и папок, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с файлами в программе;

подготовка пошаговой инструкции по работе с файлами

Результат: определена структура и параметры хранения файлов, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Учет рабочего времени и трудозатрат, отсутствий сотрудников

Запуск этого кейса позволит контролировать работу каждого сотрудника вплоть до минут. Это может быть актуально, когда заработная плата сотрудника зависит от времени, затраченного на конкретную работу. 1С:Документооборот позволяет:

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

настройка программы для учета рабочего времени сотрудников;

обучение пользователей работе с механизмами учета рабочего времени;

подготовка пошаговой инструкции для пользователей.

Результат: программа настроена для учета рабочего времени сотрудников, пользователи обучены работе с системой.

Срок запуска

Работа с претензиями, обращения граждан

Обработка претензий – это обособленный процесс, требующий особого контроля и учета. Запуск данного кейса позволит:

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках данного кейса:

определение видов претензий (обращений граждан), ознакомление с регламентными документами по работе с претензиями (обращениями граждан);

определение маршрутов обработки претензий (обращений граждан);

настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

тестовое создание претензий (обращений граждан), проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с претензиями (обращениями граждан) в программе;

подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе с претензиями (обращениями граждан).

Результат: определены виды обращений, определены и настроены маршруты обработки претензий, пользователи обучены работе с программой.

Срок запуска

Служебные записки

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках кейса «Служебные записки»:

определение видов служебных записок (служебные, объяснительные, докладные записки, заявки), ознакомление с регламентными документами по работе со служебными записками;

определение маршрутов обработки служебных записок;

настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

тестовое создание служебных записок, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе со служебными записками в программе;

подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со служебными записками.

Результат: определены и настроены виды документов (служебные, докладные, объяснительные записки, внутренние заявки), настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой.

Служебные записки

Перевод служебных записок в электронный вид:

Срок запуска

Заявки на оплату

Состав работ, проводимых специалистами ГК «СофтБаланс» в рамках кейса «Заявки на оплату»:

определение видов заявок на оплату, ознакомление с регламентными документами по работе с заявками на оплату;

определение маршрутов обработки заявок на оплату;

настройка системы, ввод нормативно-справочной информации;

тестовое создание заявок, проверка работоспособности модели;

обучение сотрудников работе с заявками на оплату в программе;

подготовка пошаговой инструкции для пользователей по работе со заявками на оплату.

Результат: определены и настроены виды заявок, настроены шаблоны документов, определены и настроены маршруты обработки документов, пользователи обучены работе с системой

Срок запуска

Как в 1С:Документооборот организовать хранение служебных записок?

Требуется в 1С:Документооборот организовать хранение служебных записок, чтобы каждый пользователь смог сам создать, заполнить и отправить на рассмотрение адресату служебную записку. Доступ к служебной записке должен быть у автора, его непосредственных руководителей, адресата и других участников процессов.

В 1С:Документооборот под Администратором или пользователем с правами «Ответственный за НСИ» открываем справочник «Виды внутренних документов».

Добавляем новый вид внутреннего документа.

Заполняем основные параметры вида внутреннего документа «Служебная записка».

На закладке «Настройки» нам важны флажки:

На закладке «Нумерация» определяем нумератор для служебных записок.

Настройка вида внутреннего документа завершена. Нажимаем кнопку «Записать и закрыть».
Теперь перейдем в справочник «Внутренние документы».

Создаем новую папку внутренних документов.

Называем папку «Служебные записки» и переходим в настройки прав доступа по этой папке.

Добавляем группу пользователей «Все пользователи» и даем права на

Разрешения «Изменение папок» и «Управление правами» не даем, чтобы пользователи не могли переименовать папку, создавать подчиненные папки и менять права в этой папке.
Права на удаление при включенной настройке «Ограничивать доступность полей по состоянию» позволят делать пометку на удаления только в состояниях «Проект», «Не согласован», «Не утвержден» и «Не зарегистрирован».

Таким образом все пользователи смогут в этой папке создавать и редактировать служебные записки свои, своих подчиненных, а также тех служебных записок, в которых они являются участниками процессов, запущенных по служебной записке. Дополнительно кроме прав по папке будут ограничиваться права по рабочей группе, заполнение которой у вида документа обязательно.

Из этой статьи вы узнаете – как ускорить создание и передачу служебных записок внутри организации, сделать так, чтобы они не терялись и не забывались, быстрее обрабатывались, согласовывались и исполнялись. Можно вообще не использовать печать служебок на бумаге, работать с ними только в электронном виде. Пример настройки программы «1С:Документооборот» для эффективной работы с этими документами.

Часть 1. Нормативная информация и настройка служебной записки на выдачу бухгалтерской доверенности

Служебные записки используются во многих компаниях и являются официальной формой обращения сотрудников внутри организации.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации такой вид документов отсутствует, поэтому правила его оформления устанавливаются в каждой организации самостоятельно. При внедрении 1С:Документооборот можно отказаться от бумажных документов «Служебная записка» и вести учет таких документов только в электронном виде.

Сроки хранения служебных записок (как бумажных, так и электронных) приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016)

Минимальный набор реквизитов документа «Служебная записка»:

Документ «Служебная записка» предназначен для решения широкого круга вопросов, возникающих в процессе деятельности организации. В зависимости от тематики решаемого вопроса документ «Служебная записка» может содержать различные дополнительные реквизиты.

Движение документов этого вида в организации не всегда одинаковое: одни служебные записки требуют рассмотрения руководителем, другие могут сразу отправляться на исполнение. Виды служебных записок, их содержание, правила обработки должны быть описаны в Положении о документообороте вашей организации.

Перейдем к практической части нашей статьи.

Для ведения учета любого документа в программе 1С: Документооборот необходимо настроить:

Так как программа 1С:Документооборот является очень гибкой, то нет единственной правильной настройки. Это своего рода конструктор, в котором можно подобрать детали (настройки), которые подойдут конкретной организации.

Чтобы упростить пользователю создание служебной записки и автоматизировать движение документа в зависимости от его тематики, выделим следующие подвиды документа «Служебная записка»:

Для каждого подвида служебных записок настроим отдельный вид документа, шаблон документа, шаблон процесса обработки.

Настройка вида документа «Служебная записка на выдачу бухгалтерской доверенности» в программе:

Для нумерации используется нумератор «Внутренние документы»:

Для служебной записки на выписку бухгалтерской доверенности характерно наличие следующих дополнительных реквизитов:

Настроим список дополнительных реквизитов для вида документа «Служебная записка»:

Для дополнительных реквизитов указываем тип значения, условие видимости, доступности и обязательности заполнения.

Шаблон документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» настраиваем в форме вида документа:

На закладке «Настройки» включаем галочку «Запрещать изменять реквизиты из шаблона», шаблон доступен всем пользователям. Адресат такой служебной записки – главный бухгалтер. Но в Положении о делопроизводстве закреплено, что для сокращения времени обработки такой служебной записки она поступает сразу на исполнение бухгалтеру материального стола.

Настроим шаблон процесса обработки:

После регистрации документа пользователем автоматически стартует процесс исполнения по шаблону:

В задаче исполнения бухгалтер материального стола должен заполнить номер и дату доверенности в карточке документа. Для контроля заполненности этих реквизитов настроена проверка исполнения:

Для возможности регистрации всеми пользователями служебных записок в 1С:Документооборот сделаны следующие настройки:

1. В полномочия «Пользователи» добавлена роль «Регистрация внутренних документов»

2. В политиках доступа указан уровень доступа «Регистрация» для вида документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности»

3. В настройках доступности по состоянию создана отдельная настройка для вида документа «Служебная записка», действующая для автора документа:

Шаблон файла для документа «Служебная записка на выписку бухгалтерской доверенности» не настраивается.

Настройки остальных видов служебных записок смотрите во второй части данной статьи.

Создание и настройка шаблона документа в 1С Документооборот

Часто, в офисной рутине, сотрудники неоднократно имеют дело с формированием похожих документов. В таких случаях, они просто берут документ и копируют его, немного изменяя текст. Но создание таких документов с помощью шаблонов в 1C Документооборот, позволит сотрудникам ускорить работу, а также сократит время создания новых печатных форм. Также, программа может установить корпоративный формат документов. Таким образом, обычный пользователь не сможет вносить изменения в документ.

В изменяемый файл документа, все данные приходят автоматически из настроенной карточки. Также, при работе с шаблонами, у пользователя получится сократить схему обработки документов.

Что бы программа смогла работать с автозаполняемыми шаблонами, ее нужно настроить. Для этого, нужно перейти в «Настройки и администрирование»-«Настройка программы»-«Работа с файлами».

Для того, что бы программа работала с автозаполенением, нужно включить функцию «Использовать автозаполнение шаблонов файлов»

Как подготовить шаблон документов в 1C

Для этого нужно перейти к созданию шаблона. Открываем пустой файл MS Word, после чего закрепляем ее в настройках. Переходим к разделу «Документы и файлы»-«Файлы».

В появившемся окне, нажимаем на «Шаблоны файлов», скачиваем нашу новою заготовку, по нажатию кнопки «Создать файл». В следующем окне выбираем команду «Загрузить с диска».

После этого, в следующем окне выбираем до этого подготовленный файл. Называем его на свое усмотрению, например, «Пример шаблона договора». В будущем в нем будет храниться наш шаблон документа.

Для сохранения необходимо нажать «Записать и закрыть».

После чего, мы увидим наш шаблон в списке файлов.

Для открытия файла, нам потребуется щелкнуть по нем правой кнопкой мышки, и нажать «Открыть карточку».

Как создать шаблон в 1C Документооборот

Для создания шаблона, нужно создать новый вид документа. Он будет заполнять наш шаблон. Для этого открываем раздел «Нормативно-справочная информация»-«Виды документов».

Нажимаем на кнопку «Создать» и создаем нужный вид документа.

Называем его, например, «Пример шаблона договора» и в настройках ставим галочки на «Использовать срок исполнения «, после на «Является договором». Если необходимо включить документ в нужную группу, то вам потребуется задать индекс нумератора. Так называемый суффикс либо префикс документа.

Если необходимых реквизитов не хватает, то их можно установить перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».

В открывшемся окне вам необходимо задать реквизиты используя кнопку «Добавить».

Если создать новый реквизит, то вам потребуется указать наименование и задать тип значения. Для этого пишем «Дополнительное значение», и задаем список на закладке «Значение».

После чего на закладке «Нумерация» задаем нужную нумерацию документа.

После этого, переходим на закладку «Шаблон документа», «Настройка» и отмечаем:

В этой графе можно ограничить доступ пользователям к шаблону.

Используя закладку «Реквизиты документа» можно заполнить все необходимые значения по умолчанию, они будут использоваться при сохранении документа.

Закладка»Файл» позволяет добавить файл шаблона. Если перейти по гиперссылке, то вы сможете выполнить необходимую настройку шаблона. Для этого потребуется заполнить необходимые текстовые поля в документе.

В открывшемся окне, мы отметим галочками реквизиты в необходимом количестве. После чего, мы сможем использовать их в тексте. Для этого нажимаем на «Копировать», «Вставить».

Отмеченные реквизиты перенесутся в пустой документ. После его потребуется подготовить вставить в нужное место текст

После чего файл необходимо сохранить.

Как сформировать заполняемые поля шаблона напрямую в MS Word

Для этого нужно включить режим «Разработчика». Если использовать MS WORD-10, то сделать это можно в меню «Параметры», дальше перейдем в раздел «Настроить ленту» и устанавливаем галочку на «Разработчик».

После чего в меню появятся несколько вкладок под именем «Разработчик».

Добавляем текстовые поля.

После чего, двойным щелчком открываем поле редактирование. Где задаем нужные реквизиты.

Именно так задаются нужные реквизиты.

После чего сохраняем наш документ. Для этого нажимаем на кнопку «Закончить».

Если мы добавим поля автоматически, то программа автоматически их сопоставит. Но когда шаблон формируется вручную, то настраивать нужно сопоставление.

Как настроить заполнения шаблонов в документе

Для последующей настройки нам нужно перейти в раздел «Нормативно-справочная информация». В настройках выбираем «Настройка навигации». После чего выводим на рабочий стол меню, которого нет на рабочем столе.

После этого, переносим кнопкой «Добавить» пункт «Настройки заполнения файлов» в правую часть «Выбранные команды».

На рабочем столе появятся добавленные пункты меню

В разделе «Настройка заполнения файлов» нужно выполнить заполнение шаблона. После нажимаем на кнопку «Добавить» и выполняем настройку замены, для этого указываем введенные поля из нашего шаблона.

Дальше вводим нужные параметры замены. Реквизиты могут задаваться в виде выражений на встроенном языке, или к примеру в виде скрипта.

После всех этих махинаций, наша система будет автоматически заполнять реквизиты. При работе с шаблонами повышается скорость работы. Также, уменьшается количество ошибок.

Остались вопросы или нужны услуги по настройке 1С Документооборот? Звоните нашим специалистам или оставьте заявку на сайте!

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку

Делопроизводство в 1С

Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»

Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

Типы документов в 1С Документооборот

Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

Входящие документы

Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

Есть несколько источников:

Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

Исходящие документы

Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

Внутренние документы

Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

Виды документа

Вид – это параметр, который влияет на:

Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

Правила присвоения регномера

Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

Учетно-регистрационная карточка

Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

Использование дополнительных параметров

Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

1С:Документооборот

Хотите получать подобные статьи по четвергам?
Быть в курсе изменений в законодательстве?
Подпишитесь на рассылку