Процедура управления документами должна гарантировать что
Процедура управления документами должна гарантировать что
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
System of standards on information, librarianship and publishing.
Records management. General requirements
Дата введения 2007-07-01
Сведения о стандарте
1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе соответствующего аутентичного перевода международного стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования аутентичного перевода для приведения в соответствие с ГОСТ Р 1.5-2004 (пункт 3.5).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в дополнительном приложении А
1 Область применения
Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.
Положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию систем управления документами, включению в нее документов, а также обеспечению соответствия документов установленным в стандарте характеристикам.
— содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
— содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;
— содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами, хранящимися в архивных учреждениях.
Настоящий стандарт предназначен для:
— руководителей (менеджеров) организаций;
— специалистов в области управления документами, информацией и технологиями;
— сотрудников (персонала) организаций;
— физических лиц, обязанных создавать и сохранять документы.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ИСО 5127-11:87 Информация и документация. Словарь
ИСО 5963-85 Документация. Методы анализа документов, определения их темы и подбора индексированных терминов для составления указателей
ИСО 9001-2000 Системы менеджмента качества. Требования
ИСО 14001-96 Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 архивный орган; архивное учреждение (archival authority): Учреждение, ответственное за отбор документов на хранение, комплектование и обеспечение сохранности архивного фонда, предоставление доступа к архивным документам и согласование уничтожения документов, не подлежащих хранению.
3.2 система управления документами (records system): Информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), управление документами и доступ к ним.
3.3 документ (record): Зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.
3.4 доступ (access): Право, возможность, средства для поиска, извлечения или использования информации.
3.5 индексирование (indexing): Процесс проставления условных обозначений и составления указателей, служащих для упрощения доступа к документам и (или) информации.
3.6 классификация (classification): Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами, представленными в классификационной системе.
3.7 конвертирование (conversion): Процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. Ср. миграция (см. 3.11).
3.8 контроль (tracking): Создание, включение в систему управления документами и сохранение информации о движении и использовании документов.
3.9 контроль действий (action tracking): Процесс отслеживания сроков совершения действий, а также процесс установления связи этих отдельных действий с деловой деятельностью в целом.
3.10 метаданные (metadata): Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление ими.
3.11 миграция (migration): Перемещение документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования. Ср. конвертирование (см. 3.7).
3.12 обеспечение сохранности (preservation): Процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени.
3.13 отбор и передача (disposition): Процессы реализации управленческих решений, зафиксированных в перечнях документов или других инструментах управления документами, и касающихся уничтожения документов или передачи их на последующее хранение.
3.14 перемещение (transfer) (в отношении места хранения): Изменение места хранения документа.
3.15 передача (transfer) (в отношении способа хранения): Изменение способа хранения документов, права собственности и (или) ответственности за документы.
3.16 отчетность (accountability): Принцип, в соответствии с которым частные лица, организации и общество ответственны за свои действия.
3.17 регистрация (registration): Присвоение документу уникального идентификатора при его вводе в систему.
3.18 уничтожение (destruction): Ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления.
3.19 управление документами (records management): Совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
4 Преимущества управления документами
Управление документами распространяется на практическую деятельность лиц, осуществляющих управление документами, а также лиц, создающих или использующих документы в ходе своей деловой деятельности. Управление документами в организации включает в себя:
a) принятие политики и стандартов в сфере управления документами;
b) распределение ответственности и полномочий по управлению документами;
c) установление, внедрение и распространение руководящих указаний и регламентов работы с документами;
d) предоставление ряда услуг, относящихся к управлению документами и использованию документов;
e) проектирование, внедрение и администрирование специализированных систем для управления документами;
f) интегрирование процессов управления документами в системы и процессы деловой деятельности.
Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать ее последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчетность.
Документы позволяют организациям:
— осуществлять свою деятельность упорядоченно, эффективно и ответственно;
— предоставлять информацию последовательно и объективно;
— обеспечивать информационную поддержку при принятии управленческих решений;
— обеспечивать согласованность, непрерывность и производительность деловой и управленческой деятельности;
— повышать эффективность деятельности всей организации;
— обеспечивать бесперебойность деятельности в случае чрезвычайных ситуаций;
— соблюдать требования нормативной среды, в том числе в области архивной, аудиторской и надзорной деятельности;
— обеспечивать защиту и поддержку в судебных делах, включая риски, связанные с наличием или отсутствием документальных доказательств, содержащих сведения о деятельности организации;
— защищать интересы организации и права сотрудников, а также всех заинтересованных сторон;
— обеспечивать и документировать научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы, инновационную деятельность, а также исторические исследования;
— предоставлять документированные доказательства личной, общественной и деловой деятельности;
— обеспечивать деловую, персональную и культурную идентичность;
— поддерживать корпоративную, индивидуальную и социальную память.
5 Нормативная среда
Всем организациям необходимо идентифицировать нормативную среду, регулирующую их деятельность и требования к документированию их деятельности. Политика и процедуры деятельности организаций должны учитывать требования нормативной среды. Нормативные документы, отражающие деятельность организации, должны содержать соответствующие доказательства ее соответствия нормативной среде.
Нормативная среда включает в себя:
a) законы и нормативные акты, регулирующие сферу деловой деятельности в целом и в специфических отраслях, в том числе законы и нормативные акты, относящиеся непосредственно к документам, архивам, доступу, конфиденциальности, доказательствам, электронной коммерции, защите данных, информации;
b) стандарты, относящиеся к практической деятельности;
c) правила рекомендательного характера, отражающие передовой опыт;
Процедура управления документами должна гарантировать что
ГОСТ Р ИСО 22310-2009
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
ИНФОРМАЦИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ. РУКОВОДСТВО ДЛЯ РАЗРАБОТЧИКОВ СТАНДАРТОВ, УСТАНАВЛИВАЮЩИХ ТРЕБОВАНИЯ К УПРАВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТАМИ
System of standards on information, librarianship and publishing. Information and documentation. Guidelines for standards drafters records management requirements in standards
Дата введения 2010-07-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела «ВНИИДАД» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
Наименование настоящего стандарта изменено относительно наименования указанного международного стандарта для приведения в соответствие с ГОСТ 1.5-2001 (подраздел 3.6).
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
6 ПЕРЕИЗДАНИЕ. Январь 2019 г.
Введение
Все большее число стандартов содержит требования, касающиеся создания, использования и управления документами. Поэтому важно, чтобы новые стандарты являлись дополнениями стандартов ИСО 15489-1:2001 и ИСО/ТО 15489-2:2001 для того, чтобы документы, разрабатываемые на основании их требований, оставались последовательными, аутентичными и единообразными.
В стандартах ИСО ТК 46/ПК 11 говорится о необходимости обеспечения взаимодействия международных стандартов. Поэтому настоящий стандарт о требованиях к управлению документацией, устанавливаемых в стандартах ИСО, разрабатывался как дополнительное руководство к Директивам ИСО/МЭК.
Следование настоящим руководящим принципам предполагает включение в стандарты ИСО/МЭК по управлению документами дополнительных требований, разработанных на основании общих требований, представленных в ИСО 15489.
Применение настоящих руководящих принципов обеспечит взаимодействие вышеназванных стандартов и соответствие им других стандартов по управлению документами и системами с целью их совместного использования заинтересованными организациями.
Технические комитеты ИСО, ответственные за разработку общих требований к управлению документами в стандартах, отвечают за обеспечение целостности своих стандартов. Эти технические комитеты проводят отраслевую политику и обеспечивают дальнейшее руководство в области развития стандартов для каждой отрасли. Такое руководство является дополнением к руководящим указаниям настоящего стандарта.
1 Область применения
Настоящий стандарт объединяет требования, предъявляемые к документам в стандартах ИСО 15489-1, ИСО/ТО 15489-2 и ИСО 23081-1 для включения их во все стандарты, регламентирующие процессы создания и хранения документов. В нем также выделены различные элементы требований, которые следует рассматривать как компоненты расширенной структуры управления документацией.
Содержащиеся в настоящем стандарте указания дополняют правила выполнения технической работы и методологию разработки международных стандартов, установленные Директивами ИСО/МЭК.
Настоящий стандарт предназначен для использования всеми организациями ИСО, участвующими в разработке проблем управления документами или требований к документации в стандартах. Он также может использоваться организациями, не входящими в состав ИСО, но применяющими стандарты ИСО на международном, региональном или национальном уровне и находящимися в процессе разработки стандартов и/или соответствующих документов, устанавливающих требования к управлению документами.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы датированные и недатированные ссылки на международные стандарты*. При датированных ссылках последующие редакции международных стандартов или изменений к ним действительны для настоящего стандарта только после внесения изменений к настоящему стандарту или путем подготовки новой редакции настоящего стандарта. Для недатированных ссылок действительно последнее издание стандарта, на который была произведена ссылка, включая поправки.
ISO/IEC Директивы, Часть 2. Правила для структурирования и проектирования Международных Стандартов (Directives, Part 2, Rules for the structure and drafting of International Standards)
3 Термины и определения
В настоящем стандарте применены термины, данные в Руководстве 2 ИСО/МЭК и ИСО 15489-1.
4 Общие принципы
4.1 Типовые требования, устанавливаемые в других стандартах в соответствии с ИСО 15489
Типовые требования, установленные в ИСО 15489, включают в себя:
— требования к системам, предназначенным для создания и хранения документов;
4.2 Дополнительные требования
Дополнительные требования включают в себя:
— совместимость, которая должна быть обеспечена в полном объеме в соответствии с ИСО 15489.
5 Руководство по разработке и структуре требований к управлению документами, устанавливаемых в стандартах
5.1 Общие положения
Большинство руководящих указаний, представленных в данном подразделе, являются дополнением к правилам, данным в Директивах ИСО/МЭК Часть 2, которые содержат требования к структуре и проектированию (порядку создания) международных стандартов.
В процессе разработки нового стандарта следует учитывать совместимость и легкость использования данного дополнения со стандартами ИСО 15489 и ИСО/МЭК 82045-1, включая следующие аспекты:
— термины и определения;
— согласованные общие элементы;
— использование согласованной общей структуры с разделами, на которые следует ссылаться;
— ясность изложения (как текста, так и оформления);
— отсутствие повторений и противоречий.
Разработка и пересмотр всех требований к управлению документами в стандартах должны следовать согласно процессам, описанным в 5.3. В организациях, где проект документа уже принят и обнародован, следует установить области применения рекомендаций 5.3 и 4.2, основываясь на завершенности документа.
Во всех требованиях к управлению документами следует использовать единую терминологию для удобства их использования. По возможности в требованиях к управлению документацией следует использовать общие элементы (см. 5.3.3).
5.2 Специфические отраслевые требования
5.2.1 Общие положения
Там, где предложенные требования к управлению документами касаются какой-либо конкретной области применения (отрасли), нижеследующие положения применяют как дополнение к руководству, данному в 5.3 и 4.2.
5.2.2 Требования к управлению документами, касающиеся конкретной области применения (отрасли)
a) Должны быть совместимы и согласованы с общими требованиям к управлению документами.
b) Должна быть ясно определена специфика этих требований и их отношения с общими требованиями к управлению документами (например, дополнительные требования, касающиеся определенной отрасли, пояснения или и то и другое совместно).
c) Должна быть всегда четко обозначена специфика информации, касающаяся конкретной области применения (например, с использованием различных типографских стилей).
5.2.3 Спецификация разработки (техническое задание)
В случае разработки требований к управлению документами (ИСО 15489-1 п.3.16), следует указать ссылку на стандарт ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2 (в дальнейшем обозначенный как ИСО 15489). В случаях наличия требований, касающихся конкретной области применения (отрасли), они должны быть добавлены к основным в соответствии с рекомендуемой структурой, описанной в настоящем стандарте.
5.2.4 Работа с отступлениями
Любое отступление от спецификации проекта должно быть подтверждено комитетом, разрабатывающим стандарт и задокументировано для предоставления техническому комитету возможности обосновать эти отступления в ИСО. Кроме того, следует установить соответствующие процедуры для внесения этих изменений. За это отвечает технический комитет, работающий со стандартами.
5.3 Модель управления документами, структура и общие элементы
5.3.1 Общие положения
Рекомендуется, чтобы в требованиях к управлению документами для различных целей применялась согласованная терминология и идентифицированный набор общих элементов. Это позволит организациям осуществить внедрение стандартов на единой методологической основе.
Совместимость требований и удобство их использования могут быть повышены путем унификации стандартов. Следует согласовывать такие аспекты, как структура стандарта, количество общих элементов, а также их содержание и используемую терминологию.
5.3.2 Соответствие модели и структуре ИСО 15489
Общая структура требований к управлению документами должна быть основана на признанной модели и логической систематизации требований в соответствии с этой моделью.
Процедура управления документами должна гарантировать что
ГОСТ Р 55681-2013/ISO/TR 26122:2008
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Информация и документация
АНАЛИЗ ПРОЦЕССОВ РАБОТЫ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ
Information and documentation. Work process analysis for records
Дата введения 2014-09-01
Предисловие
1 ПОДГОТОВЛЕН Обществом с ограниченной ответственностью «Электронные Офисные Системы (проектирование и внедрение)» на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии документа, указанного в пункте 4
2 ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 459 «Информационная поддержка жизненного цикла изделий»
При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты, сведения о которых приведены в дополнительном приложении ДА
6 ИЗДАНИЕ (февраль 2020 г.) с Поправкой (ИУС 2-2015)
Введение
Все организации, независимо от их размера и характера их деловой деятельности, существуют и действуют для достижения определенных целей и решения определенных задач. Чтобы выполнить свои специфические задачи, каждая организация устанавливает и применяет соответствующие рабочие процессы, вместе образующие деловую деятельность организации.
Каждая организация в ходе рабочих процессов создает документы. Эти документы являются доказательствами, подтверждающими цели и задачи организации, ее решения и действия. Чтобы полностью понимать характер таких деловых документов, необходимо понимать рабочие процессы, в ходе которых эти документы были созданы. Понимание рабочих процессов также может быть использовано для определения того, какие документы следует создать по ходу рабочих процессов, и для управления этими документами во времени как активами организации.
Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами проводится с целью определения требований к созданию, захвату и управлению документами. В его рамках описывается и анализируется то, что происходит при выполнении определенных деловых функций в конкретном деловом контексте. Такой анализ не может проводиться чисто абстрактно, и его результаты зависят от точности собираемой информации и от основательного понимания контекста деятельности организации и ее миссии.
Настоящий стандарт предназначен:
— для специалистов по управлению документами (либо лиц, которым в организации поручено управление документами), ответственных за создание и управление документами как в деловых системах, так и в специализированных программных приложениях для управления документами;
— для системных/бизнес-аналитиков, отвечающих за проектирование деловых процессов и/или систем, в рамках которых будет осуществляться создание документов или управление ими.
Для целей настоящего стандарта анализ рабочих процессов включает в себя:
a) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и их деловым контекстом;
b) выявление взаимосвязей между рабочими процессами и регламентирующими их применение правилами (которые определяются соответствующей нормативно-правовой средой);
c) иерархическую декомпозицию рабочих процессов на компоненты или составные части; а также
d) выявление взаимосвязей (sequential interdependence) между отдельными рабочими процессами и/или отдельными транзакциями, в том числе их последовательности.
Анализ рабочих процессов в интересах создания документов и управления ими позволяет:
— обеспечить четкое выявление требований к созданию документов, способствуя автоматизации захвата и управления документами по мере выполнения работ; а также
— определить следующие из делового контекста взаимосвязи между документами, способствуя их логической организации и группировке и тем самым обеспечивая на основе знаний о деловой деятельности четкое документирование рабочих процессов, а также упрощая поиск, хранение в течение установленных сроков и уничтожение документов либо их передачу на архивное хранение.
Анализ рабочих процессов способствует интеграции захвата документов в эти процессы по ходу выполнения работ. Примерами рабочих процессов, в которых создание документов, как правило, интегрировано с обработкой транзакций, могут служить обработка заказов и счетов, выплата заработной платы, управление активами, управление запасами, функционирование системы менеджмента качества и управление договорами. Интеграция документационных процессов в протоколы автоматизации, применяемые в отношении рабочих процессов, обеспечивает систематическое создание, захват и управление документами организации в соответствующих деловых системах.
1 Область применения
Настоящий стандарт содержит рекомендации по проведению анализа рабочих процессов с точки зрения создания, захвата и управления документами.
В стандарте описаны два вида анализа, а именно:
a) функциональный анализ (декомпозиция деловых функций на процессы) и
b) анализ последовательности выполнения работ (изучение потоков транзакций).
Каждый вид анализа подразумевает предварительное изучение соответствующего контекста (т.е. целей и задач организации, законодательно-нормативной среды). Отдельные элементы анализа могут выполняться в различных сочетаниях и в порядке, отличающемся от описанного в стандарте, в зависимости от особенностей задачи, масштабов проекта и цели проводимого анализа. Рекомендации и указания даны в виде списков вопросов/тем, которые следует рассмотреть при использовании соответствующего элемента анализа.
Настоящий стандарт описывает применение на практике теоретических положений, содержащихся в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1. Сам по себе стандарт технологически-нейтрален (т.е. его можно применять независимо от особенностей технологической среды), хотя его можно также использовать для оценки адекватности технологических инструментов, поддерживающих рабочие процессы организации.
Настоящий отчет в большей степени нацелен на анализ существующих рабочих процессов, чем на способствование «workflow» (т.е. полной или частичной автоматизации делового процесса, при которой документы, информация и задания передаются от одного участника к другому для выполнения над ними действий, в соответствии с набором процедурных правил, см. [1]).
2 Нормативные ссылки
Заменен на ISO 15489-1:2016.
Заменен на ISO 23081-1:2017.
Заменен на ISO 23081-2:2009.
3 Термины и определения
Для целей настоящего документа применены термины и определения, данные в ИСО 15489-1 и ИСО/ТО 15489-2, ИСО 23081-1 и ИСО 23081-2, а также следующие термины с соответствующими определениями:
3.1 документация: Набор документов, описывающих операции, инструкции, решения, процедуры и деловые правила, относящиеся к конкретной деловой функции, процессу или транзакции.
3.2 функциональный анализ: Группировка процессов в соответствии с конкретными стратегическими целями организации, для достижения которых они выполняются, вскрывающая взаимосвязи между деловыми функциями, процессами и транзакциями, влияющие на управление документами.
3.3 последовательность транзакций (sequence): Серия транзакций, связанных между собой требованием о том, что выполнение последующей транзакции зависит от завершения предшествующей транзакции.
3.4 последовательный анализ (sequential analysis): Декомпозиция рабочего процесса в виде линейной и/или хронологической последовательности, производимая в ходе последовательного анализа, выявляющая взаимозависимости между образующими рабочий процесс транзакциями.
3.5 транзакция: Наименьший элемент рабочего процесса, представляющий собой обмен информацией и/или другими ресурсами (exchange) между двумя или более участниками или системами.
3.6 рабочий процесс: Рабочий процесс представляет собой одну или несколько последовательностей транзакций, необходимых для достижения конечного результата, соответствующего установленным правилам.
4 Проведение анализа рабочих процессов
4.1 Общие положения
Анализ рабочих процессов с точки зрения управления документами используется для сбора информации о транзакциях, процессах и функциях организации с целью определить требования к созданию и захвату документов и к управлению ими.
При проведении анализа рабочих процессов используются два метода:
Прежде чем выбрать какой-либо из методов анализа либо их комбинацию, необходимо определить цель проекта по проведению анализа рабочих процессов, его охват и масштабы, а также организационный контекст анализируемой деятельности (анализ контекста, см. 5).
4.2 Документационный аспект анализа рабочих процессов
Анализ рабочих процессов является основой, необходимой для следующих процессов, используемых для создания, захвата и управления документами:
а) определение требований к документированию деловой функции или других наборов процессов;
b) разработка функциональных (основанных на деловых функциях) схем классификации с целью идентификации, локализации и установления взаимосвязей между соответствующими документами;
c) поддержание связи между документами и контекстом их создания;
d) разработка правил и соглашений наименования и индексирования для обеспечения и поддержания идентификации документов во времени;
e) идентификация во времени владельцев документов;
f) установление для документов надлежащих сроков хранения и разработка указаний по срокам хранения и действиям, выполняемым по их истечении;
g) анализ управления рисками в контексте систем управления документами;
h) определение надлежащих мер безопасности для документов и установление прав доступа и уровней безопасности.
4.3 Охват и масштабы анализа рабочих процессов
При функциональном анализе используется нисходящий аналитический метод, когда исследование начинается с целей и стратегий организации и может спуститься на уровень анализа транзакций. Данный метод анализ* может применяться как для нескольких организаций (действующих в рамках одной или нескольких юрисдикций и несущих ответственность за деловую функцию), так и для одной организации или для одного из ее подразделений.