Программа смдо что это
Система межведомственного электронного документооборота органов власти
Реализация взаимодействия информационных систем государственных организаций и ведомств осуществляется в рамках государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)» (утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2014 №313)
Взаимодействие реализуется в рамках:
системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО),
единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) в целях предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Что такое МЭДО и для чего она нужна?
Участниками межведомственного электронного документооборота (участниками МЭДО) являются Администрация Президента РФ, Аппарат Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также иные государственные органы и государственные организации.
Под взаимодействием СЭД понимается обмен электронными сообщениями, содержащими:
документы – метаданные (реквизиты) документов и их файлы,
уведомления — информацию о ходе рассмотрения и исполнения документов получателями.
Цель создания и использования МЭДО — повышение эффективности управления в органах государственной власти за счет сокращения времени прохождения документов между организациями и ведомствами, минимизации затрат на обработку и отправку документов, мониторинга хода рассмотрения и исполнения документов.
Организатором МЭДО является Федеральная служба охраны Российской Федерации (ФСО России). В этом качестве ФСО России реализует организационное и методическое обеспечение МЭДО; ведение адресных справочников МЭДО; создание и эксплуатацию технико-технологической инфраструктуры и обеспечивает информационную безопасность МЭДО.
Принцип и технические решения МЭДО
В основу реализации МЭДО легли следующие принципы:
все участники МЭДО используют единый формат обмена электронными сообщениями, утвержденный ФСО России и Минкомсвязь России;
каждый участник МЭДО использует программно-технический комплекс (шлюз), обеспечивающий обмен электронными сообщениями между своей СЭД и МЭДО (реализующий временное хранение сообщений, выгрузку поступивших сообщений из транспортирной системы МЭДО и загрузку исходящих сообщений в транспортную систему МЭДО);
каждый участник МЭДО использует программный комплекс сопряжения (адаптер) своей СЭД с МЭДО, обеспечивающий:
для исходящих по МЭДО сообщения – их формирование, преобразование из формата СЭД в единый формат обмена и подготовку к передаче по транспортной системе МЭДО.
Архитектура МЭДО
Состояние дел и перспективы развития МЭДО
МЭДО эксплуатируется с 2009 года и развивается до сих пор. По состоянию на 18.06.2015 к МЭДО подключено 166 участников. Подключение органов власти и ведомств к МЭДО осуществляется в соответствии с планом-графиком сопряжения региональных систем электронного документооборота с системой МЭДО, который составляет и реализует ФСО России.
Переход к электронному документообороту между участниками МЭДО реализовывается поэтапно.
На начальном этапе использования МЭДО информационное взаимодействие между участниками заключалось в обмене электронными образами (сканами) документов (с дублированием на бумажном носителе и обменом бумажными документами по обычным каналам) и в обмене уведомлениями о регистрации или отказе в регистрации. По мере отработки технологии обмена по МЭДО менялись требования к реализации информационного взаимодействия: был расширен состав уведомлений (к ним добавлены уведомления о принятии к исполнению, о подготовке доклада, о направлении доклада, об изменении в ходе исполнения, об опубликовании); развивался единый формат обмена, включая в себя новые реквизиты документов.
Разработаны и утверждены следующие документы:
Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494), предполагающие отказ от направления бумажных документов и реализацию обмена документами в электронном виде с электронной подписью;
Перечень видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р);
Требования к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде (утв. совместным приказом Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258).
Указанные документы определяют, что в процессе информационного взаимодействия участники МЭДО будут обмениваться документами в электронном виде с электронными подписями. Вид электронной подписи – усиленная квалифицированная электронная подпись.
Взаимодействие осуществляется следующим образом:
Документ в электронном виде готовится в СЭД отправителя;
Автор документа подписывает файл документа в формате PDF/A-1 электронной подписью (файл документа может быть подписан одним или несколькими должностными лицами);
Отправитель документа формирует графические элементы визуализации регистрационных данных отправляемого документа и его электронной подписи (одной или нескольких) и в виде графических файлов направляет в составе электронного сообщения по МЭДО вместе с координатами, определяющими местоположение этих графических элементов при отображении (визуализации) документа получателем;
Получатель документа проверяет полученный документ на соответствие Требованиям, в т.ч. проверяет электронную подпись (подписи), и либо отказывает в регистрации документа с указанием причины отказа, либо регистрирует документ в своей СЭД. Документ может быть отображен получателем с использованием графических элементов визуализации (либо полученных от отправителя документа, либо сформированных самостоятельно на основе полученных данных) и их координат.
Электронной подписью могут подписываться не только файлы документов, а также, при желании, файлы приложений к документам, при этом требований к формату файлов приложений и формированию отметок об их электронных подписях не предъявляется.
Информационное взаимодействие по МЭДО предусматривает возможность обмена документами и без электронной подписи (как это было ранее).
При этом обмен по МЭДО документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) должен сопровождаться обменом уведомлениями.
Все эти изменения требуют расширения возможностей программных комплексов сопряжения (адаптеров) СЭД всех участников взаимодействия.
Как стать участником МЭДО?
Взаимодействие используемой СЭД с МЭДО осуществляется в соответствии с Техническими требованиями к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р ).
Чтобы стать участником МЭДО организации или ведомству необходимо:
Быть включенным в список участников МЭДО, получить адрес и идентификатор МЭДО и обеспечить наличие технико-технологической инфраструктуры 3 для подключения используемой СЭД к МЭДО.
Обеспечить сопряжение используемой СЭД с МЭДО в части реализации для СЭД единого формата обмена электронными сообщениями, используемого в МЭДО.
Для этого нужно получить у ФСО России актуальную информацию по единому формату обмена и требованиям к реализации взаимодействия участников МЭДО, а затем обратиться к поставщику или разработчику используемой СЭД для выполнения им работ по реализации данного сопряжения (разработке адаптера), предоставив полученную у ФСО России информацию.
Участие ЭОС в реализации проекта МЭДО
Компания ЭОС, лидер рынка СЭД для федеральных органов государственной и исполнительной власти, принимает непосредственное участие в реализации проекта МЭДО.
Компания ЭОС выполняет работы по сопряжению с МЭДО своих систем – ДЕЛО, EOS for SharePoint.
Для осуществления нового сопряжения или обновления имеющегося сопряжения (в случае изменения требований к обмену сообщениями через МЭДО) ознакомьтесь с рекомендациями: «Как стать участником МЭДО».
В число участников МЭДО, использующих решения компании ЭОС, входят федеральные органы законодательной, судебной и исполнительной власти, региональные правительства, а также другие организации, в частности:
Функционал, реализуемый в рамках сопряжения с МЭДО
Решения ЭОС по реализации сопряжения с МЭДО позволяют:
Осуществлять обмен документами (как с электронной подписью, так и без электронной подписи) с их регистрацией в СЭД и уведомлениями всех видов;
Проверять поступившие документы на соответствие Требованиям;
Фильтровать поступившие документы для оптимизации процедуры их регистрации;
Формировать для поступивших документов уведомления всех видов;
Отображать (визуализировать) поступивший документ с электронной подписью (подписями);
Подписывать файл документа (приложения к документу) одной или несколькими электронными подписями;
Формировать графические элементы визуализации регистрационных данных документа и отметки о его электронной подписи (подписях) и их координаты (данные о местоположении);
Осуществлять контроль отправки и регистрации отправленных документов, обрабатывать уведомления о регистрации или отказе в регистрации отправленных документов;
Сохранять поступившие и отправляемые документы в виде, в котором они передаются по МЭДО.
Для получения подробной информации о функционале модулей сопряжения систем ЭОС с МЭДО обращайтесь market@eos.ru.
Справочная информация: Перечень наиболее важных документов по организации информационного взаимодействия органов государственной власти с использованием МЭДО:
Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота».
Распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти».
Постановление Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия».
Распоряжение Правительства РФ от 02.04.2015 № 583-р «Об утверждении Перечня видов документов, предусмотренного Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия, утв. постановлением Правительства РФ от 25.12.2014 № 1494».
Приказ Минкомсвязь России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».
1. В соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота (утв. постановлением Правительства РФ от 22.09.2009 № 754).
2. Во исполнение Постановления Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».
3. Узел участника МЭДО, а также каналы связи от головного узла МЭДО до узла участника МЭДО.
Как перейти на электронный документооборот
Оценив преимущества документов в электронном виде (ДЭВ) по сравнению с бумажными, организации все чаще принимают решение отказаться от привычного бумажного и перейти полностью или частично на электронный документооборот (ЭДО). Рассмотрим, с чего следует начать этот процесс, на что обратить внимание для правильной организации ЭДО, а также другие вопросы.
1. Что понимается под ЭДО организации
ЭДО организации — это движение всех ее ДЭВ в том числе электронных документов (ЭД) с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или направления в электронное дело (подп. 138.1 п. 138 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 13 Инструкции N 19). Иными словами, это такой способ организации документооборота, при котором документы представлены в электронном виде и хранятся централизованно (п. 218 раздела «Словарь» терминологического словаря).
Примечание
ЭД — один из видов ДЭВ. Основная его особенность и отличие от остальных ДЭВ — наличие действительной сертифицированной ЭЦП (абз. 7, 12, 15, 16 ст. 1 Закона N 113-З, п. 8 и 9 Инструкции N 19).
2. Посредством чего осуществляется ЭДО
ЭДО осуществляется в рамках АС ДОУ — автоматизированной системы, которая предназначена для автоматизации документационного обеспечения управления в конкретной организации на основе системы ЭДО (ч. 1 п. 1, ч. 2 п. 13 Инструкции N 19, п. 3 раздела «Словарь» терминологического словаря).
АС ДОУ обеспечивает создание, движение и оперативное хранение ДЭВ, позволяет формировать их в электронные дела, передавать эти дела на хранение в информационные системы архива организации и др. (п. 14 Инструкции N 19).
Зачастую на практике АС ДОУ называют системой электронного документооборота (СЭД). Это связано с тем, что АС ДОУ создается на базе СЭД. Вместе с тем ее функционал шире, чем функционал СЭД, хотя в современных СЭД реализованы некоторые функции АС ДОУ. Например, оперативное хранение ДЭВ.
Примечание
Пересылка (обмен) ДЭВ (ЭД) в другие организации осуществляется (ч. 1 п. 15 Инструкции N 19):
1) по электронной почте в качестве вложения. К примеру, файл с текстом договора в СЭД подписывают ЭЦП. Затем его и файл с ЭЦП прикрепляют к электронному письму и направляют по электронной почте контрагенту. При этом важно, чтобы контрагент имел функционал, позволяющий проверить ЭЦП и подписать договор со своей стороны;
2) с помощью:
— СЭД — ведомственных или корпоративных. Основное их различие в том, что ведомственная СЭД предусматривает обязательное использование ЭЦП. В корпоративной СЭД можно применять иные аналоги собственноручной подписи, оговоренные ее регламентом или иными НПА (ч. 9 раздела «Введение» терминологического словаря);
— системы межведомственного электронного документооборота (СМДО), которая создана для обмена ЭД между госорганами и другими организациями.
3. С чего следует начинать процесс перехода на ЭДО
Первым шагом организации, принявшей решение о переходе на ЭДО, должен быть выбор СЭД, в которой будет осуществляться ЭДО внутри организации.
Чтобы выбрать СЭД, необходимо провести анализ документооборота организации:
— какие документы создаются;
— в каком количестве;
— маршруты их движения и т.д.
На основании этого анализа следует сформулировать требования к СЭД.
Обратите внимание!
Целесообразно выбирать СЭД, которую можно подключить к СМДО (указать в требованиях, что СЭД должна иметь интеграцию с СМДО). Тогда у организации будет возможность обмениваться ЭД с другими организациями и госорганами.
При получении и отправке ЭД СМДО автоматически проверяет ЭЦП (подп. 3.1.1 п. 3.1 Регламента функционирования СМДО).
Справочно
Список СЭД, интегрированных с СМДО, размещен на сайте НЦЭУ. Там же можно ознакомиться с порядком оказания электронных услуг СМДО.
На практике проведение анализа и выработку требований к СЭД поручают рабочей группе, создаваемой в организации. Ее состав определяет наниматель. На наш взгляд, в рабочую группу следует включать:
— работников, непосредственно работающих с документами (секретаря, юрисконсульта, инспектора по кадрам, главбуха и т.д.);
— специалиста, ответственного за информационные технологии (если он есть в организации).
Состав рабочей группы и порученное ей задание отражают в соответствующем приказе.
После выбора СЭД ее нужно приобрести и внедрить. Для внедрения СЭД необходимо:
— создать рабочую группу по разработке плана внедрения СЭД.
— разработать план внедрения СЭД (заключение договора, установка и настройка СЭД, интеграция с СМДО, ввод СЭД в эксплуатацию и т.д.);
— издать приказ о внедрении СЭД.
Затем следует организовать работу с использованием СЭД: ознакомить работников о порядке работы в ней, утвердить необходимую документацию, назначить ответственных лиц и т.д.
Примечание
Программное обеспечение СЭД может работать с документами, хранящимися:
— на сервере (так называемый локальный вариант хранения);
— в облачном хранилище.
Каждый из этих вариантов имеет свои достоинства и недостатки. Например, в числе недостатков облачных хранилищ называют необходимость постоянного стабильного интернет-соединения, ежемесячные платежи за предоставление свободного места в облаке.
4. Что нужно сделать для подключения к СМДО
В первую очередь необходимо подать заявку в НЦЭУ для организации канала связи (VPN-канала), который обеспечивает защищенную связь и гарантирует, что будет получен именно тот документ, который был отправлен.
Обратите внимание!
Обращаться с заявкой на создание VPN-канала целесообразно параллельно с началом внедрения СЭД.
НЦЭУ обрабатывает заявку и перенаправляет ее предприятию связи, которое создаст и будет обслуживать VPN-канал. Предприятие связи оказывает эти услуги на возмездной основе по отдельному договору. После подписания договора о предоставлении канала связи все вопросы по его обслуживанию решаются непосредственно с провайдером связи.
Примечание
Заявку можно оформить прямо на сайте НЦЭУ по адресу.
Затем следует обратиться за приобретением личных ключей ЭЦП в РУЦ ГосСУОК. Они понадобятся работникам для обмена документами в СМДО. Ключи ЭЦП целесообразно получить всем работникам, которые уполномочены подписывать документы от имени организации (руководителю, его замам, главбуху и т.д.) (п. 4.2 Порядка оказания электронных услуг СМДО). Отметим, что в каждой организации перечень будет свой, поскольку включение в него тех или иных работников зависит от их должностных обязанностей.
После подключения VPN-канала и приобретения средств ЭЦП организация может подать заявку на подключение к СМДО.
Примечание
Заявку в электронном виде можно подать на сайте НЦЭУ по адресу.
5. В каком документе отразить вопросы работы с ДЭВ (ЭД) в организации
Порядок работы с ДЭВ (ЭД) в организации следует определить в соответствующем ЛПА. Требования, касающиеся работы с ДЭВ (ЭД), могут содержаться:
— в одном из разделов инструкции по делопроизводству организации;
— отдельном документе: положении о порядке работы с ДЭВ, инструкции о порядке работы с ЭД, регламенте ЭДО и т.д.
Обратите внимание!
До утверждения ЛПА, в котором будет прописан порядок работы с ЭД, организации, являющиеся источниками комплектования госархивов, должны согласовать его с соответствующим архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству облисполкома. Тот, в свою очередь, обеспечит согласование данного ЛПА с БелНИЦЭД (ч. 1 п. 4 Инструкции N 19, абз. 11 ст. 2, ч. 4 ст. 9 Закона об архивном деле).
В ЛПА обязательно следует прописать положения по тем вопросам, которые законодатель оставил на усмотрение организации, в том числе:
1) порядок применения личного ключа ЭЦП, владельцем которого является организация: в качестве аналога оттиска печати организации или вместе с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физическое лицо, для подтверждения полномочий этого лица (т.е. вместо атрибутного сертификата) (ч. 7 ст. 22, абз. 2 и 3 ч. 6 ст. 23, ст. 26-1 Закона N 113-З). Для носителя личного ключа ЭЦП в ЛПА целесообразно определить:
— место хранения. Напомним, владелец должен хранить личный ключ ЭЦП в тайне и месте, защищающем от случайного уничтожения, повреждения, изменения (абз. 2 и 3 ч. 3 ст. 25 Закона N 113-З);
— порядок применения и использования (в том числе указать, какие документы могут быть подписаны с использованием ЭЦП организации);
— работника, ответственного за его применение, а также работника, который вправе применять личный ключ ЭЦП организации в случае отсутствия основного ответственного лица. Кроме того, в ЛПА рекомендуется предусмотреть положение о смене личного ключа при смене (увольнении) ответственного работника;
2) порядок управления (получение и отзыв) атрибутными сертификатами, если они применяются в организации, а также круг ответственных за это должностных лиц.
Примечание
Лицом, ответственным за применение личного ключа ЭЦП организации, может быть назначен, к примеру, главбух. Управление атрибутными сертификатами может входить в обязанности секретаря или помощника руководителя организации. Для этого издается приказ о назначении лица, ответственного за применение личного ключа ЭЦП, принадлежащего организации (за управление атрибутными сертификатами), а соответствующие обязанности и ответственность включаются в должностную инструкцию этого работника.
Кроме того, в этом ЛПА следует предусмотреть все способы передачи ДЭВ (ЭД), а также целесообразно установить порядок использования электронной почты.
Также в организации должны быть разработаны ЛПА, регламентирующие в том числе:
— вопросы защиты информации (гл. 4 Инструкции N 19). В этом ЛПА следует определить лицо, которое обеспечивает меры по защите информации и несет за них ответственность. Им может быть, к примеру, администратор системный;
— порядок изготовления, удостоверения и использования электронных копий документов на бумажном носителе (ЭК) (п. 54 Инструкции N 19);
— организацию хранения ДЭВ (ЭД). Такой ЛПА должен быть разработан в соответствии с Правилами N 20.
Примечание
При разработке ЛПА также следует учитывать требования к составу и содержанию ЛПА, установленные в Инструкции по делопроизводству, Правилах N 143, иных актах законодательства.
6. С каких документов стоит начать перевод документооборота в электронный
Перевод документооборота в электронный рекомендуется начать с документов временного (до 10 лет) хранения, которые перечислены в https://ilex-private.ilex.by/view-document/BELAW/187139/#M102860 приложении 20 к Инструкции по делопроизводству (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).
Обратите внимание!
Организация вправе разработать свой (аналогичный) перечень ДЭВ и дополнить его другими видами документов со сроком хранения до 10 лет без дополнительных условий выделения к уничтожению, а также теми, которых нет в перечне N 140.
Обусловлено это тем, что такие документы не нужно сдавать в архив организации (ч. 1 п. 204, п. 213 Инструкции по делопроизводству, перечень N 140). ДЭВ (ЭД) со сроком хранения до 10 лет хранят в СЭД, посредством которой они созданы или получены. Но при условии, что она обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения (ч. 3 п. 236 Инструкции по делопроизводству).
Таким образом, использовав такой подход, организация будет иметь время для создания и организации работы архива с ДЭВ (ЭД).
Примечание
Для хранения ДЭВ в архиве организации должен быть создан ряд условий для обеспечения их сохранности и целостности (гл. 6 Правил N 20).
Кроме того, переход на ЭДО целесообразно проводить постепенно: начать с документов с небольшими сроками хранения, организовать работу с ними, а затем уже переходить к документам с более длительными сроками хранения.
7. Что собой представляет смешанный документооборот
Смешанный (совмещенный) документооборот (СДО) — способ организации документооборота, при котором документы одного класса или вида (например, приказы) могут обращаться и храниться как в электронном виде, так и на бумажных носителях (п. 156 раздела «Словарь» терминологического словаря).
Обратите внимание!
Юридически значимыми являются только оригиналы документов. При СДО это подписанные бумажные документы и ЭД (т.к. они приравниваются к документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, и имеют одинаковую с ними юридическую силу) (ч. 1 ст. 22 Закона N 113-З). Если одновременно создается один и тот же документ на бумажном носителе (с оформлением и подписанием его согласно законодательству) и в электронном виде, то ни один из них не является копией другого. Оба являются оригиналами.
На практике СДО, как правило, применяется в следующем формате:
— документы, которые подлежат передаче в архив (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу) создаются в бумажном виде;
— документы, которые не передаются в архив, создаются в виде ЭД.
Примечание
Основная причина такого подхода состоит в том, что хранить ЭД постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу можно только в случае, если в организации создан отвечающий ряду условий архив для их хранения (гл. 6 Правил N 20).
Сведения о том, что в организации ведется СДО, необходимо отразить в соответствующем ЛПА, к примеру, в инструкции по делопроизводству. Помимо этого, в нем следует закрепить в том числе:
— особенности создания, регистрации и т.д. ДЭВ (ЭД) и бумажных документов;
— особенности формирования бумажных, электронных и гибридных дел;
— наименование функционирующей в организации СЭД.
8. Какие дела являются гибридными
Следствием распространения СДО стало появление гибридных дел. Оно представляет собой дело, в котором объединены (ч. 2 п. 237 Инструкции по делопроизводству, п. 36 раздела «Словарь» терминологического словаря):
— ДЭВ (ЭД), поступившие в организацию по каналам электросвязи (СМДО, электронная почта) или созданные в ней в СЭД;
— документы на бумажном носителе, поступившие в организацию или созданные в ней.
Гибридные дела можно формировать документами (ч. 3 и 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 1 п. 73 Инструкции N 19, гл. 6 Правил N 20):
— с временным сроком хранения (до 10 лет);
— постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения при условии, что в архиве организации созданы условия для хранения ДЭВ (ЭД) с сохранением их целостности.
Обратите внимание!
ДЭВ после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч. 1 п. 236 Инструкции по делопроизводству, п. 11 Инструкции N 19).
Гибридные дела существуют только на стадии оперативного хранения. После окончания делопроизводственного года гибридные дела (ч. 1, 3 — 5 п. 237 Инструкции по делопроизводству, ч. 2 и 3 п. 73 Инструкции N 19):
1) временного (до 10 лет) хранения не подлежат полному оформлению и хранятся в течение установленных сроков;
2) постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения при подготовке к передаче в архив организации, в котором созданы условия для хранения ДЭВ с сохранением их целостности, оформляются в два самостоятельных дела:
— документы на бумажном носителе формируются в дело с документами на бумажном носителе;
— ДЭВ — в электронное дело. Формирование и оформление электронных дел осуществляется с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях.
Двум этим делам присваивается один индекс и заголовок по номенклатуре дел. В свою очередь, в рамках АС ДОУ необходимо обеспечить связь между указанными делами.
Обратите внимание!
Особенности формирования и оформления электронных и гибридных дел следует отразить в ЛПА организации, например, инструкции по делопроизводству (ч. 6 п. 237 Инструкции по делопроизводству).
9.Что понимается под копией ЭД
Копия ЭД представляет собой форму внешнего представления ЭД на бумажном носителе, удостоверенную в установленном порядке, и содержащую указание на то, что она является копией соответствующего ЭД (абз. 3 ст. 1, ч. 1 и 2 ст. 20 Закона N 113-З). Иными словами, копия ЭД — распечатанный на бумаге ЭД, содержащий удостоверительную надпись.
Примечание
Порядок удостоверения формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе содержится в Положении N 1086.
Удостоверительная надпись придает копии ЭД юридическую силу. Поэтому копия ЭД, соответствующая установленным требованиям, имеет одинаковую юридическую силу с оригиналом ЭД (ч. 4 ст. 22 Закона N 113-З, п. 8 Положения N 1086).
Пример
Организация получила посредством СМДО акт выполненных работ в виде ЭД. Впоследствии этот акт был распечатан на бумаге и удостоверен в установленном порядке. Иными словами, была создана копия ЭД (на бумажном носителе), т.е. акта выполненных работ, обличенного в ЭД. Такая копия имеет такую же юридическую силу, что и оригинал ЭД, содержащий акт выполненных работ.
Обратите внимание!
Если в соответствии с законодательством требуется, чтобы документ был оформлен в письменной форме, то и сам ЭД, и его копия считаются соответствующими этому требованию (ч. 5 ст. 22 Закона N 113-З). Иными словами, в такой ситуации создавать копию ЭД при наличии самого ЭД нет необходимости.
10. Как отличить ЭК от ЭД
ЭК представляет собой электронное отображение (скан) созданного на бумаге документа. Оно должно соответствовать оригиналу и быть подписано ЭЦП лица, которое это электронное отображение изготовило (абз. 14 ст. 1 Закона N 113-З).
Примечание
Общие требования к процессу создания ЭК и их учету закреплены в п. 55 — 64 Инструкции N 19.
ЭК может применяться взамен оригинала документа на бумажном носителе, т.к. после подписания ЭЦП приобретает юридическую силу и приравнивается к ЭД (ч. 4 ст. 23 Закона N 113-З, ч. 1 п. 54 Инструкции N 19).
Отличительной особенностью ЭК от ЭД является следующее:
— ЭД имеет ЭЦП поставившего ее лица;
— ЭК содержит электронное отображение бумажного документа (в том числе собственноручную подпись лица, подписавшего бумажный документ) и ЭЦП лица, сделавшего копию (т.е. отсканировавшего бумажный документ).
Обратите внимание!
После создания ЭК (скана с ЭЦП) бумажный документ временного (до 10 лет) срока хранения, не подлежащий передаче в архив, можно уничтожить. Но только если в организации созданы все условия для надежного хранения ЭК (п. 67 Инструкции N 19). Однако если скан, хоть и сохранен, но не подписан ЭЦП, уничтожить документ на бумажном носителе нельзя.
Если документ подлежит передаче в архив, то даже при наличии ЭК в архив передается именно бумажный оригинал. Судьбу же имеющейся ЭК определяет организация. Она вправе ее уничтожить или также передать в архив, если в нем созданы необходимые условия для хранения (п. 65 Инструкции N 19).
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex