Программа фаворит что это
ERP-СИСТЕМА
по учету, планированию, контролю и анализу
деятельности компании любого уровня
3 основных преимущества для специалистов
Разделение ответственности труда
Бухгалтер тратит много времени на рутинную работу, занимаясь вводом чужих документов и данных в систему.
А при составлении отчетности возникают ошибки. Данные предоставляли все, а ответственность несет за это бухгалтер, который потратит много сил и времени на поиск несоответсвий.
Используя ИС «Favorite», каждый участник процесса самостоятельно занимается вводом информации.
Составление нерегламентированных отчетов в несколько кликов
А с ИС «Favorit» это можно сделать в несколько кликов.
Моментальный поиск ошибок при составление отчетности
Любая ошибка, всплывающая при составлении отчетности, находится моментально. Также отобразятся данные, кто из сотрудников и когда ввел неверные данные.
Разделение ответственности труда
Бухгалтер тратит много времени на рутинную работу, занимаясь вводом чужих документов и данных в систему.
А при составлении отчетности возникают ошибки. Данные предоставляли все, а ответственность несет за это бухгалтер, который потратит много сил и времени на поиск несоответсвий.
Используя ИС «Favorite», каждый участник процесса самостоятельно занимается вводом информации.
Составление нерегламентированных отчетов в несколько кликов
А с ИС «Favorit» это можно сделать в несколько кликов.
Моментальный поиск ошибок при составление отчетности
Любая ошибка, всплывающая при составлении отчетности, находится моментально. Также отобразятся данные, кто из сотрудников и когда ввел неверные данные.
3 основных преимущества для руководителя
План-факторный анализ
План-факторный анализ помогает выявить причины отклонения от поставленных финансовых целей.
Представим, что у компании упала прибыль за квартал на 2,5%. Руководитель может самостоятельно в несколько кликов выявить причину, получив детальный отчет по всем показателям
Оперативный анализ деятельности предприятия
В любой момент руководитель самостоятельно может получить информацию о состоянии активов и обязательств предприятия без привлечения других специалистов в любой точке мира, где есть интернет.
Следить за финансовой дисциплиной компании сотрудников. И получать оповещения в реальном времени о нарушениях: несвоевременности платежей, срывах поставок товара, а также многое другое.
Прозрачность процессов
Руководитель в реальном времени самостоятельно может получить информацию по всем финансовым операциям в компании.
Представим, что вы ведете проект, в котором задействовано более 100 человек. Используя ИС «Favorit», вы с легкостью получите детально финансовые данные по проекту и сможете понять, укладываетесь ли вы в финансовый план.
План-факторный анализ
План-факторный анализ помогает выявить причины отклонения от поставленных финансовых целей.
Представим, что у компании упала прибыль за квартал на 2,5%. Руководитель может самостоятельно в несколько кликов выявить причину, получив детальный отчет по всем показателям
Оперативный анализ деятельности предприятия
В любой момент руководитель самостоятельно может получить информацию о состоянии активов и обязательств предприятия без привлечения других специалистов в любой точке мира, где есть интернет.
Следить за финансовой дисциплиной компании сотрудников. И получать оповещения в реальном времени о нарушениях: несвоевременности платежей, срывах поставок товара, а также многое другое.
Прозрачность процессов
Руководитель в реальном времени самостоятельно может получить информацию по всем финансовым операциям в компании.
Представим, что вы ведете проект, в котором задействовано более 100 человек. Используя ИС «Favorit», вы с легкостью получите детально финансовые данные по проекту и сможете понять, укладываетесь ли вы в финансовый план.
Макеты, загрузка данных в ИС Фаворит
Перед началом работы в системе, руководитель принимает решение о дате начала работы в ИС «Фаворит».
Например: Предприятие принимает решение начать работу в системе с 01 декабря 2020 года, соответственно эту информацию необходимо сообщить поставщику сервиса ИС «Фаворит». Как правило, в данном примере, поставщик сервиса устанавливает дату начала работы предприятия с 29 ноября 2020 года (предпоследний календарный день, который предшествует дате начала работы в системе). Делается это для того, чтобы Вы могли загрузить данные макетами на 30 ноября 2020 года. Таким образом, загруженые данные на 01 декабря будут являться вступительным сальдо по всем видам и типам данных.
Макет по материалам
Подготовительные работы перед наполнением макета по материалам:
Создать в системе «Склады»
wwww – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
dd – календарный день (число из двух разрядов);
mm – месяц (число из двух разрядов);
Для загрузки макета с данными по материалам необходимо открыть документ «Акт (остатки, отклонения от средней цены)», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет по долгосрочным активам (основные средства)
Подготовительные работы перед наполнением макета по ОС:
Создать в системе «Структурные подразделения»
Создать в системе «МВЗ»
Создать в системе «План счетов предприятия», а именно счет учета расходов по амортизации
Создать в системе «Трудовой договор» на материально ответственное лицо
ММ – месяц (число из двух разрядов);
ДД – календарный день (число из двух разрядов).
Для загрузки макета с данными по материалам необходимо открыть документ «Акт приемки-передачи активов», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет по загрузке сальдо по поставщикам
Подготовительные работы перед наполнением макета по загрузке сальдо по поставщикам:
Создать в системе справочник «Контрагенты»
Создать в системе справочник «Договора (приобретения)»
wwww – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
MM – месяц (число из двух разрядов);
DD – календарный день (число из двух разрядов).
Для загрузки макета с данными по загрузке сальдо по поставщикам необходимо открыть документ «Акт общей формы (по прочим операциям)», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет по налогам
Подготовительные работы перед наполнением макета по налогам:
Создать в системе справочник «Контрагенты»
XXXX – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
DD – календарный день (число из двух разрядов);
MM – месяц (число из двух разрядов);
Для загрузки макета по налогам необходимо открыть документ «Акт начисления налогов», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет по лицевым счетам физических лиц
Подготовительные работы перед наполнением макета по лицевым счетам физ.лиц:
Принять сотрудников на работу в системе ИС Фаворит
wwww – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
dd – календарный день (число из двух разрядов);
mm – месяц (число из двух разрядов);
Для загрузки макета с данными по лицевым счетам физических лиц необходимо открыть документ «Документы, основания поступления, выбытия денег», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет «Итоговые суммы и величины за месяц»
Подготовительные работы перед наполнением макета «Итоговые суммы и величины за месяц»:
Принять сотрудников на работу в системе ИС Фаворит
XXXX – подставить 4-ёхзначный код предприятия.
Для загрузки макета с данными по итоговым величинам и суммам за месяц (средняя заработная плата работника) необходимо открыть раздел учета «Труд и заработная плата», перейти в меню «Сервис», далее «Загрузка/корректировка данных (Excel)» и указываем параметры «27 Итоговые суммы и величины за месяц ( Excel )». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет «Заявление о перечислении»
Подготовительные работы перед наполнением макета «Заявление о перечислении»:
Принять сотрудников на работу в системе ИС Фаворит
XXXX – подставить 4-ёхзначный код предприятия.
Для загрузки макета с данными по банковским реквизитам для перечисления заработной платы, хозяйственных нужд и коммандировочных расходов работника необходимо открыть раздел учета «Труд и заработная плата», перейти в меню «Сервис», далее «Загрузка/корректировка данных (Excel)» и указываем параметры «SB Заявление о перечислении ( Excel )». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
Макет по контингенту учащихся в СОШ
Подготовительные работы перед наполнением макета данными о учениках:
Создать классы для текущего учебного года в справочнике «Классы»
wwww – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
mm – месяц (число из двух разрядов);
dd – календарный день (число из двух разрядов).
Для загрузки макета с данными об учащихся необходимо открыть документ «Заявление о зачислении в школу», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
После загрузки макета в системе автоматически будут заполнены следующие документы:
Заявление о зачислении в школу.
Приказ о зачислении в школу.
Личная карточка ученика.
Для выверки списочной численности следует сформировать следующий отчёт:
Меню «Отчеты», далее «Ведомости по учёту контингента», формат отчёта « Excel » и выбрать ведомость « P 60 A :Анализ контингента», нажать «ОК». Отчет формируется в виде сводной таблицы, что позволит провести анализ загруженных данных по различным реквизитам.
Макет по контингенту воспитанников детских садов и внешкольных учреждений
Подготовительные работы перед наполнением макета данными о детях:
Создать в системе справочник «Группы детей»
Создать услуги в справочнике «Услуги дошкольного образования»
Создать тарифы в справочнике «Тарифы за услуги»
Создать скидки в справочнике «Скидки»
Создать графики в справочнике «Графики платных занятий»
wwww – подставить 4-ёхзначный код предприятия;
mm – месяц (число из двух разрядов);
dd – календарный день (число из двух разрядов).
Для загрузки макета с данными о детях необходимо открыть документ «Заявление о зачислении ребёнка», перейти в меню «Действия», далее «Сервис», далее «Импорт данных» и нажмите «ОК». В открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку «Да» и укажите место расположения макета, который необходимо загрузить.
После загрузки макета в системе автоматически будут заполнены следующие документы:
Заявление о зачислении ребёнка.
Приказ о зачислении детей.
Личная карточка ребёнка.
Лицевые счета (договора).
Для выверки списочной численности и задолженности на дату миграции следует сформировать следующие отчёты:
Меню «Отчеты», далее «Список ведомостей», формат отчёта «Табличный» и выбрать ведомость « S 04:Список воспитанников по группам», нажать «ОК». При формировании отчёта, в диалоговом окне указать параметры для выборки данных в отчёт.
Меню «Отчеты», далее «Список ведомостей», формат отчёта « Excel » и выбрать ведомость «Анализ задолженности по услугам», укажите период, за который необходимо сформировать отчет и нажмите «ОК».
Эта статья была изменена: 9 июня 2021 г. 11:58
Описание комплексной автоматизированной системы бухгалтерского учета и управления финансами " ФАВОРИТ" 1 1 Введение и общие сведения о системе
Описание комплексной автоматизированной системы бухгалтерского учета и управления финансами «ФАВОРИТ».
1.1. Введение и общие сведения о системе.
Комплексная финансово-аналитическая система «ФАВОРИТ» работает в режиме реального времени, обеспечивает составление баланса на любое время с анализом и расшифровкой объектов синтетического и аналитического учета в разных валютах, единицах измерения в едином информационном пространстве.
Система » ФАВОРИТ » может быть практически применена на любых предприятиях и организациях различных видов деятельности. Бухгалтерия малого предприятия может использовать локальную версию системы (весь учет и аналитика) на одном компьютере, на крупных предприятиях рекомендуется применение сетевой версии системы с ведением учета на 5-25 и более компьютерах.
Система автоматизирует ведение и расчеты по всем бухгалтерским операциям (учет денежных средств, имущества организаций, их обязательства и хозяйственные операции, начисление заработной платы, отчисление налогов, предусмотренных действующим федеральным и местным законодательством и др.).
В соответствии с Федеральным Законом «О Бухгалтерском Учете» (далее Закон 129-ФЗ), программный комплекс обеспечивает автоматизацию деятельности бухгалтерии предприятия (организации) по всем аспектам бухгалтерского учета (первичные учетные документы, карточки, оборотки, главная книга, баланс, формы бухгалтерской отчетности и т.д.). На основе обобщенных данных по учетным операциям она выполняет функции экономического анализа хозяйственной деятельности, формирования бухгалтерской отчетности и выработки управленческих решений.
В соответствии с задачами бухгалтерского учета, определенными в Законе 129-ФЗ, программа осуществляет:
Сплошной учет хозяйственной деятельности предприятия.
Непрерывный (во времени) учет, когда обеспечивается ввод данных о хозяйственной операции в момент ее совершения.
Взаимосвязанный учет, т.е. учет, осуществляемый в едином массиве данных, когда операции, совершаемые в одной области данных, немедленно отражаются в другой, с ней связанной. При этом каждая операция вводится однократно, а необходимые сведения автоматически передаются в те области данных, где они нужны.
Составляет и печатает первичные документы и их регистры (журналы-ордера, ведомости, карточки) по правилам действующего законодательства и установленным формам с автоматической записью бухгалтерских проводок и их краткого содержания.
Ввод информации осуществляется по обязательно формируемому первичному документу с составлением бухгалтерской проводки по уровням плана счетов, характеризующих объект учета.
К каждому кредиту синтетического бухгалтерского счета программно определен набор (перечень) первичных бухгалтерских документов.
Первичные документы распечатываются в любом количестве копий по усмотрению пользователя.
По выполнению пользователем команды на занесение данных с документов в бухгалтерские регистры, сразу формируется информация о состоянии аналитического учета, баланса на текущий момент.
Из оформленных документов формируются журналы-ордера по кредиту, ведомости по дебету синтетических счетов бухгалтерского учета; карточки, накопительные, сальдовые по аналитическим счетам.
Из сформированных журналов-ордеров автоматически заполняется Главная книга. Оборотные ведомости за период с начала года, за месяц заполняются с данных Главной книги.
Валютные операции оформляются в любых видах валют с автоматическим пересчетом по текущему курсу в валюту учета и определением курсовой разницы. Контрольный Баланс выдается также в валюте по заданному курсу и дате.
Осуществляется программный контроль за вводом и целостностью информации.
По данным бухгалтерского и налогового учета формируются отчеты с анализом и оценкой финансовой устойчивости предприятия.
1.2. План счетов бухгалтерского учета как основа технологического процесса сбора и обработки информации.
Основой системы «ФАВОРИТ» является План счетов бухгалтерского учета, составленный по четырем уровням вводимой информации. Пользователь может самостоятельно вносить изменения во II-III-IV уровни. Плана счетов по I уровню может быть изменен, пополнен новыми синтетическими счетами с помощью отдельно прилагаемой утилиты.
План счетов бухгалтерского учета представляет собой схему регистрации и группировки фактов хозяйственной деятельности (финансовых, хозяйственных и др. операций) в бухгалтерском учете. В нем приведены наименования и коды синтетических счетов (счета 1-го порядка) и субсчетов (2, 3 и 4-го порядков), построенных в соответствии с экономическим содержанием.
Экономическое содержание счета определяется тем объектом учета, для отражения и контроля которого данный счет ведется.
Синтетические счета имеют утвержденный цифровой номер и полное его наименование. Номера аналитических счетов проставляются пользователем (автоматически предлагаются свободные) с занесением их наименования (до 35 символов) в русском или латинском шрифте. Следует помнить, что наименование последнего уровня счета заносится в первичные документы и регистры бухгалтерского учета (журналы-ордера, ведомости, сальдовые, накопительные и др.).
Каждый синтетический счет в системе квалифицируется признаком по отношению к балансу и типу сальдо:
А-активные (имущественные ценности и прочие активы и т.п.),
П-пассивные (фонды, прибыль, прочие пассивы и источники средств и т.п.).
Квалификация типа счета используется при характеристике сальдо в сальдовых ведомостях и оборотках аналитического учета:
В План счетов пользователь добавляет наименования аналитических счетов, которые определяют производственный процесс на данном предприятии или модифицирует имеющиеся в системе синтетических счетов. В процессе эксплуатации системы можно делать проводки только с теми счетами, которые имеются в плане счетов.
Субсчета, предусмотренные в Плане счетов, используются исходя из требований анализа, учета, контроля и отчетности. Пользователь может уточнять содержание отдельных из них, исключать или вводить дополнительные субсчета.
Удаление счетов аналитического учета возможно, если по данному счету сальдо равно нулю. Иначе говоря, простое удаление счета невозможно. Выполнить процедуру удаления можно, если сделать проводку на сумму текущего остатка по счету, обнуляющую сальдо и нулевое сальдо удалить.
Пользователь может открыть аналитические счета или заранее, или по мере необходимости.
Система «ФАВОРИТ» в регистрах синтетического учета сальдо счетов отражает свернуто.
К каждому кредиту синтетического счета (1-го порядка) в программе определен перечень документов.
К каждому синтетическому счету (1-го порядка) в программе также определены журнал-ордер и ведомость.
Информация по каждой финансово-хозяйственной операции оформляется и заносится в бухгалтерские регистры через документ.
В системе Плана счетов «ФАВОРИТ» имеется понятия:
Зависимость и Игнорирование уровней.
(детально см. главу 2. Настройка и порядок работы с планом счетов бухгалтерского учета).
Зависимость уровней аналитического учета устанавливается в Плане счетов для ограничения списка возможных вариантов, используемых при поиске и выборе показателей.
Игнорирование устанавливается для сбора суммовых (и количественных) показателей в аналитической сальдовой ведомости в виде, удобном для последующего использования накопленных данных и их анализа.
Схемы зависимости и игнорирования уровней аналитического учета распечатывается.
При занесении сумм в сальдовые ведомости обычно игнорируется значение 2-го и 3-го уровня по счетам:
калькуляционных затрат, денежных средств.
Значение 2-го уровня игнорируется по счетам:
расчетов, учета материальных ценностей.
Для других счетов суммы складываются только при равенстве значений по всем уровням.
Таким образом, игнорирование уровней при занесении сумм в сальдовые ведомости ведет к сложению сумм по тем уровням, которые не игнорируются.
При этом следует иметь в виду, что при занесении сумм в накопительные ведомости (дебета/кредита) счетов игнорирование уровней значения не имеет.
1.3.1 Классификация документов.
Учетные операции в системе «ФАВОРИТ» построены так, что выбирается первичный документ, заполняется, производится его котировка и, далее, документ с проводками сохраняются. Этим достигается ясность представления информации в компьютере, простота поиска документов, модификации и проверки данных.
Используемые в системе документы подразделяются на 3 группы:
собственно бухгалтерские документы.
промежуточные документы, которые служат для оформления других документов.
справочники: «Банковские реквизиты», различные «Сведения. «.
Собственно бухгалтерские документы подразделяются на:
документы, которые несут первичную информацию (о движении денежных средств, имущественных ценностей, доходах и т.п.): «Расходный/Приходный кассовый ордер», «Платежное поручение», «Извещение», «Накладные/акты прихода/расхода. «, «Авансовый отчет», «Ордер оприходования услуг», «Лицевой счет работника», Платежные ведомости», и другие.
производные документы, которые составляются на базе имеющейся в системе информации: «Списание сумм сальдо», «Расчет курсовых разниц», «Расчет отчислений в бюджет с зарплаты/ с реализации/ с прибыли», «Распределение затрат».
В соответствии с особенностями деятельности организации, некоторые документы могут отсутствовать, заменены другими, переименованы, отнесены в другие разделы и т.п., т.е. есть ряд базовых документов, который может быть изменен (если требуется) в процессе настройки.
1.3.2 Оформление документов и бухгалтерских проводок.
Каждый документ в программе находится и оформляется по кредиту счета. Все счета сгруппированы по видам операций:
О
сновные разделы системы «Фаворит», по которым осуществляются учет деятельности организации, соответствуют меню «вид операции».
В соответствии с выбранным видом операции определен и выдается свой перечень кредита счетов.
Для вида операции 0 «Операции по дебету» документы выбираются и заполняются по дебету.
Допуск пользователей к видам операций может быть определен индивидуальным паролем. К примеру, пользователь ведущий учет денежных средств, допускается к операциям «1» и «0».
После этого выдается перечень документов, соответствующий виду операции и выбранному бухгалтерскому счету.
1.3.3 Основные атрибуты
Система «ФАВОРИТ» построена с учетом правил ведения бухгалтерского учета по российским и зарубежным стандартам.
Вид валюты.
В некоторых документах идет запрос вида валюты, т.е. можно выписать сумму в любой из заданных валют (в т.ч. и в валюте учета). Без задания валюты документ не оформляется! Однако, даже если документ выписан в валюте, это еще не значит, что дальше данные с этого документа будут браться в этой валюте. Для этого счет, по которому оформляется документ, должен иметь валютный признак. Иначе сумма в валюте будет переведена в валюту учета по курсу, установленному на дату выписки документа. Перечень счетов, имеющих валютный признак, устанавливается по согласованию с заказчиком.
Сумма и другие атрибуты.
Без задания сумм документ считается не сформированным. В некоторых документах также обязательным является задание и других атрибутов, например, «Количество», «Размерность», «Процент износа» и т. п. В этих случаях без внесения данных по этим дополнительным атрибутам документ также не формируется.
Структура проводок системы » ФАВОРИТ «
Любой акт хозяйственной деятельности предприятия находит отражение в бухгалтерском учете с помощью записи специального вида, изменяющей состояние двух счетов учета. Такая запись называется проводкой и имеет вид:
Без задания проводки большинство документов не формируются.
В системе «ФАВОРИТ» запись проводки, как правило, содержит и другие реквизиты, такие как дату совершения операции, номер документа, краткое описание операции и т.д. Набор таких реквизитов зависит от формы отчетного документа и других обстоятельств.
1.3.4 Оформление проводок
Оформление проводок в системе «ФАВОРИТ» состоит из следующих последовательных действий:
1. Задание даты совершения операции;
2. Выбор вида операции, определяющего набор кредитуемых счетов;
3. Выбор номера кредита синтетического счета с набором полной аналитики;
4. Выбор вида оправдательного документа с автоматическим присвоением номера;
5. Задание суммы проводки в валюте операции;
6. Выбор номера дебетуемых синтетических и аналитических счетов.
Рассмотрим каждый из указанных параметров, его содержание и назначение.
1. Дата совершения операции.
Дата в документ вводится автоматически в соответствии с заданной текущей датой. Дата должна соответствовать тем числам, в которых была совершена операция.
2. Вид операции.
В соответствии с Законом 129-ФЗ, бухгалтерский учет на предприятии представляет собой единую упорядоченную систему и на практике учетные операции при журнально-ордерной форме счетоводства подразделяются по признакам, которые определяют кредит бухгалтерских счетов например, расход денежных средств, расход товарно-материальных ценностей, основных средств и т.п.. В системе «ФАВОРИТ» каждый такой раздел называется видом операции. Список видов операций определен и предлагается пользователю для выбора в зависимости от содержания финансово-хозяйственной операции.
Таким образом, проводки классифицируются по кредитовому признаку, что позволяет их идентифицировать и облегчить их поиск.
В сформированных журналах-ордерах (также и в дебетовых ведомостях) имеется возможность просмотра списка проводок по выбранному кредиту или дебету синтетического счета с указанием и аналитических показателей.
3. Выбор кредитуемого синтетического счета.
Любая проводка в обязательном порядке содержит в себя кредит номера бухгалтерского счета (принцип двойной записи).
Ввод номера кредита счета возможен при соответствии финансово-хозяйственной операции виду операции по заданному плану счетов расхода денежных средств, расхода имущественных ценностей, погашения задолженности, увеличению источников средств и фондов, начислению износа, списанию издержек и затрат, поступлению кредитов и т.д. Далее выбираются (заполняются) сведения по аналитическим показателям.
4. Выбор вида оправдательного документа
Бухгалтерский документ обеспечивает фиксацию проводки и необходим для доказательности учета. В системе «ФАВОРИТ» документ составляется и распечатывается и в случаях, когда проводки носят технический характер, например, при закрытии счета затрат по списании фактической себестоимости и т.д., используя, к примеру, такие документы, как «списание сумм сальдо».
Номера документов проставляются автоматически.
В режиме «просмотр» некоторые документы, незанесенные в бухгалтерские регистры, можно корректировать или вообще ликвидировать. При этом если за ликвидированным документом следует аналогичный другой документ, то номер уничтоженного документа не восстанавливается.
5. Сумма проводки в валюте операции
Проводка всегда содержит сумму операции в валюте. Эта сумма может быть любой, в том числе отрицательной (применяется при вводе сторнирующих записей), но не равной «0.00».
Вид валюты выбирается пользователем. Данный параметр указывает валюту, в которой выполняется операция.
6. Номера дебетуемых синтетических и аналитических счетов.
Номера синтетических счетов по дебету и соответствующих аналитических показателей выбираются в зависимости от операции и допустимой по ней бухгалтерской проводке.
В процессе оформления некоторые документы можно по ходу дела корректировать: дополнять новыми записями и/или удалять ненужные.
После сохранения документа его можно в режиме «Просмотр» проверить и, если нужно, скорректировать дату. В отдельных документах (накладных прихода/расхода, мемориальных ордерах и др.) можно удалять записи или весь документ в целом.
По мере исполнения финансово-хозяйственных операций, оформленные документы готовы к занесению в бухгалтерские регистры. Документы с признаком «Аннулирован» в регистры не попадают.
1.4 Синтетические и аналитические регистры учета.
1.4.1 Общие сведения о регистрах учета.
Схема движения и обработки информации: от Документа до Баланса
1. Аналитика: Накопительные дебета/ кредита, Сальдовая ведомость счетов, Карточки
Оборотная ведомость по счетам аналитического учета
Инвентарная книга учета ценностей
2. Журналы-ордера и Ведомости синтетических счетов.
3. Главная книга и оборотная ведомость синтетических счетов.
Формирование аналитических регистров, журналов-ордеров и ведомостей выполняется из документов по мере:
Формирование главной книги:
Формирование оборотных ведомостей синтетических счетов:
Учитывая, что при журнально-ордерной форме счетоводства учетная информация в соответствии с бухгалтерскими проводками заносится в регистры непосредственно из первичных документов, то факту регистрации о совершении операции и занесении, соответствует определенный признак.
По умолчанию, все выписанные документы имеют признак «Не готов».
Данные из документа заносятся, начиная c 1-й записи. При этом каждой записи, успешно занесенной в регистры аналитического учета, присваивается признак «Готов» (для занесения в журнал-ордер).
Документ, считается готовым к занесению в журнал-ордер, если всем его записям присвоен признак «Готов».
Повторное занесение данных с признаком «Готов», в регистры аналитического учета не производится.
Процесс занесения документов в регистры аналитического учета и подготовки их к формированию журнала-ордера осуществляется в границах отчетного периода, задаваемого Главным бухгалтером или его Заместителем.
Из документов с признаком «Готов», формируются журналы-ордера (ведомости). Документу, записи которого попали в журнал-ордер, присваивается признак «Занесен». Таким образом, тот или иной признак должен присваиваться КАЖДОЙ записи документа.
Необходимо, чтобы ВСЕМ записям документа был присвоен один из признаков: «Готов» или «Занесен».
1.4.2 Журналы-ордера кредита, ведомости дебета счетов, Главная книга, оборотная ведомость и баланс, регистры аналитического учета и их взаимосвязь.
Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета представляет собой систему регистров, где каждая хозяйственная операция регистрируется по кредитовому и дебетовому признаку в разрезе аналитической информации и в ведении книги учета хозяйственных операций необходимости нет.
Для работы с журналами-ордерами и ведомостями в системе «ФАВОРИТ» существуют специальные режимы их просмотра и отбора из них данных.
Первичные документы, их составление и занесение являются подготовкой для формирования журналов-ордеров.
В журналы- ордера заносятся все документы, начиная от 1-го числа и до конца текущего месяца. Журналы-ордера доступны для просмотра, но не для модификации.
Основными учетными регистрами журнально-ордерной формы ведения бухгалтерского учета являются журналы-ордера, построенные по кредитовому признаку. Они предназначены для формирования оборота по кредиту каждого счета в корреспонденции с дебетуемыми счетами. Так же оборот по дебету каждого счета в корреспонденции с кредитуемыми счетами выявляется и показывается в Главной книге.
При работе с Главной книгой допускается, в исключительных случаях, возможность ее редактирования (статус главного бухгалтера).
Данные в журналы-ордера и ведомости заносятся из документов построчно (если многострочный документ) с указанием даты, номера документа, корреспондирующего счета с субсчетами.
При заполнении Главной книги автоматически составляются оборотные ведомости по счетам синтетического учета с оборотами с начала года и с оборотами за месяц.
Одновременно по данным Главной книги и итогов по остаткам счетов сальдовых ведомостей аналитического учета составляется Контрольный баланс, где данные Главной книги сверяются с ведомостями аналитического учета.
Все регистры бухгалтерского учета можно распечатать.
1.4.3 Аналитические счета.
Аналитический учет детализирует содержание синтетических счетов по видам хозяйственных средств, с указанием количества, единиц измерения, стоимости их источников, состоянию расчетов.
Карточки и оборотные ведомости аналитического учета формируются по отдельным счетам по усмотрению пользователя в каждом отчетном периоде и в любое время.
Номенклатура счетов, по которым можно формировать карточки и аналитические оборотные ведомости, согласовывается с заказчиком при внедрении или вводится самим пользователем при наличии у него соответствующего модуля.
Оборотные ведомости аналитического учета могут быть сформированы и сохранены в базе данных только за текущий период и прошлый (относительно последней даты присвоения документу признака «Готов») периоды с указанием сальдо на начало, оборотов по дебету и кредиту и сальдо на конец этого периода.
Система «ФАВОРИТ» характеризуется развитой структурой аналитических счетов нескольких уровней. Аналитические счета всех уровней открываются и поддерживаются непосредственно при любых синтетических счетах.
На каждом синтетическом счете может быть открыто несколько видов (уровней) аналитических счетов со своим уникальным номером и наименованием.
Учет по аналитическим счетам подчинен правилам:
— остаток по синтетическому счету должен быть равен сумме остатков по аналитическим счетам,
— оборот по синтетическому счету должен быть равен сумме оборотов по аналитическим счетам за тот же период.
Аналитические счета вводятся и изменяются пользователем. Пользователь не может изменить лишь структуру взаимозависимости уровней. Это определяется при настройке системы.
Начальные остатки по счетам.
В период эксплуатации системы остатки по аналитическим счетам вводятся отдельным модулем.
Автоматически по введенным остаткам аналитического учета формируются остатки вступительного баланса счетов синтетического учета.
Остатки по счетам в дальнейшем сохраняются и изменяются по мере занесения информации из первичных документов.
Учет на аналитических счетах ведется как в стоимостном, так и в натуральном выражении.
Информация по аналитическим счетам автоматически связана с системой синтетических счетов.
Учет кассовых операций за период может вестись по одной или нескольким кассам (в том числе и валютным) с формированием отчета кассира и других отчетов. Здесь же выполняется выписка и печать кассовых ордеров в стандартном или в другом виде.
Учет операций с банком ведется по всем счетам в банках, расчетным или валютным, специальным счетам, выписываются и печатаются платежные документы (платежные поручения, требования-поручения и др.).
Учет основных средств ведется по поступлению, выбытию и начислению износа основных средств предприятия. Аналитический учет ведется в стоимостном и натуральном выражениях по группам, объектам учета, подразделениям.
Учет производственных запасов, товаров обеспечивает учет остатков, поступлений и расходования материалов, списания товаров и малоценных предметов. Аналитический учет ведется в стоимостных и натуральных показателях по счетам, группам, объектам учета и складам по фактическим или учетным ценам. Расчет фактической себестоимости может выполняться тремя методами: последовательно, начиная с данных, занесенных в первую очередь; в произвольном порядке; последовательно, начиная с данных, занесенных в последнюю очередь.
По учету готовой продукции также отражаются сведения остатков, поступления и расходования ценностей этого вида, включая и операции учета на складе (складах) предприятия. Аналитический учет ведется в стоимостных и натуральных показателях по счетам, группам, объектам учета и складам по фактическим или учетным ценам.
По учету реализации отражается отпуск продукции, работ и услуг, расчеты с клиентами, выписка расчетных документов на оплату, отгрузку и списание реализованных товарно-материальных ценностей.
Заработная плата. Обеспечивается ведение лицевых счетов, широкой номенклатуры начислений и удержаний с возможностью коррекции справочников при изменении действующего законодательства, вывод платежных ведомостей, сбор данных для отчетов, налоговых деклараций.
1.5. Отчетный период, формы отчетности, анализ.
В соответствии с Законом 129-ФЗ, отчетным периодом является один календарный год с 1 января по 31 декабря. В пределах календарного года отчетность составляется за каждый месяц.
Учетные операции выполняются в течение месяца и помесячно сохраняются все первичные документы, оформленные по этим операциям.
По истечении месяца, когда есть уверенность, что за прошедший месяц вся информация введена и проверена, закрывается очередной расчетный месяц. При этом распечатываются остатки на конец закрываемого месяца. Сведения об остатках и оборотах по синтетическим и аналитическим счетам за истекший месяц сохраняются в составленных оборотных ведомостях в текущей базе данных, где они используются для составления отчетности и анализа деятельности предприятия. Данные о деятельности предприятия можно хранить в архивных базах в течение всего периода работы с программой.
Из вышеизложенного следует:
1) Учетные операции выполняются в пределах одного месяца.
2) Документы оформляются на любую дату месяца текущего года, но провести их в бухгалтерских регистрах возможно только в открытом периоде.
3) Отдельные, не занесенные в регистры документы, доступны для коррекции и удаления.
4) Закрытие расчетных периодов желательно производить помесячно, оставляя открытыми для текущей работы два последних отчетных периода.
5) Данные по закрытым месяцам доступны для просмотра.
6) Возврат к закрытым периодам поддерживается системой, исключая составление оборотных ведомостей аналитического учета и формирование контрольного баланса с остатков сальдовых ведомостей при истечении более двух месяцев от даты присвоения последнему документу признака «Готов».
Возникает естественный вопрос о периодичности закрытия расчетных месяцев. Эта операция зависит только от решения главного бухгалтера.
Следует учитывать, что при формировании отчетов даже за небольшой интервал дат программа начинает расчеты от даты начала месяца. Например, если нужно получить журналы-ордера за период от 1 июля по 25 июля, то датой начала периода является 01.07.2000.
Как и любая автоматизированная система, «ФАВОРИТ» предполагает выполнение определенной технологии ведения бухгалтерского учета. Например, перед открытием нового отчетного периода необходимо завершить все операции и расчеты прошлого периода, в частности:
в обязательном порядке провести документы на выплату зарплаты;
сделать и провести расчеты с бюджетом и др. фондами;
сделать баланс и Главную книгу;
сделать все необходимые отчеты.
Учитывая, что система работает в режиме реального времени, при открытии нового месяца и занесения в нем информации из документов, сальдовые остатки по сальдовым ведомостям сохраняются за текущий и один предшествующий месяцы для сверки их итогов с балансом и формирования аналитических оборотных ведомостей.
В таком случае лучше установить приоритет учета данных в реальном времени над учетом показателей для составления отчетности, т. е. работы по составлению отчетности завершать не позднее 30 числа месяца, следующего за отчетным.
Также следует учитывать, что в соответствии с Законом 129-ФЗ, организации (за исключением бюджетных и общественных) обязаны представлять квартальную бухгалтерскую отчетность по окончании квартала. После того, как отчетность сдана в налоговую инспекцию, вносить изменения в проводки и состояние счетов нет необходимости. Правильнее выполнять корректирующие проводки в следующем периоде.
По результатам работы за месяц, квартал, полугодие, год составляется отчетность. К отчетности в системе «ФАВОРИТ» относятся баланс предприятия, отчет о финансовых результатах, налоговые формы, формы статистической отчетности и т.д.
Формы отчетности имеют ряд особенностей:
имеют установленную таблицу, которая часто изменяется,
данные для заполнения необходимо получать из журналов-ордеров, оборотных ведомостей, и других регистров синтетического и аналитического учета.
На эти случаи в системе «ФАВОРИТ» имеется раздел меню: «Отчет».
При заполнении выбранного отчета программа автоматически производит расчет, готовит документ и выводит его на экран, в файл, на принтер в виде, определенном пользователем. Данные отчетов сохраняются и могут быть использованы повторно.
Алгоритм расчета полей описывается построчно. При этом различают строки констант и содержательные (расчетные) строки.
Строки пользователем записываются в произвольном тексте, содержании и нумерации.
Формы отчета автоматически заполняются в редакторе Microsoft WORD. Полученный документ выводится на экран. Его можно скорректировать и распечатать на принтере.
Система поставляется с шаблонами WORD стандартных форм отчетности в ИФНС и внебюджетные фонды, и др., а также дополнительно некоторые отчеты анализа финансовой деятельности предприятия. Пользователь может их корректировать, модифицировать и самостоятельно изменять алгоритмы расчета «Отчетов». При внедрении формы отчетов и анализа могут дополняться и согласовывася с заказчиком.
Вопросы анализа в системе «ФАВОРИТ»
В системе «ФАВОРИТ» в меню «Отчеты» имеется возможность по произвольно настраиваемым пользователем методикам производить разносторонний анализ финансовой деятельности с различной степенью детализации, используя накопленную информацию.
В качестве базы для анализа доступна любая информация, накопленная из первичных документов в регистрах учета системы «ФАВОРИТ» (журналах-ордерах, оборотных ведомостях аналитического и синтетического учета, главной книге, сальдовых ведомостях) на текущий момент, за период с начала года или за месяц.
Кроме того, для анализа могут использоваться вводимые пользователем данные (плановые задания, коэффициенты, лимиты) в виде изменяемых или неизменяемых констант.
Настройка шаблонов анализа выполняется один раз, после чего они пригодны для многократного использования и внесения различных изменений.
Учитывая, что порядок выборки и расчета выходных показателей в меню «Отчеты» является полностью настраиваемым, пользователь может создать и применить любую собственную методику составления отчетности и анализа. Состав отчетов и перечень включаемых в них показателей не фиксирован. Выходную информацию можно экспортировать в Microsoft Excel и для распечатки в Microsoft Word и других действий. В шаблонах отчетов следует указывать, показатель какой строки отчета включается в конкретную ячейку.
Реализованная в системе технология финансового анализа и отчетности дает возможность управленцам принимать решения на основе абсолютно достоверных данных.
1.6. КРАТКАЯ ИНФОРМАЦИЯ ПО УСТАНОВКЕ И НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ.
Установка системы.
В стандартный комплект поставки входит дистрибутив на CD-ROM и ключ защиты от несанкционированного копирования (ключ Hasp).
Работа с меню.
При работе с программой внизу экрана выводится описание основных действий и назначенных им клавиш. Выбор нужного действия осуществляется с помощью клавиш или нажатием клавиши мыши на соответствующую позицию.
Работа с документами.
Окно просмотра списка документов появляется на экране после определения кредита синтетического счета и выбора соответствующих ему аналитических показателей по Плану счетов.
Система помощи
Фильтрация и поиск данных.
Поиск возможен по нескольким критериям, на экране возникает меню выбора критерия, по которому будет происходить поиск. Это может быть дата или строка символов, для строки символов возможен поиск по частичному соответствию. В процессе выполнения поиска курсор остановится на первой записи, в которой есть эти символы, по умолчанию программа покажет другие записи, которые удовлетворяют условию фильтра.
Начальная настройка
Бухгалтерский учет в системе «ФАВОРИТ» ведется, начиная с указанной даты и в рамках установленного расчетного периода.
Наилучшая ситуация, когда система вводится в эксплуатацию с января месяца текущего года, но можно начинать и с любого месяца.
Для преемственности бухгалтерского учета (с ручного или по другой программе) необходимо ввести начальные остатки по всем аналитическим счетам.
После введения в модуле «Остатки» остатков по аналитическим счетам необходимо выполнить контроль счетов и остатков. Для этого следует сформировать Главную книгу и баланс. Если все сделано правильно, то актив и пассив баланса равны.
Реорганизация счетов.
Данный режим предназначен для изменения номера синтетического счета в Плане счетов. Необходимость в таком изменении возникает при изменении законодательства. Такие изменение в системе «ФАВОРИТ» делаются с использованием отдельного модуля «План». Модификацию рекомендуется производить поставщиком программного продукта.
Задание паролей.
Для защиты системы от несанкционированного доступа устанавливается пароль, который будет запрашиваться при входе в систему.
Восстановление файлов и индексов.
При сбоях в системе питания чаще всего портятся заголовки баз данных и индексы. При последующей работе могут появиться сообщения об ошибках. В таких случаях следует провести проверку файлов и индексов. Испорченные индексы можно удалить.
При обращении к этой опции меню программа автоматически производит проверку испорченных и восстановление отсутствующих индексов. В системе действует программный контроль за достоверностью и целостностью информации.
Корректировка баз данных.
Система «ФАВОРИТ» не позволяет корректировать базы данных. Исправление ошибочных бухгалтерских проводок производится документом. Отдельные документы, не занесенные в бухгалтерские регистры, могут корректироваться в просмотре.
Резервное копирование.
С целью контроля за сохранностью информации целесообразно в конце рабочего дня производить периодическое создание архивных копий всех рабочих баз данных. Для этой цели используется режим «Архивирование». При архивировании программа создает точную копию всех баз данных системы и помещает архив в указанную директорию на жестком диске или на магнитный носитель. В этом случае при разрушении данных на винчестере, пользователь может восстановить информацию из архива.
Формирование справочников.
В системе «ФАВОРИТ» используются несколько видов справочников, которые используются в различных расчетах:
Сведения из справочников используются в оперативно-бухгалтерских расчетах (зарплата, приход ценностей по учетной цене) и при других финансово-плановых и управленческих операциях (расчет смет расходов, доходов и др.)
Компьютерная система бухгалтерского учета и управления финансами ФАВОРИТ», используя современные информационные технологии (единое информационное пространство), собирает и комплексно обрабатывает финансово-экономические данные по всем показателям работы предприятий и организаций:
торговли и общественного питания,
туризма и гостиничного бизнеса.
Изучение и установку системы «ФАВОРИТ» на одном компьютере для работы 1-2 сотрудников можно провести самостоятельно.
Работа начинается с первого дня установки системы на компьютер с оформления первичных бухгалтерских документов, используя инструкции и подсказки (F1).
При оформлении документов заполняются данные
наименования имущественных ценностей,
данные по поставщикам, покупателям,
справочные и другие показатели.
Параллельно с вышеуказанной работой заносятся остатки по всем счетам аналитического учета из данных систем, по которым велся учет до использования системы «ФАВОРИТ», с датой месяца, предшествующего оформлению первичных документов.
Занесение остатков производится и с использованием программного модуля «Остатки». (Входит в комплект поставки). По занесенным остаткам в предшествующем месяце формируется главная книга. Баланс, формируемый автоматически вместе с главной книгой, показывающий равенство итогов по данным аналитического и синтетического учета, свидетельствует, что остатки занесены правильно. В случаях добавления пропущенных данных по остаткам, главная книга формируется заново, при этом следует очистить главную книгу за предшествующие месяцы. Таким образом, пропущенные остатки могут дозаносится.
Отчетные формы и формы по анализу, а также формы первичных документов по произвольным шаблонам могут создаваться по усмотрению и желанию самим пользователем.
Стандартная настройка по общепринятым формам документов, формам отчетности, которая также может изменяться и пользователем, в системе имеется.
1.7 Передача документов через текстовые файлы.
Система «ФАВОРИТ» позволяет распечатывать документы, таблицы и бухгалтерские регистры в текстовые файлы, что дает возможность их использования как в самой программе, так и в других приложениях (редакторах, при передаче «электронной почтой», дискетами и пр.).