Приложение документы что это
МойОфис Документы — удобное и бесплатное приложение для работы с документами на Android
Думаю, многие в курсе, что с 1 апреля 2021 года на смартфоны, планшеты, компьютеры и другие устройства начнут предустанавливать приложения и сервисы от российских разработчиков. На самом деле это нововведение не так сильно отразится на пользователях, как считают некоторые. Во-первых, в мобильной категории всего 16 предустановленных приложений. А во-вторых, большинство из них и так уже есть на миллионах смартфонов в России — например, Яндекс.Карты, ВКонтакте, Одноклассники, Госуслуги и другие. Разберём, какие ещё приложения скоро будут установлены на каждом новом android-устройстве, и чем они интересны.
В списке обязательных к предустановке 16 мобильных приложений
Какие приложения будут предустанавливать на смартфоны и планшеты с Android
В итоговом списке ПО для предустановки 28 приложений, но к мобильным платформам относятся только 16:
Что такое МойОфис Документы
С этим приложением другие редакторы просто не нужны
В этом плане очень интересным выглядит одно из будущих предустановленных приложений — МойОфис Документы, которое не только доступно совершенно бесплатно, но и также позволяет работать с офисными файлами большинства популярных форматов:
Я храню все свои документы в Яндекс.Диске и был очень рад, когда увидел возможность импорта файлов из облака в приложении МойОфис Документы. За минуту вошёл, добавил свои файлы и уже начал работать. Если же вам привычен Google.Диск, то с ним приложение синхронизируется автоматически.
Можно быстро импортировать документ из облака и начать с ним работать
Приложение работает быстро, оно не перегружено лишними элементами, нет рекламы. И позволяет осуществлять все необходимые операции с документами: выделить текст, внести правки, изменить шрифт, размер текста, добавить комментарии и просматривать их в отдельной панели рецензирования.
После импорта становятся доступны все возможности редактирования
Можно как изменить существующий документ, так и создать новый. Хоть текстовый файл, хоть таблицу
Функция комментариев заслуживает отдельного внимания, поскольку комментарии в этом приложении реализованы не только в текстовом виде, но и в формате аудио. Достаточно открыть файл, пару секунд нажать в любое место документа, после чего появится контекстное меню, где можно оставить обычный или аудиокомментарий. Да, включится микрофон, и вы сможете записать свои пожелания голосом, а не тратить время на набор текста. Прослушать комментарии могут пользователи «МойОфис Документы» (если вы отправите им файл и они откроют его в этом приложении), а также корпоративные клиенты компании, которые работают в редакторах МойОфис на персональных компьютерах. Кстати, функция аудиокомментариев вообще уникальная в этом приложении, её нет больше ни в одном текстовом редакторе.
Аудиокомментарии — действительно крутая штука
Поделиться готовым документом можно в любом мессенджере или с помощью электронной почты, что тоже удобно. Помимо редактирования документов, приложение открывает для просмотра PDF-файлы и презентации.
Вообще, это полноценный редактор документов прямо у вас в кармане, который стоит иметь каждому. Здесь все бесплатно и без рекламы. Кроме того, видно по регулярным обновлениям, что разработчики действительно следят за своим продуктом, постоянно улучшают приложение и фиксят баги. Кстати, в «МойОфис Документы» можно настроить быструю отправку отзыва, если потрясти телефон.
Я целиком поддерживаю, чтобы такое приложение предустанавливали на смартфоны и планшеты, поскольку за много лет использования Android-устройств так и не нашёл достойного бесплатного текстового редактора для нескольких форматов, без рекламы и подписки. Наличие такого приложения «из коробки» многим облегчит работу с документами на мобильных устройствах. А если вдруг те или иные предустановленные приложения вам будут не нужны, их всегда можно просто удалить.
«МойОфис Документы» — универсальное приложение для ежедневной работы с документами
Как вы знаете, с 1 апреля 2021 года для всех смартфонов и планшетов, продаваемых в России, предусмотрен пакет обязательных приложений. «МойОфис Документы» — одно из них. Разбираемся, чем интересна эта разработка.
Первое знакомство
Приложение представляет собой универсальный инструмент для работы с офисными файлами большинства популярных форматов: DOCX, DOC, TXT, ODT, XLS, XLSX, ODS, PDF, PPTX и других. Даже получив документ с незнакомым расширением, вы, скорее всего, сможете открыть его здесь. Судя по отзывам пользователей, редактор действительно всеядный. Но RTF он всё-таки не поддерживает — разработчики обещают добавить формат до конца года.
Ещё в работе мобильной программы важно быстродействие. С этим у «МойОфис Документы» тоже нет проблем: в 2019 и 2020 годах редактор входил в топ-100 приложений AppStore для iPad по производительности. А его создатели осенью 2020-го стали первыми поставщиками российского офисного софта в AppGallery. Так что владельцы HUAWEI и HONOR могут устанавливать и обновлять редактор из фирменного маркета.
По словам разработчиков, приложение установили уже более 500 000 раз.
Установка и запуск
Одно из главных преимуществ редактора в том, что он бесплатный, не содержит встроенных покупок и какой-либо рекламы. При первом запуске программа спрашивает у пользователя, надо ли отправлять анонимную статистику и отчёты о сбоях — это дело сугубо добровольное. Затем можно подключиться к одному из доступных облачных хранилищ, будь то «Яндекс.Диск», DropBox, OneDrive или Box. У владельцев корпоративных продуктов «МойОфис Частное облако» и «МойОфис Профессиональный» есть доступ к частным облакам и работе с документами в них. «Google Диска» в списке нет, ведь подключение к нему работает, как к обычному хранилищу — без дополнительных манипуляций.
Если зажать иконку приложения на несколько секунд, откроется меню для быстрого создания файла нужного типа. Со временем в стартовом окне появляется перечень последних открытых документов. Из него можно вручную удалять позиции, для которых не требуется быстрый доступ. Это удобно, когда надо работать сразу с несколькими срочными документами, а лишние ссылки только мешают.
Ещё при запуске видно приглашение открыть файл, создать текст или таблицу. Другие типы документов здесь создавать нельзя, даже если приложение умеет их открывать. Например, для презентаций и PDF-файлов есть только просмотр. Но разработчики говорят, что добавят и редактирование.
Текстовые документы
Несмотря на то, что рабочее пространство оптимизировано для смартфонов, здесь есть практически всё, чем приходится ежедневно пользоваться на десктопных редакторах. Для документов есть обычный и постраничный просмотр, а в панели форматирования настраивается даже интерлиньяж — расстояние между строками. Конечно, ради компактности пришлось идти на компромисс: одновременно может быть открыта либо панель форматирования, либо клавиатура. Однако главные инструменты для управления текстом доступны даже при включённой клавиатуре.
Мобильный офис: приложения для работы с документами на смартфоне
Для текстовых документов, таблиц, презентаций: пакет Microsoft Office
Пакет приложений от родоначальника офисных программ в мобильной вариации включает в себя пять продуктов: Word, Excel, PowerPoint, Outlook и OneNote. Каждый из них устанавливается на смартфон по отдельности, что довольно удобно — не придётся занимать память лишним ПО, если какое-то приложение вам не требуется.
Какие плюсы у классического пакета? Прежде всего, это возможность синхронизировать свои документы с офисным или домашним компьютером, работать над ними в группе, хранить в облаке. Немаловажен и удобный, привычный интерфейс. Отдельно отметим возможность конвертации PDF-файлов в нужный формат.
Пакет Microsoft Office для iOS и Android — довольно удобная классика «жанра»
Основными возможностями мобильных приложений MS Office можно пользоваться бесплатно, если экран устройства меньше 10,1”. Если же требуется работать с диаграммами, объектами SmartArt, с «Конструктором» в PowerPoint, придется оформить платную подписку на софт, которая стоит от 270 рублей в месяц.
Конечно, существуют и другие аналоги MS Office, которые тоже достойны внимания, поэтому выбор офисного пакета зависит от предпочтений пользователя. Например, владельцам смартфонов на Android бывает удобнее пользоваться приложениями «Google Документы». Недавно ZOOM.CNews рассказывал подробно об этой и других бесплатных альтернативах популярного офисного пакета.
Подпись в PDF-файле: Adobe Fill & Sign и штатные инструменты
Пожалуй, Adobe Fill & Sign — самая популярная утилита для того, чтобы быстро добавить на документ свою подпись. Для этого нужно создать цифровую копию своей подписи, расписавшись прямо на экране девайса. Когда откроете файл в PDF, останется только выбрать нужную подпись (если их несколько) и перетащить ее в подходящее место.
Кстати, это приложение умеет ставить не только подписи. С его помощью можно вписать текст в пустые поля в бланках или сделать в файле какие-то отметки, а при необходимости отсканировать документ посредством камеры смартфона.
При помощи Adobe Fill & Sign легко поставить подпись в PDF-документе
Практически во всех базовых приложения iOS есть возможность вставить подпись и пометки в документе
Markup предлагает либо просто проставить подпись от руки, либо выбрать из меню, что вы хотите добавить — текст, сохраненную подпись и т.д.
Также подписать документ часто предлагается в офисном пакете, например, эта функция есть в мобильном Microsoft Word.
Если же нужно вставить печать компании в документ, советуем тоже воспользоваться текстовым редактором и функцией «Вставить рисунок». Печать (можно вместе с подписью для простоты) заранее надо будет сохранить в памяти смартфона в формате PNG с прозрачным фоном. Это будет самым простым решением задачи, которое не потребует использования стороннего ПО.
Сканирование документов: штатные инструменты и Tiny Scanner
Сразу оговоримся, зачем вообще сканировать документ смартфоном — ведь можно просто его сфотографировать. Дело в том, что при сканировании устраняются блики, сглаживаются ненужные искажения и «волны» на листе, подрезаются края, настраивается яркость — в общем, документ становится лучше читаемым и более презентабельным.
На iOS проще и быстрее всего отсканировать страницы при помощи приложения «Заметки». Для этого необходимо создать новую запись, нажать знак «+», выбрать «Отсканировать документы» и навести камеру на лист.
В iOS предусмотрен штатный инструмент для сканирования — его можно найти в «Заметках»
Кроме штатного сканера, у которого возможностей не особо много, можно воспользоваться одной из многочисленных специальных программ для сканирования — в них, как правило, есть дополнительные функции для редактирования полученного документа. Например, Tiny Scanner — у приложения есть версия для iOS и Android, оно без сбоев работает с черно-белыми и цветными документами, сканируя в трех режимах (цветном, черно-белом и сером), а также позволяет менять контрастность, чтобы копия была максимально четкой. Результат сохраняется в PDF либо JPG. Сразу из приложения отсканированный документ можно отправить по e-mail или закинуть в облако (Dropbox, Google Drive и прочие).
Tiny Scanner позволяет менять контрастность, выбирать размер копии, защищать ее паролем и создавать превью
В плюсах программы — возможность выбрать размеры страницы-результата, функция защиты документа паролем и создание миниатюр к документам для быстрого просмотра.
Существует также версия приложения с приставкой Pro, которая стоит 379 рублей — ее отличие от бесплатного ПО заключается в отсутствии навязчивой рекламы.
Наложение водяного знака или логотипа: Add Watermark, iWatermark и штатные инструменты
Иногда требуется оперативно защитить изображения, добавив на них водяной знак или логотип. Раньше для этого нужен был ПК и Adobe Photoshop, однако сейчас существует масса приложений, которые созданы специально для наложения водяного знака на фото. Более того, даже базовый редактор фотографий на Android-смартфонах уже поддерживает функцию добавления водяного знака на фото.
В штатном фоторедакторе Android можно быстро поставить водяной знак на фото
Также для этой операционной системы предлагаем рассмотреть приложение Add Watermark. С его помощью добавляются надписи и логотипы на фотоснимок, причем водяные знаки можно настраивать: менять размер, наклон, прозрачность и т.д. Кроме того, в приложении удобно обрабатывать фотографии сразу пакетом или активировать авторежим добавления водяного знака.
В Add Watermark доступно множество настроек водяного знака, а также пакетная обработка и авторежим
В бесплатной версии Add Watermark можно попробовать программу и посмотреть, как будет выглядеть процесс — она не позволяет использовать собственные изображения в качестве водяного знака, а все файлы сохраняет со сжатием до 1024 пикс. по большей стороне. Авторежима и пакетной обработки, соответственно, тоже нет.
Платная версия, которая стоит всего 50 рублей, уже допускает пакетную обработку и автоматический режим, выбор эффектов для текста, импорт своих шрифтов, использование собственных изображений, в том числе в формате PNG, работу с панорамами и экспорт готового контента в социальные сети.
iWatermark — профессиональный, но простой и понятный инструмент для создания водяных знаков
Что касается iOS, то самая популярная программа для этой системы — iWatermark. Ее уважают за огромные возможности в создании знаков, вплоть до добавления QR-кода, а также за простой интерфейс. В приложении настраивается прозрачность, шрифт, размер, наклон и другие параметры логотипа, есть ряд примеров текста и графики, которые можно использовать для своего водяного знака (или создать собственный с нуля). Результат работы в программе можно сразу экспортировать в соцсети.
Бесплатная версия Lite добавляет на все фотографии и свой водяной знак. Чтобы его убрать, надо приобрести платную подписку за 149 рублей.
Полное руководство по Google Docs: все, о чем вы не знали, но боялись спросить
Обновил Сергей Ломакин
«Документы» – бесплатный веб-сервис от Google, не уступающий MS Word. Читайте и сохраняйте наше руководство – такой концентрации лайфхаков для работы в Google Docs нет больше нигде.
Плюсы и минусы Google Docs
Сравнивать будем с главным конкурентом – MS Word.
Начало работы в Google Docs
Для начала вам нужен аккаунт Gmail. Если еще не зарегистрировались, сделайте это. Сразу после регистрации вы сможете пользоваться GooGle Docs. Для этого перейдите по ссылке.
Вы попадете в главное меню сервиса. Здесь находится список последних документов, с которыми вы работали, и кнопка «Создать». Нажмите на нее.
После этого вы попадете на страницу, визуально напоминающую MS Word, и сможете приступить к работе с текстом.
Другой способ начать работу – через Google Диск. Он создается автоматически, как только вы регистрируетесь в Gmail. Зайдите в сервис и нажмите кнопку «Создать»:
Создаем пустой документ или используем шаблон:
Если вы уже создавали какие-то файлы, просто откройте их, чтобы продолжить работу.
Чтобы вернуться в главное меню, щелкните по логотипу Google Docs в верхнем левом углу.
Как открыть docx-файл
В Google Docs можно работать с документами, созданными в Microsoft Word, без ограничений. Для этого нужно зайти в меню «Файл» и нажать «Открыть».
Выберите пункт «Загрузка» и укажите путь к документу на компьютере.
Как сохранить документ в Google Docs
Как только вы создаете документ, он автоматически сохраняется на Google Диске. Чтобы переименовать файл, кликните по названию в левом верхнем углу и впишите новый текст.
По умолчанию все документы сохраняются в корневой каталог вашего Google Диска. Вы можете поместить их в любое другое место. Для этого кликните на значок «Переместить объект». Создавайте папки и размещайте в них свои проекты.
Вы также можете перемещать объекты в самом Google Диске. Просто перетягивайте их в нужные папки, как будто работаете с Проводником Windows.
Если вам нужно сохранить файл не в облаке, а на компьютере, просто скачайте его. Откройте меню «Файл», «Скачать» и выберите нужный формат.
Работа с текстом в Google Docs
Панель инструментов
Здесь находится большинство инструментов, нужных для работы с текстом.
Если на экране не хватает места для всех инструментов, часть из них скрывается за иконкой с тремя точками (кнопка «Развернуть»).
Работа с изображениями
Вы можете вставлять в текст изображения, если они нужны. Просто скопируйте картинку в документ или «перетащите» ее с сайта.
Другой способ – инструмент «Изображение» в меню «Вставка».
Здесь вы можете сделать снимок с веб-камеры, указать ссылку на картинку, загрузить файл с компьютера или даже использовать поиск Google.
После загрузки изображения вы можете задать его размеры, повернуть и настроить обтекание текстом. Изображение можно копировать, переставлять, превращать в гиперссылку, выравнивать по любому краю листа или по центру.
В контекстном меню есть раздел «Настройки изображения». Здесь можно изменить прозрачность, яркость, контрастность и цветопередачу картинки.
В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части изображения. Для этого в контекстном меню выберите пункт «Обрезать изображение» и с помощью рамок укажите область, которую нужно оставить.
Двойной щелчок по картинке тоже вызывает рамку для обрезки.
Работа со списками
Списки создаются с помощью кнопок «Маркированный список» и «Нумерованный список» на панели инструментов. Вы можете переключаться между ними в любой момент.
Новый пункт списка создается с помощью клавиши Enter. Если нужно написать что-то с новой строки, не создавая новый пункт, используйте Ctrl+Enter. А двойное нажатие на Enter, если вы находитесь во вложенном списке, создаст пункт на уровень выше.
Стрелочки возле кнопок позволяют выбрать внешний вид маркеров (арабские или римские цифры, точки или галочки и т.д.).
Уже созданные маркеры можно менять, если выделить их, а затем кликнуть правой кнопкой мыши. Вы можете назначить уникальный маркер для каждого пункта в списке.
В нумерованном списке вы можете сбросить счетчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Это делается через контекстное меню.
Чтобы создать многоуровневый список, используйте кнопки «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Просто выделите нужные пункты и сдвигайте их влево-вправо.
Работа с таблицами
В меню есть вкладка «Таблица». Откройте ее и выберите пункт «Вставить таблицу». На появившейся сетке задайте количество столбцов и строк (максимум 20х20). Это ограничение действует только в момент создания таблицы. Позднее можно будет добавить еще строки и столбцы.
Теперь вы можете заполнять ячейки текстом и изображениями.
Если нужно создать еще строку или столбец, кликните правой кнопкой мыши по таблице и в контекстном меню выберите «Вставить».
Вы можете создать новую строку выше или ниже выбранной ячейки, а новый столбец – правее или левее текущего.
Аналогичным способом удаляются ненужные элементы.
Вы можете объединять несколько ячеек в одну. Для этого выделите их, вызовите контекстное меню в нажмите «Объединить ячейки». Отменяется действие тоже через меню.
Чтобы изменить размеры строки или столбца, наведите курсор на линию и перетащите ее в нужную сторону.
Если вы щелкните по ячейке, на панели инструментов появятся новые кнопки. С их помощью можно стилизовать таблицу, сделать ее более наглядной.
Вот так выглядят элементы форматирования таблицы:
Если выделить одну или несколько ячеек, в правом верхнем углу появится значок-стрелка. Он вызывает меню, в котором можно выделить определенные линии, а не все подряд.
Через контекстное меню можно вызвать свойства таблицы.
Здесь задается выравнивание, отступы, размеры ячеек и параметры линий-границ.
Если выделить всю таблицу и нажать Del, вы удалите только содержимое ячеек. Избавиться от самой таблицы можно командой «Удалить таблицу» в контекстном меню.
Работа с диаграммами
Вы можете создавать в документе графики и диаграммы с помощью инструмента «Диаграмма», который находится во вкладке «Вставка».
На выбор дается 4 вида диаграмм:
В Google Docs диаграммы обрабатываются с помощью внешнего приложения (тоже бесплатного), которое называется «Таблицы». Поэтому вместе с графиком сразу же создается отдельный файл – исходный документ для Google Таблиц. В него вы и будете вносить данные для таблицы.
Выделите созданный объект и нажмите «Открыть исходный документ» в верхнем правом углу.
В самой таблице вы можете изменить названия строк и столбцов, добавить новые параметры и изменить значения существующих. Просто кликайте по ячейке в таблице и выписывайте нужные данные.
Внешний вид диаграммы изменяется через контекстное меню.
Когда закончите настраивать диаграмму в «Таблицах», возвращайтесь в Google Docs и нажмите кнопку «Обновить», которая появится на графике.
Если нажмете кнопку «Удалить ссылку», диаграмма потеряет связь с данными и превратится в обычный рисунок.
Гораздо проще сначала создать диаграмму в Google Таблицах, а потом импортировать ее в документ. Для этого откройте раздел «Вставка», «Диаграмма» и нажмите «Из таблиц». Выберите таблицу и созданную в ней диаграмму, чтобы вставить ее в текст.
Работа с рисунками
Рисунки – инструмент, с помощью которого можно создавать наглядные схемы и поясняющие майнд-карты, добавлять надписи и стрелки к изображениям. Это небольшой графический редактор внутри Google Docs.
Чтобы создать новый объект, откройте закладку «Вставка» и выберите пункт «Рисунок».
В открывшемся окне можно рисовать фигуры, писать текст и добавлять изображения.
Если выделить уже нарисованную линию, можно изменить ее толщину, цвет, стиль (сплошная, пунктир), добавить метки на концах (например, стрелки).
Внутри большинства фигур автоматически создается текстовое поле, в котором можно что-нибудь написать.
Здесь же есть инструмент WorAart, который создает текст с заливкой и контурами.
Кстати, в Google Docs установлен шрифт Impact. Знаете, что это значит? Правильно, здесь можно создавать мемы в пару кликов, чтобы оживить скучный контент. Загрузили картинку, добавили WordArt текст, сохранили. Очень удобно.
Если вы хотите сохранить рисунок на локальном диске, откройте «Действия», нажмите «Скачать» и выберите нужный формат.
Если рисунок нужен в самом документе, кликните по кнопке «Сохранить и закрыть» в правом верхнем углу.
Чтобы отредактировать уже созданный рисунок, выделите его и нажмите «Изменить».
Работа с формулами
Нет, это не те формулы, которые сами все считают. Это просто база символов, которые используют для написания математических формул.
Откройте раздел «Вставка» и выберите пункт «Формула».
Все, можно начинать писать.
Некоторые символы просто вставляются в текст. В другие (например, квадратный корень или предел) нужно что-то вписывать. Ничего сложного.
Настройка стилей в Google Документах
Есть четкие требования к оформлению документов? Например, размер основного текста – 14 пунктов, шрифт Times New Roman. Заголовки – 18 пунктов, полужирные, тем же шрифтом.
Чтобы каждый раз не настраивать куски текста вручную, создайте стили текста: Google Docs будет по умолчанию применять оформление ко всем новым документам. Для этого выберите нужный стиль (например, заголовок) на панели инструментов и напишите что-нибудь.
Выделите текст и задайте нужные параметры. Укажите шрифт, размер, цвет, задайте междустрочный интервал, добавьте эффекты.
Не снимая выделение с текста, откройте список стилей и наведите курсор на нужный уровень заголовка. Появится стрелка, открывающая дополнительное меню.
Нажмите «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом».
Теперь все заголовки в документе будут создаваться с указанными параметрами.
Если вы хотите, чтобы правило распространялось и на другие файлы, откройте список стилей. Выберите раздел «Настройки» и нажмите «Сохранить как стили по умолчанию».
Когда вы создадите новый документ, в нем уже будут доступны настроенные вами стили.
История изменений в Google Docs
Представьте ситуацию: вы неделю писали крутейший лонгрид, а затем удалили его часть. Потом добавили еще немного и вдруг решили, что прошлый вариант был все же лучше. Расстроились и пытаетесь вспомнить, что же там было? Зря.
Откройте меню «Файл» и нажмите «История версий».
В правом нижнем углу есть кнопка «Смотреть историю версий». Нажмите на нее.
Теперь нажмите на значок перевернутого треугольника:
Откроется огромная история версий документа. Вы можете выбрать любой этап и посмотреть, чем он отличается от текущего текста. Отсюда можно скопировать удаленные фрагменты или просто откатиться к нужной версии:
Полезные сервисы в Google Документах
Есть несколько полезных сервисов, которые могут облегчить вашу работу в Google Docs. Они запускаются во вкладке «Инструменты» в меню.
Статистика
Очень полезный инструмент для копирайтеров. Показывает краткую сводку данных о тексте: сколько написано страниц, слов, символов.
Вызывается с помощью кнопки «Статистика» во вкладке «Инструменты» или сочетанием клавиш Ctrl+Shift+C.
Проверка правописания
Мало чем отличается от той, которая есть в MS Word. Вы запускаете проверку, система показывает все слова, которых нет в словаре, и предлагает варианты исправления.
Cловарный запас Google наверняка не содержит некоторых частоупотребляемых вами слов. Старайтесь постепенно добавлять в словарь термины, которых система не знает, и в итоге через пару месяцев получите идеальный проверки, настроенный под вас.
Автозамена
Открывается кнопкой «Настройки» во вкладке «Инструменты»:
Этот инструмент позволяет настроить замену одних символов и слов на другие.
Пример прост. На клавиатуре нет тире. Дефис есть, подчеркивание есть, а тире нет. Конечно, можно его ставить через Alt+0150Ю но это не очень удобно. Проще задать комбинацию символов (например 2 дефиса), которая будет автоматически заменяться на нужное тире.
Работать с инструментом просто. В левое поле пишете исходные символы, в правое – конечные.
Здесь же можно разрешить или запретить заменять прямые кавычки парными: стандартных для России «елочек» Google почему-то не знает. Но эта беда решается банальной автозаменой: “ и ” меняются на « и ».
Голосовой ввод
Сказочно удобный инструмент. Позволяет наконец-то дать глазам отдохнуть. Конечно, большие тексты с кучей сложных слов вы не надиктуете, но что-то простенькое – легко.
Робот хорошо распознает русскую речь и понимает команды «запятая», «точка», «новая строка», «абзац», «восклицательный знак», «вопросительный знак».
Запускается кнопкой «Голосовой ввод» в разделе «Инструменты» или комбинацией Ctrl+Shift+S.
Когда значок с микрофоном красный, идет запись. Чтобы поставить на паузу, кликните по нему.
Номер страницы, колонтитулы, сноски, оглавление
Эти вещи вряд ли пригодятся копирайтерам, но будут очень полезны при работе с рефератами, дипломами, технической документацией и книгами (почему бы и не написать книгу в Google Docs?).
По умолчанию номер находится в правом углу колонтитула, но вы можете переместить его куда угодно.
Чтобы убрать сноску, нужно удалять ее номер, а не поле внизу страницы.
Как подключить новые шрифты в Google Docs
По неведомым причинам Google не разрешает подключать новые шрифты русскоязычным пользователям. Не всегда, но такое случается. Откройте список шрифтов. Там, где у всех людей находится кнопка «Другие шрифты», у вас может не быть ничего (если ваш язык по умолчанию не русский).
Но это не страшно: ограничение легко обойти. В меню «Файл» откройте вкладку «Язык» и выберите English. Не бойтесь, язык интерфейса не поменяется.
Теперь снова откройте список шрифтов – их станет больше раз в 5. И нужная кнопка «Другие шрифты» тоже появится. Нажмите на нее.
Отметьте нужные шрифты и нажмите «Ок», чтобы добавить их в ваш список.
Работать будут только те шрифты, что установлены на вашем компьютере.
Если вы захотите использовать проверку правописания, не забудьте переключить язык документа обратно на русский.
Настройки доступа в Google Документах
Небольшой пример, знакомый многим копирайтерам. Вы написали текст, отправили его клиенту. Он почитал и захотел что-то поменять. Набросал в конце документа список правок – выслал вам обратно. Вы переделали, и несчастный файл полетел через почту или Skype в третий раз. А ведь таких «перебрасываний» может быть не 2-3, а десятки. Это же жуть, как неудобно!
Собственно, именно в этом заключается главная фишка Google Docs. Каждый ваш документ – это отдельная страничка на сайте. Вам достаточно просто 1 раз отправить ссылку, и человек в любой момент сможет зайти и посмотреть, как продвигаются дела, написать комментарии или принять участие в работе.
При этом вы можете работать над файлом одновременно. Вы даже будете видеть, что делает коллега или клиент прямо сейчас.
Не беспокойтесь насчет конфиденциальности. Без вашего разрешения никто не сможет найти документ и прочитать его. Вы сами настраиваете уровни доступа для каждого человека. По умолчанию документ виден и доступен только создателю.
Доступ по ссылке
Самый простой способ показать кому-то свой Google документ – отправить ему ссылку. Для этого кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана.
Нажмите «Включить доступ по ссылке».
Теперь вы можете выбрать один из 3 уровней доступа для пользователей, которые перешли по ссылке:
Теперь вы сможете скопировать ссылку и отправить ее кому угодно или разместить на сайте. Люди могут передавать эту ссылку по цепочке. Фактически, таким образом вы выкладываете документ в свободный доступ.
Удалить документ можете только вы. Даже если недоброжелатель сотрет все содержимое, вы всегда сможете восстановить текст через историю изменений.
Доступ определенным пользователям
Если вы хотите, чтобы вашу работу мог увидеть не кто попало, а только определенные люди, выдайте им личный доступ.
Вы можете отправить приглашение пользователям по почте и предоставить им один из 3 уровней доступа. Инвайтинг работает только с людьми, у которых есть учетная запись Gmail. Иначе говоря, вы можете дать индивидуальный доступ только человеку, у которого есть почтовый ящик в зоне @gmail.com.
Нажмите на кнопку «Настройки доступа» справа вверху. Введите email-адреса или имена (если они есть в вашей адресной книге) и выберите, какие права хотите предоставить этим людям.
Доступ к папке с файлами
Если вам нужно настроить доступ для группы файлов, а не для одного документа, проще всего делать это через Google Диск. Вам нужно собрать все файлы в папку, а затем настроить доступ для нее.
Выделите папку, вызовите контекстное меню и выберите пункт «Открыть доступ».
Принцип такой же, как и в Google Docs:
Совместная работа над документом
После того, как вы раздали доступы нужным пользователям, они могут приступать к работе. Те, кому разрешено только смотреть, ничего сделать не смогут. Те, кому разрешено редактировать вольны делать что угодно.
Но самая любопытная часть – это комментирование. Комментаторы не могут править текст самостоятельно, но могут давать советы.
Комментарии
Вы (и другие пользователи) можете писать заметки на полях. Для этого выделите фрагмент текста, вызовите контекстное меню и нажмите «Оставить комментарий». Или просто щелкните по значку, который появляется справа, как только вы что-то выделяете.
Здесь можно написать свое замечание по поводу фрагмента текста или добавить напоминание.
Оставляйте небольшие напоминания, когда работаете самостоятельно – это очень удобно.
Чтобы убрать комментарий, кликните по галочке. Заметка отправится в архив.
Если нужно удалить комментарий бесследно, нажмите на кнопку в виде трех точек и выберите пункт «Удалить».
Чтобы посмотреть архив, кликните по кнопке «Комментарии» в правом верхнем углу.
Посоветовать правки
Очень интересная функция. Позволяет дописывать текст и удалять существующие фрагменты. При этом действие происходит не сразу, а с разрешения владельца.
Чтобы перейти в режим правок, выделите любое слово или предложение и выберите пункт «Предложить правки».
Теперь вы будете не редактировать текст, а советовать правки коллегам или самому себе, если работаете самостоятельно. Пользователи с уровнем доступа «Комментирование» всегда находятся в этом режиме.
На полях будут появляться комментарии с предложением одобрить или забраковать правки. Если дадите добро, изменения сразу вступят в силу.
Закладки
Закладка – это ссылка на определенное место в документе. С закладками не надо объяснять коллеге: «посмотри здесь на 12-ой странице раздел с инструкциями, я там кое-что изменил». Вместо этого сразу кидаете ссылку на нужное место.
Чтобы поставить закладку, выделите нужный фрагмент и нажмите «Вставка» → «Закладка».
Слева перед строкой появится голубой флажок. Нажмите на него, а затем на пункт «Ссылка». Теперь можно скопировать ссылку из адресной строки и отправить человеку, которому хотите показать документ. Он кликнет по ней и попадет в эту часть документа.
Интеграция с Google Keep
Google Keep – это сервис для заметок. Там можно оставлять напоминания по работе, хранить картинки или ссылки на важные статьи. Все эти заметки доступны при работе в Google Docs.
Чтобы открыть панель Google Keep, выделите какую-нибудь часть текста или изображение, нажмите правой кнопкой мыши на выделение и в контекстном меню откройте «Сохранить в Google Keep».
Каждую заметку можно вставить в основной текст. Для этого перетащите ее мышкой в нужное место или нажмите «Добавить в документ».
А можно сделать наоборот: создать заметку для Keep из документа. Выделите нужный фрагмент в документе, нажмите правую кнопку мыши и выберите «Сохранить в блокнот Keep».
Это полезно, если надо сохранить для себя иллюстрации или ключевые моменты статьи.
Плагины для Google Документов
Плагины делают жизнь проще. Они добавляют новые функции и меняют интерфейс. Обязательных и незаменимых дополнений нет, но есть довольно полезные.
Плагины можно поделить на 2 категории: для браузера и для самого сервиса. Первые устанавливаются через Интернет-магазин Google.
Чтобы установить плагины для самого Google Docs, нужно нажать на эту кнопку:
Откроется платформа Google Workspace Marketplace:
Найдите в списке нужное и щелкните по нему, чтобы подключить. Оно привяжется к вашему аккаунту и будет работать на всех устройствах. Например, мы установили три дополнения:
Галерея шаблонов в Google Docs
В Google Docs есть заготовки документов для разных задач: рецепт, доклад, план совещания. В галерее они разделены по категориям: резюме, письма, личное, работа и образование. Шаблонов не так много, но если нужно быстро набросать формальный документ и не хочется изобретать колесо, удобно взять заготовку со стилями и структурой. Тем более, цвета, шрифты, иллюстрации вы сможете заменить на свои.
Чтобы выбрать шаблон и создать по нему документ, зайдите на главную страницу Google Docs. Если не видите вверху экрана галерею шаблонов, откройте Главное меню → Настройки и поставьте галочку напротив «Отображать недавние шаблоны на главных экранах», кликните «Ок».
Чтобы открыть всю коллекцию заготовок, нажмите «Галерея шаблонов» в правом верхнем углу.
Галерею шаблонов можно открыть из любого файла Google Docs. Откройте меню «Файл», выберите пункт «Создать» → «Из шаблона».
Если вам регулярно нужно создавать документы с одинаковым оформлением и структурой, можете создать свою папку шаблонов и складывать туда копии контент-планов, техзаданий, чек-листов.
Быстрые клавиши в Google Docs
Когда зарабатываешь профессиональным созданием текстов и долгое время пользуешься редактором, быстро осознаешь всю прелесть и пользу быстрых клавиш. Они здорово экономят время. Если делаешь все на автомате, от содержания не отвлекаешься совсем.
Помимо «Ctrl + C» и «Ctrl + V» в Google Docs работает еще 140 быстрых клавиш. Вот десяток полезных сочетаний:
Посмотреть все быстрые клавиши можно в справке по Google Docs.
Ответы на вопросы по Google Docs
За 2 года под статьей накопилось более 100 комментариев, часть из которых – ваши вопросы. Чтобы вам не пришлось искать ответы, мы решили собрать их здесь.
Нужно, чтобы слева была таблица, а справа от нее текст. Но я не нашла функцию «Обтекание» в настройках таблицы.
Функции обтекание действительно нет. Но можно добавить лишний столбец справа, объединить ячейки и убрать границы.
Возможно ли в «Гугл Документе» включить отображение непечатаемых символов: пробел, перенос каретки и т. д.?
В Google Docs эта функция не предусмотрена по умолчанию, но можно поставить дополнение Show, которое делает непечатаемые символы видимыми.
Как поставить короткое тире в «Гугл Документе»?
Это можно сделать двумя способами:
Как поставить кавычки-елочки?
Самый простой способ – поставить раскладку Бирмана и использовать сочетания:
Можно ли вставить в гугл-документ видеоплеер, например, трейлер на 2 минуты?
Нет, видео вставляются только в «Google Презентации». Возможный выход – конвертировать видео в gif.
Можно ли в договор, сделанный в Google Docs, вставить акцептор, то есть специальное окно, где можно поставить галочку, обозначая свое согласие с договором?
Это можно сделать через вставку спецсимволов: «Вставка» → «Специальные символы». Чтобы не искать по разделам, введите в строку поиска Ballot Box.
Как просматривать комментарии и отвечать на них с мобильного устройства?
Фрагменты с комментариями подсвечиваются бежевым. Кликните по такому тексту, внизу откроется комментарий. Там же можно ответить на него.
Как сделать заливку текста?
С помощью инструмента «Цвет фона текста» на панели инструментов.
Как сделать, чтобы прямая речь в диалогах не превращалась в список?
Нажимаем пункт меню «Инструменты» → «Настройки. ». В появившемся диалоговом окне убираем галочку напротив пункта «Автоматически распознавать списки», кликаем «ОК».
Чем Google Docs полезен для интернет-маркетологов
Пожалуй, проще ответить на вопрос, чем Google Docs не может быть полезен. В нем можно делать почти все, что и в MS Word: готовить статьи для блога, писать отчеты, составлять списки дел. Можно создать документ-корзину, в который вы будете скидывать все полезное, что нашли в интернете.
Встроенный графический редактор позволяет быстро клепать картинки с надписями: онлайн-редакторы мемов больше не нужны.
При этом вы защищены от типичных проблем в духе: «ой, я забыл сохранить», «завис комп – пропал файл», «умер жесткий диск и все проекты вместе с ним».
Google Docs избавляет вас от необходимости постоянно пересылать коллегам и клиентам кучу файлов. Отправили ссылку или инвайт, и все. Если кому-то непременно нужен docx- или pdf-документ, он сможет скачать его самостоятельно.
К тому же, сервис не требует установки. Все, что вам нужно – браузер и интернет. Вы можете открыть свои файлы на любом компьютере или телефоне, не таская с собой флешку. Главное – придумайте для Gmail-аккаунта пароль понадежнее.
В Google и «Яндексе», соцсетях, рассылках, на видеоплатформах, у блогеров