Приемщик заявок обработка документов что за работа
Должностная инструкция специалиста по приему и обработке заказов
Открыть в формате WORD 
Как следует уже из названия должности, этот специалист осуществляет функции по получению и обработке поступающих заказов. Эта должность вводится преимущественно на торговых предприятиях и предприятиях, оказывающих различные услуги. Но особую актуальность она приобрела в оптовой и розничной торговле, производстве. Под товаром, на который данный специалист принимает и обрабатывает заказы, понимается не только продукция, предназначенная для конечного потребления, но и иные товарно-материальные ценности для перепродажи или производственных целей.
Все поступающие заказы можно условно разделить на внешние и внутренние как по отношению к товару (нахождению на предприятии или вне его), так и по отношению к заказчику, который также может быть внешним (сторонним) и внутренним (например сотрудником предприятия, делающим заказ для каких-либо производственных нужд).
Таким образом, можно составить следующую структуру вариантов заказов:
1) внешний заказчик заказывает товар, находящийся на предприятии;
2) внешний заказчик заказывает товар, находящийся вне предприятия;
3) внутренний заказчик заказывает товар, находящийся на предприятии;
4) внутренний заказчик заказывает товар, находящийся вне предприятия.
Конечно, данная классификация носит лишь первичный характер. В зависимости от сферы, в которой работает специалист, возможно дальнейшее разветвление этой структуры.
В задачи специалиста по приему и обработке заказов входит идентификация вида заказа и принятие мер по его выполнению.
В основном заказы поступают по телефону или по факсу, иногда — по почте. Однако в настоящее время в связи с тем, что все большее распространение получает электронная торговля, развивается система заказов по E-mail или через сайты в Интернете.
Специалист по приему заказов принимает их, проверяет наличие необходимых параметров заказа (указание вида товара, его количества и т.д.) и реквизитов (координат) заказчика.
После этого он начинает обработку, которая заключается в оформлении соответствующих документов на товар (накладных, заявок на приобретение и т.д.), их переадресацию в соответствующее подразделение (это может быть склад предприятия, отдел закупок и др.). В случае обезличенного общения с клиентом (через Интернет или по факсу) при необходимости (например при большом объеме заказа) специалист может связаться с абонентом для уточнения или получения подтверждения заказа.
Далее он отслеживает и контролирует маршрут выполнения заказа, координирует работу исполнительных служб, вплоть до вручения заказа и оплаты его заказчиком. После всего цикла специалист по приему и обработке заносит все сведения о заказе в архив и делает отметку о его выполнении. Как правило, архивы представляют собой электронные базы данных на компьютере.
ИНСТРУКЦИЯ СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРИЕМУ И ОБРАБОТКЕ ЗАКАЗОВ
1. На должность специалиста по приему и обработке заказов назначается лицо, имеющее
Должностная инструкция по специальности «Специалист по приему и обработке заказов»
Вы можете скачать должностную инструкцию специалиста по приему и обработке заказов бесплатно. Должностные обязанности специалиста по приему и обработке заказов
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
утверждать должностную инструкцию)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СПЕЦИАЛИСТА ПО ПРИЕМУ И ОБРАБОТКЕ ЗАКАЗОВ
1. Общие положения
1.1.Настоящая должностная инструкция определяет права, ответственность и должностные обязанности специалиста по приему и обработке заказов_____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2.На должность специалиста по приему и обработке заказов принимается лицо с высшим (средним) профессиональным (техническим) образованием (требований к стажу работы нет); стажем работы в торговле не менее 1 года.
1.3.Специалист по приему и обработке заказов должен знать:
-информацию о товарах (услугах);
-этику делового общения;
-технологию обработки заказов с использованием компьютера;
-основы трудового законодательства;
-требования к оформлению заказов;
-основы учета заказов;
-порядок контроля за прохождением и выполнением заказов;
-правила внутреннего трудового распорядка.
1.4.Специалист по приему и обработке заказов принимается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя предприятия по представлению ___________________________.
1.5.Специалист по приему и обработке заказов находится в подчинении у_________________.
1.6.В период отсутствия специалиста по приему и обработке заказов (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности возлагаются на лицо, назначенное в установленном порядке, приобретающее соответствующие права и несущее ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Специалист по приему и обработке заказов обязан:
2.1.Давать заказчику (клиенту) консультацию по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).
2.2.Проверять наличие всех реквизитов заказа.
2.3.Корректировать сроки и условия выполнения заказов и в случае необходимости информировать заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа.
2.4.Вести архив выполненных заказов.
2.5.Идентифицировать вид заказа.
2.6.Направлять заказ в соответствующее подразделение предприятия.
2.7.Координировать работу подразделений, задействованных в реализации заказа.
2.8.Контролировать своевременное выполнение заказа.
2.9.Составлять отчет (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.
3. Права
Специалист по приему и обработке заказов вправе:
3.1.Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.2.Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.3.Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.4.Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
Специалист по приему и обработке заказов ответственен за:
4.1.Недолжное выполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией в установленных действующим трудовым законодательством РФ рамках.
4.2.Правовые нарушения, совершенные в процессе своей деятельности в установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ рамках.
4.3.Причинение материального ущерба предприятию в установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция специалиста по приему и обработке заказов
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.
1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________ Организации.
1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое) образование, (высшее; среднее) (без предъявления требований к стажу работы; стаж работы в торговле не менее 1 года).
1.5. Работник должен знать:
— Информацию о товарах (услугах).
— Требования к оформлению заказов.
— Основы учета заказов.
— Порядок контроля за прохождением и выполнением заказов.
— Этику делового общения.
— Технологию обработки заказов с использованием компьютера.
— Основы трудового законодательства.
— Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ________________.
1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Дает заказчику (клиенту) консультацию по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).
2.2. Проверяет наличие всех реквизитов заказа.
2.3. Идентифицирует вид заказа.
2.4. Направляет заказ в соответствующее подразделение предприятия.
2.5. Координирует работу подразделений, задействованных в реализации заказа.
2.6. Контролирует своевременное выполнение заказа.
2.7. Корректирует сроки и условия выполнения заказов и в случае необходимости информирует заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа.
2.8. Ведет архив выполненных заказов.
2.9. Составляет отчет (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.
3. ПРАВА
3.1. Работник имеет право:
— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;
— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;
— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;
— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;
— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;
— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;
— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность за:
4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.
4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.
4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Охрана Труда
Должностная инструкция приемщика заказов
Должностная инструкция приемщика заказов
1.1 Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность приемщика заказов.
1.2 Приемщик заказов относится к категории технических исполнителей.
1.3 Приемщик заказов назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
1.4 Взаимоотношения по должности:
Лицо, назначенное в установленном порядке
Начальное профессиональное образование
без предъявления требований к стажу работы
правила бытового обслуживания населения;
перечень оказываемых услуг (выполняемых работ) и форм их предоставления;
цены на оказываемые услуги (выполняемые работы), а также на используемые при этом материалы, запасные части и фурнитуру исполнителя (обозначенные на их образцах) и сведения о порядке и форме оплаты;
прейскуранты (тарифы) на услуги;
виды, марки, артикулы, типы, наименование, устройство и принцип работы (изделий, материалов, приборов) и другие качественные характеристики товарно-материальных ценностей;
виды технологической обработки и маркировки;
правила оформления документации по приему и выдаче заказов в соответствии с положениями и инструкциями;
порядок ведения книги учета движения заказов;
порядок приема, хранения и сдачи денежных средств;
основы организации бухгалтерского учета;
государственные стандарты бытовых услуг и технические условия;
порядок извещения своего непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены;
правила пожарной безопасности;
работы по специальности
3.1 Внешние документы:
Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
3.2 Внутренние документы:
Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия (заведующего производством); Положение о подразделении, Должностная инструкция приемщика заказов, Правила внутреннего трудового распорядка.
4.1. Приемщик заказов перед началом рабочего дня:
— проходит в установленном порядке периодические медицинские осмотры;
— проходит в установленном порядке инструктаж по охране труда;
— принимает рабочее место;
— подготавливает рабочее место и средства индивидуальной защиты;
— проверяет исправность оборудования, приспособлений и инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных и других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения и т.п.;
— получает сырье и материалы;
4.2. В процессе работы приемщик заказов:
— соблюдает требования личной гигиены и производственной санитарии;
— соблюдает правила использования технологического оборудования, приспособлений и инструментов, способы и приемы безопасного выполнения работ;
— немедленно ставит в известность своего непосредственного руководителя о всех недостатках, обнаруженных во время работы;
— оказывает первую (доврачебную) помощь пострадавшим при травмировании, отравлении в аварийных ситуациях и внезапном заболевании;
4.3. В течение рабочего дня приемщик заказов:
— осуществляет прием от населения заказов на бытовые услуги;
— предоставляет заказчикам необходимую и достоверную информацию об услугах;
— определяет в соответствии с установленными правилами приема наименование изделия, объем работ, процент износа, отдельные дефекты, укомплектованность изделий, количество и другие признаки, дефекты и объем ремонтных работ ювелирных изделий, бытовых машин, приборов, часов, радиотелевизионной аппаратуры, степени загрязнения, прочности окраски, качества принимаемого белья в стирку и др.;
— предупреждает заказчика об обнаружении:
• непригодности или недоброкачественности переданных заказчиком материала, оборудования, технической документации или переданной для переработки (обработки) вещи;
• возможных неблагоприятных для заказчика последствий выполнения его указаний о способе выполнения работы (оказания услуги);
• иных не зависящих от организации бытового обслуживания обстоятельств, которые грозят годности или прочности результатов выполняемой работы либо создают невозможность ее завершения в срок;
— выписывает на принятые заказы квитанции с определением прейскурантной цены на исполнение заказа в соответствии с действующими прейскурантами;
— определяет срок выполнения работ;
— распределяет и направляет для исполнения с оформлением необходимой сопроводительной документации заказов на комбинат бытового обслуживания, фабрику-прачечную, дом быта, мастерскую и др.;
— получает выполненные заказы от организаций (структурных подразделений организации) бытового обслуживания с проверкой качества выполненных работ;
— выдает изделия заказчику по предъявленной квитанции;
— получает деньги от заказчиков и сдает их в соответствии с установленным порядком материально-ответственному лицу;
— представляет заказчику отчет об израсходовании материала (сырья) и возвращает его остаток либо с согласия заказчика уменьшает цену работы (стоимость услуги);
— принимает по телефону заказы от населения на выполнение бытовых услуг;
— контролирует сроки исполнения и оплаты заказов;
— при выдаче исполненного заказа информирует заказчика о гарантийных сроках на выполненные услуги (работы);
— ведет картотеку гарантийного ремонта изделий;
— ведет книгу учета заказов;
4.4. Приемщик заказов в конце рабочего дня:
— сдает неиспользованные сырье и материалы;
— осуществляет уборку рабочего места;
— сдает рабочее место;
Приемщик заказов имеет право:
5.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
5.2. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
5.3. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.
Приемщик заказов несет ответственность:
7.1. Режим работы приемщика заказов определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
Условия оплаты труда приемщика заказов определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
9.2 Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
9.3 Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.
Эффективная обработка входящих заявок
Обработка, приоритезация и отслеживание входящих заявок требует больших усилий, особенно если они поступают с разных каналов, таких как электронная почта, мессенжеры, хелпдеск, телефонные звонки и другие каналы. Управление всеми этими запросами требует времени и ресурсов и является непростой задачей. А правильная реализация управления запросами, отвечающая потребностям компании, позволяет ей повысить производительность различных операций и улучшить структуру прибыли и затрат.
Как можно обрабатывать заявки
Сейчас предприниматели используют два основных варианта обработки заявок, вне зависимости от типа предприятия:
К традиционному относятся такие способы обработки заявок, как электронная почта, социальные сети (ВКонтакте, Телеграмм, Одноклассники, Инстаграм и многие другие), телефонные звонки и так далее. В каждом случае необходимо прорабатывать стратегию, нанимать специалистов для успешной обработки заявок конкретным способом.
Справка! Например, для приема звонков большинство крупных компаний создают Call-центры, а в последнее время большую популярность набрали SMM-специалисты, которые работают с социальными сетями.
Традиционные способы эффективны при небольшом охвате, когда с задачей может справиться несколько человек. Обычно создается небольшая команда, которая работает над совместной целью. На самых ранних этапах развития компании с этим может справиться даже около 10 человек. Но если охват и количество заявок растет, то увеличение специалистов для обработки всей поступающей информации приведет к большим расходам, которые больно ударят по счету компании. В таком случае понадобятся современные IT-технологии, к которым относится сервис Smart Service.
Что представляют собой современные IT-технологии для обработки заявок
Ярким примером современной IT-технологии для обработки заявок является Smart Service, который объединяет в себе заказчиков, поставщиков и подрядчиков. То есть эта программа позволяет оптимизировать бизнес-процесс, работу персонала, а также контроль за этими процессами. На первый взгляд может показаться, что затраты на подобные технологии превышают стоимость традиционной обработки заявок. Но, на самом деле, происходит снижение затрат и расходов на производственные процессы. В отдельных случаях снижение расходов может достигать 50%. А все благодаря автоматизации и оптимизации бизнес-процессов.
Иногда предприниматели путают две разных технологии: хелпдеск (Help Desk) и сервисдеск (Service Desk). В первом случае речь идет об инструменте для техподдержки пользователей, который облегчает работу (наиболее популярными вариантами выбора являются Exel или другая система учета). Service Desk – это специально разработанные методики и процедуры, которые помогают организовать сервисные службы технической поддержки. Благодаря оптимизации при помощи сервисдеск, улучшается и ускоряется процесс обработки заявок и не только. Так, современные IT-технологии должны обладать следующими параметрами:
И если первые семь пунктов может выполнять система хелпдеск, то остальные пункты Help Desk реализовать не сможет. В этом и заключается преимущество сервисдеска, хоть эта технология и стоит несколько дороже. При этом Service Desk может обладать дополнительными параметрами, которые облегчат предпринимателю и его команде использование этой IT-технологии. К таким дополнительным функциям можно отнести:
Почему лучше использовать IT-технологии, а не традиционный способ обработки заявок
Традиционный способ обработки заявок отлично подходит для начального этапа развития бизнеса. Но со временем поток клиентов растет, появляется потребность в быстродействии и высокой скорости обслуживания. В этом случае и помогут IT-технологии, которые смогут оптимизировать весь процесс. А значит, увеличится скорость и качество обработки заявок. Кроме этого, Service Desk обладает и целым рядом других преимуществ:
Как можно было заметить, выше описаны преимущества для работы внутри компании. Но еще есть ряд достоинств Service Desk, которые помогают решать задачи для работы с клиентами и заказчиками. К таким преимуществам сервисдеск относится:
Как видно из двух последних списков, современные IT-технологии имеют преимущество перед традиционными способами обработки заявок как для работы внутри компании, так и для работы с клиентами или заказчиками. При этом Service Desk можно интегрировать в любой бизнес: курьерская служба, сервисная компания, торговый центр, управляющая и обслуживающая компания или строительная организация.