Командировка водителя на служебном автомобиле
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Командировка или разъездной характер работы: как не нарушить трудовое законодательство?
эксперт Контур.Школы по бухгалтерскому учету, зарплате, кадрам, трудовому праву
Часто перед работодателем встает вопрос: нужно ли работникам, трудовая деятельность которых связана с частыми разъездами (например, водителям), перед каждым рейсом оформлять командировку. Да и вообще являются ли поездки этих работников командировками? В статье рассмотрим, какие же поездки считать командировками и для чего необходимо разграничивать такие понятия как «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути».
Что такое командировка работника
Итак, трудовое законодательство определяет командировку как служебную поездку. При этом следует понимать, что не все служебные поездки работников являются командировками. «В соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы» (ч.1 ст.166 ТК РФ). То есть, для того, чтобы считать поездку командировкой, должны быть выполнены определенные действия и соблюдены ряд условий:
Служебная поездка. В чем отличие от командировки
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ч.2 ст.166 ТК РФ). Например, разъездной характер работы можно установить курьерам, а характер работы в пути — машинисту или проводнику.
То есть, не все служебные поездки работников являются командировками.
Почему же важно разграничивать понятия «служебная командировка», «разъездной характер работы» и «работа в пути»? Во-первых, это влияет на уровень гарантий и компенсаций, а во-вторых, — на порядок документального оформления.
Юлия Бусыгина, эксперт по бухгалтерскому учету Контур.Школы:
Работодатель вполне может направить в командировку работника, которому установлен характер работы разъездной или в пути. Например, направляя водителя в другой город для покупки служебного автомобиля, поездку следует оформить как служебную командировку. И здесь не важно, что в трудовом договоре данному работнику определен разъездной характер работы.
Итак, разграничивать рассматриваемые понятия требуется по следующим причинам:
Командировка водителя на служебном автомобиле
(1).jpg "Командировка водителя на служебном автомобиле. Смотреть фото Командировка водителя на служебном автомобиле. Смотреть картинку Командировка водителя на служебном автомобиле. Картинка про Командировка водителя на служебном автомобиле. Фото Командировка водителя на служебном автомобиле")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
1. Сколько путевых листов нужно оформить в длительных командировках в тех случаях, когда сотрудник использует автомобиль и ездит в командировке на нем: должен быть один путевой лист или несколько на каждый день, оформленные на месте командирования диспетчером?
2. Сколько путевых листов должно быть при пересадке водителей с одной машины на другую, притом что за один рабочий день водители несколько раз могут меняться машинами?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
1. Путевой лист (один) должен составляться на период командировки до начала выполнения рейса.
2. На наш взгляд, более правильным будет оформить на каждого из водителей, использующих один автомобиль, отдельный путевой лист.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Мельникова Елена
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
————————————————————————-
*(1) Согласно ч. 1 ст. 1 УАТ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ). Тем не менее судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов и считает, что нормы УАТ РФ и Порядка распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд (смотрите материал).
Когда надо оформлять командировку, а когда – служебную поездку?
Когда представитель компании отправляется по служебному заданию в другой город или страну, все вроде бы просто: он уезжает в командировку. Но «следом за ним» может поехать и сотрудник, у которого работа с разъездным характером. Где будет находиться в этот момент каждый из них — в командировке или служебной поездке? По нашему опыту, путаница в понятиях до сих пор существует. А это приводит и к финансовым, и к управленческим рискам. Давайте разберем, что и когда надо оформлять и как это делать правильно.
В соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ, командировка — это направление человека по заданию на определенный срок вне места постоянной работы. Соответственно, если у сотрудника в трудовом договоре в качестве такого места указан конкретный адрес компании, в принципе любую поездку можно считать командировкой, и срок ее определяет работодатель.
При этом сейчас только 2 документа являются обязательными: приказ и авансовый отчет, в котором человек подтверждает свои расходы. Другие формы: командировочное удостоверение, служебное задание, журнал и т.д. — добровольные. Оформлять их можно, но тогда в локальных нормативных актах надо точно описать, что, как и когда используется.
На время командировки за сотрудником сохраняется должность и платится средний заработок. Также ему должны возместить расходы, связанные с поездкой. Ст. 168 ТК РФ уточняет, что компенсируется: проезд, проживание, суточные, другие расходы по согласованию. Кстати, размер суточных закон не регламентирует, и работодатель назначает его самостоятельно. Надо лишь помнить про ст. 217 Налогового кодекса РФ: она указывает не облагаемые налогом суммы — 700 рублей в день по России и 2500 рублей — за границей. Свыше них придется платить НДФЛ.
Взывая к финансовой справедливости, люди просят признать их поездки командировками и компенсировать дополнительные расходы. Не добившись этого, человек обращается в суд. Как завершится дело — большой вопрос, но сама ситуация отнимет много времени.
Еще один риск связан с возмещением средств из Фонда социального страхования РФ. Если в локальных документах не прописать нюансы, связанные с несчастными случаями во время поездок, компании сложно будет доказать связь ЧП с производством. Допустим, человек поехал в командировку на личном авто, что не было разрешено, или заехал на служебном автомобиле к родным и попал в ДТП. ФСС может признать случай нестраховым и отказать в выплате.
Конечно, служебные поездки подчас выгоднее для работодателей, чем командировки. Так, суточные платятся только, если человек вынужден ночевать вне дома, не надо запрашивать письменное согласие семейного сотрудника и готовить приказ о направлении в каждую поездку. Для обычных командировок это необходимо. К тому же, в них нельзя направлять беременных.
В любом случае процесс надо регламентировать. Прежде всего, проверить документы, в которых описаны правила поездок. Надо обязательно надо указать работы и должности с разъездной работой, планирование и согласование поездок, учет рабочего времени и расходов, описать варианты транспорта для поездки: общественный, личный и т.д. — это поможет избежать переплат и снизит риск аварий. И, пожалуй, самое главное для разъездных сотрудников. В трудовом договоре надо указать характер работы и определить территорию.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
«Командировочные ответы» о водителях
За текущий год порядок возмещения командировочных расходов менялся дважды. С 23 марта вступило в силу общее для всех командировок (заграничных и по Республике Беларусь) Положение N 176. Для целей возмещения командировочных расходов водители были разделены на тех, которые осуществляют международные автомобильные перевозки для собственных нужд организации, и осуществляющих иные перевозки. Для этих групп водителей был определен разный порядок расчета суммы возмещаемых расходов. При этом трудности представляли критерии, согласно которым водителей следовало делить на указанные группы.
С 7 сентября в силу изменений, внесенных в Положение N 176, больше не требуется разбираться в нюансах конкретной автомобильной перевозки: международная она или нет, для собственных нужд организации или иная. Сейчас ориентиром выступают характеристики транспортного средства, которым управляет командированный водитель.
Ответим на вопросы о нынешнем порядке возмещения командировочных расходов водителям.
1. В каком случае командировочные расходы водителю следует рассчитывать, как обычному работнику, а когда — по правилам гл. 7 Положения N 176?
Справочно
Определения служебного и специального легковых автомобилей (пассажирский автомобиль с числом мест для сидения не более 9, включая место водителя) приводятся в нескольких нормативных документах :
служебный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для обеспечения деятельности юридического лица, в том числе для служебных поездок руководителя (его заместителей) и других работников юридического лица;
специальный легковой автомобиль — легковой автомобиль, предназначенный для выполнения возложенных на юридическое лицо задач и функций, укомплектованный специальным технологическим оборудованием и (или) имеющий специальные световые и (или) звуковые сигналы, надписи и (или) цветографическую окраску, а также легковые автомобили оперативного назначения.
Полагаем, что аналогичная их трактовка оправдана и для целей возмещения командировочных расходов водителям.
Пример
Ситуация 1. Румянцев А.Н. направлен в командировку в г. Москву в качестве водителя служебного легкового автомобиля для перевозки трех сотрудников организации к месту проведения выставки.
Ситуация 2. Маршал Е.Ф. направлен в командировку в г. Новозыбков в качестве водителя служебного легкового автомобиля для доставки маловесного груза (швейные изделия).
Ситуация 3. Князев И.Г. направлен в командировку в г. Минск в качестве водителя грузового автомобиля для перевозки груза (мебель). Вместе с ним на этом автомобиле в командировку следует рабочий-монтажник.
В первых двух ситуациях исходим из того, что перевозки осуществляются водителями на служебных легковых автомобилях. Тот факт, что во второй ситуации таким автомобилем перевозится груз, роли не играет, поскольку это не изменяет характеристики автомобиля. Значит, командировочные и Румянцеву А.Н., и Маршалу Е.Ф. возмещаются по общеустановленным правилам, то есть исходя из норм гл. 2 — 4 Положения N 176.
В третьей ситуации водитель Князев И.Г. следует в командировку за рулем грузового автомобиля, соответственно расчет командировочных расходов производится по правилам гл. 7 Положения N 176.
Отметим, если рассматривать возмещение расходов по найму, то ключевым отличием является следующий факт:
— водителям, которые подпадают под нормы гл. 7, указанные расходы в составе общей выплаты оплачиваются за все дни командировки, в том числе за время нахождения в пути ;
Пример
Водитель направлен в командировку в г. Саратов на 5 дней (дни отъезда в командировку и прибытия из нее являются соответственно днями пересечения границы Республики Беларусь). В месте командировки он находился 3 дня/2 ночи. По возвращении из командировки документы, подтверждающие фактические расходы по найму, водитель не представил.
Ситуация 1. Он осуществляет перевозку пассажиров автобусом. Общая выплата для России установлена нанимателем в размере 50 евро.
Ситуация 2. Он следует за рулем служебного легкового автомобиля. Аванс выдан наличными.
В первой ситуации возмещение командировочных расходов производится работнику по правилам гл. 7, то есть ему полагается общая выплата в сумме 250 евро (50 евро x 5 дней). Даты прибытия в г. Саратов и убытия из него в расчет не принимаются.
Во второй ситуации возмещение расходов по найму производится водителю по правилам гл. 2 — 4, то есть в сумме 240 долл. США (120 долл. США x 2 ночи). Суточные возмещаются за все дни командировки в сумме 150 долл. США (30 долл. США x 5 дней). Итого работнику причитается 390 долл. США (240 долл. США + 150 долл. США).
2. Можно ли установить общую выплату разной величины в зависимости от таких критериев, как место командировки, ее продолжительность (многодневная/однодневная), профессиональные характеристики водителя (стаж, категория)?
Размер и порядок расчета общей выплаты водителям определяются нанимателем (целесообразно закрепить в локальном правовом акте, например в положении о командировках). Вместе с тем диапазон, в рамках которого может варьировать наниматель при установлении величин общей выплаты, законодательно ограничен, а именно за время нахождения :
— в пределах Республики Беларусь — не более пятикратного размера суточных (45 руб.), но не менее однократной их величины (9 руб.);
— за время нахождения за границей — до 150 евро включительно, но не менее 25 евро.
В рамках командировок по Беларуси, а также за границу размер общей выплаты в отношении различных населенных пунктов (стран) командирования наниматель вправе установить как единым, так и отличающимся. Главное при этом — соблюсти вышеобозначенные диапазоны.
Пример
В положении о командировках ООО «Гродно-5» размер общей выплаты водителям установлен в следующих размерах, а именно за время нахождения:
в пределах Республики Беларусь: для областных центров и Минска — 45 руб., районных центров — 35 руб., остальных населенных пунктов — 25 руб.;
за границей: для России — 25 евро, г. Москвы — 80 евро, Украины — 50 евро.
3. Водителю грузового автомобиля при направлении в загранкомандировку выдана корпоративная банковская карта для оплаты расходов, в том числе по найму жилья. Означает ли это, что направляющая сторона оплатила водителю жилое помещение и возмещение командировочных ему надлежит производить не в виде общей выплаты, а исходя из фактических документально подтвержденных расходов?
Отметим, сравнение сумм общей выплаты и документально подтвержденных фактических расходов по найму жилья следует производить за каждые сутки командировки (либо отдельный период), за которые представлены подтверждающие документы. Если в конкретные сутки (период) водитель на эти цели фактически израсходовал больше, чем причитающаяся сумма общей выплаты, то возмещение ему расходов по найму за эти сутки (либо период) производится в порядке, установленном п. 39 Положения N 176.
Выдача водителю грузового автомобиля корпоративной карты порядок возмещения командировочных расходов не изменяет.
Пример
Водитель направлен в командировку в г. Вильнюс на грузовом автомобиле с 07.10.2019 по 11.10.2019. Общая выплата установлена нанимателем в размере 50 евро за сутки. Работнику выдана корпоративная карта, на которую зачислен аванс, в том числе общая выплата 250 евро (50 евро x 5 суток). По возвращении из командировки водитель представил авансовый отчет и приложил документы, подтверждающие расходы по найму жилья за период с 08.10.2019 по 10.10.2019 на сумму 160 евро.
Вместе с тем при принятии решения наниматель может учесть различные фактические обстоятельства, например время нахождения работника в каждом из мест командировки в этот день. Критерии принятия решения для таких случаев целесообразно закрепить в локальном правовом акте.
* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex