Командировка на автомобиле супруга
Авто супруги для служебных поездок
В письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 Минфин России рассказал о налогообложении выплат за использование в служебных целях автомобиля, управляемого работником по доверенности, выданной его супругой. Сразу отметим, что в отношении НДФЛ позиция смягчилась, а в отношении налога на прибыль — ужесточилась.
В письме рассмотрена следующая ситуация. Работник для служебных поездок использует легковой автомобиль, приобретенный в браке и являющийся совместной собственностью супругов. Собственник авто согласно свидетельству о госрегистрации — супруга работника. Работник управляет авто на основании доверенности, выданной супругой. Минфин России разъяснил, как учитывать в целях налога на прибыль компенсацию работнику за использование автомобиля и облагать ее НДФЛ.
Специалисты финансового ведомства высказали такую позицию. Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, на основании подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, служит приказ руководителя организации, в котором установлены размеры компенсации. Согласно ст. 188 ТК РФ компенсация выплачивается за использование имущества, принадлежащего работнику. Из этого финансисты делают вывод, что для учета расходов на выплату компенсации при расчете налога на прибыль транспортное средство должно принадлежать работнику на праве собственности.
В статье 188 ТК РФ определено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения определяется соглашением сторон трудового договора, составленным в письменной форме.
По мнению Минфина России, в составе расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль можно учесть только компенсации, выплачиваемые собственникам автомобиля. В рассматриваемой ситуации это означает, что суммы компенсации, выплаченные работнику в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, можно признать в расходах. Несмотря на то что автомобиль оформлен на имя супруги, работник является его собственником. Ведь машина находится в совместной собственности супругов.
Отметим, что ранее финансовое ведомство не связывало возможность учета компенсации за использование личного автомобиля для целей налогообложения прибыли с правом собственности на него. Так, в письме от 27.12.2010 № 03-03-06/1/812 сказано, что, если работник, использующий автомобиль в интересах организации, управляет им по доверенности, расходы на компенсацию также могут быть учтены организацией в составе расходов в соответствии с подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ.
В отношении НДФЛ специалисты Минфина России сделали послабление для случаев, когда работник, получающий компенсацию, управляет автомобилем, находящимся в общей собственности супругов.
Напомним, что позиция финансового ведомства заключается в том, что компенсация за использование автомобиля в служебных целях, выплачиваемая работнику, который управляет машиной по доверенности, облагается НДФЛ (письма от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42 и от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228). Финансисты объясняют это тем, что на основании п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются этим налогом все виды компенсационных выплат, установленные законодательством РФ. Трудовой кодекс обязывает выплачивать компенсацию за использование работником исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.
В комментируемом письме финансисты сделали послабление супругам и разъяснили, что согласно п. 1 ст. 256 ГК РФ и ст. 34 Семейного кодекса РФ имущество, нажитое супругами во время брака, признается их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.
Таким образом, если транспортное средство находится в совместной собственности супругов, суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя транспортного средства, которым управляет физическое лицо по доверенности, выданной супругой, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ. Если же транспортное средство приобретено до вступления в брак, получено супругой во время брака в дар или в порядке наследования либо по условиям брачного договора считается ее единоличной собственностью, такие суммы, выплачиваемые работодателем супругу, не являющемуся собственником транспортного средства, подлежат налогообложению в установленном порядке.
Как подтвердить совместную собственность
К сожалению, специалисты Минфина России не пояснили, какие документы нужно представить работнику, чтобы доказать, что автомобиль находится в общей собственности супругов. Ведь авто регистрируется всегда только на одно лицо (п. 24 Правил регистрации автомототранспортных средств и прицепов к ним в ГИБДД МВД России, утвержденных приказом МВД России от 24.11.2008 № 1001).
Совместная собственность супругов возникает не на основании какого-либо документа, а в силу закона (если не заключен брачный договор). Поэтому, на наш взгляд, достаточно письменного заявления работника о том, что автомобиль приобретен во время брака и брачный договор между супругами не заключался. К заявлению желательно приложить копию свидетельства о браке и копию договора купли-продажи автомобиля.
В командировку на автомобиле
Для проезда в командировку может использоваться машина организации или сотрудника, которому выплачивается арендная плата или компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя. Какие документы необходимы для оформления командировки? Какими налогами и взносами облагаются выплаты?
Документальное оформление командировки на автомобиле
В таблице представлен перечень необходимых документов в зависимости от того, как сотрудник едет в командировку: на автомобиле работодателя или на собственном автомобиле, получает арендную плату или компенсацию за использование своего транспортного средства.
Необходимые документы
Проезд на автомобиле
Примечание. *В качестве подтверждающего документа может использоваться письменное разрешение собственника автомобиля на предоставление его имущества в аренду работником.
Бухгалтерия, зарплата и отчетность в дружелюбном сервисе.
Налогообложение расходов при направлении
сотрудника в командировку на машине
Налог на прибыль
Можно в полном размере учесть в составе прочих налоговых расходов, которые связаны с производством и реализацией, следующие (пп. 11–12 п. 1 ст. 264 НК РФ; письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92):
Что касается компенсации расходов, связанных с проездом в командировку на автомобиле работника, прежде всего ГСМ, то, по мнению налоговиков, в размер компенсации, установленный п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 № 92, включено в том числе и возмещение рассматриваемых расходов (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239, ФНС от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). Иной подход, скорее всего, предстоит отстаивать в суде с неочевидным исходом, так как единственное известное нам судебное решение по данному вопросу вынесено в пользу налоговиков (Определение ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 по делу № А07-1341/2008).
Арендная плата за автомобиль работника облагается НДФЛ при ее выплате у арендодателя — налогового агента на общих основаниях (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Не облагается НДФЛ в полном объеме компенсация документально подтвержденных расходов (ГСМ и т.п.) в командировку и обратно, а также компенсация за само использование (износ) автомобиля работника (п. 3 ст. 217 НК РФ; письмо Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-06/5600). Однако если работник не подтвердит документально право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228). Иную позицию можно отстоять в суде, так как практика развивается в пользу налогоплательщиков (например, Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013).
Страховые взносы
Страховыми взносами в полном объеме не облагается (п. 3 ст. 7, п. 2, пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона № 212-ФЗ; п. 1–2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ):
При расчете суммы компенсации целесообразно учитывать степень износа используемого личного имущества работника, а также срок его полезного использования, который может быть определен на основании технической документации на это имущество (п. 2 письма ПФ РФ от 29.09.2010 № 30-21/10260).
Если работник не может документально подтвердить право собственности на автомобиль, то проверяющие могут начислить на рассматриваемую компенсацию страховые взносы (письмо Минтруда России от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Иную позицию можно отстоять в суде, так как имеется судебное решение в пользу плательщиков страховых взносов (Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Наглядно налогообложение расходов при направлении сотрудника в командировку на машине представлено в таблице.
Тип расходов
Налог на прибыль
Страховые взносы
Примечания. *По мнению налоговиков, эти затраты уже включены в размер компенсации за использование транспортного средства (письма Минфина России от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239 и ФНС РФ от 21.05.2010 № ШС-37-3/2199). **Если работник не сможет документально подтвердить право собственности на автомобиль, проверяющие могут начислить НДФЛ и страховые взносы (письма Минфина РФ от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228 и Минтруда РФ от 13.11.2015 № 17-3/В-542). Однако судебная практика развивается в пользу плательщиков налогов и взносов (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013; Определение Верховного Суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423 по делу № А34-5577/2014).
Илья Антоненко,
аттестованный аудитор
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
В командировку на личном авто: как компенсировать расходы на бензин
Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то все затраты, связанные с поездкой, компания берёт на себя, в том числе и бензин. Можно возместить расходы по чекам, а можно выплатить фиксированную сумму. От этого будет зависеть размер компенсации за бензин и порядок её налогообложения.
Что нужно сделать при любом варианте возмещения расходов
Поездку в командировку на автомобиле сотрудник для начала следует обсудить с руководителем. Если вопрос согласован, бухгалтер оформляет приказ на командировку, путевой лист и служебную записку.
Приказ на командировку
Документ оформляем по форме Т-9 (абз. 2 п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках). В приказе добавляем поле «Проезд к месту командировки».
Скачать образец приказа на командировку
Путевой лист
Этот документ подтвердит, что личная машина используется в служебных целях (п. 7 Положения о командировках). Форму путевого листа можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Если речь о легковом автомобиле, лист заполняем по форме № 3, если грузовой — по форме № 4-С или № 4-П.
Служебная записка
По ней определяют, как долго сотрудник находился там, куда его командировали.
По возвращении из командировки работник отдаёт работодателю служебную записку и оправдательные документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки (п. 7 Положения о командировках).
А работодатель обязан возместить работнику все затраты по командировке, в том числе стоимость израсходованного бензина. Это делается на основании кассовых чеков.
Если работник хочет поехать в командировку на личном автомобиле, это можно оформить двумя способами. От того, какой вариант вы выберите, зависит размер и порядок компенсации бензина и налогообложение этой выплаты.
Вариант 1. Оформляем соглашение об использовании автомобиля
Чтобы получить компенсацию расходов на бензин, работник предоставляет копию свидетельства регистрации ТС и документы, подтверждающие эти расходы (письмо ФНС от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
После этого работодатель издает:
Суды согласны с таким подходом (Постановления ФАС МО от 25.09.2012 № А40-104646/11-119-902, 18 ААС от 27.02.2013 № 18АП-437/2013).
Оформляя соглашение, работодатель обычно учитывает свои налоговые выгоды. Вся сумма компенсации и расходов на ГСМ не облагается НДФЛ и взносами (письмо Минфина от 06.12.2019 № 03-04-06/94977). А в расходах по налогу на прибыль можно учесть ограниченную сумму компенсации за легковой автомобиль (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
Все, что работодатель выплатит работнику сверх этих сумм, в налоговые расходы включить нельзя (письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366).
Чтобы учесть в расходах больше, вместо соглашения о компенсации с работником заключается договор аренды автомобиля.
Вариант 2. Оформляем договор аренды транспортного средства
В нём прописываем стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем.
По договору арендатором выступает компания, а арендодателем — работник-собственник машины.
Налогообложение зависит от вида договора — аренда транспортного средства с экипажем или без. Если автомобиль без экипажа, страховые взносы начислять не нужно — только НДФЛ с каждой выплаты (п. 1 ст. 226 НК РФ, Письмо Минфина от 01.11.2017 № 03-15-06/71986). Если с экипажем — взносы начисляются только со стоимости услуг по управлению автомобилем, а НДФЛ удерживается со всей суммы по договору (п. 1 ст. 226, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Компенсации за использование личных автомобилей: осторожно – доверенность!
Подпункт 11 п.1 ст.264 НК РФ предусматривает возможность включения в состав прочих расходов затрат на выплату работникам компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов.
Эти расходы учитываются в целях налогообложения прибыли только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
Размер нормативов на сегодняшний день таков:
Транспортное средство
Предельные нормы компенсации в составе расходов в месяц, руб.
– до 2000 куб. см включительно
В соответствии со ст.188 ТК РФ организация может выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения прибыли в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.
Сумма превышения компенсации над законодательно установленной нормой в расходах при исчислении налога на прибыль не учитывается. Об этом говорится в п.38 ст.270 НК РФ.
Для документального подтверждения расходов организация, выплачивающая компенсации работникам, должна в обязательном порядке оформить с работниками соглашения о выплате компенсации и (или) выпустить приказ (другой документ), где зафиксированы размеры компенсационных выплат и фамилии сотрудников, имеющих право на получение этих выплат.
От каждого сотрудника, получающего компенсацию, необходимо получить копию свидетельства о регистрации транспортного средства.
Эти документы будут подтверждать, что работник использует автомобиль на законных основаниях и с согласия работодателя.
В 2011 году встал вопрос о том, насколько правомерна выплата компенсации работнику, который управляет автомобилем по доверенности (т.е. владельцем автомобиля является иное лицо).
Заметим, что до 2011 года этот нюанс вообще не принимался во внимание. Во всех письмах Минфина России, касающихся документального подтверждения расходов на выплату компенсаций, говорилось о том, что работник должен представить в бухгалтерию копию свидетельства о регистрации транспортного средства либо доверенность на управление автомобилем.
Однако в 2011 году появилось письмо Минфина России от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228, в котором рассматривался вопрос о порядке налогообложения сумм компенсаций налогом на доходы физических лиц.
В этом письме обращается внимание на то, что ст.188 ТК РФ предусматривает выплату компенсации при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества, в том числе личного транспорта.
В соответствии с п.3 ст.217 НК РФ от НДФЛ освобождаются суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора.
Учитывая положения ст.188 ТК РФ, возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено.
На этом основании в письме сделан вывод о том, что поскольку транспортное средство, управляемое физическим лицом по доверенности, не является его личным имуществом, положения п.3 ст.217 НК РФ в таком случае не применяются и суммы возмещения расходов, связанных с использованием такого имущества в интересах работодателя, подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Аналогичное разъяснение можно найти и в письме Минфина России от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42.
Про налог на прибыль в упомянутых выше письмах не было сказано ни слова. Однако позднее появились новые разъяснения Минфина, из которых очевидно, что изложенный подход чиновники распространяют не только на НДФЛ, но и на налог на прибыль.
В письме Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 указано, что поскольку ст.188 ТК РФ предусматривает компенсацию за использование имущества, принадлежащего работнику, в целях гл.25 НК РФ транспортное средство, за использование которого работнику выплачивается компенсация, должно принадлежать работнику на праве собственности.
Но на этом история не заканчивается.
Дело в том, что возможна ситуация, когда работник управляет автомобилем по доверенности, но при этом автомобиль все же признается его личным имуществом.
Это возможно, если собственником автомобиля согласно свидетельству о регистрации транспортного средства является супруга работника и автомобиль был приобретен в браке. Ведь в этом случае автомобиль является совместной собственностью супругов, а значит, относится к личному имуществу работника.
Чиновники были вынуждены согласиться с тем, что в подобной ситуации выплата компенсации полностью соответствует ст.188 ТК РФ и, следовательно, сумма компенсации учитывается в расходах при налогообложении прибыли (в пределах установленного норматива) и освобождается от НДФЛ.
Однако в Минфине работают тоже не дилетанты.
Поэтому в письме от 03.05.2012 № 03-03-06/2/49 обращается внимание на то, что факт принадлежности автомобиля супруге работника вовсе не гарантирует, что этот автомобиль является совместной собственностью супругов. Ведь этот автомобиль мог быть куплен супругой еще до вступления в брак. И даже если супруга стала обладательницей этого автомобиля уже в браке с сотрудником, то и здесь возможны варианты, когда автомобиль является ее единоличной собственностью. Это возможно, если супруга получила автомобиль в подарок или по наследству, а также если между супругами заключен брачный договор, содержащий соответствующее условие.
Читая такие разъяснения, кажется, что у чиновников есть только одна задача – максимально усложнить налогоплательщикам доступ к использованию налоговых льгот и учету тех или иных расходов.
Ведь получается следующее: ответственный бухгалтер, узнав, что работник пользуется по доверенности автомобилем, принадлежащем его супруге, должен провести целое расследование.
Сначала нужно выяснить, когда был куплен автомобиль – до заключения брака или после (учитывая практику проверок, необходимо запастись копией свидетельства о браке). Если автомобиль куплен уже в браке, тогда расследование продолжается. Надо выяснить, точно ли автомобиль был куплен (а не подарен и не получен в наследство). Если куплен, то желательно получить какое-нибудь документальное подтверждение факта покупки (например, копию договора купли-продажи). И, наконец, придется задать работнику вопрос о наличии брачного договора. И если такого договора нет (в подтверждение этого факта нужно запастись соответствующим заявлением работника), то можно спокойно выплачивать работнику компенсацию за использование автомобиля, включать ее в расходы по налогу на прибыль (в пределах норматива) и не облагать НДФЛ и страховыми взносами.
Смешно? На наш взгляд, очень.
Возникает вопрос: стоит ли овчинка выделки? Или, может быть, вовсе отказаться от выплаты компенсаций работникам, управляющим автомобилями по доверенности?
На эти вопросы каждый, конечно, отвечает сам.
СРОЧНО!
Успейте разобраться в ФСБУ 5/2019 «Запасы», пока вас не оштрафовали. Самый простой способ – короткий, но полный курс повышения квалификации от гуру бухгалтерского учета Сергея Верещагина
- Командировка на автомобиле предприятия образец приказа
- Командировка на личном авто как учесть расходы на гсм