Какие кассовые документы печатают контрольно кассовые машины
Какие документы необходимы для работы с ККМ?
Контрольно-кассовая техника призвана автоматизировать и упростить работу организации, особенно если это современная ККМ, подключенная к кассовому серверу и позволяющая автоматизировать процесс учета купли-продажи товара. Однако для ее легального применения организация или предприниматель все равно обязаны вести определенные документы и хранить сопутствующую документацию.
Документ первый – подтверждающий постановку ККМ на учет в налоговом органе, это так называемая карточка регистрации, которая выдается инспектором лицу, ответственному за кассовую технику и заверена его подписью. Зачастую без копии такой карточки организация не сможет получить все необходимые лицензии и разрешения.
Второй необходимый документ – журнал, или как его еще называют, книга кассира-операциониста. Порядок его ведения предусмотрен Типовыми правилами эксплуатации ККМ. Хотя они утверждены Минфином РФ еще 30.08.1993 г. N 104, действуют до сих пор.
Согласно этому документу, книга кассира-операциониста должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена подписями налогового инспектора, директора и главного (старшего) бухгалтера предприятия и печатью. Однако она не заменяет кассового отчета.
При произведении различных работ с ККМ оформляются акты установленной формы. Это касается не только ремонта кассового аппарата, но и, скажем, плановой замены контрольной лент (ЭКЛЗ). в последнем случае акт подписывается кассиром, представителем администрации организации (директором), специалистом ЦТО и налоговым инспектором.
Паспорт кассовой машины, Книга кассира-операциониста, акты и другие документы обычно хранятся у директора предприятия, его заместителя или главного (старшего) бухгалтера.
Как бизнесу работать с наличными и не попасть на штрафы
Что такое кассовая дисциплина и как с ней работают
Кассовая дисциплина — это порядок работы с наличными, установленный Банком России.
Ее должны соблюдать все компании и предприниматели — иначе налоговики могут оштрафовать. Расскажу, что нужно знать о кассовой дисциплине, чтобы не попасть на штрафы.
Зачем нужна кассовая дисциплина
Обычно под кассой имеют в виду аппарат, который выдает чек. Но есть еще одно понятие — касса организации, или операционная касса.
Касса организации — это все операции компании с наличными, которые подтверждены документами. Например: выдать работникам зарплату, передать выручку инкассаторам, принять оплату от покупателя.
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все организации, у которых в обороте есть наличка: магазины, кафе, автозаправки. Если компания со всеми расплачивается исключительно безналом, ее это не касается.
Обычно работник, который выдает и принимает деньги — это кассир. Еще с кассовыми документами работает бухгалтер, а некоторые из них подписывает руководитель. В розничной торговле может быть продавец-кассир, а еще — бухгалтер-кассир. В этих должностях функции совмещаются. В маленькой организации все кассовые документы может вести один человек, сам руководитель.
Кассовые документы подтверждают движение денег по кассе. Если документов нет или они оформлены неправильно — невозможно установить, сколько денег должно быть у организации. Еще кассовые документы могут потребовать при налоговой проверке. За несоблюдение кассовой дисциплины могут выписать штраф.
ИП ведут кассу в упрощенном порядке. Для них обязательны только документы на выдачу зарплаты работникам наличными. Еще ИП должны соблюдать лимит расчета наличными и тратить наличную выручку только на разрешенные цели. Все остальное касается только организаций.
Где хранить наличные, каждая организация и предприниматель решают сами. Как правило, это сейф или ящик контрольно-кассовой техники, ККТ. Важно, чтобы место могло закрываться на ключ — на случай если кассиру нужно куда-то отойти. Но государство место хранения наличных денег не регулирует. Руководитель компании или ИП решают сами, как хранить наличные.
Как победить выгорание
Какие документы нужны для работы с наличными
Все действия с наличными подтверждают кассовыми документами. Всего их пять:
Обязательные из них первые три. Платежная ведомость и книга учета кассиром принятых денежных средств оформляются только в некоторых случаях. Расскажу подробно о каждом кассовом документе.
Ордеры оформляют и в электронном виде — но тогда у бухгалтера и кассира должны быть электронные подписи.
Приходный кассовый ордер оформляют либо по данным чеков, выбитых за смену, либо по отчету о закрытии смены — его выдает кассовый аппарат в конце рабочего дня. Организация или ИП сами решают, как им удобнее: заполнять отдельный ордер на каждый чек или делать один ПКО по всей выручке за смену. Отдельные ордеры на каждый чек могут быть удобны, например, для автомагазинов или в оптовой торговле. Вторым способом пользуется большая часть торговых точек, особенно магазины и кафе, где большой поток клиентов.
Расходный кассовый ордер. РКО тоже оформляет бухгалтер, но уже когда нужно выдать наличные. Например, зарплату сотрудникам, деньги на оплату коммунальных услуг или покупку воды в офис.
В расходном кассовом ордере указывают его номер, дату, паспортные данные получателя денег, сумму цифрами и прописью.
Кассовая книга. В нее вносят все движения по кассе за день и за определенный период — месяц, квартал, год. Записи делают по каждому приходному и расходному ордеру.
11 марта бухгалтер магазина снял в банке 80 000 Р на зарплаты и выдал их работникам. В этот день в кассовой книге будет две записи — одна о поступлении наличных из банка, вторая о выдаче зарплаты.
Больше движений по кассе организации за этот месяц не было, поэтому в кассовой книге за март будет два листа — за 4 и 11 марта.
Расчетно-платежная ведомость. Ее оформляют, когда выдают работникам зарплату наличными. На общую сумму, указанную в расчетно-платежной ведомости, оформляют один расходный кассовый ордер. Если сотрудников мало, вместо ведомости можно сделать расходные кассовые ордера на каждого.
В расчетно-платежной ведомости указывают:
В ведомости обязательно пишут общую сумму выдачи и срок, за который зарплату должны выдать из кассы.
Еще есть платежная ведомость. В отличие от расчетно-платежной, в ней только суммы к выдаче по каждому работнику, а начисления — в отдельной расчетной ведомости.
Бланк платежной ведомостиPDF, 67,9 КБ
Какие ведомости использовать, решает организация — кому как удобнее.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Ее заполняют, если у компании или ИП несколько кассиров и они передают друг другу деньги. Например, мелкие купюры на размен в магазине. Кассиры при этом могут работать в разных местах — один в офисе, другой в магазине, третий на складе. Если кассиров несколько, один назначается старшим. Если кассир один, то книга не нужна.
Какие правила нужно знать при работе с документами
Кассовые документы оформляют, если в течение дня были операции с наличными, если нет — не нужно. Вот еще несколько основных правил.
Можно купить кассовую книгу или оформлять ее — в электронном виде с КЭП и без нее. Кому как удобно. Если компания ведет кассовую книгу на компьютере, в конце дня листы кассовой книги распечатывают в двух экземплярах и подписывают.
Важный момент: если в компании нет электронного документооборота, но она ведет учет в системах вроде 1С, СБИС и «Контур-эльба», то все бумаги надо распечатывать и подписывать вручную.
При электронном документообороте кассиры и бухгалтеры обмениваются документами в защищенном сервисе и используют электронную подпись, поэтому дублировать их на бумаге не нужно.
В документах не должно быть исправлений. Если допустили ошибку, придется составлять заново, в том числе и в электронном виде.
Хранить все кассовые документы надо минимум 5 лет. Исключение — документы на выплату зарплаты, их хранят 6 лет, а если на работников не ведутся лицевые счета — 50 или 75 лет. Сроки отсчитываются после окончания года, в котором составлены документы. Например, для бумаг, оформленных в 2020 году, срок хранения начинается с 1 января 2021 года.
В конце рабочего дня кассир считает деньги в кассе и проверяет с записями кассовых документов — совпадают ли суммы. Составлять кассовые документы — функция бухгалтера, принимать и выдавать деньги — кассира. Но на практике один работник может совмещать функции. Например, бухгалтер-кассир может заниматься оформлением документов, приемом и выдачей наличных. А продавец в магазине часто принимает наличные, то есть выполняет функцию кассира.
В супермаркете работает кассир. Он принимает наличные, пробивает чеки и в конце дня снимает отчет о закрытии смены. Затем деньги он сдает главному кассиру. Бухгалтер делает приходный кассовый ордер на сумму принятых от кассира денег.
Иногда на кассира возлагается часть обязанностей бухгалтера — самостоятельно составлять некоторые приходные и расходные документы. Вот как тогда будут выглядеть его действия.
Кассир Анна проработала смену и стала снимать кассу — то есть считать выручку и формировать отчет о закрытии смены с кассового аппарата. Согласно должностной инструкции, Анна самостоятельно оформляет приходный кассовый ордер на выручку. Под конец дня у нее есть: составленный ею ПКО на наличную выручку в сумме 43 980 Р и два расходных ордера — на выдачу 3000 Р работнику под отчет и на сдачу наличных 40 000 Р в банк.
Как принимать наличные
Деньги принимает кассир. Он пересчитывает и проверяет платежеспособность банкнот. При этом у покупателя должна быть возможность наблюдать за действиями кассира. Кассир обязан принимать деньги даже с небольшими повреждениями, например надорванные купюры.
В конце смены кассир формирует с помощью кассового аппарата отчет о закрытии смены и сдает деньги главному кассиру. Если по инструкции кассир сам составляет приходные и расходные документы, он оформляет приходный кассовый ордер на выручку, а также другие поступления в его кассу, и потом передает кассовые документы бухгалтеру.
Есть ситуации, когда кассиру нужно принять в кассу наличные по ПКО, который составил бухгалтер. Тогда кассир проверяет подписи на документе и совпадает ли сумма наличных с той, что указана в ордере. Потом подписывает ордер, отрывает от него квитанцию и выдает вносителю денег.
Как выдавать деньги
В течение дня кассир может выдавать наличные поставщикам, подрядчикам и работникам компании. На каждую выдачу денег из кассы бухгалтер оформляет расходный кассовый ордер. А если выдают зарплату, то — расчетно-платежную или платежную ведомость и к ней — единый расходный кассовый ордер. Кассир заполняет расходный кассовый ордер и пробивает чек, если по закону это необходимо — например, при возврате товара.
Кассир готовит деньги к выдаче и передает получателю расходный ордер — для подписи. Затем кассир пересчитывает деньги так, чтобы можно было наблюдать за его действиями, и отдает их получателю.
Из кассы можно выдавать только целые платежеспособные банкноты. Купюры с повреждениями выдавать нельзя — их сдают в банк.
Получатель может пересчитать деньги только перед кассой, иначе кассир не примет претензии по сумме. После выдачи наличных кассир подписывает РКО.
Зарплату, стипендию и другие выплаты работникам могут выдавать не только по расходным кассовым ордерам, но и по ведомостям — расчетно-платежным или платежным.
На что можно выдавать деньги из кассы. Наличные, полученные в виде выручки за проданные товары, работы, услуги выдают только на конкретные цели:
На другие цели выдавать деньги, поступившие в виде выручки, нельзя. Например, заем для другой организации можно перечислить по безналу или сходить в банк и взять там наличные. Это должны делать все организации, кроме ломбардов, микрофинансовых организаций, потребительских кооперативов — у них другой порядок выдачи займов.
Если деньги поступили в кассу из банка — их можно тратить на любые нужды организации, без ограничения целей.
Если деньги не поступили в качестве выручки и не получены из банка — тратить их нельзя, их нужно сдать в банк.
Лимит остатка кассы
Кроме правил по приему, выдаче и хранению наличных есть еще одно — по соблюдению лимита остатка кассы.
Лимит остатка кассы — это максимальная сумма, которую можно хранить в кассе на конец рабочего дня. Если организация или ИП превысит лимит, ее могут оштрафовать.
Лимит обязаны устанавливать и соблюдать только средние и крупные предприятия. ИП и малый бизнес — по желанию. Делают это для безопасности, чтобы в кассе под конец дня не оставалось слишком много наличных.
Компании, которые считаются малым бизнесом, занесены в реестр ФНС
Новые организации тоже должны устанавливать лимит остатка кассы. Так как исходить им не из чего, они берут предполагаемые суммы. Например, только что открытый магазин посуды тоже должен считать лимит остатка кассы по поступлению денег. Основатель магазина предполагает, что его выручка будет около 50 000 Р в день — эту сумму компания и должна взять в качестве основы расчета.
Если организация должна установить лимит, но не сделала этого, то лимит считается равным нулю. То есть любая сумма в кассе на конец дня будет нарушением.
Есть исключение: сверх лимита в кассе можно хранить деньги в дни выплаты зарплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций. Важно — срок выдачи зарплаты не должен превышать пяти рабочих дней, включая день получения наличных из банка.
Расчет лимита кассы по поступлению денег. Формула расчета лимита выглядит так:
Выручка от продажи / расчетный период × период между днями сдачи наличных в банк
Расчетный период — это число дней, за которые мы берем данные по выручке. Чем период больше, тем надежнее расчет. Расчетный период можно выбрать любой, но не более 92 дней. Например, можно взять период 7 дней, 14 дней, 60 дней. Лучше включать в расчетный период те недели или месяцы, в которые было наиболее характерное, обычное поступление денег. Так лимит будет проще соблюдать.
Период между днями сдачи наличных в банк можно взять не больше 7 дней. Если в населенном пункте банка нет, то — до 14 дней.
Расчет лимита кассы по объему выдачи денег считают так:
Объем выданных денег (кроме зарплаты) / расчетный период × период между днями получения наличных в банке
Расчетный период также можно выбрать любой, но не более 92 дней, а период между днями получения наличных в банке аналогично предыдущей формуле — до 7 или 14 дней.
Организация рассчитывает лимит кассы по объему выдачи денег. За расчетный период она взяла 92 дня, период между днями получения наличных в банке установила максимальный — 7 дней.
Как рассчитываться наличными
Лимит расчета наличными — это максимальная сумма, которую можно передать во время расчетов с партнерами — другими юрлицами и ИП.
Лимит для всех одинаковый — 100 000 Р по каждому договору.
Это правило касается не только крупного и среднего бизнеса, но и всех остальных — организаций малого бизнеса и ИП.
Это правило ввели, чтобы фирмы и ИП меньше рассчитывались наличными, а больше безналом. Налоговой легче контролировать безнал и следить за тем, как организации платят налоги.
максимальная сумма оплаты наличными для компаний и ИП
Если у договора кончился срок действия, но расчеты по нему еще не завершены, лимит сохраняется.
Если разбить один большой договор на несколько маленьких ради соблюдения лимита, налоговая может посчитать такое деление намеренным, объединить договоры и оштрафовать за превышение лимита. Так делать не стоит.
Что делать компаниям с несколькими кассами
У организации или ИП может быть несколько мест, где ведутся расчеты. Например, это может быть несколько магазинов торговой сети или разные платежные терминалы в одном кафе.
Деньги, которые получили в каждом месте, в конце дня нужно сдать либо в кассу организации или ИП — это называется главной кассой, либо в банк. Если деньги сдаются в главную кассу, дальше их передают в банк.
Главная касса принимает деньги в той сумме, которая указана в фискальном отчете — его выдает кассовый аппарат в конце смены. Не меньше и не больше — иначе это нарушение кассовой дисциплины.
После того как деньги сданы в главную кассу или банк, в кассовом аппарате можно открывать новую смену, если это нужно. Так бывает, например, когда рабочий день в главной кассе короче, чем в других местах. В этом случае остаток в кассе магазина, кафе или торговой точки, даже оставшийся на ночь, может быть равен сумме пробитых чеков новой смены. Давайте разберем на примере.
Главная касса организации работает с 8:00 до 16:00, а магазин — с 10:00 до 18:00. Кассир в магазине один. В 16:00 часов он закрывает смену и сдает деньги вместе с фискальным отчетом в главную кассу. После этого кассир открывает новую смену и продолжает работать до закрытия магазина. Сумма, которая поступит за этот период, остается в магазине на ночь.
На следующий день, в 10:00 кассир продолжает смену и снова закрывает ее в 16:00. Тогда в отчете о закрытии смены отразится выручка с 16:00 до 18:00 за вчерашний день и с 10:00 до 16:00 за текущий.
Закрыть любую смену надо не позднее 24 часов после открытия. Смен за день может быть несколько, но так как кассир отвечает за деньги, которые поступили в его смену, закрывать должен тот сотрудник, кто открыл. Это возможно, если ежедневно работает один и тот же кассир.
Если кассиры меняются, тот, кто закончил работу, должен закрыть смену и передать остаток другому кассиру или старшему кассиру под подпись в своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств, о которой мы сказали выше. У каждого кассира своя книга учета.
Например, у организации есть офис и ресторан. В офисе находится главная касса, в ресторане работает администратор, который выполняет функции кассира.
Главная касса в офисе работает до 18:00, а ресторан — до 23:00. Согласно приказу руководителя, в 17:00 ресторан сдает наличную выручку в главную кассу.
Администраторов два: один утром с 10:00 до 17:00, второй — вечером с 17:00 до 23:00 часов. Первый администратор открывает смену ККТ в 10:00, пробивает чеки до 17:00, после чего закрывает смену и сдает выручку в главную кассу. В своей книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств он делает две записи — поступление выручки и сдача старшему кассиру.
Второй администратор открывает новую смену в 17:00, пробивает все чеки от клиентов ресторана и закрывает смену в 23:00. После этого он может либо сдать деньги в главную кассу в 23:00, либо до начала следующей смены. Еще один вариант — сдать деньги в банк, например через банкомат с функцией приема наличных, инкассаторский терминал или вызвать инкассаторов.
После того как кассу сдали в главную кассу или банк, остаток средств во всех торговых точках организации не должен превышать установленного лимита остатка кассы. Излишек нужно сдавать в банк через инкассаторов или самостоятельно. Если денег на конец дня будет больше лимита — это нарушение кассовой дисциплины. Это не касается малого бизнеса, если он сам не установил себе лимит остатка кассы.
Как быть с обособленными подразделениями
Обособленное подразделение — это часть организации, которая работает в другом месте — например, филиал или представительство компании, дополнительные офисы.
Обособленные подразделения сами оформляют кассовые ордеры и ведут кассовую книгу. Исключение — если по завершении дня они сдают все деньги в головную организацию.
Копию листов кассовой книги они передают головному подразделению в порядке, установленным им. Например, раз в неделю через систему электронного документооборота. Подразделение также может не вести книгу, если в конце дня сдает все наличные в главную кассу.
Подразделение обязано установить и соблюдать лимит остатка кассы, если самостоятельно сдает наличные в банк. Если подразделения сдают деньги в главную кассу, то лимит для каждого подразделения не устанавливают.
Какие есть штрафы, если нарушить кассовую дисциплину
Проверяет кассовую дисциплину и штрафует налоговая инспекция. Нарушениями считается, если:
Отдельные штрафы есть за неприменение кассового аппарата (непробитие кассового чека):
За повторную продажу товаров без кассы наказывают — при условии, что сумма расчетов — 1 млн рублей и более. Налоговики могут приостановить деятельность компании или ИП до 90 суток, а должностных лиц (руководитель, главный бухгалтер) — дисквалифицировать на срок от одного года до двух лет.
Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать
Поправки в законодательство о применении контрольно-кассовой техники автоматически избавляют от необходимости оформления нескольких документов, которые раньше приходилось вести вручную. Привычные журналы, акты и справочные отчеты формируются в электронном виде. Появились и новые документы, к примеру, чек коррекции. Большинство субъектов хозяйственной деятельности уже успели убедиться в полезности нововведения, так как часть отчетов по контрольно-кассовой технике упразднили. Какие документы можно получить с помощью онлайн-кассы, основные их виды и порядок хранения будет рассмотрено детально далее.
Определение и классификация отчетов по контрольно-кассовой технике
Оборудование нового поколения позволяет создать ФД, предусмотрена возможность дистанционной передачи сведений в фискальную службу. Память ФН настроена на хранение следующей информации и реквизитов:
Нет необходимости печатать отчеты по контрольно-кассовой машине и хранить их на физических носителях. Вся информация доступна в электронной версии.
Документ, подтверждающий регистрацию и изменение параметров контрольно-кассовой техники
Кассовые устройства запрещено использовать до момента постановки на учет. Документ о регистрации формируется фискальной службой, в нем отражены следующие сведения:
Указывается также ФП с датой его выдачи.
Предприниматели должны учитывать временные ограничения, установленные контролирующими органами. Передача отчета должна быть выполнена не позднее одного рабочего дня с момента получения регистрационного номера от налоговой инспекции. До вывода сводки использовать устройство нельзя.
Отправить документ можно несколькими способами:
У субъектов, которые отчитываются с помощью интернета, срок предоставления документов совпадает со временем их размещения. При изменении условий, указанных при регистрации, должен быть создан соответствующий отчет. В настройках контрольно-кассовой техники необходимо отредактировать значения. Для проведения перерегистрации нужно указать причины поправок. Если предприниматель допустил ошибку во время регистрации контрольно-кассовой машины, в течение одного рабочего дня он может их исправить самостоятельно.
Формирование документов о расчетах с покупателями
Кассовые чеки должны включать обязательные реквизиты, предусмотренные действующим законодательством. Субъекты хозяйственной деятельности в сфере оказания услуг могут оформлять торговые отношения с помощью бланков строгой отчетности. Документ правомерно заменяет КЧ.
Запрещается заполнение отчета в бумажном виде или использование шаблона из типографии. Допускается использование бланков, напечатанных на специальной АС.
Чек коррекции по онлайн-кассе
С помощью документов коррекции можно исправить ранее выполненные трансакции. В законе, регламентирующем использование ККТ, нет четкого разъяснения, в каких именно ситуациях допускается внесение изменений. Чек коррекции, как правило, используют в случае невыдачи документа, по независящим от сотрудника причинам.
Неприменение кассового устройства тщательно контролируется налоговыми службами. С помощью документа можно избежать начисления штрафных санкций. Но для этого в инспекцию должно быть передано объяснение, оформленное в виде СЗ или акта. Обязательные реквизиты:
Документ также должен содержать идентификационный номер организации, адрес расположения контрольно-кассовой техники, номер онлайн-кассы, форму налогообложения и фискальный признак. В чеке не нужна информация о цене и номенклатуре товаров. Документ также не может использоваться для исправления ошибок, допущенных по кассовым чекам или для оформления возврата товаров.
В перечисленных случаях понадобится кассовый чек, признак – возврат прихода. Запрещено также проводить чек на полную сумму всех неотраженных трансакций, за исключением ситуаций с массовым сбоем в работе касс. На каждую операцию должен быть сформирован отдельный чек.
В фискальную службу нужно передать чек коррекции, акт, составленный на лишние деньги в кассе, записку с объяснением невыполнения обязательств. Все документы подаются в виде копий. Оригиналы остаются у предпринимателя.
Отражение открытия смены ККТ
Отчет формируется ежедневно. Без снятия обязательного ФД работать на ККТ невозможно. Оформление доступно на кассовых устройствах нового образца. Не поддерживается функция на аппаратах без фискального накопителя. В числе обязательных реквизитов:
В нормативно-правовом акте ФЗ-54 указано, что открытие смены осуществляется с первой трансакцией, а не в момент открытия предприятия. Если в течение смены не будет оплат, отчет по открытию не понадобится. Длительность смены не должна превышать 24 часа. Первый чек может быть напечатан не позднее суток с момента открытия смены. СХД с небольшим количеством клиентов, кассу следует открывать непосредственно при принятии оплаты за товары/услуги.
Отчет об открытии РС может быть сформирован автоматически, во время печати начального документа после закрытия прошлой смены. Опция также доступна в ручном режиме – через одноименное меню. Одновременно могут быть открыты несколько ККТ с выбором конкретного устройства.
Кассир ежедневно должен выполнять следующие действия:
Доступен еще один отчет, подтверждающий закрытие архива фискального накопителя. Устройство представляет собой микросхему, в которой архивация документов и отчетности осуществляется в электронном формате. Все накопители имеют ограничения по объему памяти и периоду действия. До момента достижения предельных значений указанных параметров, необходимо сформировать закрытие смены. Таким образом, можно удостовериться в передаче показателей в НС и самом факте закрытия накопителя.
Формирование X-отчета
X-отчет предназначен для отражения данных по продажам. Документ учитывает размер трансакций за одну смену. С его помощью предприятия отслеживают выручку. Федеральный закон не регламентирует сроки и периодичность снятия показателей. Кассиры и управляющий персонал имеют доступ к просмотру документа неограниченное количество раз.
Фискальные службы не контролируют оформление документа, подотчет по сути является проверочной ведомостью. С ее помощью можно убедиться в достоверности выведения времени, даты и основных реквизитов субъекта хозяйственной деятельности.
Своевременное выявление ошибок способствует устранению нарушений. Таким образом, предприятие сможет избежать начисления штрафных санкций. Но отчет не представляет собой документ, подтверждающий закрытие смены. Поэтому гашение выручки не производится.
Периодичность и особенности выборки отчета определяются внутренней политикой компании. Данные о количестве сбора данных, проведенных за одну смену, не фиксируются. Не сохраняется и сформированный документ. Информация не отражается в кассовых документах.
С помощью отчета можно получить следующие сведения:
Сведения доступны только за текущую смену. Сформировать справку за предыдущий период не представляется возможным. Помимо корректности внесения данных, с помощью отчета также можно выполнить и другие операции, к примеру, проводить аналитику оборота продукции СХД. Выручка может быть исследована укрупненно или по каждой позиции.
С помощью документа могут быть сформированы несколько разновидностей отчетов:
Информация из отчетов также пригодится в следующих случаях:
Документальное подтверждение закрытия смены
Отчет о завершении смены – один из обязательных фискальных документов. Формируется с помощью ФН ККТ. Включает сведения о расчетах, в том числе электронные и наличные средства, в течение рабочей смены. С его помощью осуществляется учет выручки, полученной посредством ККТ.
Отчет, обнуляющий операционные и денежные регистры, печатать не нужно. Документ хранится в памяти фискального устройства контрольно-кассовой техники.
До 2017 года субъекты хозяйственной деятельности выводили на кассовых устройствах с ЭКЛЗ Z-отчет. Документ печатали во время закрытия смены и сдачи выручки уполномоченному сотруднику. После инкассирования все параметры по кассе обнулялись.
В журнал кассира-операциониста вносились следующие данные:
Для внесения записей в кассовую книгу также составлялась справка-отчет, которая передавалась в бухгалтерию вместе с журналом. Субъекты хозяйственной деятельности оформляли отчет в конце каждой смены и хранили его бумажный вариант. Законодательство не регламентировало обязательные реквизиты отчета, поэтому штрафные санкции предпринимателям не начислялись. Хранить документ нужно было в течение 5 лет.
С помощью Z-отчета предприятия получали сведения об итоговой выручке за текущую смену. В число его основных назначений также входило:
Особые требования к его хранению не выдвигались. Документ подклеивался к справке-отчету кассира. Применение кассовых устройств старого образца регламентировало Постановление №470, нормативно-правовой акт утратил силу. Внедрение в деятельность торговых предприятий контрольно-кассовых машин повлекло за собой принятие новой формы отчета. Передача данных в фискальную службу осуществляется в режиме онлайн.
Изменения в законодательстве способствовали сокращению бумажной работы. Часть отчетов была упразднена. Кассирам больше не нужно дублировать информацию в унифицированные формы. Но субъекты хозяйственной деятельности могут и дальше вести привычную отчетность, если в ней есть потребность. Документооборот в таком случае будет своеобразным инструментом внутреннего контроля СХД, без особых требований к оформлению.
Предпринимателям не нужно отправлять данные в фискальную службу в электронной форме и на бумажных носителях. Параметры в зашифрованном виде, сразу после формирования отчета, сохраняются в фискальной памяти. После чего информация передается на обработку ОФД, в налоговую они поступают от посредника.
Документ имеет несколько назначений:
Закрытие смены осуществляется по схожей схеме с Z-отчетом. Но заполнение документа в ККТ регламентируется Приказом ФНС №229 от 21 марта 2017 года. Дополнен также список обязательных реквизитов, за счет чего возросла информативность отчета:
Длительность кассовой смены не изменилась – 24 часа, не ограничивается одной датой. Может быть открыта, к примеру, после обеда 16 числа и длиться до вечера 17. В случае несвоевременного закрытия смены, онлайн-касса будет выдавать чеки без ФП. За грубое нарушение работы с ККМ организации будут начислены санкции в размере от пяти до десяти тысяч рублей. Штраф для ИП и ответственного лица составит от 1,5 до 3 тысяч рублей.
Субъекты хозяйственной деятельности могут избежать ответственности, но для этого понадобятся доводы о непреднамеренных действиях, которые вызвали нарушение. О допущенной ошибке следует самостоятельно извещать фискальные органы. Она может быть признана незначительной, если смена не была закрыта по истечении суток, но в это время сделки не проводились.
Если ККТ работала больше 24 часов, фискальный накопитель перестанет формировать ФП. Будут ограничены функциональные возможности онлайн-кассы – приостановится печать новых документов. Продажи прекратятся, а оператор не получит сведения о расчетах.
В случае блокировки ККТ, с помощью устройства можно будет выполнить только одну операцию – пробить отчет о завершении смены. Сделать это нужно как можно скорее. Действия будут схожими для всех онлайн-касс, но ПО конкретной модели могут быть предусмотрены свои особенности. Для формирования отчета в автоматическом режиме нужно перейти в раздел «Закрытие кассы» и выбрать «Закрыть смену». В ручном режиме понадобится доступ администратора. В разделе «Отчеты» есть «Кассовые отчеты». Для подтверждения следует выбрать «Завершение смены». Только после выполнения процедуры будет возвращен доступ к открытию новой смены.
Действующие правовые нормы предусматривают хранение фискального накопителя в течение пяти лет в комплекте контрольно-кассовой машины, после завершения срока использования. Нет необходимости держать документы в распечатанном виде. Для минимизации потерь кассир должен следить за сроками открытия и закрытия смены. Нарушение правил применения онлайн-кассы приведет к начислению штрафных санкций, так как оператор фискальных данных обязуется сообщать фискальные службы о сбоях в работе контрольно-кассовых машин.
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию специалиста