Как в ворде сделать слияние
Как в ворде сделать слияние
Использование слияния для массовой рассылки электронной почты, писем, наклеек и конвертов
Слияние почты позволяет создать пакет документов, персонализированный для каждого получателя. Например, можно персонализировать форму письма, чтобы обращаться к каждому получателю по имени. Источник данных, например список, электронная таблица или база данных, связывается с документом. Заполнители, именуемые полями слияния, сообщают Word, в какое место документа следует включить информацию из источника данных.
Вы работаете с основным документом в Word, добавляя поля слияния для персонализированного содержимого, которое хотите включить. После завершения слияния для каждого имени в источнике данных создается персонализированная версия документа слияния.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных. Кроме того, используются базы данных, которые можно подключить к приложению Word. Если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Дополнительные сведения об источниках данных см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния.
Excel или Outlook
Если вы планируете использовать Excel или Outlook в качестве источника данных, см. следующие статьи:
Типы документов
Word предоставляет инструменты для включения данных в документы следующих типов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом типе, воспользуйтесь приведенными ниже ссылками.
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке «Кому». Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Каталог, который содержит пакет данных для каждого элемента в источнике данных. Воспользуйтесь им, чтобы распечатать список контактов или создать список групп сведений, таких как все учащиеся в каждом из классов. Этот тип документа также называется объединением в каталог.
Источники данных
Для настройки слияния сначала нужно выбрать источник данных, из которого вы будете брать персонализированную информацию. Электронные таблицы Excel и списки контактов Outlook — это наиболее распространенные источники данных, но если у вас еще нет источника данных, вы можете создать его в Word в ходе слияния.
Электронная таблица Excel хорошо подходит в качестве источника данных, если все данные находятся на одном листе и отформатированы так, что приложение Word может их правильно распознать. Подробнее см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word для Mac.
Список контактов Outlook содержит данные в формате, который приложение Word может распознать. См. статью Использование контактов Outlook в качестве источника данных для слияния
Файл данных Word — это источник данных, который можно создать на ходу в Word. Подробнее см. в статье Создание списка слияния с помощью Word.
Типы документов
Письма, включающие личное приветствие. Каждое письмо печатается на отдельном листе бумаги.
Создание и печать пакета персонализированных писем
Электронная почта, где адрес получателя является единственным адресом в строке «Кому». Вы можете отправлять электронную почту непосредственно из Word.
Конверты или Наклейки, имена и адреса на которых взяты из источника данных.
Если вы открываете документ слияния, который вы создали с помощью классического приложения Word, Word Web App сохранит все параметры слияния в нем, но вы не сможете выполнить слияние почты или изменить параметры слияния.
Если у вас есть классическое приложение Word, откройте документ и выполните в нем слияние.
Слияние документа Microsoft Word с таблицей Excel
Вариант 1: Microsoft Office 2007 – 2021
Посредством функции слияния в Microsoft Word можно поместить данные, взятые из внешнего файла Excel, в определенные места документа. Это удобно применять для массовой рассылки электронной почты или при печати шаблонных материалов, отличия между которыми всего в нескольких местах. При редактировании исходной таблицы информация на странице документа будет изменяться динамически.
Если целью слияния является перенос данных из Excel в такую же таблицу, только в Microsoft Word, рекомендуем воспользоваться специальной вставкой со связью, что значительно облегчит выполнение поставленной задачи. На нашем сайте в отдельной статье есть подробное описание этой операции.
Важно! Все рассмотренные далее действия будут выполняться на примере программного обеспечения Microsoft Office 2016. По этой причине могут наблюдаться некоторые отличия в интерфейсе в сравнении с другими версиями текстового редактора. Но руководство все равно является актуальными, а серьезные отличия будут помечаться.
Шаг 1: Подготовка данных таблицы Microsoft Excel
Первостепенно необходимо подготовить исходные данные в таблице Microsoft Excel, чтобы их можно было корректно интегрировать в документ Word. Для этого следует избавиться от всех объединенных ячеек, информация должна находиться в каждом столбце отдельно, в противном случае во время слияния будут возникать проблемы. При необходимости обратитесь за помощью к другой нашей статье, в которой подробно описана процедура разъединения ячеек.
Также рекомендуется озаглавить каждый столбец с данными. Впоследствии это облегчит выполнение некоторых действий при слиянии во время вставки поля на страницу документа. Процедура создания заголовков не требует особых навыков, но при возникновении трудностей можно обратиться к соответствующей статье на нашем сайте, где разобраны все способы выполнения поставленной задачи.
Если база данных с исходными значениями создается в Microsoft Excel с нуля, рекомендуем воспользоваться «Умной таблицей». Это позволит облегчить соблюдение всех вышеописанных требований. На нашем сайте есть статья, в которой подробно рассматривается использование этой функции табличного редактора.
По итогу таблица с исходными данными должна соответствовать всего двум требованиям — наличие заголовков каждого столбца и отсутствие объединенных ячеек в рабочем диапазоне. Это не обязательные параметры, произвести слияние возможно и без их соблюдения, но если их выполнить, удастся существенно облегчить выполнение поставленной задачи в будущем.
Шаг 2: Подготовка шаблона документа Microsoft Word
Слияние зачастую выполняется для создания однотипных документов с отличиями в определенных местах. Например, эту функцию удобно использоваться для организации массовой рассылки электронной почты или печати документов. Соответственно, предварительно следует подготовить шаблон в Microsoft Word — часть текста, информация в которой будет оставаться неизменной.
Особых требований к данному этапу выполнения слияния нет, только рекомендации. Для удобства можно подготовить образец документа, содержащий полную информацию, взятую из базы Excel, чтобы он имел законченный вид. После этого достаточно будет удалить персональные данные, а затем можно переходить к следующему шагу этой инструкции. Пример готового шаблона показан на изображении ниже.
Примечание! Пунктуационные и орфографические ошибки, которые текстовый редактор выделяет синим и красным цветом, исправлять не нужно. Они исчезнут в будущем автоматически, после того как слияние будет закончено.
Дополнительно рекомендуется активировать опцию затенения полей, чтобы вставленная посредством слияния информация визуально выделялась в будущем. Это облегчит редактирование документа на завершающих этапах.
На этом предварительная настройка документов считается завершенной, можно переходить непосредственно к слиянию Microsoft Word и базы данных Excel.
Шаг 3: Добавление поля слияния на страницу
Все инструменты для выполнения слияния находятся на вкладке «Рассылки». На данном этапе выполнения поставленной задачи важны только два блока инструментов — «Начало слияния» и «Составление документа и вставка полей».
Процедура слияния подразумевает добавление на страницу документа полей с соответствующей информацией, которая будет браться из заранее подготовленной таблицы Microsoft Excel. Для этого необходимо сделать следующее:
Примечание! Если в выпадающем меню выбрать «Конверты» или «Наклейки», появится дополнительное диалоговое окно, в котором потребуется задать начальные параметры. Каждое действие сопровождается текстовой подсказкой, поэтому проблем возникнуть не должно. В остальном слияние выполняется описанным ниже способом.
Обратите внимание! Если базу данных с исходными значениями необходимо будет сменить в будущем, воспользуйтесь опцией в блоке «Начало слияния», которая называется «Изменить список получателей». При ее вызове откроется файловый менеджер, в котором потребуется выбрать новую таблицу Excel.
Примечание! Оставшиеся инструменты в блоке «Составление документа и вставка полей» в практическом применении не нуждаются, они служат для автоматизации некоторых процессов при работе с большим объемом данных. Например, с помощью инструмента «Правила» можно задать некоторые условия вставки определенных полей, а вызвав диалоговое окно «Подбор полей» — заранее настроить дополнительные поля, чтобы быстро вставлять их посредством других опций.
Шаг 4: Проверка результатов
После добавления полей слияния на страницу документа информация из таблицы Excel отображаться в них не будет, из-за чего не получится визуально определить корректность подстановочных данных. Для этого необходимо воспользоваться другим инструментом вкладки «Рассылки», который так и называется — «Просмотр результатов».
Первостепенно необходимо включить отображение данных в полях. Для этого кликните по кнопке «Просмотреть результаты». На странице документа сразу отобразится информация в соответствующих местах. В правой части блока инструментов «Просмотр результатов» можно воспользоваться стрелками, чтобы ознакомиться с каждым образцом будущих документов. Позволяется даже вручную вводить номер строки Excel, из которой были взяты данные.
Если необходимо проверить заполнение полей определенного получателя, следует воспользоваться диалоговым окном «Найти получателя». Кликните по нему и в появившемся меню введите в поле «Найти» информацию из любого столбца таблицы Excel. Затем определите область поиска. Чтобы повысить точность при обработке большого объема данных, установите переключатель в положение «по полю» и из выпадающего списка выберите непосредственно нужное поле. Затем кликните по кнопке «Найти далее».
Оставшийся инструмент в блоке «Просмотр результатов» необходим для поиска ошибок, которые могут возникнуть из-за наличия объединенных ячеек в таблице Excel или несоответствия форматирования некоторых полей. Текстовый процессор Word автоматически вычисляет все ошибки и составляет соответствующий отчет. Для этого кликните по кнопке «Поиск ошибок» и в появившемся диалоговом окне определите тип проверки, после чего нажмите по кнопке «ОК».
Шаг 5: Завершение слияния
После добавления всех необходимых полей на страницу документа и проверки корректности их отображения можно переходить непосредственно к массовой рассылке или печати. Все необходимые для этого инструменты расположены на вкладке «Рассылки» в блоке «Завершение».
Открыв выпадающий список пункта «Найти и объединить», можно увидеть три опции:
На нашем сайте есть отдельная статья, в которой подробно описан процесс настройки печати. Если выполнение этой процедуры вызывает трудности, ознакомьтесь с изложенным там материалом.
Вариант 2: Microsoft Office 2003
В отличие от Microsoft Word 2007 – 2021 в версии 2003 года все ранее описанные действия выполняются иначе. Обусловлено это кардинально отличающимся интерфейсом программы. Но стоит отметить, что этапы выполнения поставленной задачи остаются неизменными. По этой причине ниже будет пропущена часть о подготовке базы данных в таблице Microsoft Excel и создании шаблона в текстовом редакторе. Также описание каждой функции будет кратким, так как полное уже приводилось выше в статье.
Примечание! Microsoft Word 2003 не имеет совместимости с новейшим форматом XSLX, поэтому, чтобы выполнить слияние, базу данных в Excel необходимо сохранять в формате XLS.
В рассматриваемой версии приложения нет привычной панели инструментов, поделенной на отдельные блоки, из-за чего пользоваться функциями слияния неопытному пользователю довольно трудно. По этой причине ниже все действия будут выполняться посредством специального Мастера.
Обратите внимание! В зависимости от выбранного типа создаваемого слияния, который определялся на втором шаге вышепредставленной инструкции, в завершающей части будут предложены разные действия. В данном случае это печать документа, но если было выбрано «Электронное сообщение», предлагалось бы ввести контактную информацию получателей.
Использование слияния для массовой рассылки сообщений электронной почты
Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.
Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.
Шаг 1. Подготовка основного документа
Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Строка приветствия.
Выберите нужный формат.
Нажмите кнопку ОК, чтобы вставить поле слияния.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Вы можете добавить другие поля из источника данных. Дополнительные сведения см. в статье Вставка полей слияния.
Примечание: После вставки полей вам потребуется вручную отформатировать сообщение электронной почты.
Если часть адреса или другие поля отсутствуют, см. статью Слияние: подбор полей, чтобы исправить проблему.
Чтобы изменить шрифт, его размер или интервал между абзацами для содержимого, с которым производится слияние, выделите имя поля слияния и внесите нужные изменения.
Нажмите кнопку Просмотреть результаты, а затем нажимайте кнопки Далее или Назад
, чтобы просмотреть имена и адреса в тексте письма.
Щелкните Найти о объединить > Отправить электронные сообщения.
В поле Кому выберите столбец электронного адреса или поле из списка рассылки.
Примечание: Word отправляет отдельное сообщение на каждый из электронных адресов. Добавить получателей копии и скрытой копии невозможно. Вы можете включать ссылки, но не можете добавлять вложения в сообщение электронной почты.
В поле Тема введите тему сообщения.
В поле Формат выберите вариант HTML (используется по умолчанию) или Текст, чтобы отправить документ в виде текста сообщения.
В группе Отправить записи используйте один из следующих параметров:
Все записи (по умолчанию).
Текущую запись, чтобы отправить только запись, отображаемую на экране.
С и По, чтобы отправить только диапазон записей.
Нажмите кнопку ОК, чтобы выполнить слияние.
В меню Файл выберите пункт Сохранить. Когда вы сохраняете основной документ, сохраняется и его подключение к источнику данных. Для повторного использования откройте документ и ответьте Да, когда появится запрос на сохранение подключения к источнику данных.
См. также
Перед началом работы откройте пустой документ в Word и введите текст сообщения электронной почты, которое нужно отправить.
Чтобы отправить сообщение электронной почты, требуется почтовая программа, поддерживающая MAPI, например Outlook или Gmail.
Шаг 1. Создание основного документа в Word
Выберите Рассылки > Начать слияние > Сообщения электронной почты.
В Word введите текст сообщения, которое нужно отправить.
Шаг 2. Настройка списка рассылки
Список рассылки — это источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Если у вас еще нет списка рассылки, вы можете создать его во время слияния.
Если вы используете электронную таблицу Excel, отформатируйте столбец с почтовыми индексами как текст, чтобы сохранить нули. Дополнительные сведения см. в статье Форматирование чисел, дат и других значений слияния в Excel.
Если вы хотите использовать контакты Outlook, убедитесь, что Outlook является почтовой программой по умолчанию и ее версия совпадает с Word.
Убедитесь, что ваш источник данных содержит столбец с адресами электронной почты и что в нем есть адреса всех получателей.
Нажмите Рассылки > Выбрать получателей.
Выберите источник данных. Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если нужно изменить, отсортировать или отфильтровать список рассылки, см. статью Слияние: изменение получателей.
Выберите Рассылки > Вставить поле слияния и выберите поле для добавления.
В основном документе выберите область Перетащите поля в эту область или введите текст и щелкните или нажмите текст, чтобы удалить его.
Добавьте и отформатируйте нужные поля, а затем нажмите кнопку ОК.
Выберите Рассылки > Просмотреть результаты, чтобы посмотреть, как будут выглядеть сообщения.
Используйте стрелки влево и вправо на вкладке Рассылки для перехода между сообщениями.
Чтобы добавить или удалить поля слияния, еще раз выберите элемент Просмотреть результаты.
После завершения выберите Рассылки > Найти и объединить > Слияние по электронной почте.
Параметр Слияние по электронной почте недоступен, если вы не выбрали программу электронной почты, используемую по умолчанию.
Выберите поле слияния Кому, тему и формат отправки (в виде текста, HTML или вложения). При отправке в виде вложения в сообщении не будет основного текста, но оно отправляется в виде вложенного документа.
Нажмите кнопку Выполнить слияние и поместить в «Исходящие».
Использование функции слияния в Word для создания и печати стандартных писем, в которых используются данные с листа Excel
Аннотация
В этой статье рассказывается о том, как создавать и печатать стандартные письма, в которых используются данные с листа Excel с помощью функции слияния в Word.
При использовании функции слияния в Word происходит объединение основного документа со списком получателей, в результате чего создается комплект выходных документов.
В основном документе содержится текст, являющийся одинаковым для всех выходных документов. В документе может содержаться бланк, текст и инструкции в полях слияния для вставки текста (такого как имена и адреса получателей) для отдельных выходных документов.
Список получателей является базой данных с данными для объединения в выходных документах. Например, список получателей может быть представлен в виде файла базы данных Microsoft Access или листа Excel.
Эта база данных обычно представляет собой список имен, адресов, номеров телефонов и личной информации других категорий.
Результатом слияния являются выходные документы. Текст всех выходных документов может быть одинаковым, но возможно форматирование отдельных документов.
Шаг 1. Настройка файла данных Excel
До запуска мастера слияния почты необходимо убедиться, что книга Excel структурирована соответствующим образом. Обратите внимание на следующие требования для таблицы данных.
В первой строке должны содержаться имена полей для каждого столбца, например: «Должность», «Приветствие», «Имя», «Отчество», «Фамилия», «Адрес 1» и «Адрес 2».
Все имена полей должны быть уникальными.
В каждой строке должны содержаться сведения об определенном элементе. Например, в списке рассылки в каждой строке может содержаться информация о конкретном получателе.
В таблице не должно быть пустых строк.
Создайте файл данных Excel и упорядочите его с помощью полей, которые необходимо использовать для письма, как показано в следующем примере файла данных.
Сохраните и закройте файл данных Excel после его создания.
Дополнительные сведения о создании списка адресов для слияния см. в следующей статье базы знаний Майкрософт:
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
Шаг 2. Настройка основного документа
В Microsoft Office Word 2003 или более ранней версии программы Word наведите указатель на пункт Письма и рассылки в меню Сервис, затем щелкните Мастер слияния.
В Microsoft Office Word 2007 щелкните Начать слияние в группе Начать слияние на вкладке Рассылки, а затем щелкните Пошаговый мастер слияния.
В списке Выбор типа документа выберите Письма.
Активный документ становится основным документом. Основной документ содержит текст и графические элементы, которые будут одинаковыми для всех версий объединенного документа. Например, обратный адрес и приветствие в стандартном письме будут одинаковыми для всех версий.
Нажмите кнопку Далее. Открытие документа.
Выполните одно из следующих действий.
Начать с документа, который отображается в окне в настоящий момент. Для этого щелкните Использовать текущий документ.
После этого можно будет ввести письмо в окне документа или подождать, пока мастер не предложит сделать это.
Начать с шаблона. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Выбор шаблона.
На вкладке Слияние выберите шаблон, который требуется использовать в диалоговом окне Выбор шаблона, а затем нажмите кнопку OК.
Начать с существующим документом. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Существующий документ.
В поле Существующий документ выберите нужный документ и щелкните Открыть.
Если документ отсутствует, щелкните Другие файлы, затем щелкните Открыть. Выберите нужный документ в диалоговом окне Открыть и нажмите кнопку Открыть.
Нажмите кнопку Далее. Выбор получателей.
Шаг 3. Указание источника данных Excel
В группе Выбор получателей щелкните Использование списка.
Нажмите кнопку Обзор.
В диалоговом окне Выбор источника данных выберите нужный лист Excel.
По умолчанию в программе Word открывается папка «Мои источники данных».
Нажмите кнопку Открыть.
Если на листе Excel содержится информация на нескольких вкладках, выберите вкладку с нужными сведениями и нажмите кнопку OК.
Все записи из источника данных отображаются в диалоговом окне Получатели слияния. Здесь вы можете уточнить список получателей, которые будут включены в слияние.
Шаг 4. Выбор получателей
В диалоговом окне Получатели слияния выберите получателей, которых необходимо включить. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Укажите получателей с помощью флажков.
Этот способ является наиболее предпочтительным вариантом, если ваш список короткий. Установите флажки для получателей, которых необходимо включить, и снимите флажки для получателей, которых необходимо исключить.
Примечание. Если известно, что в слияние необходимо включить большую часть получателей в списке, щелкните Выбрать все, затем снимите флажки для определенных получателей. Аналогично, если необходимо включить только несколько записей в списке, щелкните Очистить все, затем выберите нужные записи.
Сортировка элементов списка.
Этот способ используется в том случае, когда необходимо расположить элементы в алфавитном или цифровом порядке. Щелкните заголовок столбца элемента, по которому необходимо выполнить сортировку. Например, при необходимости отображения списка в алфавитном порядке с сортировкой по фамилии щелкните заголовок столбца Фамилия.
Фильтрация элементов списка.
Этот способ используется в том случае, если в списке содержатся записи, для которых отображение или включение в слияние не требуется. После фильтрации списка можно включить или исключить записи, используя флажки, как описано в предыдущем разделе. Для фильтрации списка выполните следующие действия.
Щелкните стрелку рядом с заголовком столбца элемента, по которому необходимо выполнить фильтрацию.
Щелкните один из следующих параметров:
(Пустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле является пустым.
(Непустые): отображение всех записей, в которых соответствующее поле содержит информацию.
Если в источнике данных содержатся записи с идентичной информацией и в столбце содержится не более десяти уникальных значений, можно выполнить фильтрацию по определенной информации. Например, если для нескольких адресов в качестве страны указана Австралия, можно выполнить фильтрацию по значению Австралия.
В диалоговом окне Получатели слияния отображаются только назначенные записи. Чтобы снова отобразить все записи, щелкните (Все).
Для расширенной сортировки и фильтрации щелкните стрелку рядом с именем какого-либо столбца, затем щелкните (Дополнительно). Для настройки запроса на сортировку или фильтрацию используйте вкладки Отбор записей и Сортировка записей.
Если установлено программное обеспечение для проверки адресов, щелкните Проверить в диалоговом окне Получатели слияния для проверки адресов получателей.
Нажмите кнопку OК для возврата к мастеру слияния.
Программа Word будет использовать получателей, назначенных для слияния.
Нажмите кнопку Далее. Создание письма.
Шаг 5. Написание письма и добавление полей слияния
Если это еще не было сделано, введите в основной документ текст, который будет приведен на каждом бланке письма.
Вставка полей слияния
Вставьте поля слияния в те места, где требуется разместить имена, адреса и другую информацию из источника данных. Для вставки полей слияния выполните следующие действия.
В основном документе щелкните то место, в которое необходимо вставить поле.
Вставьте один из следующих параметров.
Адресный блок с именем, адресом и другой информацией.
Щелкните Блок адреса.
В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите элементы адреса, которые необходимо включить, и нужные форматы, затем нажмите OК. Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр.
Чтобы получить справку по параметру, щелкните вопросительный знак, а затем щелкните параметр. Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для блока адреса. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Щелкните Строка приветствия.
Выберите формат строки приветствия, включающий приветствие, формат имени и соответствующие знаки препинания.
Выберите текст, который будет отображаться в тех случаях, когда программе Word не удается интерпретировать имя получателя. Например, программа Word не сможет интерпретировать имя, если в источнике данных для получателя указано только название компании, а имя и фамилия отсутствуют.
Если появилось диалоговое окно Подбор полей, возможно, программе Word не удалось найти определенную информацию для строки приветствия. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Другие поля с информацией:
Щелкните Другие элементы.
Выполните одно из следующих действий.
Для выбора полей адресов, которые будут автоматически сопоставляться с соответствующими полями в источнике данных, даже в том случае, если имена полей источника данных не совпадают с именами ваших полей, щелкните Поля адреса.
Для выбора полей, которые всегда напрямую используют данные столбца базы данных, щелкните Поля базы данных.
В диалоговом окне Поля выберите нужное поле.
Щелкните Вставить, а затем Закрыть.
Если появилось диалоговое окно Подбор полей, программе Word не удалось найти определенную информацию для вставки поля. Щелкните стрелку рядом с полем (отсутствует), затем выберите поле в источнике данных, соответствующем полю, необходимому для слияния.
Примечание. При вставке поля из списка Поля базы данных и последующем переключении к источнику данных, в котором отсутствует столбец с таким же именем, Word не сможет вставить информацию этого поля в созданный документ.
Электронная почтовая марка.
Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия.
Щелкните Почтовая марка.
Если программное обеспечение для работы с электронными почтовыми марками не установлено, появляется запрос на его установку и предложение подключиться к следующему веб-узлу Microsoft Office:
Вставьте марку в соответствии с инструкциями программы.
Для добавления электронной почтовой марки необходимо установить соответствующее программное обеспечение, приобретенное у стороннего поставщика в Интернете. Для использования электронной почтовой марки выполните следующие действия. Почтовый штрихкод: Необходимо выбрать тип письма или конверта с поддержкой штрихкода POSTNET. Для использования почтового штрихкода выполните следующие действия.
Щелкните Почтовый штрихкод.
В диалоговом окне Вставка почтового штрихкода выберите соответствующие поля адреса.
Примечание. Параметр Почтовый штрихкод отображается только при использовании программы Word на английском языке (США).
Повторите шаг «а» и «б» для всех полей, которые необходимо вставить. ПРИМЕЧАНИЯ.
Нельзя ввести символы поля слияния (» «) или вставить их с помощью команды Символ в меню Вставка.
Если поля слияния заключены в фигурные скобки, например < MERGEFIELD City >, программа Word вместо значений отображает коды полей. Это не влияет на слияние, но при необходимости отображения результатов правой кнопкой мыши щелкните код поля, затем выберите Коды/значения полей в контекстном меню.
Например, при использовании приведенной простой базы данных в вашем письме могут использоваться поля AddressBlock и GreetingLine, а первая страница будет выглядеть примерно так:
Примечание. Для вставки полей слияния, работы с основным документом слияния и выполнения слияния можно использовать панель инструментов Слияние. Чтобы отобразить панель инструментов Слияние, в меню Сервис выберите Письма и рассылки, затем щелкните Показать панель инструментов слияния.
На панели инструментов Слияние доступны дополнительные команды, отсутствующие в мастере слияния. Например, с помощью меню Вставить поле Word на панели инструментов Слияние можно вставлять поля Word для управления процессом слияния. Например, можно вставить поле IF, которое вставляет текст только в том случае, если в определенном поле слияния установлено указанное значение.
Или можно щелкнуть Поиск ошибок для выполнения слияния и создания отчета об ошибках, содержащихся в основном документе.
Изменение формата объединенных данных
Для форматирования объединенных данных необходимо отформатировать поля в основном документе. Не форматируйте данные в источнике данных, поскольку это форматирование не сохраняется при слиянии данных в документе. Для изменения формата объединенных данных выполните следующие действия.
В основном документе выберите поле с информацией, которую необходимо отформатировать, включая символы, в которые заключено поле слияния ( >).
В Word 2003 и более ранних версиях щелкните Шрифт в меню Формат и установите нужные параметры.
В Word 2007 щелкните нужный вариант в поле Шрифты темы в группе Шрифт на вкладке Главная.
Форматирование с помощью кодов полей
Для доступа к другим параметрам форматирования нажмите ALT+F9, чтобы отобразить коды полей, затем добавьте ключи в поля слияния. Ключ, используемый при работе с полями, является специальной инструкцией, которая приводит к выполнению определенного действия. В общем смысле ключ добавляется к полю для изменения результата.
Ниже приведены примеры использования ключей.
Для печати имен клиентов в верхнем регистре добавьте ключ формата (\*).
Чтобы размер и шрифт объединенной информации совпадали с размером и шрифтом, которые установлены для поля слияния, добавьте ключ Charformat (\*).
Шаг 6. Сохранение документа
Завершив формирование основного документа и вставив все поля слияния, обязательно сохраните документ перед тем, как продолжить работу. Для этого выполните следующие действия.
В программе Word 2003 и более ранних версиях щелкните Сохранить как в меню Файл.
В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Сохранить как.
Укажите имя документа и нажмите кнопку Сохранить.
Нажмите кнопку Далее. Просмотр писем.
Шаг 7. Просмотр писем и настройка списка получателей
При появлении области задач «Шаг 5. Слияние» мастера все поля слияния основного документа заменяются текстом первой записи списка получателей, чтобы можно было просмотреть первый выходной документ.
Например, при использовании образца базы данных, приведенного выше, после нажатия Далее. Просмотр писем, первая страница будет выглядеть примерно так:
Александр Демидов
ул. Морская, 124
Пенза, 140052
Уважаемый Александр Демидов!
Введите свое имя. Для просмотра других записей воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Для просмотра элементов по порядку используйте кнопки со стрелками влево и вправо.
Для просмотра определенного элемента щелкните Найти получателя, затем в диалоговом окне Поиск элемента введите условие поиска.
При необходимости уточните список получателей. Для этого воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Чтобы исключить определенного получателя из слияния, щелкните Исключить получателя.
Чтобы изменить список получателей, щелкните Изменить список получателей и внесите изменения в диалоговом окне Получатели слияния.
Шаг 8. Завершение слияния
Чтобы завершить слияние, воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Для персонализации отдельных писем завершите слияние, а затем измените необходимую информацию в полученном объединенном документе. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Изменить часть писем.
В диалоговом окне Составные новые документы выберите записи, которые необходимо объединить.
Word создает и открывает новый объединенный документ. Основной документ также остается открытым, и в него можно вернуться при необходимости изменения всех документов.
Найдите информацию, которую необходимо изменить, и внесите изменения.
Напечатайте или сохраните документ так же, как и любой другой документ.
Для печати писем воспользуйтесь одним из указанных ниже способов.
Если элементы персонализированы и объединенный документ является активным, выполните следующие действия.
В программе Word 2003 и более ранних версиях выберите пункт Печать в меню Файл.
В программе Word 2007 нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Печать.
Выберите нужные параметры.
При необходимости печати напрямую из мастера слияния выполните следующие действия.
На шаге 6 мастера слияния ( завершение слияния), щелкните Печать.
В диалоговом окне Составные печатные документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
Для печати всех документов щелкните Все.
Для печати документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
Для печати диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
В диалоговом окне Печать выберите нужные параметры.
При необходимости изменения объединенных писем и их сохранения для последующего использования письма можно вставить в один документ. Для этого выполните следующие действия.
Щелкните Изменить часть писем.
В диалоговом окне Составные новые документы воспользуйтесь одним из следующих способов и нажмите кнопку OК.
Для объединения всех документов щелкните Все.
Для слияния только документа, отображаемого в окне документа, щелкните Текущая запись.
Для объединения диапазона документов щелкните С и введите номера записей в поля С и До.
Word открывает новый документ со всеми отдельными письмами. Затем можно сохранить документ для последующего использования так же, как и любой другой документ.
Ссылки
Дополнительные сведения см. в следующих статьях базы знаний Майкрософт:
318117 Использование адресов в книге Excel для создания наклеек в Word
318115 Создание письма в Word 2002 с использованием информации из базы данных Access
318112 Использование адресов из базы данных Access 2002 для создания наклеек в Word 2002
294686 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категории, в Word 2002 и более поздних версиях Word
290408 Часто задаваемые вопросы о слиянии в Word 2002
294688 Разработка и создание списка адресов для слияния в Word 2002 и более поздних версиях Word
294693 Использование слияния для создания каталога в Word 2002 и более поздних версиях Word
294683 Использование слияния для создания писем в Word 2002 и более поздних версиях Word
Слияние данных MS Word и MS Excel
Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.
Что такое слияние Excel и Word?
Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word.
Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:
Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных.
Настройка источника данных
После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.
Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.
На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.
2
Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.
Работа с Мастером слияния Word
Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).
Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».
3
Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной.
Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически.
А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
12
На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете.
После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.
13
14
Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.
Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».
В случае с номером клубной карты результат будет такой.
Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.
Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код.
После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически.
Код даты вводится так:
Теперь все правильно.
На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись.
Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.
После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.
Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным.
Выводы
Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.
Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями.
Слияние документов Word и Excel
Слияние документов Word и Excel
Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.
Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.
Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные.
Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.
Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!
У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится.
Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».
В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».
Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».
Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».
Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.
Слияние с использованием таблицы Excel
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Изменение списка рассылки
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.
Примечание: Вы также можете отсортировать и отфильтровать список, чтобы облегчить поиск имен и адресов. Дополнительные сведения см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо
нажмите Рассылки > Блок адреса.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса
Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.
Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.
Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись
, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:
Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.
Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.
Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.
Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.
Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.
Подключение и изменение списка рассылки
Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.
Нажмите кнопку Изменить список получателей.
Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.
Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.
Добавьте необходимое поле.
При необходимости повторите шаги 1 и 2.
В меню Файл выберите команду Сохранить.
Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.
Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.
Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.
Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.
Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.
При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.
Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.
Вставка полей слияния
После связывания источника данных с документом можно добавить поля слияния, чтобы персонализировать документ сведениями из источника данных. Поля слияния берутся из заголовков столбцов в источнике данных.
В следующем примере показано, как коллекции полей слияния «Блок адреса» и «Строка приветствия» могут извлекать данные из таблицы Excel в документ на бланке.
Поля «Блок адреса» и «Строка приветствия» являются коллекциями полей слияния.
Примечание: Если команды полей слияния отображаются затененными, нажмите кнопку Выбрать получателей и выберите тип списка рассылки, который вы используете. Если список еще не готов, выберите пункт Ввести новый список, чтобы создать список в Word.
Добавление блока адреса
Щелкните или нажмите страницу документа, где нужно добавить блок адреса.
На вкладке Рассылки нажмите кнопку Блок адреса.
В Word откроются параметры для выбора степени формальности имени в адресе.
Добавление строки приветствия
Щелкните или нажмите страницу документа там, куда хотите добавить приветствие.
Нажмите кнопку Строка приветствия.
Выберите нужный стиль имени и задайте другие параметры.
Добавление отдельных полей слияния
Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.
Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.
Если названия поля нет в списке, нажмите кнопку Вставить поле слияния.
Чтобы просмотреть список полей в источнике данных, выберите пункт Поля базы данных.
Выберите команду Вставить.
Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Использование правил для дополнительной персонализации
Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.
Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки в группе Составление документа и вставка полей нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.
Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.
Добавление отдельных полей слияния
Чтобы добавить данные, например номера телефонов или адреса электронной почты, вставьте соответствующие поля слияния. Кроме того, поля слияния, например имя, не обязательно должны быть частью блока адреса или строки приветствия. Если вы хотите персонализировать документ, включив в него имена получателей, отдельно вставьте поле слияния Имя_.
Щелкните или нажмите место, где нужно разместить поле слияния.
Щелкните стрелку раскрывающегося списка под кнопкой Вставить поле слияния и выберите поле.
Примечание: Если некоторые числа, денежные единицы или даты имеют неправильный формат, см. статью Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.
Использование правил для дополнительной персонализации
Возможно, вы захотите выделять сообщения с учетом данных в определенных полях источника данных. Например, в накладных может содержаться фраза «Просрочено» для клиентов, если значение поля «Срок оплаты» является прошедшей датой.
Этот уровень дополнительной персонализации зависит от правил настройки и кодов полей. На вкладке Рассылки нажмите кнопку Правила и выберите нужное правило.
Дополнительные сведения об использовании правил слияния см. в статье Настройка правил для слияния сообщений электронной почты.
Как объединить два и более документа Word
Способ 1: Объединение ручным методом
Если документы не содержат в себе много текстовых, табличных или графических данных, а их форматы совпадают, то можно объединить их ручным способом. Это гораздо быстрее, чем разбираться с функциями Microsoft Word. Инструкция крайне проста:
Ворд позволяет вставлять из другого файла не только текст. Если бы вы копировали фрагмент с картинками, графиками или таблицами, то после применения такого параметра вставки в главном файле сохранились бы исключительно текстовые данные и то, что удалось конвертировать из диаграмм без форматирования.
Воспользоваться можно и другими тремя способами вставки, доступными в контекстном меню: «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» и «Рисунок». В первом случае текст и другие данные будут вставлены так, как они отформатированы во втором документе. Второй способ позволяет применить к вставляемому фрагменту те же стили, которые настроены для работы с первым файлом. В последнем случае текстовые и графические данные объединяются в рисунок и вставляются в PNG-формате.
Пользоваться ручным способом удобно, если копируется и вставляется текст, а документы небольшие, сохранены в одном формате или созданы в одной и той же версии программы. Во всех остальных случаях рекомендуется воспользоваться стандартной функцией Microsoft Word по объединению файлов.
Способ 2: Слияние средствами Microsoft Word
Помимо ручного объединения, в новых версиях Ворд у вас есть возможность проделать операцию более изящно. Приоритет лучше всего отдавать именно этому способу. Пошаговая инструкция такова:
Важно! По желанию можно объединить документы в любом месте. Это значит, что доступна вставка данных из второго файла в любое место первого, а не только в конец.
Еще одна важная деталь: в «Проводнике» можно выбрать не один, а целых два и более файлов для объединения в первом открытом контейнере. Важно учитывать порядок выбора, который отображается в строке «Имя файла:», чтобы вставка выполнялась правильно. В этом поле документ, который будет вставлен первым, смещается правее. Самый последний находится слева.
На примере объединения трех документов, в которых записаны числа от 1 до 3, продемонстрировано, как происходит операция:
Как уже было сказано, лучше пользоваться именно этим способом, чем ручной вставкой. Все благодаря скорости выполнения операции, возможности слияния нескольких документов одновременно, сохранении форматирования исходного и добавляемых документов.
Способ 3: Надстройка Kutools for Word
Kutools — это удобная надстройка для Microsoft Word. Она существенно упрощает работу с документами и предлагает те функции, которые не реализованы в текстовом редакторе по умолчанию. Инструкция по работе с надстройкой описана ниже:
Важно! Программа не работает с одним документом. Если открыть сначала первый файл, а потом попытаться добавить в него содержимое второго, то ничего не выйдет. Как и сказано в инструкции выше, необходимо создавать отдельный документ для объединения.
Способ 4: Язык программирования VBA
Встроенный в программы из пакета Microsoft Office язык программирования VBA (Visual Basic for Applications) — довольно простой, но мощный инструмент для упрощения работы с документами. Он берет всю рутину на себя и может даже объединить файлы. Пошаговая инструкция:
Важно! Программа может обработать только файлы с разрешением *.docx. Чтобы объединить формат DOC, в строке MyName = Dir(MyPath & «\» & «*.docx») следует заменить аргумент «*.docx» на «*.doc».
VBA — мощный инструмент для работы не только с Microsoft Word, но и Excel, PowerPoint и другими программами линейки Office. Если освоить основные функции этого языка программирования, то работать с редакторами текста и таблиц от Майкрософт станет намного проще.
Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает
В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.
Что такое слияние Excel и Word
Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.
Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.
Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.
В следующей части статьи попробуем это сделать.
Сначала работаем с документом Word
Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:
Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.
Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция
Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.
Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).
Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).
В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).
В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.
Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).
После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».
Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).
Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».
Заключение
Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!
Источники информации:
- http://lumpics.ru/how-to-merge-word-and-excel/
- http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81%D0%BB%D0%B8%D1%8F%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D0%BC%D0%B0%D1%81%D1%81%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D1%80%D0%B0%D1%81%D1%81%D1%8B%D0%BB%D0%BA%D0%B8-%D1%81%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D1%89%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D0%B9-%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B9-%D0%BF%D0%BE%D1%87%D1%82%D1%8B-0f123521-20ce-4aa8-8b62-ac211dedefa4
- http://support.microsoft.com/ru-ru/topic/%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%84%D1%83%D0%BD%D0%BA%D1%86%D0%B8%D0%B8-%D1%81%D0%BB%D0%B8%D1%8F%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%B2-word-%D0%B4%D0%BB%D1%8F-%D1%81%D0%BE%D0%B7%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%B8-%D0%BF%D0%B5%D1%87%D0%B0%D1%82%D0%B8-%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%BD%D0%B4%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%BD%D1%8B%D1%85-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B5%D0%BC-%D0%B2-%D0%BA%D0%BE%D1%82%D0%BE%D1%80%D1%8B%D1%85-%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D1%83%D1%8E%D1%82%D1%81%D1%8F-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D1%81-%D0%BB%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B0-excel-d8709e29-c106-2348-7e38-13eecc338679
- http://office-guru.ru/excel/functions-tekstovye/sliyanie-dannyx-ms-word-i-ms-excel.html
- http://pcandlife.ru/sozdanie-documenta-word-iz-excel/
- http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D1%81%D0%BB%D0%B8%D1%8F%D0%BD%D0%B8%D0%B5-%D1%81-%D0%B8%D1%81%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D1%8C%D0%B7%D0%BE%D0%B2%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5%D0%BC-%D1%82%D0%B0%D0%B1%D0%BB%D0%B8%D1%86%D1%8B-excel-858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3
- http://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%B2%D1%81%D1%82%D0%B0%D0%B2%D0%BA%D0%B0-%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%B5%D0%B9-%D1%81%D0%BB%D0%B8%D1%8F%D0%BD%D0%B8%D1%8F-9a1ab5e3-2d7a-420d-8d7e-7cc26f26acff
- http://lumpics.ru/how-to-combine-two-word-documents/
- http://biz-iskun.ru/sliyanie-dokumentov-v-word-i-excel.html