Как в outlook создать автоматический ответ на время отпуска

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» — «Создать сообщение».

2. В теле письма набираем текст сообщения, которое в дальнейшем будет служить в качестве автоответчика.

3. Меню «Файл» — «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» — опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» — опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков. Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook.

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook

Отправлять автоответы об отсутствии на рабочем месте можно двумя способами. Выбор зависит от типа учетной записи электронной почты.

Откройте вкладку Файл, а затем выберите из двух приведенных ниже рисунков тот, который соответствует вашей версии Outlook.

Если вы не видите кнопку Автоответы, следуйте инструкциям по настройке автоматических ответов.

Настройка автоматических ответов

Выберите пункты Файл > Автоответы.

Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Параметр «Автоответы» можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Щелкните здесь, чтобы получить приложение и управлять параметром «Автоответы» в пути.

Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»

Если в меню «Файл» отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Создание сообщения об отсутствии на рабочем месте с помощью правил

Не все учетные записи поддерживают автоматические ответы (сообщения об отсутствии на рабочем месте). Если вы не видите кнопки «Автоматические ответы», значит, эта функция недоступна для вашей учетной записи. Но если на время своего отсутствия вы оставите запущенным приложение Outlook, то сможете использовать правила для автоматического ответа на сообщения электронной почты. С помощью правил также можно автоматически пересылать сообщения в другую учетную запись, помечать их как прочитанные или перемещать в папку. Дополнительные сведения об использовании правил см. в статье Управление сообщениями электронной почты с помощью правил.

Использование правил для ответа на входящие сообщения, когда вас нет на месте

Если щелкнуть Файл в Outlook, вы увидите примерно такой экран:

Если вы видите кнопку Автоматические ответы, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook. В противном случае выполните указанные ниже действия, чтобы создать шаблон для ответа на все полученные сообщения и настроить Outlook.

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

Создайте сообщение в Outlook.

Введите тему и текст шаблона.

Выберите Файл > Сохранить как.

Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

Присвойте правилу имя, например «Нет на работе».

По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

Выберите Файл > Управление правилами и оповещениями.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

Создание шаблона об отсутствии на рабочем месте

Создайте сообщение в Outlook.

Введите тему и текст шаблона.

Выберите Файл > Сохранить как.

Присвойте шаблону имя и в раскрывающемся списке Тип файла выберите Шаблон Outlook (*.oft).

Вы можете изменить расположение шаблона или использовать стандартную папку (обычно это c:\users\ username \appdata\roaming\microsoft\templates). Нажмите кнопку Сохранить.

В следующий раз, когда потребуется отправлять такое сообщение, вы можете повторно использовать существующий шаблон или же создать новый. Теперь вы можете создать правило для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте с помощью этого шаблона.

Создание правила для ответа на сообщения при отсутствии на рабочем месте

Выберите Сервис > Правила и оповещения.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Создать правило.

В окне Начать с пустого правила щелкните Применение правила к полученным мной сообщениям и нажмите кнопку Далее.

Чтобы отвечать на каждое получаемое сообщение, оставьте поля Шаг 1 и Шаг 2 без изменений и нажмите кнопку Далее. Нажмите кнопку Да, когда Outlook предложит применить это правило ко всем сообщениям.

В разделе «Что следует сделать с сообщением?» окна Шаг 1. Выберите действия щелкните ответить, используя указанный шаблон.

На странице Шаг 2. Измените описание правила щелкните подчеркнутый текст указанный шаблон.

В диалоговом окне Выберите шаблон ответа в поле Искать в выберите вариант Шаблоны в файловой системе.

Выберите шаблон, который вы создали ранее, а затем нажмите кнопки Открыть и Далее.

При необходимости добавьте исключения, а затем нажмите кнопку Далее.

Присвойте правилу имя, например «Нет на работе».

По умолчанию установлен флажок Включить правило. Если вы хотите включить правило сейчас, нажмите кнопку Готово. В противном случае снимите этот флажок. Вы можете включить правило позднее.

Примечание. Чтобы правило автоматически отправляло ответы на сообщения электронной почты в ваше отсутствие, необходимо оставить запущенным приложение Outlook.

Если вы создали шаблон и правило заранее, вот как включить их:

Выберите Сервис > Правила и оповещения.

В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты найдите созданное правило и установите флажок слева от него. После этого нажмите кнопку ОК.

Настройка автоответа в Microsoft Outlook 2019

1. Создание шаблона

1.1. Для настройки автоответа в Outlook 2019 сначала нажмите на «Создать сообщение», затем в нижнем поле введите текст, который получат все отправители.

→

→ →

2. Настройка правила

→ →

2.2. В диалоговом окне «Какие сообщения следует отбирать?» ничего выбирать не нужно, кликните кнопку «Далее» и нажмите «Да».

2.3. В следующем окне установите галочку на «Ответить, используя ». В нижнем окне нажмите на « ».

2.4. Система предложит выбрать шаблон для отправки ответа. Нужно указать тот, который был создан ранее. В выпадающем списке «Папки» выберите «Шаблоны в файловой системе»*. Из появившегося списка шаблона выделите нужны и нажмите «Открыть». В окне «Мастер правил» следует кликнуть «Далее».

→

*если Вы сохранили шаблон не в папке, предложенной системой, а в другой, как в шаге 1.2. данной инструкции, нажмите кнопку «Обзор» и выберите папку, в которой сохранили шаблон.

2.5. В следующем окне мастера выбирать ничего не нужно. Кликните «Далее».

2.6. В финальном окне задайте имя правилу или оставьте по умолчанию и нажмите «Готово».

Теперь на все входящие письма будет отправлен шаблон сообщения в качестве ответа.

Настраиваем автоответ в Outlook

Для удобства работы почтовый клиент Outlook предлагает своим пользователям возможность автоматически отвечать на входящие сообщения. Это может заметно упростить работу с почтой, если требуется в ответ на входящие письма рассылать один и тот же ответ. Причем, автоответ можно настроить как для всех входящих, так и выборочно.

Если вы как раз столкнулись с подобной проблемой, то эта инструкция поможет вам упросить работу с почтой.

Итак, для того, чтобы настроить автоматический ответ в outlook 2010 потребуется создать шаблон и затем настроить соответствующее правило.

Создание шаблона для автоответа

Начнем с самого начал – подготовим шаблон письма, который будет рассылаться адресатам в качестве ответа.

Первым делом создадим новое сообщение. Для этого на вкладке «Главная» нажимаем кнопку «Создать сообщение».

Здесь необходимо ввести текст и при необходимости отформатировать его. Этот текст будет использоваться в ответном сообщении.

Теперь, когда работа с текстом завершена, переходим в меню «Файл» и там выбираем команду «Сохранить как».

В окне сохранения элемента выбираем «Шаблон Outlook» в списке «Тип файла» и вводим имя нашего шаблона. Теперь подтверждаем сохранение нажатием кнопки «Сохранить». Теперь окно нового сообщения можно закрыть.

На этом создание шаблона для автоответа завершено и можно переходить к настройке правила.

Создание правила для автоответа на входящие сообщения

Для того, чтобы быстро создать новое правило необходимо перейти на вкладку «Главное» в главном окне Outlook и в группе Переместить кликнуть по кнопке «Правила», а затем выбрать пункт «Управление правилами и оповещениями».

Здесь мы нажимаем «Новое…» и переходим к мастеру создания нового правила.

В разделе «Начать с пустого правила» кликаем по пункту «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходим к следующему действию, нажав кнопку «Далее».

На этом этапе, как правило, никаких условий выбирать не нужно. Однако, если вам требуется настроить ответ не на все входящие сообщения, то выберите необходимые условия, отметив их флажками.

Далее переходим к следующему шагу нажав соответствующую кнопку.

Если вы не выбрали никаких условий, то Outlook выдаст предупреждение о том, что настраиваемое правило будет применяться ко всем входящим письмам. В случаи, когда нам это и требуется, мы подтверждаем, нажав кнопку «Да» или же нажимаем «Нет» и настраиваем условия.

На этом шаге мы выбираем действие с сообщением. Поскольку мы настраиваем автоответ на входящие сообщения, то отмечаем флажком пункт «Ответить, используя указанный шаблон».

В нижней части окна необходимо выбрать нужный шаблон. Для этого кликаем по ссылке «Указанный шаблон» и переходим к выбору самого шаблона.

Если на этапе создания шаблона сообщения вы не меняли путь и оставили все по умолчанию, то в этом окне достаточно выбрать «Шаблоны в файловой системе» и в списке отобразиться созданный шаблон. В противном случае, необходимо нажать на кнопку «Обзор» и открыть папку, куда вы сохранили файл с шаблоном сообщения.

Если нужное действие отмечено и файл с шаблоном выбран, то можно переходить к следующему шагу.

Здесь можно настроить исключения. То есть те случаи, когда автоответ не будет срабатывать. Если это необходимо, тогда выделяем нужные условия и настраиваем их. Если же в вашем правиле автоответа исключений не будет, то переходим к завершающему шагу нажав кнопку «Далее».

Собственно, здесь уже ничего настраивать не надо, поэтому сразу можно нажимать кнопку «Готово».

Теперь, в зависимости от настроенных условий и исключений, Outlook будет отсылать в ответ на входящие письма ваш шаблон. Однако, мастер правил предусматривает только однократную отправку автоответа каждому адресату в течении сеанса.

То есть, как только вы запустите Outlook, стартует и сеанс. Заканчивается же он при выходе из программы. Таким образом, пока Outlook работает, то повторного ответа адресату, который отправил несколько сообщений не будет. В течении сеанса Outlook создает ведет список пользователей, которым был выслан автоответ, что позволяет избежать повторной отправки. Но, если закрыть Outlook, а потом войти в него снова, то этот список сбрасывается.

Для того, чтобы отключить автоответ на входящие сообщения, достаточно снять галочку с правила автоответа в окне «Управление правилами и оповещениями».

С помощью этой инструкции можно осуществить настройку автоответа в Outlook 2013 и более поздних версиях.

Настраиваем автоответ в Outlook на период отпуска

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook позволяет оповестить коллег и клиентов о вашем отсутствии на рабочем месте и невозможности ответить на письмо.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы и активируется очень просто. Давайте разберемся, как настроить автоответ в Outlook 2007 и более новых версиях.

Настройка автоматического ответа Outlook 2007

Уже 10 лет прошло с момента выхода Outlook 2007, но его до сих пор активно используют пользователи слабых компьютеров. Поэтому для начала необходимо рассказать о настройке автоответа в этой версии Outlook, тем более, что она значительно отличается от новых версий.

Автоответ в Outlook 2007 называется «Заместитель». Для его настройки перейдите в меню «Сервис» — «Заместитель».

Отметьте пункт «Меня нет на работе» и напишите текст уведомления, которое должны получать люди, когда вас нет на месте.

Обратите внимание. Правила обработки сообщений находятся в этом же меню, под текстом вашего автоответа.

После внесения всех изменений закройте окно «заместителя» нажав кнопку ОК.

Настройка автоматического ответа Outlook 2010

Чтобы настроить автоответ в Outlook 2010 кликните меню «Файл» в левом верхнем углу. Перейдите в меню «Сведения» и выберите там пункт «Автоответы».

В открывшемся окне вы можете включить или отключить автоответы. По умолчанию автоответчик отключен. Для включения автоответов выберите пункт «Отправлять автоответы».

Если вы покидаете рабочее место на известное время, например, улетаете в отпуск, то вы можете установить временные рамки, в которые автоответы будут действовать. Для указания периода действия поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода» и укажите время и дату действия автоответов.

Если галка не стоит, то автоответы будут включены пока вы их не отключите.

Далее вам необходимо придумать текст письма для отправителей, когда вы в отпуске или в командировке.

Пример автоответа Outlook 2010 на время отпуска:

В период с 1 по 14 июля я нахожусь в отпуске и не могу ответить на ваше письмо. На период моего отсутствия по всем вопросам обращайтесь к моему коллеге Петровой Анне.

Телефон: +7 123 456-78-90

Пример автоответа Outlook 2010 на время командировки:

До 10 июля я нахожусь в командировке и к сожалению, не могу ответить вам сейчас.

Если вопрос срочный, свяжитесь со мной по телефону +7 123 456-78-90.

Вставьте текст автоответа в поле «В пределах организации».

Рекомендую перейти на закладку «За пределами организации», поставить галку «Автоответ за пределами организации» и вставить туда такой же текст. Таким образом, все отправители получат уведомления о вашем отсутствии.

Можно создать правила автоответчика, которые будут применяться в момент вашего отсутствия. Нажмите «Правила» в текущем окне.

Чтобы создать правило нажмите кнопку «Добавить».

В открывшемся меню вы можете сделать так, чтобы письма, полученные от определенного человека (например, очень важного клиента) перенаправлялись вашему коллеге. Или чтобы письма содержащие в теме письма слово «счёт» сразу отправлялись в бухгалтерию.

После создания нажмите два раза кнопку ОК, чтобы выйти из режима настроек автоответов.

На этом настройка автоответов в Outlook 2010 завершена.

Настройка автоматического ответа Outlook 2013 и Outlook 2016

Настройка автоответа в Outlook 2013 и 2016 идентична, поэтому рассматривать будем на примере более новой версии.

Откройте Outlook и зайдите в меню «Файл» в левой верхней части программы.

Зайдите в закладку «Сведения» и выберите «Автоответы».

Откроется окно создания автоответов, которое в принципе идентично Outlook 2010.

Для включения автоответов поменяйте переключатель на пункт «Отправлять автоответы».

Чтобы автоматические ответы в Outlook отправлялись только в определенный период, поставьте галку рядом с пунктом «Отправлять только в течении следующего периода». Не забудьте указать время начала и конца действия автоответчика. Например, дату своего последнего дня перед отпуском и дату первого рабочего дня после отпуска.

Напишите текст, который будут получать ваши отправители в период вашего отсутствия.

Пример автоответа Outlook 2013 и Outlook 2016:

До 18 июля включительно я нахожусь в отпуске.

По всем вопросам обращайтесь к Козлову Виктору.

При необходимости отформатируйте текст, выбрав предпочитаемый размер и цвет шрифта.

Напишите текст автоматического ответа для отправителей вне вашей организации. Для этого перейдите на вкладку «За пределами организации» и включите этот пункт.

Нажав на кнопку «Правила», можно точечно настроить обработку входящих писем. Программа позволяет настраивать множество параметров и условий входящей почты.

Для примера на картинке, показано правило, которые пересылает все письма с почтового ящика 12345@computernotes.ru с темой СРОЧНО на адрес kozlov@computernotes.ru.

После завершения нажмите кнопку «ОК», чтобы закрыть окно.

Изменить автоответы и настроенные правила можно в любой момент вернувшись в меню «Пуск» — «Сведения» — «Автоответы».

Видео создания автоответов в Outlook

Ниже я предлагаю посмотреть несколько видео инструкций по созданию автоответов в Outlook. Если у вас остались какие-либо вопросы обязательно задавайте их в комментариях.

Параметры > Автоматические ответы

Эта статья применима к приложению Outlook Web App. Оно используется организациями, в которых работа почтовых серверов управляется с помощью Exchange Server 2013 или 2010. Если вы используете Microsoft 365 или Exchange Server 2016, вашей почтовой программой является Outlook в Интернете. Для получения справки по Outlook в Интернете см. раздел Получение справки по Outlook в Интернете.

Воспользуйтесь функцией автоответа, если вы хотите сообщить людям, от которых получаете сообщения электронной почты, о том, что вы не сможете ответить на них сразу. После включения этой функции каждому отправителю сообщения будет один раз отправлен автоматический ответ.

Чтобы открыть страницу Автоматические ответы с главной страницы Outlook Web App, в верхней части страницы нажмите кнопку Параметры и выберите команду Автоматические ответы из списка в области навигации.

После изменения параметров на этой странице нажмите кнопку Сохранить, чтобы применить изменения.

Отправлять автоматические ответы. Выберите этот параметр, чтобы включить автоматические ответы. Когда они включены, на полученные сообщения отправляются ответы. После выбора этого параметра необходимо ввести текст сообщения в поле Отправить каждому отправителю внутри организации следующий ответ. Если текст сообщения не указан, отправители не будут получать автоматический ответ.

Отправлять ответы только в этот период времени. Выберите этот параметр, чтобы задать период времени, включая даты и время, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Для установки дат и времени периода отправки автоматических ответов воспользуйтесь списками Время начала и Время окончания.

Заменить текущее сообщение автоматического ответа следующим. Установите этот флажок, чтобы заменить текущий автоматический ответ для внутреннего использования новым текстом, указанным в текстовом поле ниже.

Отправлять автоматические ответы внешним отправителям. Установите этот флажок, чтобы отправлять автоматические ответы не только внутренним, но и внешним отправителям. Ответ, указанный для внешних отправителей, используется только для отправителей вне организации. Если текст сообщения не указан, внешние отправители не будут получать автоматический ответ.

Отправлять ответы только отправителям из моего списка контактов. Выберите этот параметр, чтобы отправлять автоматические ответы только отправителям, которые входят в список контактов.

Отправлять ответы всем за пределами организации. Выберите этот параметр, чтобы отправлять автоматические ответы всем отправителям за пределами организации. Это относится и к людям из списка контактов.

Заменить текущее сообщение автоматического ответа для внешних абонентов следующим. Установите этот флажок, чтобы заменить автоматический ответ для внешнего использования новым текстом, указанным в текстовом поле ниже.

Для получения дополнительных сведений об облегченной версии Outlook Web App, например о том, как вернуться обратно к обычной версии, а также об особенностях и ограничениях облегченной версии, см. статью Outlook Web App Light.

Добавление сведений о вашем отсутствии в календари Outlook коллег

Вы можете легко отметить время как «Занят» или «Нет на месте» в календаре Outlook. Но что делать, если вы не используете Microsoft 365 и у вас не включен общий доступ к календарю, но вам нужно, чтобы ваше время было видно вашим коллегам? В этой статье рассказывается, как использовать приглашения на собрания, занимающие целый день, для оповещения коллег, не влияя при этом на свободное время в их календарях.

О том, как предоставить общий доступ к календарю, читайте в статье Предоставление общего доступа к календарю Outlook другим пользователям.

Чтобы научиться отправлять ответы об отсутствии на рабочем месте, см. статью Отправка автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте из Outlook.

Оповещение об отпуске через приглашение на собрание выполняется в два этапа. Во-первых, сообщите коллегам, что вы будете отсутствовать, добавив свой отпуск в их календари. Затем укажите отпуск в своем календаре.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать собрание.

Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, в группе Параметры выберите Часовые пояса.

В группе Участники в группе Параметры ответав кнопке «Запросить ответы» отпишитесь.

В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

Укажите получателей в строке Кому.

Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Отправить.

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

В календаре на вкладке Главная нажмите кнопку Создать встречу.

В поле Тема введите название отпуска.

В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

Установите флажок Целый день.

Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Важно: Office 2007 больше не поддерживается. Перейдите на Microsoft 365, чтобы работать удаленно с любого устройства и продолжать получать поддержку.

Шаг 1. Добавление времени отпуска в календари коллег

Если пометить время в календаре как «Нет на работе», коллеги увидят эту пометку при попытке запланировать собрание с вами. Но нельзя ли заранее оповестить всех сотрудников о своем отсутствии, не загромождая их календари и не изменяя сведения о доступности? Это можно сделать, отобразив в календарях событие на целый день, которое, в отличие от обычного события на целый день, будет отображаться как свободное время. Такое событие не будет влиять на доступность коллег.

Примечание: Приглашения на собрания рассчитаны на отправку и получение пользователями Outlook. Возможность видеть расписания других пользователей при создании приглашений в Outlook зависит от наличия в организации Microsoft Exchange Server.

В меню Файл наведите указатель мыши на пункт Создать и выберите Приглашение на собрание.

Сочетание клавиш Чтобы создать приглашение на собрание, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+Q.

Введите описание в поле Тема и при необходимости укажите место.

С помощью списков Время начала и Время окончания задайте интервал времени, в течение которого вы будете отсутствовать на работе. Для отпусков обычно задаются целые дни. В этом случае следует установить флажок Целый день.

Примечание: По умолчанию Outlook использует для планирования часовой пояс, заданный на компьютере. Чтобы спланировать время отсутствия на основе другого часового пояса, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Часовые пояса.

В группе Параметры в раскрывающемся списке Показать как выберите Свободен. Если вы уже указали, что это событие на целый день, для параметра Показать как автоматически задается значение Свободен.

Убедитесь, что параметр Показать как имеет значение Свободен. Это позволит получателям принять приглашение на собрание и добавить ваш отпуск в свой календарь, но при этом не блокировать время в своем календаре. Получатель по-прежнему будет доступен во время вашего отпуска.

Если выбрать событие на целый день, оно будет начинаться в полночь. Чтобы коллеги не получали оповещения в неудобное время, задайте для параметра Напоминание значение Нет.

Введите любые сведения, предназначенные для получателей.

Укажите получателей в строке Кому.

Чтобы оповестить коллег о повторяющихся отпусках, на вкладке Собрание в группе Параметры выберите Повторение, укажите шаблон повторения и нажмите кнопку ОК.

При добавлении шаблона повторения к приглашению на собрание название вкладки Собрание изменяется на Повторяющееся собрание.

На вкладке Собрание в группе Показать нажмите кнопку Встреча.

Нажмите кнопку Отправить.

Если отправить приглашение на собрание, установив для параметра Показать как значение Свободен, то событие будет отображаться наверху каждого дня в календарях Outlook ваших коллег. Это позволяет создать наглядное напоминание без блокировки рабочего времени.

Примечание: Если флажок Целый день не был установлен, то событие отображается во временной сетке и не выводится вверху каждого дня. Однако оно по-прежнему помечается как свободное.

Шаг 2. Блокировка времени отпуска в календаре

Если вы выполнили действия, описанные в предыдущем разделе, отправленный запрос на собрание помечается как свободное время, чтобы предотвратить блокировку времени в календарях других пользователей. Однако это время также помечается как свободное в вашем календаре. Необходимо создать дополнительную встречу, чтобы коллеги видели, что вы недоступны в указанное время.

Типичной ошибкой является открытие приглашения на собрание в календаре после отправки исходного запроса и задание для параметра Показать как значения Нет на работе вместо Свободен. При этом всем получателям исходного приглашения отправляются обновления, изменяющие состояние Свободен на Нет на работе, что нежелательно. Необходимо создать копию встречи в собственном календаре, задав для параметра Показать как значение Нет на работе.

Когда сотрудники планируют собрания и другие события в календаре Outlook, они видят сведения о вашей доступности, если вы не заблокировали эту возможность. Обычно для встреч, собраний и событий параметр Показать как имеет значение Занят. Также можно создавать элементы, выбирая для параметра Показать как значение Нет на работе. Элементы с пометкой Нет на работе интерпретируются так же, как элементы с пометкой Занят: они указывают на недоступность пользователя в определенный период времени. Визуально элементы двух типов отличаются: элементы с пометкой Нет на работе выделены фиолетовым цветом, а элементы с пометкой Занят — синим. Это различие помогает определить причину недоступности пользователя. Например, можно переместить элемент с пометкой Занят, но элемент с пометкой Нет на работе (используемый, например во время отпуска) перемещать нежелательно.

В Календаре в меню Файл выберите пункт Создать, а затем щелкните Встреча.

В поле Тема введите название отпуска.

В полях Время начала и Время окончания щелкните нужные даты.

Установите флажок Целый день.

Задайте для параметра Показать как значение Нет на работе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Примечание: Можно удалить (только из собственного календаря) исходное приглашение на собрание, отправленное другим пользователям. Однако если вы оставите его в календаре, можно будет в случае необходимости легко разослать обновление или отменить приглашение.

Как настроить автоответ в Outlook?

Автоответ в Outlook – классный инструмент, позволяющий запрограммировать отправку шаблонного письма в ответ на входящее. Если вы сейчас далеко от работы, уехали в отпуск или командировку, не можете выйти на связь, на помощь придет специальная опция.

Стандартная инструкция

Наша цель – объяснить, как в Аутлуке настроить автоответ, ведь без этой опции обойтись очень сложно. Функция есть во всех версиях почтового клиента, но работать может по-разному – конечный вариант зависит от типа используемой учетной записи пользователя.

Outlook 2007

Сначала поговорим о том, как поставить автоответ в Outlook в старой, 2007 версии программы.

Напомним, что официально она не поддерживается Microsoft, однако, многие обладатели маломощных устройств до сих пор пользуются этим сервисом.

Стоит отдельно рассказать о том, как в Аутлуке сделать автоответ на время отпуска именно в версии 2007, потому что инструкция значительно отличается от более новых выпусков почтового клиента.

Готовы? Давайте приступать, открывайте приложение и делайте следующее:

Outlook 2010 и выше

Сделаем небольшую паузу и сразу расскажем, как настроить автоответ в Outlook в более новых версиях (2010 и выше), где значительно поменялся интерфейс. Всего пара шагов:

Дальнейшая инструкция о том, как сделать автоответ в почте Outlook, отличий в зависимости от версии не имеет. Будь у вас программа 2007 или новейший 2021 сервис, алгоритм останется прежним. Готовы? Нажмите на кнопку, чтобы начать действовать дальше.

Теперь пора заполнить текстовое поле! Невозможно разобраться, как в Аутлуке сделать автоответ, если вы не придумаете письмо, которое будет отправляться в ответ на все входящие.

При необходимости вы можете менять шрифт и его размер, делать фразы курсивом, подчеркивать текст, писать полужирным. Здесь же можно менять цвет предложений и работать со списками и выравниванием.

Создание правила

Если вы не нашли в настройках кнопку, позволяющую сделать автоответчик в Outlook на время отпуска, можно создать специальное правило, срабатывающее по заданным вами условиям. То есть тогда, когда вас нет на месте!

Сначала создадим сообщение. Пишем текст, добавляем тему:

Теперь переходим к тому, как в Outlook сделать автоответ об отпуске через правило:

Дальнейшие шаги просты – еще раз подтвердите выбор этого файла, при необходимости настройте исключения из списка или пропустите этот шаг. Задайте имя для правила и сохраните его!

Вся информация про мессенджер ВК — в источнике.

Пример автоответа

Небольшой бонус: пример автоответа об отпуске в Outlook 2010 (или любой другой версии).

Сейчас я не могу ответить на ваше сообщение, нахожусь в отпуске с 14.02 по 22.02.

По всем вопросам можно обратиться к моему коллеге Андрею по электронной почте adress@adress. ru

Вот вы и узнали, как настроить автоответ при отсутствии в Outlook – опция удобная, ведь все мы порой ездим в отпуск! Но каникулы – не единственное время, когда вам могут пригодиться шаблонные письма, ведь вы можете заболеть, уехать в командировку, да мало ли других причин. Сохраняйте обзор в закладки, уверены, вы воспользуетесь нашими советами!

Как сделать автоответ в Outlook: активация и деактивация в версиях 2007, 2010, 2013, 2016

Автоответчик в Outlook пригождается в тех случаях, когда у вас не будет возможности отвечать на поступающие письма самостоятельно. Вместо вас это будет делать программа, используя ранее заготовленный вами шаблон. Ниже будет продемонстрировано, как сделать, настроить или отключить автоответ в Outlook 2007, 2010, 2013 и других версиях через аккаунт Exchange и без него.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

Прописываем текст сообщения

Нажимаем кнопку «Сохранить как»

Выбираем формат «Шаблон Outlook»

Нажимаем кнопку «Сохранить»

Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

Нажимаем кнопку «Новое»

Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Выбираем, когда будет действовать автоответчик

Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

Указываем путь до заранее созданного шаблона

Проверяем правильность настроек

Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

Кликаем по кнопке «Сохранить как»

Ставим формат «Шаблон Outlook»

Разворачиваем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Правила и оповещения»

Кликаем по кнопке «Новое правило»

Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

Нажимаем кнопку «Обзор»

Проверяем выставленные параметры

Кликаем по кнопке «Готово»

Активация заместителя без аккаунта Exchange

Если вы авторизованы в программе не через аккаунт Exchange, то можете воспользоваться этим способом для создания автоответчика.

Outlook 2010, 2013, 2016

Разворачиваем меню «Файл»

Выбираем пункт «Сведения»

Нажимаем кнопку «Автоответы»

Настраиваем параметры автоответов

Вводим текст для сообщения

Outlook 2007

Выбираем меню «Сервис»

Выбираем пункт «Заместитель»

Выбираем настройки заместителя

Вводим текст для автоответа

Отключение автоответчика

Как отключить автоответ на поступающие сообщения зависит от того, каким способом вы его включали: с учетной записью Exchange или без нее.

С аккаунтом Exchange

Выбираем раздел «Файл»

Кликаем по кнопке «Управление правилами и оповещениями»

Без аккаунта Exchange

Раскрываем меню «Файл»

Выбираем подраздел «Сведения»

Используем кнопку «Автоответы»

Выбираем параметр «Не отправлять автоответы»

Заместитель — функция, которая пригодится людям, отсутствующим на рабочем месте, или тем, кто не хочет отвечать на определённый тип сообщений вручную. Учтите, что автоматический ответ будет отсылаться пользователю, отправившему вам сообщение, только один раз. На все последующие его сообщения автоответчик отвечать не будет. Счётчик обнулится, когда вы вручную запустите Outlook.