Как в гугл таблицах сделать выпадающий список в ячейке

Инструмент “Выпадающий список” незаменим в Гугл Таблицах, если предстоит сбор и обработка данных. Он значительно облегчает и ускоряет весь процесс, избавляя Вас от необходимости ручного ввода повторяющихся данных. Создается такой список очень легко.

Как создать выпадающий список и как с ним работать

Ниже мы приведем две инструкции: с ручным вводом значений списка и с указанием диапазона. Первый — проще, а второй подойдет для работы с большим количеством значений.

Создание выпадающего списка

Самый простой вариант. Подойдет, чтобы быстро “собрать”, к примеру, несложную форму для опроса. Ну или любую другую форму, где не требуется обработки больших массивов данных. Сначала вы должны разобраться, как вообще создать Гугл Таблицу, а потом, как в Гугл Таблице сделать выпадающий список в одной ячейке или сразу в нескольких:

Готово. Теперь вы знаете, как создать выпадающий список в Google Таблицах.

Еще о работе с выпадающим списком

С тем, как сделать в Гугл Таблицах выпадающий список, мы разобрались. Осталось упомянуть еще несколько вариантов настроек, доступных для использования. В окне “Проверка данных”, в строке “Правила”, вы можете выбрать следующие настройки:

Обратите внимание: ячейки можно подсвечивать разными цветами (и в зависимости от содержимого в том числе. Для этого выделите ПКМ одну или несколько ячеек, выберите “Условное форматирование” и в форме справа назначьте правила выделения цветом.

Связанные выпадающие списки

В настоящий момент нет функционала, позволяющего создавать связанные выпадающие списки в Гугл Таблицах — подобно тому, как это делается в Excel. Пользователи вынуждены писать специальные скрипты и прикреплять их к таблице. Только так содержимое ячеек “ведет себя” нужным образом. Это требует определенных знаний в программировании — даже для того, чтобы взять готовый скрипт из сети и подогнать его под свои потребности.

Мы нашли один вариант, который вы, вероятно, сможете использовать, выбрав наиболее подходящий, чтобы сделать раскрывающийся связанный список в Гугл Таблицах. Скрипт выглядит так:

Что мы видим перед нажатием на “Сохранить” :

Подготовка окончена. Осталось прикрепить скрипт к таблице.

Прикрепление скрипта

Далее смотрим на результат — если что-то не устраивает, возвращаемся в редактор скриптов и подправляем в нем параметры проверки данных.

Cоветы и руководства по Google Таблицам

Мастер Google Таблиц с полезными советами и руководствами

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах?

В этом руководстве вы узнаете, как быстро создать раскрывающийся список в наших любимых таблицах Google, с помощью проверки данных. Выпадающие списки можно использовать при вводе данных, если вы хотите, чтобы пользователь мог выбирать только из предопределенных параметров. Это также гарантирует отсутствие ошибок (например, слов с ошибками).

Вы также можете использовать раскрывающиеся списки в Google, для создания интерактивных диаграмм, списков дел и информационных панелей.

Например, вы можете создать раскрывающийся список со списком дел, в котором пользователь может выбрать один из вариантов, таких как задача завершена, незавершенная задача, еще не запущенная.

Другое (расширенное) использование раскрывающегося списка может заключаться в извлечении данных для выбранного элемента. Например, предположим, что у вас есть список учеников и их оценки по пяти предметам.

Вы можете использовать раскрывающееся меню, чтобы выбрать имя учащегося и использовать формулы для автоматического извлечения сведений об оценке этого учащегося. Вы также узнаете, как копировать раскрывающиеся списки из одной ячейки и вставлять их в другие ячейки. Вы также можете легко удалить сразу все раскрывающиеся списки из всех ячеек.

В Гугл Таблицах есть несколько полезных функций, которые помогут вам повысить эффективность ввода данных.

Раскрывающиеся списки — одна из таких функций, которая позволяет быстро выбирать из предварительно заполненного списка. Таким образом, вам не нужно вводить текст вручную — просто выберите его из раскрывающегося списка (как показано ниже).

Независимо от того, составляете ли вы бюджет для своих ежемесячных расходов или подсчитываете оценки каждого ученика в классе, раскрывающийся список может быть полезным и быстрым способом сделать это.

Плюс к созданию раскрывающегося списка заключается в том, что он довольно прост и дает немедленные результаты.

Это также гарантирует, что ваш ввод данных не содержит ошибок, поскольку вы позволяете пользователю выбирать из заданого раскрывающегося списка вместо того, чтобы вводить данные вручную (что может привести к ошибкам в написании слов или неправильному формату).

Как создать раскрывающийся список в Google Таблицах

В этом руководстве я покажу вам, как создавать и использовать раскрывающиеся списки в Google Таблицах.

Создать раскрывающийся список с использованием диапазона ячеек

Вы можете создать раскрывающийся список в Google Таблицах, используя набор данных, который уже находится в диапазоне ячеек.

Предположим, у вас есть определенный набор данных, как, к примеру, показано ниже, и вы хотите создать раскрывающийся список в ячейке C2 (вы также можете создать эти раскрывающиеся списки в нескольких ячейках одновременно).

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка в Гугл Таблицах:

Теперь у вас есть раскрывающиеся списки в выбранных ячейках. Вы можете щелкнуть значок раскрывающегося списка (маленькая стрелка, направленная вниз), и он покажет вам все варианты, из которых вы можете выбрать. И как только вы сделаете выбор, это значение добавляется в ячейку.

Создать раскрывающийся список, указав элементы вручную

Если вы не хотите, чтобы список элементов в диапазоне на листе, а вместо этого указывал их вручную, вы также можете сделать это.

Это может быть тот случай, когда вы хотите иметь такие варианты, как «Да / Нет» или «Хорошо / Хорошо / Плохо» в качестве элементов в раскрывающемся списке. Вместо того, чтобы располагать их где-нибудь на листе, вы можете легко указать их при создании раскрывающегося списка.

Ниже приведены шаги по созданию раскрывающегося списка путем указания параметров вручную:

Теперь, когда вы щелкаете значок раскрывающегося списка в ячейке, в раскрывающемся списке отображаются варианты «Да» и «Нет».

Копирование раскрывающегося списка

Вы можете легко скопировать и вставить раскрывающийся список из одной ячейки в другую.

Все, что вам нужно сделать, это выбрать ячейку, в которой уже есть раскрывающееся меню, скопировать ячейку (Control + C), а затем вставить ее в ячейки / диапазон, где вы хотите.

Как только вы это сделаете, выпадающие списки в ячейках станут доступны и в скопированных ячейках.

Если вы хотите скопировать только раскрывающийся список из ячейки, а не форматирование (к примеру, цвет, или же границу или числовой формат), то тогда выполните следующие действия:

Как изменить или удалить раскрывающийся список

Если у вас есть раскрывающийся список (или правило проверки данных) в ячейке, и вы хотите удалить его или отредактировать, вы можете легко это сделать.

Ниже приведены конкретные шаги по удалению из ячейки — раскрывающегося списка или же диапазона ячеек:

Если вы хотите отредактировать раскрывающееся меню и изменить его (например, добавить в него дополнительные элементы или сделать так, чтобы оно ссылалось на какой-либо другой диапазон в качестве источника), вы можете сделать это, используя те же шаги. Просто внесите изменения и нажмите кнопку «Сохранить».

2 простых способа создать раскрывающийся список в Google таблице

Возможно, многие из вас ещё не сталкивались с использованием раскрывающихся (выпадающих) списков и чекбоксов в Google таблицах. Сейчас мы с вами рассмотрим, насколько они могут быть полезны в работе с данными.

Что такое и зачем нужен раскрывающийся список в Google таблице?

Часто случается так, что в какой-то из колонок вашей таблицы нужно вводить одинаковые повторяющиеся значения. Нам необходимо выбрать один из нескольких заранее определённых вариантов и вставить его в ячейку нашей таблицы.

Какие здесь могут быть проблемы? Конечно, в первую очередь это ошибки при вводе. Чем нам грозят такие ошибки? К примеру, когда мы захотим подсчитать, сколько заказов выполнил каждый из наших сотрудников, то окажется, что фамилий больше, чем людей. В результате придётся искать неправильно введённые фамилии, исправлять их и вновь повторять подсчет.

Кроме того, все время вручную вводить повторяющиеся данные – это просто потеря времени.

Поэтому в Google таблицах при вводе повторяющихся данных часто используют списки.

Список – это перечень определённых значений, из которых вам при заполнении ячейки необходимо выбрать только одно.

Важно то, что при использовании списка вы будете не вводить значения, а выбирать их.

Это значительно ускоряет процесс создания таблицы, а также избавляет нас от случайных ошибок.

Надеюсь, теперь вам понятно, насколько важно для нас уметь использовать списки в таблицах.

Самым простым вариантом здесь является выбор из двух значений – «да» и «нет».

Для этого используют чекбокс.

Сейчас мы с вами рассмотрим, как это правильно сделать.

Создаём простой список в таблице

Предположим, на листе 1 у нас имеется информация о заказах шоколада, поступивших из нескольких городов. На рисунке показана часть этих данных.

Нам необходимо указать, кто из менеджеров занимался выполнением каждого из заказов, а также статус заказа – выполнен или нет.

Создадим лист 2, где будет расположена наша справочная информация.

Скопируйте эти символы ☐,☑ в соседние ячейки столбца А листа 2.

Можно поступить по-другому. Установите курсор в ячейку А2, введите формулу

и нажмите Enter. В результате вы получите пустой чекбокс ☐.

Переместитесь в ячейку А3 и вставьте похожую формулу

В результате этой формулы вы получите активный (отмеченный) чекбокс ☑.

В соседнем столбце В того же листа 2 укажем фамилии наших сотрудников.

Теперь на листе 1 в столбцах H и G добавим информацию об исполнителе заказа на продажу шоколада и о том, выполнен ли этот заказ.

Добавляем заголовки столбцов H и G.

Поскольку данные, используемые в этих столбцах, повторяются, то используем для заполнения список.

Сначала заполним информацию о выполнении заказа. Для этого выделим диапазон ячеек, куда нужно вставить чекбокс – G2:G21.

Далее можно действовать двумя способами.

Рассмотрим сначала более простой вариант.

В Правилах выбираем Значение из списка.

Вставляем в поле справа скопированные заранее символы пустого и активного чекбокса через запятую.

Не забываем выбрать Показывать раскрывающийся список в ячейке, если он по умолчанию не выбран. Иначе ваши ячейки, в которых вы предполагаете разместить чекбокс, не будут визуально никак обозначены. И вы можете только догадываться, что для активации чекбокса нужно дважды кликнуть по этой ячейке.

В результате получаем раскрывающийся список в нашем диапазоне. Каждая такая ячейка будет обозначена небольшим треугольником.

При нажатии на треугольник внутри ячейки нам будет предложено выбрать нужный чекбокс.

Готово! Теперь вы можете при помощи мыши в каждой ячейке списка выбирать активный (отмеченный) чекбокс или пустой в зависимости от того, выполнен заказ или нет.

Создаем список из данных Google таблицы.

Рассмотрим второй способ вставки списка в Google таблицу. Это более универсальный способ и он дает нам больше возможностей.

Выделяем диапазон H2:H21, в который вы будем вставлять фамилии менеджеров, которые занимались выполнением заказов.

В Правилах выбираем Значения из диапазона. Этот пункт первым находится в списке правил, обычно он выбран по умолчанию.

В поле справа от “Правила” выбираем диапазон где находятся наши данные для списка.
Для этого вам необходимо либо вручную указать диапазон, либо выделить его при помощи мышки.

Обратите внимание, что указать можно не только диапазон ячеек, который находится на листе с нашей таблицей. Мы с вами разместили эту дополнительную информацию на другом листе Google таблицы. Ведь наша таблица с заказами вполне может быть очень большой со множеством колонок и строк. И совсем не обязательно портить внешний вид рабочей таблицы лишними данным. Кроме того, они могут вам потом просто мешать рядом с основными данными и создавать этим путаницу.

Нажмите на символ таблицы в правой части поля и выделите на листе 2 диапазон ячеек, в которых находятся нужные нам фамилии.

Нажмите Сохранить.
В результате мы получаем все тот же раскрывающийся список с треугольниками в нужном нам диапазоне, откуда мы будем просто выбирать фамилии.

Совершенно аналогичным образом можно создать и список с чекбоксами. В качестве диапазона значений выберите на листе 2 ячейки A2:A3. Далее действуйте согласно приведённых выше рекомендаций.

Как скопировать список из одной части таблицы в другую

Итак, мы начали заполнять нашу таблицу с использованием чекбоксов и раскрывающихся списков – быстро и без ошибок.

Но у нас появились новые заказы, в результате добавились строки в таблице. И с заказом у нас работает теперь не 6, а 7 менеджеров, чтобы повысить оперативность их исполнения и гарантировать покупателю поставку точно в срок.

Что делать? Повторять снова процедуру, которую мы описывали выше? Не нужно – всё гораздо проще.

Можно скопировать ячейки со списком туда, где они необходимы, при помощи известной нам комбинации клавиш Ctrl + C (копировать) и Ctrl + V (вставить).

Установите курсор на ячейку, которую нужно копировать, и нажмите Ctrl + C. Далее поставьте курсор в нужную ячейку и нажмите Ctrl + V.
И так можно повторять необходимое количество раз.

Либо можно просто протянуть за нижний правый угол последней ячейки, в которой содержится список.

Создаем автоматически пополняемый список в Google таблице

Итак, мы создали список в Google таблице, работали с ним и некоторое время он нас вполне устраивал. Но произошли изменения – появились новые сотрудники, руководство посчитало необходимым рассматривать не только статус заказа «выполнен» и «не выполнен», но и «подготовлен к отправке». Выходит, наши списки нужно полностью менять?

Можно попробовать просто ввести фамилию нового сотрудника, не обращая снимания на список. Поскольку в настройках нашего списка в пункте “Для неверных данных” мы оставили активным чекбокс “Показывать предупреждение”, то новая фамилия будет сохранена, но вы увидите предупреждение о том, что введённое вами значение не соответствует списку. Согласитесь, это не самый удачный выход из положения.

На этот случай рекомендую изначально создавать автоматически пополняемые списки. Значения в них будут появляться автоматически сразу же после ввода их в определённые ячейки таблицы.

Итак, как сделать, чтобы без написания дополнительных скриптов можно было изменять содержание списка в Google таблице?

Для этого нужно вначале изменить его настройки.

Давайте перейдем на наш лист 2, где мы записывали значения для списка. Скопируйте фамилии сотрудников в отдельный столбец.

В пункте “Правила” меняем ссылку – теперь это будет ссылка на весь столбец D на листе 2.

Не забываем нажать Сохранить.

Теперь посмотрите, как легко мы можем добавить новую фамилию в список.

Все значения из столбца D на листе 2 автоматически становятся значениями списка. Согласитесь, это очень удобно.

Как удалить раскрывающийся список из Google таблицы

Для того, чтобы удалить чекбоксы и списки из определенного диапазона листа Google таблицы, вам необходимо сделать три простых шага:

Все готово! Все выделенные вами списки удалены полностью.

При этом остальные ячейки со списками значений остались в целости и сохранности.

Простой способ удаления всех списков из Google таблицы

Случается, что вам необходимо удалить все имеющиеся чекбоксы из всей вашей рабочей таблицы.

В этом случае поступайте так же, как и при удалении списков в нескольких ячейках, только выделите их все.

Для того, чтобы быстрее выделить все необходимые ячейки, можно воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+A.

Установите курсор на любую ячейку этой таблицы, нажмите Ctrl+A, и она вся целиком будет выделена. Либо нажмите серую кнопку в левом верхнем углу таблицы.

После этого действуем так, как уже ранее было описано:

Нажимаем кнопку “Удалить проверку” в появившемся окне.

Обратите также внимание, что ячейки нашей таблицы (столбец G и несколько ячеек столбца H), которые ранее были заполнены при помощи списка, очищены не будут, так как они уже содержат значения.

Итак, вы сами смогли убедиться, что раскрывающийся список в таблице Google может создать даже неопытный пользователь, который даже никогда не слышал о такой замечательной возможности.

Действуйте так, как мы с вами только что сделали, и у вас всё получится.

Советы по эффективной работе с Google таблицами:

Google таблицы — выпадающий список

В данной статье мы научимся делать выпадающий список в Гугл таблицах, потренируемся его применять вместе с условным форматированием, используя встроенные инструменты Google Sheets.

Для чего же нужны выпадающие списки в Гугл таблицах?

Ну, во-первых списки очень облегчают работу с большим количеством одинаковых данных, когда вам в различных колонках необходимо использовать одни и те же значения, например количество проданных товаров в разные периоды времени. Товары-то одни и те же, а вот периоды разные, вот в таком случае к нам и спешат на помощь выпадающие списки.

Во-вторых, использование списков с заранее заготовленными значениями исключают ошибки при введении одинаковых данных. И потом, когда вам однажды понадобится делать проверки данных формулами, то допущенная помарочка в слове или цифре может натворить весьма немало неприятностей в расчетах. Тогда как списки из введенных единожды правильно данных исключат подобные казусы.

Как сделать простой выпадающий список в Гугл таблицах

Чтобы реализовать выпадающий список красиво и удобно (не испортив внешний вид таблицы), мы будем использовать два листа. Для этого давайте сперва добавим второй лист как это описано тут и переименуем их, как это описано в соответствующей статье здесь.

Лист на котором будет отображаться результат я так и назвал Результат, а лист, который сразу был под названием Лист 2, я назвал Данные, на нем я размещу исходные данные.

После того как мы сделали эти простые действия, приступим к заполнению данных. Для этого перейдем на лист который мы назвали Данные и добавим некоторые данные, у меня это Ягоды, Фрукты и Овощи, расположенные по порядку в ячейках A1:A3:

Теперь перейдем на наш главный лист Результат, где мы будем делать сам выпадающий список. Поставим курсор где нам необходимо, в моем случае разницы нет и я размещу выпадающий список в ячейке A3.

Откроется вот такое контекстное меню:

В котором мы видим следующие пункты:

Все! Жмем кнопку Сохранить и наслаждаемся результатом своего труда:

Выпадающий список в Гугл таблицах с использованием условного форматирования

Сделать-то мы сделали выпадающий список, но теперь нам необходимо потренироваться как его использовать в работе.

Теперь добавим немного магии и воспользуемся условным форматированием для того, чтобы мы могли налету отличать данные которые выбраны в той или иной ячейке с выпадающим списком.

Допустим у нас есть некие данные, в нашем случае это Ягоды, Фрукты и Овощи. У вас это могут быть другие данные, но не это главное. Если у нас приличное количество выпадающих списков с различными данными, то выглядит все достаточно запутанно и вообще поди пойми где и что.

Чтобы как-то разбавить эту серую массу данных, нам потребуется инструмент условного форматирования. При помощи его мы в несколько кликов раскрасим наши товары в соответствующие цвета и нам будет значительно проще различать где какой вид продукта выбран.

Для начала выделим весь диапазон, в нашем случае это A1:C20

В открывшемся окне справа мы увидим что мы применять будем форматирование к диапазону A1:C20. Ниже в форме Форматирование ячеек выберем Текст содержит, еще ниже в поле введем, например, Фрукты. Сразу увидим, что наши ячейки, которые содержат слово Фрукты, окрасились в серый цвет — так Гугл таблицы по умолчанию окрашивают ячейки.

Но нам же надо окрасить в разные цвета разные ячейки, поэтому выберем ниже способ форматирования, а именно окрасим ячейки с фруктами, скажем, оранжевым цветом. Для этого выберем нужный цвет в форме с изображенным ведерком.

Жмем Готово, наслаждаемся свежими красками в нашей серой таблице!

Теперь повторим эти действия с другими данными, нажав на кнопку Добавить правило справа, только теперь вводим в поле не Фрукты, а Ягоды и на последнем этапе Овощи, и наблюдаем вот такую картину:

Теперь когда мы выберем нужные данные в выпадающем списке, ячейка эта будет окрашиваться в соответствующий цвет.

Вот и все, надеюсь статья была полезной. Если у вас есть еще какие-то вопросы, то пишите их в комментариях, я с удовольствием на них отвечу!

Как сделать выпадающий список в Google таблицах

Я довольно активно использую различные элементы Google Docs, в частности google spreadsheet – гугл.таблицы (аналог Excel). Обо всех возможностях Google таблицах я рассказывать не буду, так как их очень много. Мне там почти всё нравится.

Есть там одна очень классная штука – возможность сделать выпадающий список в ячейке. То есть, вам нужно в ячейку добавлять заранее определенные значения из какого-нибудь справочника. Можно это делать руками – но, тогда у вас могут появляться опечатки, что может привести к дальнейшим неточностям анализа данных. А можно сделать выпадающий список в таблице и брать значения из ранее подготовленного перечня.

Вот это я иногда делаю, но перерыв между действиями большой, поэтому забываю, как это делается. В google-справке ответ есть, но лучше его продублирую подробнее, чтобы можно было к нему быстро обратиться.

В такой таблице, в столбец «Значения из справочника» хочу выбирать значения из спец.справочника, который сделаю отдельно.

Как сделать выпадающий список в Google таблицах

Создаем справочник с необходимыми значениями

Тут всё просто – создаем новый лист (я назвал его справочники, так как справочников может быть много), и добавил туда перечень значений, которые должны будут использоваться в выпадающем списке:

Выделяем ячейки, в которых должен появиться выпадающий список

В диапазон ячеек уже записаны выделенные ранее ячейки.

Добавляем правило

В поле «Правило» добавляем значение «Значения из диапазона» (устанавливается по умолчанию), и указываем диапазон – нажимаем на кнопку с решеткой и указываем диапазон значений из нашего справочника:

В появившееся поле «Выберите диапазон данных» добавляем нужный диапазон. Можно всё заполнить мышкой – переключаетесь на нужный лист в Google таблицах, выделяете ячейки – перечень автоматически добавится в поле ввода. Нажимаете кнопку «ОК»:

В этом окне можно поиграться с настройками, например, запретить ввод неправильных данных. Нажимаете кнопку «Сохранить».

Работаем с выпадающим списком

Теперь наш основной лист будет выглядеть следующим образом:

Появился характерный треугольник выпадающего списка. Нажимаем на него мышкой и выбираем то значение, которое нам нужно (либо начинаем вводить текст, Google таблицы автоматом найдут подходящий элемент выпадающего списка):

Но! Мы же можем руками случайно ввести не то значение. Если вы не запретили ввод неправильных значений, тогда появиться следующее предупреждение:

Красный треугольник предупреждает, что данные введены не из справочника. Наведя мышку на этот треугольник, поучиться сообщение чуть детальней.

Если вы на четвертом шаге указали запрет ввода неправильных значений, тогда можно будет в ячейки добавить только значение из справочника. Если попробовать ввести неправильное значение – появится сообщение:

Еще можно подсказку добавить, или убрать выпадающий список (вводящий сам должен будет значение корректно заполнить). И есть много других параметров проверки данных, которые уже не относятся к создания выпадающего списка.

Вот теперь хорошо запомнил эту информацию и далее буду уже на автомате её использовать. И другим, надеюсь, это тоже поможет.

Создание выпадающего списка в Google Таблице

Вариант 1: Веб-сайт

На официальном сайте Google Таблиц в рамках документа реализовать выпадающий список можно как минимум двумя основными способами, каждый из которых отличается в плане внешнего вида и доступных настроек. В то же время, оба представленных решениях по необходимости можно комбинировать между собой, например, скрывая целые строки со списками и прочими элементами.

Способ 1: Настройка проверки данных

Добавить выпадающий список для определенной ячейки в таблице можно при помощи функции «Проверка данных», что в результате позволит каждому пользователю выбрать определенное значение из установленных. Тут важно отметить, что по умолчанию ячейка должна быть пустой или содержать одно из нужных значений, так как в противном случае будет отображаться ошибка с указанием на неверные данные.

Если вами было выбрано «Значение из диапазона», в расположенном рядом текстовом поле необходимо указать диапазон ячеек, информация из которых будет скопирована в качестве отдельных пунктов. При этом, если данные из выбранных ячеек будут удалены или отредактированы, это соответствующим образом отразится на содержимом выпадающего списка.

Альтернативный вариант «Значение из списка» в какой-то степени можно считать более удобным, так как пункты перечисляются через запятую в расположенном рядом текстовом поле без видимых ограничений. Конечно же, это актуально по большей части для таблицы, которую вы не планируете редактировать в будущем.

Если все было сделано правильно, список можно открыть с помощью упомянутой и отмеченной стрелочки или дважды кликнув по блоку. Выбранное отсюда значение будет автоматически сохранено в рамках копии таблицы для определенного пользователя.

Способ 2: Скрытие нескольких строк

Еще один способ создания выпадающего списка заключается в скрытии нескольких строк, к сожалению, без дополнительных настроек. Данное решение будет актуально, если вы просто хотите скрыть определенную группу, в том числе содержащую данные из первого раздела инструкции.

Если вам не нравится расположение кнопки скрытия или показа, это можно изменить с помощью соответствующей функции при нажатии ПКМ на данной иконке. Аналогично выполняется удаление группы, что никак не повредит содержимому, и одновременная обработка сразу всех сгруппированных строк в рамках документа.

Вариант 2: Мобильное приложение

Равно как и на веб-сайте, через официальный мобильный клиент Google Таблиц можно создавать выпадающие списки двумя способами в зависимости от требований к результату. При этом доступна данная возможность в настоящее время только в приложении для Android, тогда как версия для iOS чуть более ограничена в плане возможностей, и потому на iPhone придется использовать рассмотренный ранее сервис.

Способ 1: Настройка проверки данных

Для выполнения поставленной задачи откройте нужную Google Таблицу и подготовьте шаблон со свободными ячейками или значением, которое впоследствии будет включено в выпадающий список. Рассматривать подробно форматирование мы не будем, потому как данная тема заслуживает отдельной инструкции.

Если вами было установлено «Значение из списка», для добавления новых элементов в расположенном ниже поле нажмите кнопку «+», введите нужный набор символов и воспользуйтесь иконкой галочки для сохранения. Аналогичное нужно сделать для всех остальных пунктов и по завершении на верхней панели нажать кнопку «Сохранить».

В дальнейшем отредактировать или удалить пункты можно в том же разделе «Проверка данных» при помощи соответствующих кнопок. Также важно учитывать, что в случае со «Значениями из диапазона» данные из списка могут пропадать или меняться автоматически, если соответствующие правки были внесены в одну или несколько связанных ячеек.

Способ 2: Скрытие нескольких строк

Чтобы создать список путем группировки и скрытия строк, использовать, опять же, придется официальное приложение сервиса для Android, тогда как на iOS нужные параметры отсутствуют.

Удалить группу, но при этом сохранить данные списка, можно путем повторного выделения, открытия меню длительным удержанием и выбором опции «Разгруппировать». Также не стоит забывать, что видно из наших примеров, группа вполне может включать полноценные списки из предыдущего раздела инструкции.

Настройка выпадающего списка в Google Docs

Обновлено: 08 Июня 2022

Разбираемся, для чего нужны списки в Гугл Таблицах. А также наглядно покажем, как их делать по пунктам.

Выпадающий список в Google таблицах

Это очень удобный инструмент, который в значительной степени упрощает жизнь многим пользователям. Его суть заключается в облегчении работы с большим количеством данных, содержащих одинаковые значения в разных колонках. Подобная автоматизация исключает человеческий фактор, когда небольшая опечатка может привести к неправильным расчетам или некорректным последующим данным.

Выглядит как обычное перечисление пунктов, которые вы сами задаете по ходу работы. Причем раскрывается список только тогда, когда жмете на определенную ячейку.

Как сделать

Чтобы составить выпадающий список, нужно выполнить ряд определенных условий.

1. Создаем ячейки с нужными названиями, выбираем поле, в котором будем создавать перечисление. Затем кликаем на кнопку «Данные».

2. Выбираем пункт «Проверка данных…».

3. Далее всплывает новое окно с настройками. В поле «Правила» вставляем «Значение из диапазона».

4. Рядом выбираем диапазон для подстановки значений.

Здесь же у нас есть возможность настроить контроль проверки заполнения полей, отображение и содержимое справки.

5. Выделяем нужное и жмем на кнопку «Сохранить».

Готово. Вы справились.

Условное форматирование

С помощью условного форматирования мы сможем мгновенно отличать выбранную информацию в различных полях с выпадающим списком.

Предположим, у нас есть некоторые данные, например, ягоды, фрукты и овощи. И при этом несметное количество списков с выбором, которые сейчас мы с вами будем форматировать.

1. Выделяем весь диапазон прямоугольников.

2. Кликаем на кнопку «Формат» => «Условное форматирование». Справа всплывет окно, в котором мы видим ниже «Форматирование ячеек». Выбираем «Текст содержит» и еще ниже в другом поле вводим один из наших вариантов. Например, овощи. Так, все прямоугольники с названием «Овощи» окрасились в зеленый цвет. Мы можем выбирать различные цветовые решения, кликнув на иконку с ведерком.

3. Жмем «Готово» и наслаждаемся получившейся радугой прямо на экране.

Теперь каждый раз, когда мы будем вводить необходимые данные, прямоугольник будет окрашиваться в тот или иной заданный цвет.

Удачной работы в Google Таблицах.

А если же во время учебы возникли трудности с подготовкой контрольной, курсовой или дипломной работы, специалисты из ФениксХелп всегда помогут решить любую проблему.

Как создать раскрывающийся список в Гугл таблице

Здравствуйте, друзья! Думаю, многим из вас приходилось заполнять большие таблицы на компьютере однотипной информацией. Например, вводить возраст сотрудников, прописывать названия компаний, купивших или продавших определенный товар, печатать название проданных или полученных на склад продуктов, мебели и прочего. И если вводить текст приходится по несколько часов подряд, то очень велика вероятность ошибиться.

Для того чтобы подобного не произошло, можно создать раскрывающиеся списки в нужных ячейках, ну а выбирать из них определенный пункт куда проще и быстрее, чем печатать его вручную. Вот давайте сейчас разбираться, как делаются выпадающие списки в Гугл таблицах. Причем сделаем их такими, чтобы в дальнейшем спокойно можно было добавлять в них новые поля.

Чтобы сделать выпадающий список в Гугл таблице, нам потребуется два листа: на одном будут хранится и в него же будем добавлять данные, на втором, собственно, и будет сам список. В примере я первый лист с данными назвала «Сотрудники», а второй – «Список».

Для начала заполните лист с данными. Это может быть любая информация: названия фруктов и овощей, имена и фамилии сотрудников компании или учащихся и многое другое.

Дальше перейдите на лист, где нужно сделать раскрывающийся список.

Выделите ячейку, где он будет. Кликните по вкладке «Данные» и выберите «Проверка данных».

Появится следующее окно. В первом поле «Диапазон ячеек» указан адрес той, что мы выделили на предыдущем шаге (А2). Дальше в блоке «Правила» выберите «Значения из диапазона» и, чтобы указать его, нажмите на кнопку «Выбрать диапазон данных».

Здесь так же можно выбрать «Значение из списка». Потом в соседнем поле, через запятую, введите варианты, которые должны отображаться в выпадающем блоке. Например, «Катя, Вася, Максим, Оля, Ира».

Затем перейдите на вкладку с данными (у меня это «Сотрудники») и выделите диапазон, напечатанное в котором должно будет отображаться в выпадающем списке. Нажимайте «ОК».

Как видите, я выделила не только введенные фамилии, но и пустые строки ниже. В этом случае можно будет дописывать в них фамилии, и они автоматически будут добавляться в список.

Возвращаемся к нашему окошку и проверяем, чтобы стояла галочка в поле «Показывать раскрывающийся список в ячейке».

Дальше идет блок «Для неверных данных». Если поставить марке напротив «показывать предупреждение»…

То после того, как пользователей введет в ячейку со списком вариант, которого в нем нет, в верхнем правом углу появится оранжевый треугольник, а после наведения на нее курсора отобразится и сообщение об ошибке.

Если отметить маркером «запрещать ввод данных»…

То при введении в ячейку не добавленного варианта появится окошко с ошибкой, и введенный текст не сохранится.

В блоке «Оформление» можно отметить галочкой «Показывать текст справки…» и написать его в блоке, размещенном чуть ниже.

Теперь, если выбрано «запрещать ввод данных» и в ячейку введен текст не из списка, появится окно с сообщением, текст в котором будет тот, что вы написали.

Если же выберите «показывать предупреждение» и напишите что-то в поле для справки, то данный блок будет появляться при выделении ячейки, в которой не выбран ни один вариант из выпадающего списка (она либо пустая, либо заполнена другим текстом).

После того, как сделаете все настройки, жмите «Сохранить».

Выглядит оно так: пустая выделенная ячейка с отображающимся рядом окном проверки, в которой напечатан ваш текст.

Выпадающий список готов. В ячейке, которую он добавлен, справа будет показана стрелочка на сером фоне. Нажмите по ней и выберите один из доступных вариантов.

Если нужно сделать такой список не для одной ячейки, а для определенного диапазона, тогда выделите его (в примере это В2:В11 на листе «Список»), откройте вкладочку «Данные» и выберите знакомый пункт.

Теперь заполните все, как описано выше, и сохраняйте изменения.

В примере в столбце «Имя» для всех выбранных ячеек был создан выпадающий список.

Как сделать всплывающий список в Гугл таблице, думаю, понятно. Сейчас разберемся, как в него добавлять данные.

Например, я дописала на листе с сотрудниками несколько фамилий. Если помните, в начале я говорила, что выделяю немного больше ячеек, чтобы можно было дописывать фамилии и они автоматически добавлялись в список. Но диапазон у меня был выделен А2: А11, а фамилий я дописала больше (до ячейки А13). Понятно, что две последние в списке не отобразятся. Поэтому давайте расскажу, как решить такую ситуацию.

На листе со списком нужно выделить ячейки, которые будем изменять (она может быть одна, или это может быть диапазон). Потом снова переходим на вкладку «Данные» – «Проверка…».

В блоке «Правила» нужно изменить диапазон ячеек. Можете его заново выделить, нажав на кнопку с девятью квадратиками, а можно просто вручную изменить число. Например, я А11 сменила на А13. Не забудьте сохранить изменения.

Как видите, в списке отображаются все фамилии, которые напечатаны на листе «Сотрудники».

Если постоянно приходится добавлять данные на лист (у меня это «Сотрудники»), то неудобно описанным выше образом постоянно увеличивать диапазон. Поэтому можно сделать следующим образом: выделите ячейки с выпадающим списком и выберите нужный пункт на вкладке.

Дальше в блоке «Правила», где нужно указывать диапазон, должно идти название листа, а потом два раза имя колонки через двоеточие, из которой брать данные. Поскольку у меня это фамилии, то будет написано А:А. Сохраните изменения.

После этого на листе «Сотрудники» сколько бы строк в колонке А не было заполнено, все они отобразятся в нужной ячейке на листе «Список». Но здесь есть нюанс: в список добавится все, что есть в ячейках столбца А.

Например, у меня вошли еще и названия столбцов. Поскольку они не нужны, можно их (Фамилия, Имя, Отчество) написать на листе с исходными данными («Сотрудники») рядом с текстом (в столбце А название «Фамилия», в В указать их, в С – «Имя», в D написать имена).

Вот так, всего в пару кликов можно сделать выпадающий список в Гугл таблице. Вносить в него данные довольно просто, ну и вы сэкономите время при заполнении больших таблиц, да и вероятность ошибиться не так велика.

Настраиваем выпадающий список в Гугл Таблицах

Выпадающий список в Гугл Таблицах – удобная опция, позволяющая значительно упростить работу с большим объемом данных! Если вы планируете обрабатывать большое количество информации, это незаменимый инструмент, который сэкономит вам массу времени. Зачем вносить данные вручную, если можно воспользоваться автоматизированной функцией?

Встроенная опция

Функция создания раскрывающегося списка в Гугл Таблицах есть – и это не может не радовать! Не придется изобретать велосипед и искать сложные пути решения, достаточно выучить легкую последовательность действий. Поверьте, пару раз повторите – и будете пользоваться опцией так, будто знали о ней всегда.

Как же сделать выпадающий список в Гугл Таблицах, какими инструментами нужно овладеть? Без лишних предисловий приступаем! Работать будем в Документах, переходите сразу на страницу сервиса. А еще можете открыть свой Диск, нажать там на кнопку «Создать» и подготовить нужный файл – или найти его в хранилище данных.

Являетесь активным пользователем почты Gmail, но столкнулись с трудностями? Тогда эта статья по ссылке для вас!

Первый шаг выполнен! Откроется окно редактирования выпадающего списка в Google Sheets. Теперь в окне «Правила» нам нужно выбрать один из двух параметров:

А мы вернемся к окну редактирования и поговорим о других опциях, которые могут вам пригодится – более расширенной, точечной настройке.

Перед вами отформатированный документ – удобно, полезно, легко пользоваться! В каждой ячейке вы видите небольшую стрелку, указывающую вниз. Если этот символ вам мешает, и вы хотите его отключить, придется вернуться немного назад.

Уйти на фриланс легко! Все биржи для новичков в источнике!

Напомним, зачем нужна эта стрелка. Она позволяет моментально увидеть доступный выбор из выпадающего списка в Google Таблицах – нажмите, чтобы посмотреть все варианты, которые вы внесли в свой документ.

Бонус! Вы уже знаете, как создать выпадающий список в Гугл Таблицах – интересно ли вам научиться подсвечивать разные ячейки разными же цветами, в зависимости от типа вводимых в них данных?

Этот инструмент упростит жизнь и работу еще сильнее! Давайте выделим нужный диапазон курсором, а потом:

Теперь назначаем правило условного форматирования.

Научились тому, как сделать выпадающий список в Google Таблицах – это оказалось легче, чем ожидали? Если вы уже умеете работать в Excel, процесс настройки покажется еще более простым!

Связанные данные

Мы не просто так упомянули Excel – в этой программе есть опция, которой нет в электронных документах.

К сожалению, у вас не получится сделать связанные выпадающие списки в Гугл Таблицах также просто, как и обычные!

Специальной опции в функционале нет, можете не тратить время и не искать. Пока не существует даже готовой формулы, которую можно было бы подставить в документ!

Очень жаль, что простого решения не существует. Если вам жизненно необходимо воспользоваться связанными массивами данных, придется разбираться в тонкостях функционирования редактора скриптов.

Найти его можно так:

Возможно, в процессе система запросит дополнительные разрешения и доступы – их можно безбоязненно дать.

А как сделать в Гугл Таблице выпадающий список со связанными значениями? Скрипт вам придется написать самостоятельно!

Вы можете найти образец здесь или здесь (или поищите другие варианты в сети). Разумеется, это еще не готовое решение.

Вам нужно скопировать данные, а потом внести в них изменения, соответствующие информации в вашем документе. Это имя листа, диапазон проверки, номера строк и условия, которые берутся в расчет.

В программе MS Excel есть специальная опция – если вы поймете, что не можете осилить скрипт самостоятельно, лучше воспользоваться готовым инструментом. Желаем удачи!

Вы узнали все о том, как создать выпадающий список в Гугл Таблице – все встроенные опции нами изучены, нужные инструкции рассказаны! Согласитесь, это действительно очень удобный инструмент, который не раз пригодится вам в работе или при составлении личных документов!

Выпадающий список уникальных значений. Автоматическое обновление выпадающего списка

Введение

Выпадающий список — это супер полезный инструмент, который способствует более комфортной работе с информацией. Он позволяет вместить в ячейку сразу несколько значений, с которыми можно работать, как и с любыми другими. Чтобы выбрать нужное, достаточно щелкнуть на значок стрелки, после чего отобразится перечень значений. После выбора конкретного, ячейка автоматически заполняется им.

Рассмотрим особенности создания выпадающих списков на примере:

Исходные данные:

Задача:

Мы будем двигаться поэтапно, уделяя внимание всем возможностям данного инструмента.

Скачать файлы из этой статьи

Обзорное видео о работе с выпадающими списками в Excel и Google таблицах смотрите ниже. Приятного просмотра!

Выпадающий список в Excel

Начнем с основ. Для того, чтобы создать выпадающий список потребуется список с данными и инструмент «Проверка данных».

Выбираем ячейку, в которой будем создавать выпадающий список. Далее переходим к инструменту «Проверка данных», тип данных – «Список». В поле «Источник» указываем диапазон списка.

Выпадающий список готов!

Такой способ позволяет представить обычный диапазон в виде выпадающего списка. Повторы данных остались в списке (в диапазоне A2:A16 названия городов повторяются и в выпадающем списке они также повторяются). Это, конечно, не удобно. О том, как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel мы поговорим далее, пока остановимся на этом варианте.

Как создать зависимый выпадающий список в Excel?

Именованный диапазон в Excel – это ячейка (или диапазон ячеек), которой присвоено имя.

Функция ДВССЫЛ в Excel преобразовывает текст в ссылку.

Способ 1: именованные диапазоны + функция ДВССЫЛ

Для начала создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Алгоритм создания именованного диапазона: выделяем диапазон, далее «Формулы» – «Задать имя».

У нас получится 5 именованных диапазона: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Обратите внимание, к именам диапазонов есть список требований. Например, в имени не могут содержаться пробелы, запятые, дефисы и прочие символы. Подробнее о создании именованных диапазонов и работе с ними мы говорим в нашем бесплатном курсе Основы Excel.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону мы укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

Именованные диапазоны готовы.

Зависимый выпадающий список адресов готов.

Меняя значения в ячейке D2, меняются списки в ячейке E2. За исключением города Ростов-на-Дону. В выпадающем списке городов (ячейка D2), в названии используется дефис, а в именованном диапазоне – нижнее подчеркивание.

Функция ПОДСТАВИТЬ заменяет определенный текст в текстовой строке на новое значение. Вместо: =ДВССЫЛ(D2) укажем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;»-«;»_»))

То есть, мы проводим предварительную обработку значений, чтобы они соответствовали правилам написания имён. Если в названии города имеются дефисы, они будут заменены на нижнее подчеркивание.

Теперь зависимый выпадающий список работает и для города, содержащего в названии дефисы – Ростов-на-Дону. Вернемся к выпадающему списку городов.

Как автоматически обновить выпадающий список в Excel, при добавлении новых данных?

Одним из полезных свойств умной таблицы является растягивающийся диапазон. То есть, если мы будем добавлять новые строки, они автоматически будут попадать в выпадающий список. Например, добавим новый город – Санкт-Петербург. И вот, он уже появился в нашем первом выпадающем списке.

Как сделать выпадающий список уникальных значений в Excel?

Надоело смотреть на повторяющиеся названия городов в выпадающем списке. Реализуем выпадающий список так, чтобы названия городов в нем не повторялись. Для этого, добавим слева вспомогательный столбец. Мы дали ему название – «Уникальные».

И включим новый столбец в диапазон «умной» таблицы. «Конструктор» – «Размер таблицы». Вместо =$B$1:$C$17 указываем: =$A$1:$C$17

Визуально видно, что диапазон «умной» таблицы Excel расширился. Включать этот столбец в диапазон таблицы необходимо для того, чтобы при добавлении новых данных, пересчет уникальных городов происходил автоматически.

В ячейку А2 добавим формулу массива, которая будет формировать список уникальных городов:

Получаем список уникальных городов, который при добавлении новых строк будет автоматически обновляться.

Как видим, список уникальных значений мы получили, но в придачу у нас остались совершенно ненужные пустые строки из таблицы.

Чтобы их убрать, доработаем именованный диапазон «Уникальные». В диспетчере имен, вместо диапазона =Таблица1[Уникальные] используем: =СМЕЩ(Лист1!$A$2;0;0;СЧЁТЗ(Таблица1[Уникальные])-СЧИТАТЬПУСТОТЫ(Таблица1[Уникальные]))

где: Лист1!$A$2 – ячейка со значением первого пункта списка уникальных значений

Таблица1[Уникальные] – столбец с перечнем всех пунктов списка

Выпадающий список уникальных автоматически обновляемых значений готов.

Вернемся к зависимому списку с адресами. Выпадающий список городов теперь динамический, а вот адреса так и остались фиксированными именованными диапазонами.

Как сделать автоматически обновляемый зависимый список? Способ 2: СМЕЩ+ПОИСКПОЗ+СЧЁТЕСЛИ

Именованные диапазоны, которые мы до этого использовали в сочетании с функцией ДВССЫЛ можно удалить, далее они нам не пригодятся. Рассмотрим способ создания зависимого, автоматически обновляемого выпадающего списка.

В ячейку F2 (зависимый выпадающий список адресов) вместо: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(E2;»-«;»_»)) вставляем: =СМЕЩ($B$2;ПОИСКПОЗ(E2;$B$2:$B$18;0)-1;1;СЧЁТЕСЛИ($B$2:$B$18;E2);1)

Для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы. Функция СМЕЩ будет динамически ссылаться только на ячейки адресов определенного города.

Аргументы функции:

Смещение по столбцам = 1, т.к. мы хотим сослаться на адреса в соседнем столбце (С)

Ширина = 1, т.к. нам нужен один столбец с адресами

Готово! Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками. При необходимости можно скопировать выпадающие списки на строки ниже, они будут корректно работать. При копировании выпадающих списков обращайте внимание на адрес ссылок. Абсолютные ссылки остаются неизменными при копировании, относительные – меняют адрес ячеек относительно нового места.

С выпадающими списками в Google таблицах все немного иначе.

Выпадающий список в Google таблицах

В Google таблицах есть аналогичный инструмент для создания выпадающих списков – «Проверка данных».

Выделяем ячейку, в которой будем размещать выпадающий список.

«Данные» – «Настроить проверку данных» – «Значение из диапазона»

Важное отличие от проверки данных Excel в том, что инструмент «Проверка данных» в Google таблицах автоматически выдает уникальные значения, и значит, нам не придется создавать вспомогательный столбец с расчетами.

Зависимый выпадающий список в Google таблицах

Возвращаемся к двум основным способам, которые мы рассмотрели в Excel.

Способ 1: именованные диапазоны + ДВССЫЛ

Создадим именованные диапазоны с адресами. Имя каждому присвоим в соответствии с городом.

Выделяем ячейки – «Данные» – «Настроить именованные диапазоны»

Указываем имя и жмем готово. У нас получится 5 именованных диапазонов: Волгоград, Воронеж, Краснодар, Москва и Ростов_на_Дону.

Также, как и в Excel, в Google таблицах к именам диапазонов есть список требований.

Поэтому, вместо дефисов в названии города Ростов-на-Дону укажем допустимый символ – нижнее подчеркивание.

В Google таблицах мы не сможем подобно Excel задать функцию ДВССЫЛ в инструменте «Проверка данных». Поэтому, разместим результат функции ДВССЫЛ в пустых ячейках правее. Не забываем добавить обработку значений от дефисов функцией ПОДСТАВИТЬ. Подробнее о том, для чего это нужно, мы говорили ранее в примере Excel.

В ячейке F1 введем: =ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(D2;»_»;»-«))

Последний штрих в создании зависимого выпадающего списка, в разделе «Настроить проверку данных», в качестве диапазона указываем список из столбца F:F.

При дальнейшей работе вспомогательный столбец F можно скрыть. Минус такого метода – отсутствие динамичности. Если мы добавим новый город и адрес, то они не появятся в созданных выпадающих списках. Но это решаемо!

Как автоматически обновить выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

Как автоматически обновить зависимый выпадающий список в Google таблицах при добавлении новых данных?

В ячейке G6 укажем:

Важно: для корректной работы этого способа, данные в столбце с городом должны быть отсортированы от А до Я, или от Я до А. Подробнее о том, как в данном случае работает функция СМЕЩ читайте выше в примере с Excel.

Заключительным этапом поместим результат функции СМЕЩ в диапазон выпадающего списка.

Скроем вспомогательные столбцы для удобства.

Работа выпадающих списков в Google таблицах хоть и схожа с Excel, но все же имеет свои отличительные особенности. Добавляем новые данные, сортируем список и пользуемся зависимыми, автоматически обновляемыми выпадающими списками.

Заключение

Теперь Вам известны несколько способов, как создать выпадающие списки в Excel и Google таблицах. Смотрите примеры и создавайте нужные Вам выпадающие списки.

Изучить работу в программе Excel Вы можете на наших курсах: онлайн-курсы по Excel

Пройдите бесплатный тест на нашем сайте, чтобы объективно оценить свой уровень владения инструментами и функциями программы Excel: пройти тест