Как списать антифриз на автомобиль
Как списать антифриз и тормозную жидкость
КАК СПИСАТЬ АНТИФРИЗ И ТОРМОЗНУЮ ЖИДКОСТЬ
Марина ЕРМОЛЕНКО, главный бухгалтер КРУ в Харьковской области
На балансе учреждения числится транспортное средство (Lanos TF69Y). Для эксплуатации автомобиля в зимний период приобретены специальные жидкости: антифриз и тормозная жидкость.
Как правильно списать антифриз и тормозную жидкость?
Каждое бюджетное учреждение, имеющее на балансе транспортные средства, систематически проводит мероприятия, необходимые для поддержания таких объектов в рабочем состоянии. Комплекс таких операций является
техническим обслуживанием транспортных средств.
Заметим, что для транспортных средств перечень операций, относящихся к техническому обслуживанию, и периодичность их проведения установлены
Положением о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденным приказом Минтранса от 30.03.98 г. № 102 (далее — Положение № 102).
Одним из видов мероприятий по техническому обслуживанию транспортных средств является
сезонное техническое обслуживание, под которым понимается техническое обслуживание, выполняемое для подготовки автомобиля к использованию в осенне-зимних или весенне-летних условиях. Такое техобслуживание осуществляется дважды в год (весной и осенью) вместе с очередным ТО-2 (второе техническое обслуживание).
Перечень работ по сезонному техническому обслуживанию автомобиля, который, кстати, не является исчерпывающим и может быть дополнен другими операциями, приведен в
приложении В к Положению № 102 и включает в себя:
промывку системы охлаждения двигателя, топливного бака и продувку трубопроводов (осенью), радиаторов обогревателя кабины (кузова) и пускового подогревателя;
2) проверку состояния и действия кранов системы охлаждения и сливных приспособлений в системах питания и тормозов;
3) снятие аккумуляторной батареи для подзарядки и корректировку плотности электролита;
4) снятие карбюратора и топливного насоса, промывку и проверку состояния и работы на стенде (осенью);
5) снятие топливного насоса высокого давления, промывку и проверку состояния и работы на стенде (осенью);
6) снятие прерывателя-распределителя, очистку, проверку его состояния и, по необходимости, регулировку на стенде;
7) снятие генератора и стартера, очистку, продувку внутренней полости, замену изношенных деталей и смазку подшипников;
8) замену масла в оборудовании спидометра, проверку правильности пломбирования спидометра и его привода;
9) проверку исправности датчика включения муфты вентилятора системы охлаждения, датчиков аварийных сигнализаторов в системах охлаждения и смазки двигателя;
10) проверку работоспособности шторок радиатора, уплотнителей дверей, окон, установку (снятие) чехлов утепления;
11) осуществление сезонной замены масел в соответствии с химмотологической картой.
Хотя сезонное техобслуживание и входит в комплекс мероприятий по техническому обслуживанию и ремонту транспортных средств (
п. 3.1 Положения № 102), оно, так же как и ежедневное обслуживание, не относится к реконструкции, модернизации, техническому перевооружению и другим видам улучшения автомобиля (п. 3.8 Положения № 102).
Выполнение таких работ, как замена (заливка) антифриза, является одним из видов работ, указанных в
п. 1 приложения В к Положению № 102. Промывка системы охлаждения, в которую заливается антифриз, включает в себя, в частности, слив отработанной жидкости (вода, антифриз и т. п.) и заливку новой.
«антифриз» тождественен понятию «тосол», которое произошло от сокращенного «ТОС» (технология органического синтеза). Согласно разъяснениям Госкомпредпринимательства, изложенным в письме от 21.06.2004 г. № 4123, тосол в соответствии с ГОСТ 21150-87 и 28084-89 и УКТ ВЭД относится к нефтепродуктам, т. е. к ГСМ.
тормозной жидкости, то она является неотъемлемой частью гидравлической системы любого транспортного средства. Главное предназначение тормозной жидкости — это передача энергии (усилия) от рабочего органа (педали) к исполняющим механизмам (тормозным цилиндрам), т. е. с ее помощью передается давление от главного тормозного цилиндра к колесным.
Заметим, что проверка соответствия уровня тормозной жидкости в резервуаре является одним из видов работ, выполняемых при
первом техническом обслуживании (ТО-1), и указана в п. 20 приложения А к Положению № 102. Первое техническое обслуживание рекомендуется проводить с определенной периодичностью, которая приведена в таблице 1 Положения № 102.
Вместе с тем необходимо учесть, что периодичность проведения технического обслуживания, указанная в
Положении № 102, как правило, в большинстве случаев отличается от периодичности проведения технического обслуживания транспортного средства, определенного технической документацией завода-изготовителя. Поэтому в этом вопросе прежде всего нужно руководствоваться теми требованиями и рекомендациями, которые предусмотрены документацией завода-изготовителя транспортного средства.
Как известно, нормы списания ГСМ и смазочных материалов утверждены
приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43. Что касается норм расхода тормозных, охлаждающих и других рабочих (эксплуатационных) жидкостей, то для таких жидкостей в указанном документе не предусмотрены какие-либо нормы расхода. Такая информация (нормы расхода и периодичность) устанавливается отдельно на каждый автомобиль согласно рекомендациям заводов-изготовителей, технической документации по эксплуатации.
Типовой инструкции о порядке списания имущества бюджетных учреждений, утвержденной приказом Госказначейства от 29.11.2010 г. № 447 (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2011, № 4), списание имущества с баланса бюджетных учреждений оформляется актом списания. При списании антифриза и тормозной жидкости, использованных для проведения технического обслуживания транспортного средства, оформляется акт списания, типовая форма которого (ф. З-2) утверждена приказом Госказначейства «Об утверждении типовых форм учета и списания запасов бюджетных учреждений и Инструкции об их составлении» от 18.12.2000 г. № 130, или же акт о списании произвольной формы с указанием в нем исчерпывающей информации о списываемом объекте.
Рассмотрим на примере порядок отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению и списанию антифриза и тормозной жидкости.
. Бюджетным учреждением за счет средств общего фонда приобретен антифриз Liqui Moly G12 KFS 2001 (концентрат) объемом 1 л — 96 грн. (в том числе НДС — 16 грн.) и жидкость тормозная Liqui Moly DOT-4 объемом 1 л — 102 грн. (в том числе НДС — 17 грн.). Приобретенные жидкости использованы для заливки в систему охлаждения двигателя и тормозную систему автомобиля. Списание антифриза и тормозной жидкости выполнено после их фактического израсходования на основании акта списания.
В бухгалтерском учете такие операции отражаются следующим образом:
Куда девать отработанный антифриз: пошаговый алгоритм действий
Охлаждающая жидкость автомобиля токсична, поэтому ее обязательно нужно регулярно проверять. При необходимости она заменяется, а утилизация антифриза, который использован, должна соответствовать требованиям безопасности.
В каких случаях и почему требуется замена антифриза?
Замена антифриза является важной частью подготовки транспортных средств к холодной погоде. Антифриз (также известный как охлаждающая или радиаторная жидкость) – это жидкий агент, который предотвращает перегрев двигателя летом и замерзание движущихся механизмов зимой.
Но со временем охлаждающая жидкость может стать чрезмерно кислой, что приведет к повреждению двигателя и перегреву. В старых автомобилях антифриз может протекать, его уровень снижается и требуется долив. Новые автомобили используют более длительный охлаждающий агент, как правило, 50% воды и 50% антифриза. Добавление простой воды для охлаждения вашего радиатора может снизить уровень антифриза ниже этого идеального соотношения 50/50.
Основным компонентом антифриза обычно является этиленгликоль, который также действует как смазывающее и антикоррозионное средство. Это токсичное химическое вещество, которое нельзя выливать в канализацию, унитаз или выбрасывать в мусор. Даже марки с маркировкой «нетоксичный» или «менее токсичный» следует утилизировать с использованием самых безопасных методов обращения с опасными отходами.
Большинство производителей автомобилей рекомендуют менять антифриз каждые 50-100 тысяч км. Но для определенных моделей показатели могут отличаться. Нужно дополнительно поинтересоваться, что рекомендует производитель или обратиться к дилеру за рекомендациями для конкретной модели. Тестирование, утилизация и замена охлаждающей жидкости автомобиля – не сложные процедуры, требуют не хитрых знаний двигателя транспортного средства. Но кроме этого, нужно учитывать правила и законодательство об утилизации опасных отходах в регионе проживания и в стране в целом.
Как утилизировать антифриз?
Заниматься этим необходимо на специально отведенных площадках, гаражах, чтобы жидкость не причинила вред родным и близким, соседям.
Алгоритм действий следующий:
Антифриз находится в радиаторе. Предварительно нужно заехать на ровную поверхность, остановить работу двигателя и дать ему полностью остыть. Затем откручивается крышка радиатора и проверяется уровень антифриза. Нужно убедиться, что жидкость достигает верхней части радиатора или до отметки «полный». Дальнейший порядок действий:
Даже если в радиаторе достаточно антифриза, необходимо определить требуется ли его замена. Жидкость может быть прозрачной или окрашенной в красный, оранжевый или синий цвет. Но, независимо от цвета, она должна выглядеть яркой и прозрачной.
Проверяется качество с помощью тестера охлаждающей жидкости, поставляемый с инструкциями по интерпретации результатов. Порядок действий следующий:
Когда крышка радиатора снята, следует обратить внимание на наличие маслянистой пленки на поверхности антифриза. Это может указывать на проблему с прокладкой головки. В таком случае требуется немедленная проверка механиком.
Даже небольшое количество топлива или газа испортит антифриз. Облачность, сильный запах или твердые частицы в жидкости указывают об обязательной ее замене.
Куда деть старый антифриз?
На веб-сайте регионального оператора по месту нахождения водителя перечисляются рекомендации и центры по утилизации антифриза. Нужно выбрать подходящий пункт и позвонить, чтобы узнать, как хранить и документировать (актуально для субъектов хозяйственной деятельности) использованный антифриз. Если антифриз испорчен маслом или газом, он считается загрязненным и не подлежит переработке. В этом случае нужно сдать в пункт приема, который специализируется на опасных химических отходах.
Также можно обратиться в ремонтные мастерские и автомобильные магазины за помощью в утилизации использованной жидкости. Несмотря на то, что некоторые полигоны принимают использованный, незагрязненный антифриз, они не работают с частными лицами.
Это касается и фирм, которые занимаются переработкой антифриза. Все они принимают жидкость от лицензированных компаний, в частности, от регионального оператора. Поэтому лучше позвонить ему и заказать услугу по утилизации антифриза.
Рекомендации по безопасности при обращении с антифризом
При обращении с этой жидкостью (при сливе радиатора и замене) необходимо всегда использовать защитные средства: защитные очки, маску и перчатки антифриза.
Слитый антифриз помещается в герметичный пластиковый контейнер. Предварительно нужно определить, какой объем жидкости требуется для его замены.
Всю пролитую жидкость необходимо немедленно собрать или впитать в заранее подготовленную ветошь. Даже самый осторожный механик не застрахован от случайного разлива. А поскольку антифриз является токсичным химикатом, действовать нужно не мешкая.
Для этого можно использовать песок, пищевую соду, чтобы впитать как можно больше пролитой жидкости. Затем это место покрывается слоем бумажных полотенец и оставляется на один-два часа. Рекомендуется не экономить на бумажных полотенцах, использовать их как можно больше, чтобы собрать весь пролитый антифриз (а также впитывающие материалы) и выбросить в герметичный пластиковый мешок для мусора.
Его можно положить в обычный мусорный бак на открытом воздухе, если он недоступен для детей или животных. Наконец, оставленные пятна очищаются с помощью губки и жидкого мыла, которое разбрызгивается на пораженный участок. После этого место разлива смывается водой и высушивается проветриванием.
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РАСХОДОВ ГОРЮЧЕГО, СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ И СПЕЦИАЛЬНЫХ ЖИДКОСТЕЙ
Расходом горючего считается количество горючего, реально сожженного двигателями, осветительными и нагревательными установками, а также использованное как растворитель для разжижения масла в системах смазки и для санитарно-гигиенических нужд.
Расходом масла считается количество масла фактически использованного в двигателе, слитого из системы смазки двигателя при его замене, использованного для промывки системы, а также выданного на машины для смазки трансмиссии, деталей и узлов.
Списание израсходованного масла проводится:
Расходом смазок и специальных жидкостей (кроме этилового спирта и охлаждающей жидкости) считается количество смазок и жидкостей, выданных с пункта заправки на машины по раздаточным ведомостям или накладным. В этом случае списание израсходованных смазок проводится во время их выдачи.
Расходом охлаждающей низкозамерзающей жидкости считается количество этой жидкости, израсходованной в течение отчетного периода на пополнение эксплуатационных расходов и промывку системы охлаждения двигателей.
Смазки и жидкости, выданные в подразделение по накладным для проведения ремонтных работ и других нужд, списываются установленным порядком, как израсходованные, после их использования, а тормозные и другие отравляющие жидкости – после подачи актов, утвержденных командиром воинской части, которые оформляются сразу после расхода этих жидкостей.
Расходом этилового спирта и его смесей считается количество этих жидкостей, фактически израсходованных в антизамерзающих системах или системах кондиционирования самолетов при проведении регламентных работ, ремонта оборудования, лабораторных анализов, а также медицинских нужд.
Списание этилового спирта и его смесей производится:
К актам на списание израсходованного спирта и ЯТЖ прилагается расчет их прогнозированного расхода.
Перерасход ГСМ
При обнаружении перерасхода горючего командир назначает административное расследование. Если будет установлено, что перерасход произошел вследствие неправильных действий или бездеятельности должностных лиц, бесхозяйственности, нарушений правил эксплуатации, нарушения правил эксплуатации, что под видом перерасхода горючего осуществляется попытка скрыть недостачу или хищение, виновные лица привлекаются к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности.
Перерасход горючего вследствие объективных причин (неблагоприятные дорожные условия, необходимость применения форсированного режима, недостаточный опыт водителей), потерей не считается и списывается как фактически израсходованное горючее.
В воинских частях основанием для списания горючего, которое убыло вместе с машинами в ремонт на базу, являются путевые листы, а также чековые требования (накладные), выданные ремонтным предприятием (базой).
Автомобили, танки и другие машины заправляются горючим по раздаточным ведомостям. Раздаточная ведомость ведется на каждое подразделение воинской части, выписывается и регистрируется в службе горючего. Количество горючего и масел в литрах записывается в раздаточную ведомость и путевой лист машины. Водитель расписывается за полученное топливо и горючее в раздаточной ведомости, а заправщик – в путевом листе
Каждый день перед выдачей проводятся замеры плотности топлива (масла), которое записывается в раздаточную ведомость. Раздаточная ведомость может вестись до полного использования, при этом за каждый день выдачи подводятся итоги в литрах и килограммах.
Расходы горючего и масел автомобилями, танками и другой техникой учитываются в путевом листе. Данные путевых листов заносятся в книгу учета машин, расхода топлива и масел.
На основании записей в книге учета работы машин, расхода топлива и масел в карточках работы стационарных двигателей каждое подразделение ежемесячно составляет отчет о наличии и движении горючего и подает его в службы горючего воинской части.
Донесение составляется в двух экземплярах. Оно служит основанием для списания топлива с подразделений на расход.
Правильность соответствия списания расхода горючего с дорожными листами проверяется комиссией, которую назначает командир части.
Акт списания ГСМ и специальных жидкостей
Списание в воинских частях горючего, смазочных материалов и специальных жидкостей, израсходованных на техническое обслуживание и регламентные работы, проводится по их фактическому расходу, не превышающему установленные нормы.
Особое внимание уделяется списанию спирта. В воинских частях, кроме авиационно-технических, расход спирта невелик, а именно на автомобилях КамАЗ, на которых в соответствии с нормой, тормозная система заправляется спиртом этиловым ректификатом в количестве от 0,2 до 1 л в зависимости от марки автомобиля при температуре воздуха ниже 5 ° С.
Спирт в предохранителях от замерзания заменяется полностью, его доливка не разрешается. ж
Законность списания спирта при расходовании при его замене в предохранителях тормозной системы проверяется по пробегу автомобиля между заменами спирта. Пробег определяется по книгу учета работы машин, расхода горюче-смазочных материалов.
Актом списываются также охлаждающие низкозамерзающие жидкости (антифризы)марок 40 и 65, Тосол А-40 и Тосол А-65 и их аналоги при эксплуатации военной техники. Полные расходы охлаждающих жидкостей за один месяц эксплуатации установлены нормами приказов Министров обороны.
Охлаждающие низкозамерзающие жидкости марок 40 и 65 после зимней эксплуатации обязательно сливаются из системы охлаждения двигателей военной техники и сдаются на склад горючего части в перерасчете на стандартную жидкость соответствующей марки.
Разница между количеством охлаждающей жидкости, залитой в систему охлаждения в начале зимнего периода эксплуатации и долитой до нее за время эксплуатации в зимний период, пересчитанной в стандартную жидкость, составляет расходы ее за время эксплуатации, которые подлежат списанию.
Сверхнормативные расходы, превышающие расходы по нормативам, после административного расследования и приказа командира воинской части списываются с книг учета по акту и заносятся в книгу учета утрат материальных средств и книгу учета недостач.
Охлаждающие низкозамерзающие жидкости Тосол А-40 и Тосол А065 и их аналоги из системы охлаждения двигателя на летний период не сливаются и их замена делается только после окончания установленного срока службы (2 года).
ГСМ: организация учета и списание
Автор: Магурина Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Надо ли медицинскому учреждению оформлять путевые листы? Какая форма должна быть у этого первичного учетного документа? Какие нарушения в оформлении путевых листов выявляются в ходе проведения контрольных мероприятий? По каким нормам происходит списание ГСМ? Какие ошибки в списании ГСМ чаще всего допускаются?
Оформление путевого листа – право или обязанность учреждения?
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 7 Инструкции № 157н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам документов, утвержденным согласно законодательству РФ, правовым актам уполномоченных органов исполнительной власти, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в п. 7 Инструкции № 157н и ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.
К бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, из предположения надлежащего составления первичных учетных документов по совершенным фактам хозяйственной жизни лицами, ответственными за их оформление (п. 3 Инструкции № 157н).
В редакции инструкций № 162н, № 174н, № 183н, действовавшей до вступления в силу Приказа Минфина РФ от 31.12.2015 № 227н, было установлено, что выбытие материальных запасов производится в том числе на основании путевого листа (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007), который применяется для списания в расход всех видов топлива. Таким образом, путевой лист являлся первичным учетным документом для учета и списания ГСМ.
Государственные (муниципальные) учреждения применяли форму путевых листов, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» (далее – Постановление Госкомстата РФ № 78).
Сейчас инструкции № 162н, 174н, 183н не содержат такого требования. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ (п. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Государственные (муниципальные) учреждения при отражении фактов финансово-хозяйственной деятельности применяют формы первичных учетных документов, приведенные в Приказе Минфина РФ № 52н. В этом документе форма путевого листа отсутствует. Из приказа следует, что основанием для отражения в бухгалтерском учете учреждения выбытия со счетов бухгалтерского учета материальных запасов является акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). Поскольку топливо (бензин, масла и др.) – объект материальных запасов (исходя из положений Приказа Минфина РФ № 52н), его списание может быть оформлено актом (ф. 0504230).
Здесь же отметим, что ведомственными нормативными актами может быть установлена необходимость при организации учета и списания ГСМ в учреждении применять путевые листы. Так, в Распоряжении Комитета по здравоохранению Правительства Санкт-Петербурга от 28.07.2009 № 466-р «Об утверждении Положения об организации деятельности и типовых формах документов отделений скорой медицинской помощи городских поликлиник Санкт-Петербурга» сказано, что путевые листы оформляются фельдшером (медицинской сестрой) по приему вызовов отделения, который обязан контролировать продолжительность вынужденных простоев и времени, затраченного на ремонт автомобиля.
Кроме того, путевые листы в обязательном порядке применяются при перевозке пассажиров в случаях, установленных законодательством РФ. Так, в Постановлении Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090 «О Правилах дорожного движения» сказано, что водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов – документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов.
В случаях, прямо предусмотренных законодательством РФ, водитель должен иметь и передавать для проверки работникам Ространснадзора карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля.
В частности, п. 29 Правил обеспечения безопасности перевозок пассажиров и грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом,утвержденных Приказом Минтранса РФ от 15.01.2014 № 7,установлено, что сведения о проведенном контроле технического состояния транспортного средства и месте его проведения фиксируются в путевых листах. Контроль технического состояния транспортных средств при выпуске на линию (возврате с линии) обеспечивается работником субъекта транспортной деятельности, осуществляющим допуск транспортных средств к эксплуатации.
По мнению ВС РФ, изложенному в Определении от 09.03.2017 № 309-КГ17-1326 на Решение Арбитражного суда Свердловской области от 14.04.2016 А60-62629/2015, если учреждение ведет деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, и осуществляет перевозку работников и грузов для собственных нужд, то оно обязано соблюдать требования, установленные ст. 20 Федерального закона № 196-ФЗ, и обязано обеспечить:
1) заполнение путевых листов в соответствии с требованиями нормативных актов (указывать наименование и (или) номер путевого листа, заполнять сведения о собственнике (владельце) транспортного средства);
2) осуществление контроля технического состояния транспортных средств специалистами (назначить на проведение предрейсовых осмотров транспортных средств специалиста, имеющего специальное профильное образование и соответствующего квалификационным требованиям, провести аттестацию специалистов, осуществляющих выпуск транспортных средств на линию);
3) доведение до водителей необходимой информации путем проведения инструктажей (организовать проведение вводных инструктажей со всеми водителями при приеме их на работу, независимо от уровня квалификации и стажа работы; организовать проведение предрейсовых инструктажей при отправлении водителя по маршруту движения впервые, при перевозке детей, при перевозке опасных, крупногабаритных и тяжеловесных грузов; организовать проведение специальных инструктажей с водителями при необходимости срочного доведения до них информации об изменениях и осложнениях, влияющих на профессиональную деятельность водителей).
Ответ на вопрос о том, является правом или обязанностью медицинского учреждения применение путевых листов, отобразим в форме схемы.
Таким образом, в зависимости от условий эксплуатации автотранспортных средств и норм законодательства РФ оформление путевых листов является либо правом, либо обязанностью учреждения. В то же время, поскольку Порядком проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров установлено, что по результатам прохождения послерейсового медицинского осмотра на путевых листах ставится штамп «Прошел послерейсовый медицинский осмотр» и подпись медицинского работника, проводившего медицинский осмотр (п. 17), рекомендуем оформлять путевой лист даже в случаях, когда прямого требования на использование этого документа законодательство РФ и ведомственные нормативные акты не содержат.
По какой форме должен быть составлен путевой лист?
Перечень обязательных реквизитов путевых листов утвержден Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Учреждение в своей деятельности может использовать путевые листы по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 78, или разработать форму путевых листов самостоятельно, но при этом указать в них все обязательные реквизиты, названные в Приказе № 152.
Обязательными реквизитами являются (п. 3 Порядка заполнения путевых листов):
наименование и номер путевого листа;
сведения о сроке действия путевого листа;
сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
сведения о транспортном средстве;
сведения о водителе;
сведения о сроке действия путевого листа.
На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
Какие нарушения выявляются в оформлении путевых листов?
При проверке организации учета и расходования ГСМ проверяющими запрашиваются:
журналы операций с поставщиками и подрядчиками, журналы операций с подотчетными лицами (к которым прикреплены документы, подтверждающие приобретение ГСМ);
акты списания тосола, масел;
Обычно в заполнении путевых листов допускаются следующие нарушения.
Отсутствие подписей и расшифровок ответственных лиц, в частности водителя.
Ответственность за достоверность, правильность оформления, а также за своевременное и надлежащее составление первичных учетных документов несут лица, их создавшие и подписавшие. Пунктом 13 Приказа № 152 установлено, что даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя учреждения, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий. Также в путевом листе в силу норм п. 16 Приказа № 152 должны присутствовать даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя. Они проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Отсутствие времени заезда транспортного средства на постоянную стоянку.
Пунктом 6 Приказа № 152 установлено, что сведения о транспортном средстве включают дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку. Эти сведения являются обязательными реквизитами путевого листа, подлежащими заполнению. Время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя.
Отсутствие данных о выданном (заправленном) бензине.
Отдельный раздел путевого листа предназначен для учета движения горючего. В нем указывается, сколько литров бензина было в баке при выезде и возвращении, сколько было заправлено и израсходовано во время поездки. Если водителю выдается бензин по заправочному листу, то в графе должно отражаться количество бензина. Если выдача бензина не предусматривается, то водитель приобретает его за подотчетные деньги. Чек, который он получил на АЗС, прикрепляется к авансовому отчету. При проверке ГСМ производится сопоставление сведений о заправках автомобиля топливом, отраженных в путевых листах, с данными авансовых отчетов подотчетных лиц, к которым прилагаются документы, подтверждающие заправку автомобиля топливом.
При проведении такого сопоставления проверяющие обращают внимание:
на дату и количество заправляемого топлива, указанные в путевом листе, оправдательном документе и данных бухгалтерского учета. Заправка должна быть произведена в рабочее время водителя. Если заправка автомобиля топливом по чекам была произведена в нерабочее время, то этот факт является основанием для дальнейших разбирательств;
на соответствие объема израсходованного топлива и километража, указанного на обратной стороне путевого листа при описании маршрута движения автомобиля;
на правильный расчет объема израсходованных ГСМ, подлежащего списанию со счетов бухгалтерского учета;
на правильность отражения на счетах бухгалтерского учета записей по приему к учету и списанию ГСМ.
Отсутствие в путевом листе даты и времени проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя.
В силу норм ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ и Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» юридические лица, осуществляющие на территории РФ деятельность, связанную с эксплуатацией транспортных средств, обязаны организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях.
Обязательные предрейсовые и послерейсовые медицинские осмотры водителей транспортных средств проводятся либо привлекаемыми медицинскими работниками, либо в порядке и на условиях, предусмотренных ч. 4, 5 ст. 24 Федерального закона № 323-ФЗ.
Указание даты (число, месяц, год) и времени (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя является одним из обязательных реквизитов путевого листа учреждения.
Какие нарушения допускаются при списании ГСМ?
Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте утверждены Распоряжением № АМ-23-р. При отсутствии в этом нормативном акте норм списания топлива для автомобиля, эксплуатируемого учреждением, они могут быть установлены:
внутренним локальным актом учреждения (приказом, распоряжением);
Минтрансом либо специализированной организацией, в которую учреждение обратится с запросом для расчета нормы списания ГСМ по конкретному виду автотранспорта, не указанному в Распоряжении № АМ-23-р.
При проверке правильности списания горюче-смазочных веществ в учреждении часто выявляются следующие нарушения.
Ошибочное применение повышающей надбавки при определении расхода топлива автомобилем.
Распоряжением № АМ-23-р установлены надбавки при осуществлении работы автомобиля при определенных условиях. Норма расхода топлива зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые), от вида используемых топлив, от времени года, от условий, в которых эксплуатируется автомобиль. Нормы расхода топлива на 100 км пробега автомобиля определены в литрах бензина или дизтоплива для бензиновых и дизельных автомобилей. Нормы расхода топлива могут повышаться или понижаться в зависимости от условий эксплуатации транспортного средства. В случае применения нескольких надбавок норма расхода топлива определяется с учетом их суммы или разности. Так, нормы расхода топлива повышаются:
при работе в зимнее время (в зависимости от климатических районов страны увеличиваются с 5 до 20%). В приложении 2 к Распоряжению № АМ-23-р установлена предельная величина зимних надбавок по каждому региону, а также указано, в каком регионе какие месяцы считаются зимними;
при эксплуатации автомобиля на дорогах общего пользования (надбавка может составлять до 10%, на дорогах общего пользования IV и V категорий – до 30%);
при работе автотранспорта в городах с определенной плотностью населения. Чем выше плотность населения, тем больше надбавка к норме расхода топлива (например, если плотность населения превышает 3 млн человек, размер надбавки, которую может установить организация, составляет до 25%, при плотности населения от 1 до 3 млн человек – до 20% и т. д.);
при обкатке нового автомобиля, автомобиля, вышедшего из капитального ремонта, а также при централизованном перегоне таких автомобилей своим ходом.
Норма расхода топлив может снижаться при работе на дорогах общего пользования I, II и III категорий за пределами пригородной зоны на равнинной слабохолмистой местности (высота над уровнем моря до 300 м) до 15%.
Работником бухгалтерии при определении расхода бензина исходя из фактического пробега (км) не всегда надбавка применяется правильно. Например, при расчете расхода бензина исходя из фактического пробега (км) по г. Екатеринбургу применяется повышающая надбавка – 5%, хотя можно было бы применять повышающую надбавку к норме расхода топлива при работе автомобиля в городах с населением от 1 до 3 млн человек – 20%.
Счетные ошибки при определении расхода топлива.
Нормативный расход топлива в отношении конкретного автомобиля определяется по следующей формуле:
Qн = 0,01 x Нs x S x (1 + 0,01 x D), где:
Qн – нормативный расход топлива, л;
Нs – базовая норма расхода топлива на пробег автомобиля, л/100 км;
S – пробег автомобиля, км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
При проведении мероприятий контроля проверяется правильность применения бухгалтером нормы расхода топлива на основании условий, в которых эксплуатировался автомобиль, и исходя из этого расчетным путем исчисляется размер списания бензина по норме. При определении условий эксплуатации автомобиля используется информация, отраженная в путевом листе. Например, дата, на которую составлен путевой лист, позволяет понять, в какое время нужно (и нужно ли) применять зимнюю надбавку для определения нормы расхода топлива. Обратная сторона путевого листа, на которой отражается маршрут следования автомобиля, помогает определить, как эксплуатировался автомобиль: в черте города или за городом, что позволяет решить, надо ли применять соответствующую надбавку за эксплуатацию автомобиля на дорогах общего пользования, так как автомобиль в этот день эксплуатировался на трассе, где расход топлива меньше.
В результате совершенной счетной ошибки списание бензина производится не по норме, а в большем или в меньшем объеме, что соответственно искажает фактические данные и показатели бухгалтерской отчетности.
Списание смазочных веществ без документов, подтверждающих ремонт автотранспортного средства.
Нормы эксплуатационного расхода смазочных материалов устанавливаются из расчета на 100 л от общего расхода топлива, рассчитанного по нормам для данного автомобиля. Нормы расхода масел и смазок утверждены Распоряжением № АМ-23-р. Списание смазочных средств осуществляется по акту о списании материальных запасов (ф. 0504230). Как показывают результаты проверок, нередко по акту о списании материальных запасов списываются масла, смазочные жидкости (тосол) в размере, не соответствующем нормам списания.
Например, на балансе учреждения числится один автомобиль. В апреле по акту списан тосол в количестве 10 л. Приказом по учреждению утверждена норма расхода жидкости – не более 0,1 л на 100 л бензина. Расход бензина за списываемый период тосола составил 1 985,09 л. Исходя из этого норма расхода тосола должна составлять 1,985 л, а не 10 л. Никаких документов, подтверждающих проведение ремонта или технического обслуживания автомобиля, нет.
Приведем другой пример. В августе по акту о списании материальных запасов списано 17 л тосола. Списание тосола производилось в связи с ремонтом автомобиля (слив и замена). Проведение ремонтных работ подтверждает акт выполненных работ (датирован августом). Однако, как установлено проверяющими, в сентябре по акту списано еще 10 л тосола. Расход бензина за сентябрь составил 591,864 л. Исходя из этого норма расхода тосола за сентябрь должна быть 0,591 л. Превышение нормы расхода тосола за сентябрь – 9,409 л.
В завершение отметим, что описанные в примере нарушения могут быть квалифицированы проверяющими как грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, а административные лица могут быть привлечены к ответственности по ст. 15.11 КоАП РФ. Напомним, что под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету в силу норм данной статьи понимается в том числе:
искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10%;
регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета;
отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов, и (или) регистров бухгалтерского учета, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчетности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчетности (в случае, если проведение аудита бухгалтерской (финансовой) отчетности является обязательным) в течение установленных сроков хранения таких документов.