Как создать базу данных в access 2010 пошагово для чайников

Создание Базы Данных в Microsoft Access 2010

Столичный центр образовательных технологий г. Москва

Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца

от 3 170 руб. 1900 руб.

Количество часов 300 ч. / 600 ч.

Успеть записаться со скидкой

Форма обучения дистанционная

Создание Базы Данных в Microsoft Access 2010.

Прежде, чем создать свою базу, создадим каталог BASE в папке Документы!

Создадим базу данных со следующей структурой:

Теперь зададим поле КЛЮЧ, для этого выберем в таблице поле № личного дела и нажмём в панели инструментов значок или нажав правой кнопкой мыши на поле «№ личного дела» выберем «Ключевое поле».

Тем самым вы определите первичный ключ своей таблицы (и запретите ввод записей с повторяющимся значением первичного ключа).

Выбрав в ленте Режим и в меню Режим таблицы, переключите отображение созданной таблицы базы данных (структуры) в режим отображения таблицы. При этом обязательно сохраните таблицу под именем Список класса.

Заполним нашу таблицу по предложенному образцу:

Переключите отображение таблицы в Режим таблицы и в поле Пол, включите флажки в записях с мальчиками. Переместите столбец Пол, установив его справа от поля Дата рождения. Для этого выделите столбец Пол, щелкнув область выделения поля со словом Пол, затем отпустите кнопку мыши. Снова нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее в области выделения поля, перетащите столбец Пол в нужное положение.

Отсортируйте записи в таблице по алфавиту фамилий, для чего, щелкнув поле Фамилия, нажмите кнопку «Сортировка» по возрастанию в панели инструментов MS Access. Отсортированная таблица измененной структуры будет выглядеть, как показано на рисунке.

Рис. 3. Отсортированная по алфавиту фамилий таблица Учащиеся

Для дальнейшей работы, обязательно сохраните вашу базу!

Создание базы данных

В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.

В этой статье

Обзор

При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.

Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.

Создание базы данных

Когда вы открываете Access, в представлении Backstage отображается вкладка «Новое». Создать базу данных можно несколькими способами:

Пустая база данных При этом вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть очень конкретные требования к проектированию или есть данные, которые необходимо учитывать или включить.

Шаблон, установленный в Access Если вы хотите начать новый проект и начать его, рассмотрите возможность использования шаблона. В Access по умолчанию установлено несколько шаблонов.

Шаблон из Office.com В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать.

Добавление объектов в базу данных

При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.

Части приложения — это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.

Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы — любые объекты базы данных, необходимые для работы.

Создание базы данных с помощью шаблона

В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.

Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.

Если база данных открыта, нажмите на вкладке Файл кнопку Закрыть. В представлении Backstage откроется вкладка Создать.

На вкладке Создать доступно несколько наборов шаблонов. Некоторые из них встроены в Access, а другие шаблоны можно скачать с сайта Office.com. Дополнительные сведения см. в следующем разделе.

Выберите шаблон, который вы хотите использовать.

Access предложит имя файла для базы данных в поле «Имя файла». При этом имя файла можно изменить. Чтобы сохранить базу данных в другой папке, отличной от папки, которая отображается под полем «Имя файла», нажмите кнопку , перейдите к папке, в которой ее нужно сохранить, и нажмите кнопку «ОК». При желании вы можете создать базу данных и связать ее с сайтом SharePoint.

Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных на основе выбранного шаблона, а затем откроет ее. Для многих шаблонов при этом отображается форма, в которую можно начать вводить данные. Если шаблон содержит примеры данных, вы можете удалить каждую из этих записей, щелкнув область маркировки (затененное поле или полосу слева от записи) и выполнив действия, указанные ниже.

На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Удалить.

Щелкните первую пустую ячейку в форме и приступайте к вводу данных. Для открытия других необходимых форм или отчетов используйте область навигации. Некоторые шаблоны содержат форму навигации, которая позволяет перемещаться между разными объектами базы данных.

Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона.

Создание базы данных без использования шаблона

Если использовать шаблон не имеет ничего интересного, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев это может быть связано с одним или обоими из следующих случаев:

Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание.

Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.

Создание пустой базы данных

На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

В поле Имя файла введите имя файла. Чтобы сохранить файл в другой папке, отличной от используемой по умолчанию, нажмите кнопку Поиск расположения для размещения базы данных (рядом с полем Имя файла), откройте нужную папку и нажмите кнопку ОК.

Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных с пустой таблицей «Таблица1» и откроет ее в режиме таблицы. Курсор будет помещен в первую пустую ячейку столбца Щелкните для добавления.

Чтобы добавить данные, начните вводить их или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Ввод данных в представлении таблицы аналогиен вводу данных на листах Excel. Структура таблицы создается при вводе данных. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля на основе введите данные.

Если на этом этапе вводить данные в таблицу «Таблица1» не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения, кнопку Нет, чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена, чтобы оставить таблицу открытой.

Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, blank.accdb является шаблоном для всех новых пустых баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании.

Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу «Таблица1» без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.

Добавление таблицы

Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать.

Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами («Поле1», «Поле2» и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.

на вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Таблица.

Access создаст таблицу и выделит первую пустую ячейку в столбце Щелкните для добавления.

На вкладке Поля в группе Добавление и удаление выберите нужный тип поля. Если нужный тип поля не отображается, нажмите кнопку Другие поля .

Откроется список часто используемых типов полей. Выберите необходимый тип поля, и Access добавит в таблицу новое поле в точке вставки.

Поле можно переместить путем перетаскивания. При этом в таблице появляется вертикальная полоса вставки, указывающая место, где будет расположено поле.

Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или вставьте из другого источника (см. раздел Копирование данных из другого источника в таблицу Access).

Для переименования столбца (поля) дважды щелкните его заголовок и введите новое название.

Присвойте полям значимые имена, чтобы при просмотре области Список полей было понятно, что содержится в каждом поле.

Чтобы переместить столбец, щелкните его заголовок для выделения столбца и перетащите столбец в нужное место. Можно выделить несколько смежных столбцов и перетащить их одновременно. Чтобы выделить несколько смежных столбцов, щелкните заголовок первого столбца, а затем, удерживая нажатой клавишу SHIFT, щелкните заголовок последнего столбца.

Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

При желании можно ввести описание для каждого поля в столбце Описание. Это описание будет отображаться в строке состояния, когда в режиме таблицы курсор будет находиться в данном поле. Описание также отображается в строке состояния для любых элементов управления в форме или отчете, которые создаются путем перетаскивания этого поля из области списка полей, и любых элементов управления, которые создаются для этого поля при использовании мастера отчетов или мастера форм.

Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

На вкладке Файл щелкните Сохранить.

Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу и щелкнув первую пустую ячейку. Вы также можете вкопировать данные из другого источника, как описано в разделе «Копирование данных из другого источника в таблицу Access».

Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля.

Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля. Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.

В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.

Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел («Длинное целое», «Двойное с плавающей точкой» и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить.

Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный.

Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства.

Значение по умолчанию

Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля «Дата/время», в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести «Date()» (без кавычек).

Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да, невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение.

Копирование данных из другого источника в таблицу Access

Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».

Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access определяет, что первая строка состоит из имен полей. Access применит имена полей соответствующим образом и не включит первую строку в данные.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

Нажмите клавиши CTRL+S, чтобы сохранить таблицу.

В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.

Еще раз сохраните таблицу.

Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор. Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.

Импорт, добавление или связывание данных из другого источника

Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.

В Access на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи выберите команду для типа файла, который необходимо импортировать.

Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите нужный тип программы, нажмите кнопку Дополнительно.

Примечание: Если не удается найти нужный тип формата в группе Импорт и связи, может потребоваться запустить программу, в которой созданы эти данные, а затем сохранить в ней данные в файле общего формата (например, как текстовый файл с разделителями) перед импортом данных в Access.

В диалоговом окне Внешние данные нажмите кнопку Обзор, чтобы найти исходный файл данных, или введите в поле Имя файла полный путь к нему.

Выберите нужный параметр (все программы разрешают импорт, а некоторые — для их связываия) в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, использующую импортируемые данные, или (в некоторых программах) данные в существующую таблицу или связанную таблицу, которая поддерживает связь с данными в программе-источнике.

Если будет запущен мастер, следуйте инструкциям на экране. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

При импорте объектов или связывании таблиц из базы данных Access открывается диалоговое окно Импорт объектов или Связь с таблицами. Выберите нужные элементы и нажмите кнопку ОК.

Точная последовательность действий зависит от выбранного способа обработки данных: импорт, добавление или связывание.

Access предложит сохранить сведения о только что завершенной операции импорта. Если вы планируете повторить ее, нажмите кнопку Сохранить шаги импорта и введите нужные сведения. Позже для повторения этой операции достаточно будет нажать кнопку Сохраненные операции импорта на вкладке Внешние данные в группе Импорт и связи. Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.

Добавление части приложения

Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.

Например, часть приложения «Примечания» состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип «Счетчик», поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.

Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.

Откройте вкладку Создание.

В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения. Появится список доступных частей.

Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.

Открытие существующей базы данных Access

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.

Выполните одно из следующих действий.

Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).

Нажмите кнопку Открыть, чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно, чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение «Файл уже используется».

Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения, чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.

Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Советы

Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл. В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента. В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке «Последние документы» (не больше 50).

Кроме того, на панели навигации представления Backstage можно отдемонстрировать последние базы данных (1) вкладка «Файл», часть 2) базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки «Последние» выберите поле «Число последних баз данных», а затем укажите нужное количество.

При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние.

Access 2010: задачи базы данных

Вот некоторые основные задачи, которые помогут вам научиться использовать Microsoft Access 2010.

В этой статье

Общие сведения об Access

Access 2010 — это средство разработки и развертывания приложения базы данных, которое можно использовать для отслеживания важной информации. Вы можете сохранить данные на компьютере или опубликовать их в Интернете, чтобы другие пользователи могли работать с базой данных через веб-браузер.

Многие люди начинают использовать Access, когда программа, которую они используют для отслеживания, постепенно становится менее подходящим для задачи. Предположим, вы планировщик событий и хотите отслеживать все сведения, необходимые для успешного проведения мероприятий. Если для этого используется текстовый процессор или редактор электронных таблиц, вы можете легко получить повторяющиеся и несогласованные данные. Вы можете использовать программное обеспечение для календаря, но отслеживать финансовые данные в календаре не подходит.

Реляционные базы данных в Access

Иногда для отслеживания таких сведений требуется реляционная база данных — хранилище данных, разделенное на небольшие коллекции (таблицы), чтобы устранить избыточность, а затем связанные друг с другом на основе общих битов данных (полей). Например, реляционная база данных планирования мероприятий может содержать таблицу со сведениями о клиенте, таблицу со сведениями о поставщике и таблицу со сведениями о событии. Таблица со сведениями о событии может иметь поле для связи с таблицей клиентов и поле для связи с таблицей поставщиков. Например, при смене номера телефона поставщика сведения в таблице «Поставщик» можно будет изменить один раз, а не во всех событиях, в которые вовлечен поставщик.

Access — это инструмент, с помощью которой можно быстро и легко разрабатывать приложения реляционных баз данных, которые помогают управлять информацией. Вы можете создать базу данных, чтобы отслеживать любые данные, например о запасах, профессиональных контактах или бизнес-процессах. На самом деле в Access есть шаблоны, которые можно использовать сразу для отслеживания разнообразных сведений, что делает их простыми даже для начинающих.

Когда вы открываете Access

При запуске Access 2010 вы увидите представление Microsoft Office Backstage, в котором можно получить сведения о текущей базе данных, создать новую базу данных, открыть существующую базу данных и просмотреть популярные материалы из Office.com.

Представление Backstage также содержит множество других команд, которые можно использовать для настройки, обслуживания баз данных и обмена ими. Команды в представлении Backstage обычно применяются не к объектам внутри базы данных, а целым базам данных.

Примечание: Вы можете в любой момент ться в представление Backstage, щелкнув вкладку «Файл».

Поиск и применение шаблона

В Access есть множество шаблонов, которые можно использовать для ускорения процесса создания базы данных. Шаблон — это готовая к использованию база данных, которая содержит все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или записи расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование. Базы данных шаблонов можно использовать как есть или настроить в нужном формате.

Чтобы найти и применить шаблон к базе данных, сделайте следующее:

На вкладке Файл нажмите кнопку Создать.

В области «Доступные шаблоны»сделайте следующее:

Чтобы повторно использовать недавно использованный шаблон, щелкните «Последние шаблоны» и выберите нужный шаблон.

Чтобы использовать уже установленный шаблон, щелкните «Моишаблоны» и выберите нужный шаблон.

Чтобы найти шаблон на сайте Office.com, в Office.com Шаблоны щелкните категорию шаблона, выберите нужный шаблон и нажмите кнопку «Скачать», чтобы скачать шаблон с сайта Office.com на компьютер.

Вы также можете искать шаблоны на Office.com в Access. В поле Office.com поиска шаблонов введите одно или несколько условий поиска, а затем нажмите кнопку со стрелкой.

При желании щелкните значок папки рядом с полем «Имя файла» и перейдите к расположению, в котором вы хотите создать базу данных. Если не указано определенное расположение, access создаст базу данных в расположении по умолчанию, которое отображается под полем «Имя файла».

Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных и откроет ее для использования.

Создание базы данных с нуля

Если вы хотите более детально изучить основные понятия, за которые нужно создать базу данных с помощью Access, см. статью «Основные принципы разработки баз данных».

Если ни один из шаблонов вам не подходит или данные в другой программе, которую вы хотите использовать в Access, вы можете решить, что лучше создать базу данных с нуля. В Access 2010 можно выбрать стандартную базу данных рабочего стола или веб-базу данных.

Дополнительные сведения о веб-базах данных см. в статье «Создание базы данных для публикации в Интернете».

Чтобы создать базу данных, сделайте следующее:

На вкладке «Новое» в представлении Backstage выберите «Пустая база данных» или «Пустая веб-база данных».

Важно: Выбор, который вы сделаете здесь, определяет, какие возможности доступны в базе данных. Классические базы данных не могут быть опубликованы в Интернете, а веб-базы данных не поддерживают некоторые функции рабочего стола, такие как итоги.

Справа введите имя базы данных в поле «Имя файла».

Чтобы изменить расположение для создания файла, нажмите кнопку «Обзор рядом с полем «Имя файла», найдите и выберите новое расположение, а затем нажмите кнопку «ОК».

Нажмите кнопку Создать.

Access создаст базу данных и откроет пустую таблицу (таблицу 1) в Режим таблицы.

Access помещает курсор в первую пустую ячейку столбца «Щелкните, чтобы добавить» новой таблицы.

Чтобы добавить данные, начните вводить их (или введите данные из другого источника, как описано в разделе «Введите данные из другого источника в таблицу Access»далее в этой статье).

Ввод данных в представлении таблицы напоминает ввод данных на листах Excel. Основное ограничение — данные должны вводиться в несколько строк и столбцов, начиная с левого верхнего угла таблицы. Не пытайтесь отформатовать данные, включив в них пустые строки или столбцы, как на листе Excel, так как это экономит место в таблице. Таблица просто содержит ваши данные. Все визуальные представления этих данных будут сделаны в формах и отчетах, которые вы создаете позднее.

Если вводить данные пока не нужно, нажмите кнопку «Закрыть «.

Примечание: Access удалит таблицу «Таблица1», если закрыть ее без сохранения.

Открытие существующей базы данных Access

Совет: Чтобы быстро открыть одну из последних баз данных, которые вы открывали, на вкладке «Файл» нажмите кнопку «Последние» и выберите имя файла.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

Щелкните ярлык в диалоговом окне «Открыть» или в поле «Искать в» выберите диск или папку с нужной базой данных.

В списке папок дважды щелкните папку, пока не откроете папку с базой данных.

Найдите базу данных и сделайте следующее:

Чтобы открыть базу данных в режиме открытия по умолчанию, дважды щелкните ее.

Чтобы открыть базу данных для общего доступа в многослойной среде, чтобы пользователи могли читать и писать в нее одновременно, нажмите кнопку «Открыть».

Чтобы открыть базу данных только для чтения и просмотреть ее, но нельзя редактировать, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Открыть» и выберите «Открыть только для чтения».

Чтобы открыть базу данных в монопольный доступ, чтобы никто другой не мог открыть ее, пока она открыта, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Открыть» и выберите «Монопольно».

Чтобы открыть базу данных только для чтения, щелкните стрелку рядом с кнопкой «Открыть» и выберите «Монопольно для чтения». Другие пользователи смогут открывать базу данных только для чтения.

Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть

В диалоговом окне «Открытие» щелкните ярлык «Мой компьютер» или в поле «Искать в» выберите «Мой компьютер».

В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти.

Введите условия поиска и нажмите ввод, чтобы найти базу данных.

Если база данных найдена, откройте ее, дважды щелкнув ее в диалоговом окне «Результаты поиска».

Поскольку поиск был начаты в диалоговом окне «Открыть», для открытия базы данных необходимо нажать кнопку «Отмена» в этом диалоговом окне.

Файл данных можно открывать непосредственно в внешнем формате (например, dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel). Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.

Начало работы с новой базой данных

В зависимости от используемого шаблона для начала работы с новой базой данных может потребоваться сделать следующее:

Если Access выводит диалоговое окно входа с пустым списком пользователей, для начала работы с ним с помощью следующей процедуры:

Нажмите кнопку «Новый пользователь».

Заполните форму сведений о пользователе.

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Выберите только что введенное имя пользователя и нажмите кнопку «Вход».

Если в Access отображается пустая таблица, вы можете начать вводить данные непосредственно в нее или нажать другие кнопки и вкладки для изучения базы данных.

Если в Access отображается страница «Начало работы», можно щелкнуть ссылки на нее, чтобы узнать больше о базе данных, или нажать другие кнопки и вкладки для ее изучения.

Если Access отображает на панели сообщений сообщение с предупреждением системы безопасности и вы доверяете источнику шаблона, нажмите кнопку «Включить содержимое». Если для базы данных требуется вход, вам потребуется войти еще раз.

В классических и веб-базах данных необходимо начать с одного из указанных действий.

Добавление таблицы

Добавить новую таблицу в существующую базу данных можно с помощью инструментов в группе «Таблицы» на вкладке «Создание».

Примечание: В веб-базе данных в группе «Таблицы» доступна только команда «Таблица».

Независимо от того, с каким представлением вы начинаете работу, вы всегда можете переключиться в другое представление с помощью кнопок представления в панели состояния окна Access.

Создание пустой таблицы в представлении таблицы В представлении таблицы можно сразу же ввести данные, что позволит Access построить структуру таблицы. Имена полей присвоены числу («Поле1», «Поле2» и так далее), а access задает тип данных поля в зависимости от типа введите данные.

На вкладке «Создание» в группе «Таблицы» нажмите кнопку «Таблица .

Access создаст таблицу, а затем помелит курсор в первую пустую ячейку столбца «Щелкните для добавления».

Чтобы добавить данные, начните вводить их в первую пустую ячейку или введите данные из другого источника, как описано далее в этой статье.

Чтобы переименовать столбец (поле), дважды щелкните его заголовок и введите новое имя.

Совет: Задав осмысленное имя для каждого поля, вы сможете сразу же увидеть, что оно содержит, не просмотря данные.

Чтобы переместить столбец, выберем его, щелкнув его заголовок и перетащив в нужное место. Вы также можете выбрать несколько столбцов и перетащить их все в новое место.

Чтобы добавить в таблицу дополнительные поля, можно начать вводить текст в столбце «Щелкните, чтобы добавить» в таблице или добавить новые поля с помощью команд в группе «& Удалить» на вкладке «Поля».

Создание таблицы, начиная с конструктора В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем переключиться в представление таблицы для ввода данных или ввести данные другим способом, например с формой.

Конструктор не доступен для таблиц в веб-базе данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Конструктор таблиц.

Для каждого поля в таблице введите имя в столбце Имя поля, а затем в списке Тип данных выберите тип данных.

Вы можете ввести дополнительные сведения для каждого поля в столбце Description. Введенное описание отображается в панели состояния, когда точка вставки находится в этом поле, и используется в качестве текста в виде текста в области состояния для любых элементов управления, созданных путем перетаскиванием поля из области «Список полей» в форму или отчет, а также для элементов управления, созданных для этого поля с помощью мастера форм или мастера отчетов.

Когда все необходимые поля будут добавлены, сохраните таблицу:

На вкладке Файл щелкните Сохранить.

Вы можете начать вводить данные в таблицу в любое время, переключившись в таблицу, щелкнув первую пустую ячейку и введя текст. Вы также можете вировать данные из другого источника, как описано в следующем разделе.

Создание таблицы на основе списка SharePoint В списке SharePoint ваши данные могут использовать люди, у которых нет Access. Кроме того, данные списков хранятся на сервере, что обычно обеспечивает лучшую защиту от потери данных, чем файлы, хранимые на настольном компьютере. Вы можете начать с нового списка или связать его с существующим. У вас должны быть достаточные разрешения на сайте SharePoint, на котором вы хотите создать список. это зависит от сайта, поэтому за сведениями о доступных вариантах обратитесь к администратору SharePoint.

Эта функция недоступна в веб-базе данных.

На вкладке Создание в группе Таблицы нажмите кнопку Списки SharePoint.

С помощью одного из шаблонов списков можно создать стандартный список SharePoint, например «Контакты» или «События».

Вы также можете создать настраиваемый список, создать связь с существующим списком или импортировать его. Выберите нужный параметр.

Если вы выбрали один из шаблонов списков или создали настраиваемый список, откроется диалоговое окно «Создание нового списка», в который можно ввести всю процедуру. Если вы решите использовать существующий список, откроется диалоговое окно «Внешние данные».

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

В таблицу Access можно вировать данные из другого источника

Если данные в настоящее время хранятся в другой программе, например Excel, вы можете скопировать и вкопировать их в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные есть в текстовом процессоре, необходимо сначала отделить столбцы от данных с помощью вкладок или преобразовать их в таблицу в текстовом процессоре, а затем скопировать данные. Если необходимо изменить данные или сделать с ними другие действия (например, разделить полное имя на имя и фамилию), это может потребоваться сделать перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.

При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных «Дата/время». Если же вставляемое поле содержит только слова «Да» и «Нет», для этого поля выбирается тип данных «Логический».

Access называет имена полей в зависимости от того, что находится в первой строке в полученных данных. Если первая строка с данными похожа на последующие, Access определяет, что первая строка является частью данных, и присваивает полям общие имена («Поле1», «Поле2» и другие). Если первая строка с данными не похожа на последующие строки, Access использует первую строку в качестве имен полей и исключает первую строку в фактических данных.

В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:

На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Сохранить», чтобы сохранить таблицу.

В представлении таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите его имя.

Еще раз сохраните таблицу.

Импорт данных из другого источника или связыва с данными

Возможно, у вас есть данные, собранные в другой программе, которые вы хотите использовать в Access. Возможно, вы работаете с людьми, которые хранят данные в других программах, и хотите работать с ними в Access. Или, возможно, у вас есть несколько разных источников данных, и вам нужна «стартовая панель», с которой можно собрать их для более глубокого анализа.

В Access можно легко импортировать или связать данные из других программ. Данные можно вводить с листа Excel, из таблицы в другой базе данных Access, из списка SharePoint или из других источников. Процесс немного различается в зависимости от источника данных, но эти инструкции по началу работы:

На вкладке «Внешние данные» в группе & «Импорт и связывание» выберите команду для типа файла, из который вы хотите импортировать данные.

Например, чтобы импортировать данные с листа Excel, нажмите кнопку Excel. Если вы не видите правильный тип программы, нажмите кнопку «Еще».

Примечание: Если в группе «Связь с & Импорт» не удалось найти нужный тип формата, может потребоваться запустить программу, в которой были созданы данные, а затем сохранить в этой программе данные в формате, который поддерживается Access (например, текстовый файл с разделителями ), а затем импортировать данные или создать связь с данными.

В диалоговом окне «Внешние данные» нажмите кнопку «Обзор» для просмотра файла исходных данных или введите полный путь к файлу в поле «Имя файла».

Выберите нужный параметр в области «Укажите, как и где нужно хранить данные в текущей базе данных». Вы можете создать новую таблицу, используя импортируемые данные, или связанную таблицу с источником данных.

В зависимости от вашего выбора откроется диалоговое окно «Связать объекты» или «Импорт объектов».

Для завершения процесса используйте диалоговое окно. Точная процедура зависит от выбранного варианта импорта или связи.

На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Если вы решили импортировать данные, в Access будет запрос на сохранение сведений о только что завершенной операции импорта.

Если вы считаете, что эта операция импорта будет выполнена снова, нажмите кнопку «Сохранить шаги импорта» и введите сведения.

Затем вы можете легко воспроизвести операцию импорта, нажав кнопку «Сохраненные операции импорта» в группе «Импорт» на вкладке «Внешние данные», щелкнув спецификацию импорта и нажав кнопку «Выполнить».

Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в таблице «Таблицы» в области навигации.

Дополнительные сведения о том, как импортировать данные в Access, см. по ссылкам в разделе «См. также» этой статьи.

Дальнейшие действия

Остальной процесс проектирования зависит от поставленных целей, но вам, вероятно, стоит создать запросы, формы, отчеты и макрос. В этой статье не содержится сведений о создании дополнительных объектов базы данных.

Дополнительные сведения см. в указанных здесь статьях.

Импорт данных из таблицы или другой программы

Если вы знакомы с другими программами для работы с базами данных или электронными таблицами, то знаете, как работают эти приложения и для чего используются базы данных. Access отличается от многих других приложений баз данных тем, что позволяет создавать реляционные базы данных, и еще больше отличается от большинства программ для работы с электронными таблицами, предлагая инструменты для разработки сложных запросов, форм и отчетов. Кроме того, в Access есть множество параметров для работы с другими программами баз данных, например с SQL Server.

Импорт листа Excel в Access

Многие люди начинают изучать Access после создания списка в Excel. Excel — это отличное место для начала списка, но по мере того как список растет, его становится все труднее упорядочеть и обновлять. Перемещение списка в Access обычно является следующим логическим этапом.

Таблица базы данных похожа на структуру и в том, что данные хранятся в строках и столбцах. В результате обычно импортировать таблицу базы данных легко. Основное различие между хранением и хранением данных на этом компьютере заключается в их уоргании. Если просто импортировать весь таблицу как новую таблицу в базе данных, это не позволит решить проблемы, связанные с уорганикой и обновлением данных, особенно если на нем содержатся избыточные данные. Чтобы решить эти проблемы, необходимо разделить данные таблицы на отдельные таблицы, в каждой из которых содержатся связанные данные. Дополнительные сведения о том, как расположить данные в таблицах, см. в статье «Основные сведения о разработке баз данных».

В Access есть мастер анализа таблиц, который поможет выполнить этот процесс. После импорта данных в таблицу мастер помогает разделить ее на отдельные таблицы, каждая из которых содержит данные, которые не дублируются ни в одной из других таблиц. Мастер также создает необходимые связи между таблицами.

Импорт листа Excel в качестве таблицы в новой базе данных

На вкладке Файл щелкните Создать и выберите вариант Пустая база данных.

Введите имя новой базы данных в поле «Имя файла» и нажмите кнопку «Создать».

Откроется новая база данных, и Access создаст пустую таблицу «Таблица1».

Когда вас попросят сохранить изменения в конструкторе таблицы Table1, нажмите кнопку «Нет».

На вкладке «Внешние данные» в группе & «Связь с внешними данными» нажмите кнопку Excel.

В диалоговом окне «Внешние данные» нажмите кнопку «Обзор».

В диалоговом окне «Открытие файла» найдите файл.

Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне «Внешние данные» убедитесь, что выбран параметр «Импортировать данные источника в новую таблицу в текущей базе данных».

Запускается мастер импорта электронных таблиц с несколькими вопросами о данных.

Следуйте инструкциям, нажимая кнопку «Далее» или «Назад» для перемещения по страницам. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Примечание: Access запросит сохранение сведений о только что завершенной операции импорта. Если вы считаете, что вы будете снова выполнять эту операцию импорта, нажмите кнопку «Да»и введите сведения. Затем вы сможете легко воспроизвести операцию, щелкнув «Сохраненные операции импорта» в группе «Импорт» на вкладке «Внешние данные». Если вы не хотите сохранять сведения об операции, нажмите кнопку Закрыть.

Access импортирует данные в новую таблицу, а затем отображает их в области навигации «Все таблицы».

Организация данных с помощью мастера анализа таблиц

После импорта данных в таблицу Access вы можете быстро найти избыточные данные с помощью мастера анализа таблиц. После этого мастер упроснее упорядоет данные в отдельные таблицы, чтобы они хранились наиболее эффективно. Access сохраняет исходную таблицу в качестве резервной копии, а затем создает новые таблицы, которые можно использовать в качестве основы для приложения базы данных.

Откройте базу данных Access, содержаную таблицу, которую вы хотите проанализировать.

На вкладке «Инструменты базы данных» в группе «Анализ» нажмите кнопку «Анализ таблицы».

Запускается мастер анализа таблиц.

Первые две страницы мастера содержат краткий учебник с кнопками, которые можно щелкнуть для получения примеров. Если вы не видите вводные страницы, но вместо этого видите поле «Показать вводные страницы?», выберите его и дважды нажмите кнопку «Назад», чтобы посмотреть введение. Если после прочтения введения вы больше не хотите видеть вводные страницы, можно свести к нуну поле «Показать вводные страницы?».

На странице «Какая таблица содержит поля со значениями, которые повторяются во многих записях?», выберите таблицу для анализа и нажмите кнопку «Далее».

Вы можете позволить мастеру решить, какие поля будут в каких таблицах, или сделать это самостоятельно. Если вы выполните рекомендации мастера, то сможете внести изменения в макет таблицы на следующей странице мастера.

Примечание: Если мастер решает, какие поля следует поместить в таблицы, его варианты могут не всегда подработать для ваших данных, особенно если данных мало. Внимательно проверьте результаты работы мастера. С другой стороны, мастер может предложить более эффективную организацию, чем то, о чем вы задумаете, поэтому мы по крайней мере один раз попробуйте принять решения, принятые мастером. Если вам не нравятся предложения, вы можете переустановить поля вручную, а также нажать кнопку «Назад» и упорядоставить все поля самостоятельно.

Нажмите кнопку Далее. На этой странице вы указываете, какие таблицы содержат поля. Если вы примете решение мастера, вы увидите несколько таблиц, связанных линиями связей. В противном случае Access создаст только одну таблицу, содержащую все поля. В любом случае вы можете внести изменения на этой странице.

Вы можете перетащить поля из таблицы в пустую область страницы, чтобы создать новую таблицу с этими полями. Access запросит имя таблицы.

Вы можете перетаскивать поля из одной таблицы в другую, если считаете, что там они будут храниться эффективнее.

Большинству таблиц будет предоставлено поле «ИД» или «Созданный уникальный». Чтобы узнать больше о полях «ИД», щелкните «Советы» в правом верхнем углу мастера.

Чтобы отменить изменение, нажмите кнопку «Отменить».

Чтобы переименовать таблицу, дважды щелкните ее заголовок, введите новое имя и нажмите кнопку «ОК».

Расположив поля нужным образом, нажмите кнопку «Далее».

Если мастер находит записи, которые имеют очень похожие значения, он определяет эти значения как возможные опечатки и выводит экран, где можно подтвердить, что с ними делать. Прокрутите список, чтобы найти значения в столбце «Коррекция», а затем выберите соответствующий пункт в списке. Выберите (Оставить как есть), чтобы мастер не внося каких-либо изменений в значение. По завершению нажмите кнопку «Далее».

Мастер запрашивает, хотите ли вы создать запрос, который напоминает исходную таблицу. Если вы уже создали формы и отчеты, основанные на исходной таблице, лучше создать такой запрос. Если вы выберете ответ «Да», создайте запрос, мастер переименовает исходную таблицу, применив к имени таблицы «_OLD», а затем назовет новый запрос с именем исходной таблицы. Формы и отчеты, основанные на таблице, теперь используют запрос для своих данных и продолжают работать, как раньше.

Нажмите кнопку Готово.

Мастер создаст таблицы, как указано в этом документе, и откроет их. Закройте их по завершению проверки результатов.

Работа с данными из других программ

Access 2010 предоставляет функции для работы с данными, которые хранятся в других программах.

Создание базы данных Access, которая связывает данные в другом формате файла С помощью Access можно открыть файл в другом формате, таком как текст, dBASE или таблица. Access автоматически создаст базу данных Access и создаст связь с файлом.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

В диалоговом окне «Открытие» выберите тип файла, который вы хотите открыть в списке. Если вы не знаете тип файла, щелкните «Все файлы» (*.*).

При необходимости перейдите к папке с файлом, который вы хотите открыть. Когда вы найдете файл, дважды щелкните его, чтобы открыть.

Следуйте инструкциям мастера. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.

Импорт или связывать данные с существующей базой данных Access Вы можете либо импортировать данные из других источников и программ в таблицы Access, чтобы они содержались в файле Access, либо связать их с данными из Access, чтобы они оставались в исходном файле (за пределами файла Access).

На вкладке «Внешние данные» в группе & «Импорт и связи» выберите формат, в котором хранятся данные.

Вы можете импортировать данные из следующих источников или связать их с данными:

Excel В книгу Excel можно ввести данные из листа или именоваемого диапазона. Каждый из них или именуемого диапазона необходимо импортировать или связывать отдельно.

Access Это очень удобно для разделения процессов и создания разделенной базы данных. То есть вы можете использовать одну базу данных для хранения всех форм, отчетов и макроса и хранения данных в другой базе данных. Затем вы сможете доработать улучшения, не прерывая работу других. Вы также можете объединять данные из множества баз данных Access в одной, что упрощает обобщение данных в разных отделах или между деловыми партнерами.

база данных ODBC Многие программы поддерживают этот формат, в том числе многие серверные продукты баз данных. Это позволяет создавать базы данных на «панели ввода», в которых можно комбинировать данные из разных систем.

Текстовый файл Вы можете подключиться к простому текстовому файлу и даже с помощью Access изменить его содержимое. Это помогает сделать данные Access более простыми для обработки в различных программах.

XML-файл Этот формат также обеспечивает совместимость с различными программами, включая некоторые веб-серверы.

Службы данных Вы можете подключаться к службам веб-данных внутри предприятия.

Папка Outlook Вы можете подключаться к папок Outlook, чтобы вам было проще интегрировать свои контактные данные с остальными данными.

файл dBase dBase — это популярная альтернативная система баз данных, которая поддерживается Access

Появится диалоговое окно «Внешние данные».

Следуйте инструкциям в диалоговом окне.

Access импортирует или свяжет данные с базой данных. Для большинства форматов необходимо указать расположение данных, а затем указать, как они должны храниться в базе данных.

Использование базы данных более ранней версии в нескольких версиях Access

Если база данных Access или проект Access были созданы в Access 2000 или более поздней версии, вы можете использовать базу данных или проект в версии Access, в которой они были созданы, или в любой более поздней версии, даже если файл включен для защиты. Например, файлы Access 2000 можно использовать в Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 и Access 2010.

Возможно, вы хотите сохранить данные в более ранней версии Access, но у вас есть пользователи с более поздней версией Access, которые хотят связаться с ними, но при этом воспользоваться некоторыми функциями более поздней версии. Решением является создание новой «передней» базы данных в более поздней версии (содержащая формы, отчеты, запросы, макрос, но не таблицы) и связывать ее с таблицами в файле более ранней версии. В зависимости от того, содержится ли база данных в одном файле или она уже разделена на клиентская и серверная части приложения.

Использование файла базы данных Access в нескольких версиях Access

Если все таблицы, формы и другие объекты базы данных Access более ранней версии содержатся в одном файле и вы хотите использовать ее в нескольких версиях Access, вы можете создать новую фронтнюю базу данных в более поздней версии и связать ее с исходным файлом. Пользователи с более ранней версией Access по-прежнему могут использовать исходную базу данных. Пользователи с более поздней версией могут использовать новую базу данных переднего звена для связи с одинаковыми данными. Вы можете создать несколько версий, если вам нужно разместить несколько версий Access.

Шаг 1. Сделайте копию существующей базы данных и сохраните ее в новом формате

Чтобы преобразовать базу данных в любой из трех последних форматов: Access 2000, Access 2002–2003 или Access 2007, с помощью следующей процедуры. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает копию в заданной вами форме.

Закроем файл Access. Если файл является многоядерной базой данных Access, которая находится на сервере или в общей папке, убедитесь, что она не открыта другим.

Запустите Access 2010.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

Перейдите к расположению файла, который вы хотите преобразовать, а затем дважды щелкните его, чтобы открыть.

Если появится диалоговое окно «Улучшение базы данных» с вопросом, хотите ли вы улучшить базу данных, нажмите кнопку «Нет».

Если форма открывается при запуске базы данных, закройте ее.

На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Сохранить базу данных как».

В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя новой базы данных.

Примечание: Если вы не сохраните новую базу данных в другом расположении, ее имя должно быть другим. В любом случае лучше использовать другое имя, чтобы можно было легко отличить ее от ее. Однако при преобразовании в формат Access 2007 расширение имени файла изменится с MDB на ACCDB, чтобы можно было использовать то же имя.

Нажмите кнопку Сохранить.

Шаг 2. Разделение копии базы данных и использование исходного файла в качестве задней базы данных

Разделите преобразованную базу данных с помощью следующей процедуры:

На вкладке «Инструменты базы данных» в группе «Перемещение данных» нажмите кнопку «База данных Access».

В диалоговом окне «Разделение базы данных» выберите «Разделенная база данных».

При этом можно создать резервную копию, но можно просто создать ее повторно с помощью исходной базы данных.

Введите имя для задней базы данных и нажмите кнопку «Разделить».

Шаг 3. Подключение нового переднего конца к исходной базе данных

Удалите базу данных, созданную средством разделения баз данных, не удаляя исходную базу данных.

Связывать новую внешнюю базу данных с таблицами исходной базы данных: на вкладке «Внешние данные» в группе & Связи с импортом выберите «Диспетчер связанных таблиц».

Нажмите кнопку «Выбрать все»,а затем выберите «Всегда запрос на новое расположение».

Нажмите кнопку «ОК»,перейдите к базе данных более ранней версии и дважды щелкните ее.

Если все будет успешно, в Access отобразится сообщение о том, что все выбранные связанные таблицы успешно обновлены.

Теперь вы можете расширить возможности новой передней базы данных, чтобы у пользователей с более новой версией Access были новые возможности. Пользователи с более ранними версиями могут продолжать использовать базу данных более ранней версии.

Использование переднего или заднего приложения в нескольких версиях Access

Если база данных Access уже является клиентская и серверная части приложения, вы можете преобразовать ее в новый формат файла. Для задней базы данных не требуется никаких изменений.

Ниже показано, как использовать команду «Сохранить базу данных как» для преобразования передней базы данных в любой из трех последних форматов: Access 2000, Access 2002–2003 или Access 2007. Эта команда сохраняет исходную базу данных в исходном формате и создает ее копию в заданной вами форме.

Закроем фронтнюю базу данных. Если файл является многослойной базой данных Access, которая находится на сервере или в общей папке, убедитесь, что она не открыта другими.

Запустите Access 2010.

На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть.

Перейдите к расположению передней базы данных и дважды щелкните ее, чтобы открыть.

Если появится диалоговое окно «Улучшение базы данных» с вопросом, хотите ли вы улучшить базу данных, нажмите кнопку «Нет».

Если форма появляется при ее открытие, закроем ее.

На вкладке «Файл» нажмите кнопку «Сохранить базу данных как».

В диалоговом окне «Сохранить как» введите имя новой базы данных.

Нажмите кнопку Сохранить.

Теперь вы можете расширить возможности новой передней базы данных.

Создание баз данных в Microsoft Access

В наше время базы данных очень широко применяются в различных сферах: на предприятиях, в компаниях, учебных заведениях и так далее. А работать с ними позволяет программа из пакета Office — Microsoft Access, которая даёт юзерам очень широкие возможности для взаимодействия с таблицами. Навыки работы в программе Microsoft Access будут полезны каждому современному пользователю. В этой статье подробно рассмотрим, как создать базу данных в Access. Давайте разбираться. Поехали!

База данных представляет собой совокупность связанной между собой информации, объединённой в виде таблицы. Разобравшись с тем, что это вообще такое, можно переходить непосредственно к созданию.

Пример создания базы с многоуровневым списком

Запустив Microsoft Access, выберите «Создать» в меню «Файл». Затем нажмите кнопку «Новая база данных». Справа в окне укажите имя файла и место, где он будет храниться. После этого нажмите кнопку «Создать». Также вы можете воспользоваться одним из списка шаблонов, предлагаемых утилитой. В некоторых случаях будет гораздо удобнее просто отредактировать шаблон, чем самостоятельно создать всё заново.

Как начать создание базы данных

Перед вами появится таблица с одним единственным полем. Наведите курсор на вкладку и выберите пункт «Конструктор». В появившемся окне будет предложено изменить название. Теперь можно начать заполнять ячейки в колонке «Имя поля». Следующий столбец «Тип данных» будет заполняться автоматически, в зависимости от того, вводили вы слова или числа. Тип данных в каждой ячейке можно изменять. Существуют такие типы данных:

В большинстве случаев вам пригодятся только «числовой», «текстовый», «денежный», «вычисляемый» и «Дата/время», именно такие типы данных эксплуатируются наиболее часто. Ниже, в разделе «Свойства поля», вы можете увидеть размер поля. В случае, если у вас текстовый тип данных, там будет стоять 255. Это значит, что вы можете ввести в данной ячейке 255 символов. Разумеется, это слишком много, поэтому следует сократить размер указанного поля до 30 (вы можете поставить любое другое число, в зависимости от стоящих задач). Делается это для того, чтобы БД занимала меньше дискового пространства.

Для разного атрибута разный тип данных, пример на скриншоте.

Выбрав числовой тип данных, можно задать так называемую маску ввода. Нужна она для того, чтобы определённым образом отображать введённые числовые значения. Задаётся маска при помощи пробелов и решёток. Например, если ваша таблица содержит номера паспортов, то, чтобы эти номера отображались в соответствующем формате, задайте маску «####_######». То есть 4 символа, затем пробел и ещё 6 символов. Для номеров телефона можно указать маску «8(###)-###-##-##».

Для типа «Дата/время» дозволено выбрать различные форматы отображения в разделе «Свойства поля».

Не забудьте сохранить созданную таблицу. Сделать это можно, воспользовавшись комбинацией клавиш Ctrl+S. Если при сохранении появляется окно с предупреждением, что ключевые поля не заданы, то нажмите «Нет», так как их можно создать позже.

Клавиша сохранения находиться в левом верхнем углу.

Как вы можете убедиться, создание баз данных — нехитрый процесс, с которым справится даже начинающий пользователь. Пишите в комментариях, помогла ли вам статья разобраться в вопросе, и спрашивайте, если что-то из изложенного материала осталось непонятным для вас.

Как создать базу данных в access 2010 пошагово для чайников

Создание базы данных

Создание новой нормализованной реляционной базы данных Access осуществляется в соответствии с ее структурой, полученной в результате проектирования. Процесс проектирования реляционной базы данных был рассмотрен в предыдущей главе. Структура реляционной базы данных определяется составом таблиц и их взаимосвязями. Взаимосвязи между двумя таблицами реализуются через ключ связи, входящий в состав полей связываемых таблиц. Напомним, что в нормализованной реляционной базе данных таблицы находятся в отношениях типа «один-ко-многим» или «один-к-одному». Для одно-многозначных отношений в качестве ключа связи, как правило, используется уникальный ключ главной таблицы, в подчиненной таблице это может быть любое из полей, которое называется внешним ключом.

Создание реляционной базы данных начинается с формирования структуры таблиц. При этом определяется состав полей, их имена, тип данных каждого поля, размер поля, ключи, индексы таблицы и другие свойства полей. После определения структуры таблиц создается схема данных, в которой устанавливаются связи между таблицами. Access запоминает и использует эти связи при заполнении таблиц и обработке данных.

При создании базы данных важно задать параметры, в соответствии с которыми Access будет автоматически поддерживать целостность данных. Для этого при определении структуры таблиц должны быть заданы ключевые поля таблиц, указаны ограничения на допустимые значения данных, а при создании схемы данных на основе нормализованных таблиц должны быть заданы параметры поддержания целостности связей базы данных.

Завершается создание базы данных процедурой загрузки, т. е. заполнением таблиц конкретными данными. Особое значение имеет технология загрузки взаимосвязанных данных. Удобным инструментом загрузки данных во взаимосвязанные таблицы являются формы ввода/вывода, обеспечивающие интерактивный интерфейс для работы с данными базы. Формы позволяют создать экранный аналог документа источника, через который можно вводить данные во взаимосвязанные таблицы.

Создание базы данных в MS Access 2010

На открывшейся после запуска Access странице отображено представление Microsoft Office Backstage — набор команд на вкладке Файл (File) — которое предназначено для выполнения команд, применяемых ко всей базе данных. При этом на вкладке Файл (File) выбрана команда Создать (New). Область этой команды содержит Доступные шаблоны (Available Templates), позволяющие создать базу данных с использованием многочисленных шаблонов, размещенных на вашем компьютере или доступных через Интернет.

Шаблон — это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Эти готовые базы данных позволяют быстро создать приложения, ориентированные на поддержку широкого спектра задач. Непрерывно появляются новые шаблоны приложений, которые можно загрузить с веб-узла Microsoft Office Online. Эти стандартные приложения можно использовать без какой-либо модификации и на-стройки либо, взяв их за основу, приспособить шаблон к вашим нуждам и создать новые поля и таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных.
Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных. Щелчком на значке кнопки можно добавить базу данных в список последних, а щелчком на значке удалить из списка.

Команда Открыть (Open) предназначена для открытия любой ранее созданной базы данных. Здесь же доступен список из 4 последних открываемых баз данных. Команда Последние (Recent) открывает более длинный список недавно открываемых баз данных.

И у нас видео на эту тему:

Про создание файла базы данных Access читаем в следующей статье.

BestProg

Создание базы данных в Microsoft Access 2010. Создание таблицы содержащей расчетное поле

Содержание

Поиск на других ресурсах:

Условие задачи

1. Создать базу данных и сохранить ее на диске.

2. Создать таблицу Product (Товар). Структура таблицы Product следующая

№ поля

Объяснение

Уникальный идентификатор поля, первичный ключ2CodeЦелое числоКод товара3NameTextНазвание товара4CountЦелое числоКоличество реализованного товара5CostЧисло с фиксированной запятой, 2 знака после запятойСтоимость товара

Выполнение

Рисунок 1. Команда создания новой базы данных

В окне создания базы данных (рисунок 1) предлагается:

Чтобы подтвердить создание новой базы данных нужно выбрать кнопку «Создать» как показано на рисунке 1.

После создания базы данных в папке «C:\Users\user\Documents» будет создан файл Database1.accdb (рисунок 2).

Рис. 2. Размещение файла базы данных Database1.accdb в папке «C:\Users\user\Documents»

2. Создание таблицы в режиме таблицы. Начальное состояние

После создания файла базы данных, система переходит в окно проектирования таблицы в режиме таблицы. СУБД Microsoft Access поддерживает 2 режима создания таблицы:

По умолчанию устанавливается режим таблицы. В этом режиме предлагается создать первую таблицу. На рисунке 3 показано начальное состояние режима таблицы.

Рис. 3. Создание таблицы в режиме таблицы

3. Проектирование таблицы. Создание полей таблицы

3.1. Формирование поля ID_Product

Чтобы осуществить переименование, нужно выполнить следующие действия:

1. Вызвать контекстное меню (клик правой кнопкой мышки на названии поля «Код» ) как показано на рисунке 4

Рис. 4. Контекстное меню для поля «Код»

3. В имени поля ввести имя ID_Product (рисунок 5). Зафиксировать имя (клавиша Enter ).

Рис. 5. Новое имя поля ID_Product

3.2. Добавление поля Code

Поле Code имеет целый тип. Чтобы добавить поле Code нужно выполнить следующие действия (рисунок 6):

Рис. 6. Добавление нового поля к таблице

В результате будет добавлено новое поле с именем по умолчанию «Поле1», как показано на рисунке 7.

Рис. 7. Добавление нового поля. Поле по умолчанию с именем «Поле1»

3. Заменить название поля «Поле1» на название Code (рисунок 8). Зафиксировать название (клавиша Enter ).

Рис. 8. Установление названия поля Code

3.3.1. Команда добавления текстового поля

Поле Name таблицы имеет текстовый (строчный) тип. Чтобы добавить текстовое поле нужно выполнить одну из двух команд:

Рис. 10. Предупредительное окно, что имя Name зарезервировано системой

В этом случае нужно выбрать OK – проблем нет. В результате, таблица будет иметь вид как показано на рисунке 11.

Рис. 11. Режим создания таблицы. Добавлено поле [Name]

3.4. Добавление поля Count

Рис. 12. Таблица после добавления поля Count

Чтобы сформировать поле Cost с фиксированной запятой с точностью 2 знака после запятой, нужно выполнить следующие действия.

1. Сделать клик на поле «Щелкните для добавления» и в контекстном меню выбрать «Денежный» или выбрать эту команду в меню «Поля» (рисунок 13).

Рис. 13. Добавление поля с фиксированной запятой

Рис. 14. Таблица после добавления и задания имени числового поля Cost

Рис. 15. Установление формата «Фиксированный» для поля Cost

После выполненных действий таблица будет иметь вид как показано на рисунке 16.

Рис. 16. Вид таблицы после добавления основных полей

3.6. Добавление расчетного поля «Sum_Cost»

Чтобы добавить расчетное поле «Sum_Cost» нужно выполнить следующие действия:

1. Сделать клик мышкой на поле с именем «Щелкните для добавления» (рисунок 17).

Рис. 17. Выбор типа вычисляемого поля Sum_Cost

Рис. 18. Окно «Построитель выражений» для создания формул

3. В окне «Построитель выражений» в поле редактора нужно ввести формулу:

как показано на рисунке 19.

Рис. 19. Окно «Построитель выражений»

Рис. 20. Формирование имени поля Sum_Cost

На этом завершается этап создания полей таблицы. Следующим шагом есть ввод значений в таблицу.

4. Ввод значений в таблицу

Ввод значений в таблицу осуществляется естественном путем. Напротив каждого поля вводятся соответствующие данные. Важно, чтобы тип данных, которые вводятся, совпадал с типом поля. Каждая строка введенных данных называется записью. В таблице может быть произвольное количество записей (строк).

Рис. 21. Ввод данных в таблицу

5. Сохранение таблицы с данными

Рис. 22. Команда сохранения таблицы или закрытия таблицы

Рис. 23. Задание имени таблицы Product

Как видно из рисунка, имя таблицы изменилось.

6. Ввод данных в таблицу

Теперь можно вводить данные в таблицу. При закрытии таблицы данные будут сохранены автоматически. На рисунке 25 показана таблица Product с введенными данными.

Рис. 25. Таблица Product с введенными данными

Программирование: теория и практика

Рубрики

Свежие записи

При использовании материалов сайта, ссылка на сайт обязательна.

Создание базы данных в программе « MS Access 2010»

Задание: создать базу данных товаров.

1. Создадим таблицу, содержащую следующую информацию о товаре некоторой организации: код товара, наименование товара, тип товара, дата поставки, наличие, количество, специальные требования.

2. Создадим таблицу, содержащую информацию о поставщиках: код поставщика, поставщик, телефон поставщика, код покупателя, код заказа, код товара.

3. Создадим таблицу, содержащую информацию о покупателях: код покупателя, ФИО покупателя, телефон покупателя, тип покупателя.

4. Создадим таблицу, содержащую информацию о заказе: номер заказа, код покупателя, дата заказа, формы оплаты, наименование, количество, оплачено.

5. Заполним составленные таблицы.

6.Установим связь между таблицами

Рис. 2.9 – Связи между таблицами

7. Создадим простой запрос на выборку из товара.

Рис. 2.11 – Окно конструктора запросов

7.Создадим форму данной базы данных

Рис. 2.13 – Окно создания форм

Рис. 2.19 – Окно внешнего вида формы

Рис. 2.20 – Форма «Товара»

В результате работы мы познакомились со структурой таблицы базы данных в режиме конструктора в программе MS Access 2010, с приемами заполнения таблицы данными, с приемами редактирования данных таблиц, с технологией создания формы, ввода и просмотра данных посредством формы. Усвоили понятие схемы данных и познакомились с технологией создания и редактирования связей между таблицами в многотабличных базах данных. Ознакомились с технологией создания простых запросов на выборку.

Заключение

С технической точки зрения высокие требования к эффективности управления перевозками формируют потребность в более вы­соком уровне информатизации. Информационные технологии се­годня – это не просто средства поддержки управления, а один из важнейших элементов инфраструктуры транспорта. Из разряда вспомогательных средств они стали основными технологиями и ока­зывают существенное влияние на совершенствование процесса уп­равления перевозками.

На железных дорогах страны разработан и успешно внедряется комплекс многоцелевых информационных технологий, позволяющих выполнять коммерческие и эксплуатационные процедуры перевозок на базе электронного обмена данными, Он основывается на отраслевой информационно-телекоммуникационной инфраструктуре, включающей в себя волоконно-оптическую цифровую сеть связи, которая выходит на таможенные терминалы и основные морские порты. Это дает реальную возможность интеграции всех видов транспорта на информационном уровне.

Оптимальное использование возможностей информационной системы железных дорог позволяет существенно снизить затраты на управление при организации и осуществлении внутренних и международных перевозок различными видами транспорта, обеспечивает повышение качества транспортных и логистических услуг. В качестве приоритетных направлений внедрения информационных технологий определены:

– информационная интеграция на транспорте и в логистике на основе сетевых технологий с целью обеспечения мониторинга движения грузов;

– внедрение электронных форм контрактов, перевозочных документов и платежей;

Решение проблем простоя вагонов на пограничных переходах осуществляется путем внедрения технологий, основанных на электронном документообороте.

Поэтапно внедряемая информатизация железнодорожного транспорта способствует:

– повышению производительности труда;

– исключению потерь времени;

– более рациональному использованию трудовых и материальных ресурсов.

Список литературы

8. 5.Единая тарифно-статистическая номенклатура грузов (приложение к прейскуранту №10-01).- М.: Транспорт, 2011

9. Автоматизированные системы управления железнодорожным транспортом: Методические указания для студентов 4 курса специальности «ОПиУ» Г.В. Санькова, ДВГУПС, 2015

Как создать базу данных в access 2010 пошагово для чайников

Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

Всем привет! В этом уроке разберем пошаговое создание таблиц в базе данных Access. От вас потребуется только читать и повторять. Поехали!
Цель: научиться создавать таблицы базы данных, задавать их структуру, выбирать типы полей и управлять их свойствами; освоить приемы наполнения таблиц конкретным содержанием.

Руководитель малого предприятия, выполняющего сборку персональных компьютеров из готовых компонентов, заказал разработку базы данных, основанной на двух таблицах комплектующих. Одна таблица содержит данные, которые могут отображаться для клиентов при согласовании спецификации изделия, — в ней указаны розничные цены на компоненты. Вторая таблица предназначена для анализа результатов деятельности предприятия – в ней содержаться оптовые цены на компоненты и краткая информация о поставщиках (клиенты предприятия не имеют доступа к данным этой таблицы).

1. Запустите программу Microsoft Access (Пуск — Программы — Microsoft Office — Microsoft Access).

2. В окне Microsoft Access включите переключатель Новая база данных.

Создание БД Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

3. На боковой панели выберите место, где будет храниться база данных, дайте файлу имя: Комплектующие. Убедитесь, что в качестве типа файла выбрано Базы данных Microsoft Access и щелкните по кнопке Создать. В результате на экране должно появиться окно новой базы данных. Автоматически будет запущен режим создания первой таблицы:

4. Перейти из режима таблицы в режим конструктора, выбрав его в меню:
Когда программа запросит имя таблицы, ввести название: Комплектующие и нажать Ok. Откроется окно конструктора, в котором мы будем создавать структуру таблицы:

Создание Таблицы Access — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

5. Для первой таблицы введите следующие поля:

Обратите внимание на то, что в данном случае поле Цена задано не денежным типом, а числовым. Данные, относящиеся к денежному типу, имеют размерность, выраженную в рублях (если работа выполняется с версией Microsoft Access, локализованной в России). Но стоимость компонентов вычислительной техники выражать в этой единице измерения не принято. Для сравнимости цен разных поставщиков обычно используют “условные единицы”. В таких случаях удобно использовать поле числового типа, чтобы не перенастраивать всю СУБД.

Таблица «Комплектующие» — Пошаговое создание таблиц в базе данных Access

6. Щелкните на поле Цена. В нижней части бланка задайте свойство Число десятичных знаков, равным 2.

7. Для связи с будущей таблицей поставщиков надо задать ключевое поле. Поскольку здесь ни одно поле явно не претендует на “уникальность”, используем комбинацию полей Компонент и Модель. Выделите оба поля в верхней части бланка (при нажатой клавише SHIFT). Щелчком правой кнопки мыши откройте контекстное меню и выберите в нем пункт Ключевое поле.

После этого рядом с этими полями будет отображаться «ключ».

8. Закройте окно Конструктора (обычное закрытие – через «крест» в верхнем правом углу окна конструктора).
На запрос сохранения изменённой структуры таблицы ответить согласием.

9. Повторив действия пунктов 4-8, создайте таблицу Поставщики, в которую входят следующие поля:

Для этого нужно выполнить следующее: меню Создать — Таблица.

Выбрать режим Конструктора.

Обратите внимание на то, что поле номера телефона является текстовым, несмотря на то, что обычно номера телефонов записывают цифрами. Это связано с тем, что они не имеют числового содержания. Номера телефонов не сравнивают по величине, не вычитают из одного номера другой и т.д. Это типичное текстовое поле.
Ключевое поле можно не задавать – для текущей задачи оно не требуется.
10. В левой боковой панели окна базы данных двойным щелчком откройте по очереди созданные таблицы и наполните их экспериментальным содержанием (по 10 записей).
11. Закончив работу, закройте таблицы и завершите работу с программой.
В этом уроке на простом примере было показано Пошаговое создание таблиц в базе данных Access. Если было интересно, то рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

Продолжение следует…
УРОК 1: Пошаговое создание таблиц в базе данных Access
УРОК 2: Создание межтабличных связей в базе Access
УРОК 3: Создание запроса на выборку данных в базе Access
УРОК 4: Создание запросов с параметром в базе Access
УРОК 5: Создание перекрёстного запроса в базе Access
УРОК 6: Создание запросов на изменение в базе Access
УРОК 7: Создание и заполнение форм в базе Access

Практическая работа № 1 “Создание простейшей базы данныхв Microsoft Access 2010 Ввод и сортировка записей”.

Столичный центр образовательных технологий г. Москва

Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца

от 3 170 руб. 1900 руб.

Количество часов 300 ч. / 600 ч.

Успеть записаться со скидкой

Форма обучения дистанционная

Практическая работа № 1
“Создание простейшей базы данных в Microsoft Access 2010

Ввод и сортировка записей”.

Задание 1. Создание пустой базы данных с помощью шаблонов таблиц.

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access. Для этого выполните: Пуск – Все программы – Microsoft office – Microsoft office Access 2010).

2. Перед Вами откроется окно следующего вида:

4. Выберите команду Создание – Части приложения. Шаблоны – Контакты.

5. В левой панели появляется таблица Контакты. Щелкните дважды мышью по имени таблице. Перед вами откроется вся таблица Контакты с заголовками.

6. Переименуйте поля ИД, Область, край, Страна или регион на следующие новые имена полей соответственно: Код, Республика, Страна.

7. Все поля после поля Страна удалите с помощью контекстного меню, выполнив команду Удалить поле.

8. Заполните ее следующими данными (Таблица 1).

9. У Вас должна получится таблица как на рисунке.

10. Сохраните таблицу () под именем Работник.

11. В данной таблице отсортируйте столбец “Организация” по алфавиту (Главная – ).

Задание 2. Создание пустой базы данных с помощью конструктора таблиц.

1. Создадим таблицу под именем “Студент” с помощью конструктора таблиц.

Для этого выполните команду: Создание – конструктор таблиц.

Перед Вами откроется окно:

2. Заполните Имя поля следующими данными (заголовками столбцов): КодСтудент, Фамилия, Имя, Отчество, Адрес, Номер телефона, Специализация соответственно типы данных для полей: КодСтудент – СЧЕТЧИК, Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Специализация – ТЕКСТОВЫЙ, Номер телефона – ЧИСЛОВОЙ.

У Вас должно получиться как на рисунке

3. Далее Нажмите сохранить () и назовите таблицу “Студент”. Он автоматически запросит создать ключевое поле, нажмите кнопку ДА (поле КодСтудент будет Ключевое поле ).

4. Затем двойным щелчком левой кнопкой мыши откройте слева на таблицу Студент. Перед Вами откроется таблица Студент для заполнения

5. Заполните эту таблицу следующими данными (Таблица 2) и сохраните ее.

Начало работы с базами данных

Проверьте, как это работает!

Базы данных и веб-приложения могут принести большую пользу вашему бизнесу. Проектирование базы данных играет важнейшую роль в достижении ваших целей независимо от того, что вам нужно: управлять сведениями о сотрудниках, предоставлять еженедельные отчеты по данным или отслеживать заказы клиентов. Уделив время изучению всех нюансов проектирования баз данных, вы сможете создавать базы, которые будут не только отвечать вашим текущим требованиям, но и адаптироваться к изменениям.

Важно: Веб-приложения Access отличаются от классических баз данных. В этой статье не рассматривается проектирование веб-приложений.

Понятия и термины

Для начала рассмотрим основные термины и понятия. Чтобы спроектировать полезную базу данных, необходимо создать таблицы с данными по одному объекту. В таблицах можно собрать все данные по этому объекту и отобразить их полях, которые содержат наименьшую единицу данных.

Реляционные базы данных

База данных, в которой данные разделены на таблицы по типу электронных. Каждая таблица включает данные по одному объекту, например по клиентам (одна таблица) или товарам (другая таблица).

Области хранения отдельных данных в таблице. В каждой строке ( или записи) хранится уникальный элемент данных, например имя клиента. Столбцы ( или поля) содержат сведения по каждой точке данных в виде наименьшей единицы: имя может находиться в одном столбце, а фамилия — в другом.

Значение, которое обеспечивает уникальность каждой записи. Допустим, есть два клиента с одинаковыми именами, например Юрий Богданов. Но у одного из них первичный ключ записей — 12, а у другого — 58.

Что понимать под хорошим проектированием базы данных?

В основе проектирования хорошей базы данных лежат два принципа:

Избегайте повторяющихся сведений (избыточных данных). Они занимают много места на диске и повышают вероятность ошибок.

Следите за правильностью и полнотой данных. Неполные или неправильные сведения отображаются в запросах и отчетах, что в конечном итоге может привести к принятию ошибочных решений.

Чтобы избежать этих проблем:

Разделяйте информацию в базе данных по таблицам для отдельных объектов. Избегайте повторения информации в нескольких таблицах. (Например, имена клиентов должны находиться только в одной таблице.)

Объединяйте таблицы с помощью ключей, а не путем дублирования данных.

Используйте процессы, которые обеспечивают точность и целостность информации в базе данных.

Проектируйте базу данных с учетом своих требований к обработке данных и созданию отчетов по ним.

Чтобы повысить пользу баз данных в долгосрочной перспективе, выполните следующие пять шагов по проектированию:

Шаг 1. Определение назначения базы данных

Прежде чем начать, сформулируйте цель базы данных.

Чтобы спроектировать специализированную базу данных, определите ее назначение и часто обращайтесь к этому определению. Если вам нужна небольшая база данных для домашнего бизнеса, можно дать простое определение, например: «Эта база данных содержит список сведений о клиентах для рассылки и создания отчетов». Для корпоративной базы данных можно дать определение из нескольких абзацев, в котором будет описано, когда и как люди с различными ролями используют базу данных и содержащуюся в ней информацию. Создайте специальное и подробное определение цели и периодически обращайтесь к нему в процессе проектирования.

Шаг 2. Поиск и упорядочение необходимых сведений

Соберите все типы данных, которые необходимо записывать, например названия товаров и номера заказов.

Начните с существующих сведений и методов отслеживания. Предположим, вы записываете заказы на покупку в книге учета или ведете записи о клиентах в бумажных формах. Используйте эти источники, чтобы создать список собираемых сведений (например, всех полей в формах). Если в настоящее время вы не собираете важные сведения, подумайте, какие дискретные данные вам необходимы. Каждый отдельный тип данных становится полем в вашей базе данных.

Не беспокойтесь, если ваш первый список несовершенен — вы сможете доработать его со временем. Однако всегда помните о людях, которые будут пользоваться этой информацией, и учитывайте их мнение.

Затем подумайте, что вы ждете от своей базы данных и какие отчеты или рассылки вы хотите создавать. Убедитесь, что вы собираете данные, которые отвечают этим целям. Например, если вам нужен отчет о продажах по регионам, вам необходимо собирать данные о продажах на региональном уровне. Попробуйте сделать набросок желаемого отчета, используя фактические данные. Затем составьте список данных, необходимых для создания отчета. Сделайте то же самое для рассылок или других выходных данных, которые нужно получить из базы данных.

Предположим, вы даете клиентам возможность подписаться на периодическую рассылку (или отказаться от нее) и хотите распечатать список подписавшихся пользователей. Вам нужно создать столбец «Отправка почты» в таблице «Клиенты» с допустимыми значениями «Да» и «Нет».

Для тех, кто хочет получать рассылку, вам нужно добавить электронный адрес, что также требует отдельного поля. Если вы хотите использовать соответствующее обращение к получателю (например, «Уважаемый» или «Уважаемая»), добавьте поле «Обращение». Если в письмах вы хотите обращаться к клиентам по имени, добавьте поле «Имя».

Совет: Не забывайте разбивать данные на наименьшие единицы, например имя и фамилию в таблице «Клиенты». Вообще, если вы хотите выполнять сортировку, поиск, вычисления или отчет на основе элемента данных (например, фамилии клиента), следует поместить этот элемент в отдельное поле.

Шаг 3. Разделение данных по таблицам

Разделите элементы данных на основные объекты, например товары, клиенты или заказы. Каждый объект выносится в таблицу.

После создания списка необходимых сведений определите основные объекты, необходимые для организации данных. Избегайте повторения данных между объектами. Например, предварительный список для базы данных по продажам товаров может выглядеть так:

К основным объектам относятся клиенты, поставщики, товары и заказы. Поэтому начните с соответствующих четырех таблиц: по клиентам, поставщикам и т. д. Возможно, ваша конечная цель состоит не в этом, но это будет хорошим началом.

Примечание: Лучшие базы данных содержат несколько таблиц. Избегайте искушения поместить все данные в одну таблицу. Это приведет к повторению информации, увеличению размера базы данных и повышению вероятности ошибок. Каждый элемент данных должен записываться только один раз. Если вы обнаружите повторяющиеся сведения, например адрес поставщика, измените структуру базы данных так, чтобы эта информация находилась в отдельной таблице.

Чтобы понять, почему чем больше таблиц, тем лучше, рассмотрим следующую таблицу:

Каждая строка содержит сведения о товаре и его поставщике. Так как у вас может быть несколько продуктов от одного поставщика, имена и адреса поставщиков должны повторяться многократно. Это пустая трата места на диске. Вместо этого зафиксировать сведения о поставщике только один раз в отдельной таблице «Поставщики» и связать ее с таблицей «Товары».

Вторая проблема проектирования возникает тогда, когда нужно изменить сведения о поставщике. Предположим, вам нужно изменить адрес поставщика. А так как адрес указан во многих полях, можно случайно изменить его в одном поле и забыть изменить в других. Эту проблему можно решить, записав адрес поставщика только в одном поле.

Наконец, предположим, у вас есть только один товар, поставляемый компанией Coho Winery, и вы хотите удалить этот товар, но сохранить имя и адрес поставщика. Как удалить запись о товаре, не потеряв сведений о поставщике, с такой структурой базы данных? Это невозможно. Так как каждая запись содержит информацию о товаре вместе с данными о поставщике, их невозможно удалить по отдельности. Чтобы разделить эти сведения, необходимо сделать из одной таблицы две: одну — для сведений о товаре, другую —для сведений о поставщике. И только после этого удаление записи о товаре не будет приводить к удалению сведений о поставщике.

Шаг 4. Превращение элементов данных в столбцы

Определите, какие данные необходимо хранить в каждой таблице. Эти отдельные элементы данных становятся полями в таблице. Например, таблица «Сотрудники» может содержать такие поля, как «Фамилия», «Имя» и «Дата приема на работу».

После выбора объекта для таблицы базы данных столбцы в ней должны содержать сведения только об этом объекте. Например, таблица по товарам должна содержать сведения только о товарах, а не о поставщиках.

Чтобы определить, какие данные нужно отследить в таблице, используйте ранее созданный список. Например, таблица «Клиенты» может содержать такие поля: «Имя», «Фамилия», «Адрес», «Отправка почты», «Обращение» и «Электронный адрес.» Каждая запись (клиент) в таблице содержит один и тот же набор столбцов, поэтому по каждому клиенту можно хранить одинаковую информацию.

Создайте первый список, а затем просмотрите и уточните его. Не забудьте разбить данные на наименьшие возможные поля. Например, если исходный список имеет адрес в качестве поля, разобьйте его на Адрес, Город, Область и Почтовый индекс или, если ваши клиенты являются глобальными, на еще большее поле. Это, например, позволяет выполнять рассылки в правильном формате или отчет по заказам по штатам.

Доработав столбцы с данными во всех таблицах, вы готовы выбрать первичный ключ для каждой из них.

Шаг 5. Задание первичных ключей

Выберите первичный ключ для каждой таблицы. Первичный ключ, например код товара или код заказа, является уникальным идентификатором каждой записи. Если у вас нет явного уникального идентификатора, его можно создать с помощью Access.

Вам нужно однозначно определить каждую строку в каждой таблице. Вернемся к примеру с двумя клиентами с одинаковым именем. Так как у них одно и то же имя, им нужно дать уникальный идентификатор.

Поэтому каждая таблица должна содержать столбец (или набор столбцов), который однозначно определяет каждую строку. Это и есть первичный ключ. Он часто является уникальным числом, например кодом сотрудника или порядковым номером Используя первичные ключи, Access быстро связывает данные из нескольких таблиц и сводит их для вас воедино.

Иногда первичный ключ состоит из нескольких полей. Например, в таблице «Сведения о заказе», которая содержит позиции по заказам, первичный ключ может включать два столбца: «Код заказа» и «Код товара». Если в первичном ключе используется несколько столбцов, он также называется составным ключом.

Если у вас уже есть уникальный идентификатор для данных в таблице, например номера товаров, однозначно определяющие каждый продукт в каталоге, используйте его, но только если эти значения соответствуют следующим правилам первичных ключей:

Идентификатор для каждой записи всегда уникален. Повторяющиеся значения в первичном ключе не допускаются.

Для каждого элемента всегда существует значение. Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ. Если вы создаете ключ с помощью нескольких столбцов, например «Группа позиций» и «Код позиции», всегда должны присутствовать оба значения.

Первичный ключ представляет собой неизменное значение. Так как на ключи ссылаются другие таблицы, при любом изменении первичного ключа в одной таблице необходимо изменить его во всех других. Частые изменения повышают риск возникновения ошибок.

Если у вас нет явного идентификатора, то в качестве первичного ключа используйте произвольный уникальный номер. Например, вы можете присвоить каждому заказу уникальный номер, только чтобы идентифицировать его.

Совет: Чтобы создать уникальный номер в качестве первичного ключа, добавьте столбец, используя тип данных «Счетчик». Этот тип данных автоматически присваивает каждой записи уникальное числовое значение. Такой идентификатор не содержит фактических сведений о строке, которую он представляет. Он идеален в качестве первичного ключа, так как в отличие от ключей, содержащих фактические данные о строке (например, номер телефона или имя клиента), числа не изменяются.