Как сделать список иллюстраций в ворде

Создание Списка иллюстраций

Если в тексте присутствуют иллюстрации, то они могут быть снабжены названиями, а впоследствии в документе может быть создан Список иллюстраций.

Для создания Названия или подписи под рисунком, таблицей или формулой необходимо:

o раскрывающийся список Подпись дает возможность выбора типа Подписи,

o раскрывающийся список Положение определяет местонахождение создаваемой Подписи при выделенном рисунке или другом объекте.

· кнопка Нумерация – вызов диалогового окна для изменения формата нумерации,

· кнопка Автоназвание – вызов диалогового окна со списком объектов, которым посредством установки флажков, при вставке в документ будут автоматически присваиваться соответствующие названия.

После выбора типа Подписи в поле Название можно ввести собственно название рисунка, таблицы или формулы.

Рис. 31 Диалоговое окно Название – кнопка Создать

— диалоговое окно Новое название.

Создание Списка иллюстраций.

1. После организации всех Названий или Подписей необходимо установить курсор в том месте документа, где должен находиться Список иллюстраций.

вкладка Ссылки – Группа Инструментов Названия – кнопка Список иллюстраций— диалоговое окно Список иллюстраций (См. Рис. 32):

3. Здесь можно задать формат Списка иллюстраций, способ выравнивания номеров страниц, символ-заполнитель, пока примерный вид списка в поле Образец не будет соответствовать желаемому.

Создание автоматического оглавления документа и списка иллюстраций

В MS Word можно автоматически создать оглавление или содержание документа. Выполняется это после того, как текст приведен к единому стилю заголовков 1-го, 2-го и т. д. уровней. Для того, чтобы создать оглавление, необходимо указать место в документе для расположения создаваемого объекта, затем воспользоваться командой на вкладке Ссылка4Оглавление(рисунок 3), на вкладке Оглавлениевыбрать вид оглавления, установить нужные флажки, установить уровень вложенности заголовков для оглавления и выбрать вид заполнения (свободное место между названием главы и номером страницы).

Для создания списка иллюстраций следует выбрать место в документе, затем выполнить команду на вкладкеСсылки4Список иллюстрацийи указать соответствующую вкладку (рисунок 4).

Рисунок 3 Диалоговое окно создания стиля

Вставка номера страницы

Для вставки номеров страниц необходимо вызвать команду Вставка4Номер страницы,после чего появится диалоговое окно (рисунок 5).

При нажатии кнопки Номер страницы выйдет диалоговое окно, в котором нужно выбрать положение номера страницы, непосредственно на самой странице

Рисунок 4 Окно «Список иллюстраций»

Рисунок 5 Окно Номера страниц

Содержание лабораторной работы

5.1 Создать документ, представленный в Приложении А.

Заполнить «шапку» документа. Для этого необходимо находясь в режиме разметки страницы вставить таблицу из 1 столбца и 5 строк, разместить вставленный объект в правом верхнем углу документа, заполнить текстом, представленном в Приложении А. Автоматически вставить текущую дату (команда на вкладке Вставка4Дата и время). Сделать границы таблицы невидимыми при печати.

Затем набрать текст меню, при этом каждое наименование следует начинать с нового абзаца. Выделить набранный текст и нажать на пиктограмму нумерованный список , затем придать списку структурный вид. Для этого следует воспользоваться инструментом Увеличить отступ или Уменьшить отступ . Далее выполнить команду Главная4Абзац4 Многоуровневый и выбрать вид.

Добавить графический заголовок МЕНЮ. Для этого вставить объект WordArt, положение объекта определить «Вокруг рамки». В конце документа вставить картинку используя команду Вставка4Рисунок4Из файла. Сохранить документ, задав ему имя лабраб2.

5.2 Выполнить самостоятельное задание. Создать по варианту, указанному преподавателем структурированный список из Приложения Б.

5.3 Сохранить документ, задав ему имя лабраб3.

5.4 Открыть созданный ранее документ с именем лабраб1.Вставить нумерацию страниц внизу документа по правому краю.

5.5 Создать верхний колонтитул, вставить в него полное имя файла,количество страниц в документе. Изменить формат номера страницы. Создать нижний колонтитул, вставить в него дату и время, добавить свою фамилию и инициалы.

5.6 Создать автоматический список иллюстраций, расположив его в конце документа. Удалить подпись под рисунком 2 и сделать автоматическое обновление документа (см. предыдущую лабораторную работу).

5.7Создать автоматическое оглавление при помощи использования стилей. Для этого привести текст к единому стилю. Для заголовков с нумерацией 1, 2, 3 и т.д. задать стиль Заголовок 1 с выравниванием по центру, размером шрифта 18, начертанием «полужирный», горячей клавишей Alt+Z. Для заголовков с нумерацией 1.1, 1.2, … и т.д. задать стиль Заголовок 2 с выравниванием по правому краю, одинарным межстрочным интервалом, начертанием «полужирный», размер шрифта 16, горячей клавишей Alt+X. Тексту абзацев задать стиль Основной текст с выравниванием по ширине, размер шрифта 14, начертание «обычный», полуторный межстрочный интервал, горячая клавиша Alt+С. Поменять в стиле Основной текст размер шрифта с 14 на 12, затем, использовав горячие клавиши, переформатировать текст абзацев. Создать автоматическое оглавление документу, указав его месторасположения вверху страницы.

Требования к отчету

Отчет должен содержать:

· название работы, постановку задачи и сведения о последовательности её выполнения;

· ответы на контрольные вопросы из пункта 4, указанные преподавателем.

7 Контрольные вопросы

1) Способы копирования (перемещения) данных Word.

2) Что такое колонтитул?

3) Как осуществляется поиск и замена слов?

4) Какие возможности оформления документа вы знаете?

5) Как создать колонтитул?

6) Для чего используются колонтитулы?

7) Как создать многоуровневый список?

8) Как вставить разрыв страницы?

10) Для чего применяют стили оформления?

11) Как создать список? Виды списков.

12) Как создать автоматическое оглавление?

13) Как сохранить документ под другим именем?

2 MS Office 2007. Шаг за шагом: И.Г.Пащенко – Издательство ЭКСМО – М.: – 2007. – 464 с.

3 Информатика. Базовый курс: Учебное пособие для вузов/ Под ред. С. В. Симоновича. – 2-е изд. СПб: Питер, 2008.- 640 с.

4 Официальный сайт корпорации Microsoft http://office.microsoft.com/ru-ru/

5 Лабораторная работа. Оформление документов с использованием текстового процессора MS Word: методические указания [Текст] / [Сост. А.Р. Шакиров]; Башкирский государственный аграрный университет. – Уфа: БГАУ, 2012. – 16 с.

6 Шаронова, Юлия Вениаминовна. MS Word 2000 [Электронный ресурс]: [электрон. учеб.]: подгот. по свидетельству об отраслевой регистрации разработки № 2367 от 20.02.2003; ИнРФ 50200300142 от 28.02.2003. – Электрон. дан. и прогр. – Уфа: БГАУ, 2003. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM); 12 см. – Систем. требования: ПК Pentium; Windows 95/98/2000/XP; ОЗУ 32 Мб. – Загл. с экрана.

БЛЮДА НА ВЫНОС

Колбаски «ФЭИС ТУ БЭЙС»

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Организация стока поверхностных вод: Наибольшее количество влаги на земном шаре испаряется с поверхности морей и океанов (88‰).

Как сделать список иллюстраций в word

Создание Списка иллюстраций

Если в тексте присутствуют иллюстрации, то они могут быть снабжены названиями, а впоследствии в документе может быть создан Список иллюстраций.

Для создания Названия или подписи под рисунком, таблицей или формулой необходимо:

вкладка Ссылки – Группа Инструментов Названия – кнопка Вставить название — диалоговое окно Название (См. Рис. 31)дает следующие возможности:

o раскрывающийся список Подпись дает возможность выбора типа Подписи,

o раскрывающийся список Положение определяет местонахождение создаваемой Подписи при выделенном рисунке или другом объекте.

· кнопка Нумерация – вызов диалогового окна для изменения формата нумерации,

· кнопка Автоназвание – вызов диалогового окна со списком объектов, которым посредством установки флажков, при вставке в документ будут автоматически присваиваться соответствующие названия.

После выбора типа Подписи в поле Название можно ввести собственно название рисунка, таблицы или формулы.

Рис. 31 Диалоговое окно Название – кнопка Создать

— диалоговое окно Новое название.

Создание Списка иллюстраций.

1. После организации всех Названий или Подписей необходимо установить курсор в том месте документа, где должен находиться Список иллюстраций.

вкладка Ссылки – Группа Инструментов Названия – кнопка Список иллюстраций— диалоговое окно Список иллюстраций (См. Рис. 32):

3. Здесь можно задать формат Списка иллюстраций, способ выравнивания номеров страниц, символ-заполнитель, пока примерный вид списка в поле Образец не будет соответствовать желаемому.

Рис. 32 Диалоговое окно Оглавление и указатели — вкладка Список иллюстраций.

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Лучшие изречения: При сдаче лабораторной работы, студент делает вид, что все знает; преподаватель делает вид, что верит ему. 9888 — | 7543 — или читать все.

Создание автоматического оглавления документа и списка иллюстраций

В MS Word можно автоматически создать оглавление или содержание документа. Выполняется это после того, как текст приведен к единому стилю заголовков 1-го, 2-го и т. д. уровней. Для того, чтобы создать оглавление, необходимо указать место в документе для расположения создаваемого объекта, затем воспользоваться командой на вкладке Ссылка4Оглавление(рисунок 3), на вкладке Оглавлениевыбрать вид оглавления, установить нужные флажки, установить уровень вложенности заголовков для оглавления и выбрать вид заполнения (свободное место между названием главы и номером страницы).

Для создания списка иллюстраций следует выбрать место в документе, затем выполнить команду на вкладкеСсылки4Список иллюстрацийи указать соответствующую вкладку (рисунок 4).

Рисунок 3 Диалоговое окно создания стиля

Вставка номера страницы

Для вставки номеров страниц необходимо вызвать команду Вставка4Номер страницы,после чего появится диалоговое окно (рисунок 5).

При нажатии кнопки Номер страницы выйдет диалоговое окно, в котором нужно выбрать положение номера страницы, непосредственно на самой странице

Рисунок 4 Окно «Список иллюстраций»

Рисунок 5 Окно Номера страниц

Содержание лабораторной работы

5.1 Создать документ, представленный в Приложении А.

Заполнить «шапку» документа. Для этого необходимо находясь в режиме разметки страницы вставить таблицу из 1 столбца и 5 строк, разместить вставленный объект в правом верхнем углу документа, заполнить текстом, представленном в Приложении А. Автоматически вставить текущую дату (команда на вкладке Вставка4Дата и время). Сделать границы таблицы невидимыми при печати.

Затем набрать текст меню, при этом каждое наименование следует начинать с нового абзаца. Выделить набранный текст и нажать на пиктограмму нумерованный список , затем придать списку структурный вид. Для этого следует воспользоваться инструментом Увеличить отступ или Уменьшить отступ . Далее выполнить команду Главная4Абзац4 Многоуровневый и выбрать вид.

Добавить графический заголовок МЕНЮ. Для этого вставить объект WordArt, положение объекта определить «Вокруг рамки». В конце документа вставить картинку используя команду Вставка4Рисунок4Из файла. Сохранить документ, задав ему имя лабраб2.

5.2 Выполнить самостоятельное задание. Создать по варианту, указанному преподавателем структурированный список из Приложения Б.

5.3 Сохранить документ, задав ему имя лабраб3.

5.4 Открыть созданный ранее документ с именем лабраб1.Вставить нумерацию страниц внизу документа по правому краю.

5.5 Создать верхний колонтитул, вставить в него полное имя файла,количество страниц в документе. Изменить формат номера страницы. Создать нижний колонтитул, вставить в него дату и время, добавить свою фамилию и инициалы.

5.6 Создать автоматический список иллюстраций, расположив его в конце документа. Удалить подпись под рисунком 2 и сделать автоматическое обновление документа (см. предыдущую лабораторную работу).

5.7Создать автоматическое оглавление при помощи использования стилей. Для этого привести текст к единому стилю. Для заголовков с нумерацией 1, 2, 3 и т.д. задать стиль Заголовок 1 с выравниванием по центру, размером шрифта 18, начертанием «полужирный», горячей клавишей Alt+Z. Для заголовков с нумерацией 1.1, 1.2, … и т.д. задать стиль Заголовок 2 с выравниванием по правому краю, одинарным межстрочным интервалом, начертанием «полужирный», размер шрифта 16, горячей клавишей Alt+X. Тексту абзацев задать стиль Основной текст с выравниванием по ширине, размер шрифта 14, начертание «обычный», полуторный межстрочный интервал, горячая клавиша Alt+С. Поменять в стиле Основной текст размер шрифта с 14 на 12, затем, использовав горячие клавиши, переформатировать текст абзацев. Создать автоматическое оглавление документу, указав его месторасположения вверху страницы.

Требования к отчету

Отчет должен содержать:

· название работы, постановку задачи и сведения о последовательности её выполнения;

· ответы на контрольные вопросы из пункта 4, указанные преподавателем.

7 Контрольные вопросы

1) Способы копирования (перемещения) данных Word.

2) Что такое колонтитул?

3) Как осуществляется поиск и замена слов?

4) Какие возможности оформления документа вы знаете?

5) Как создать колонтитул?

6) Для чего используются колонтитулы?

7) Как создать многоуровневый список?

8) Как вставить разрыв страницы?

10) Для чего применяют стили оформления?

11) Как создать список? Виды списков.

12) Как создать автоматическое оглавление?

13) Как сохранить документ под другим именем?

2 MS Office 2007. Шаг за шагом: И.Г.Пащенко – Издательство ЭКСМО – М.: – 2007. – 464 с.

3 Информатика. Базовый курс: Учебное пособие для вузов/ Под ред. С. В. Симоновича. – 2-е изд. СПб: Питер, 2008.- 640 с.

4 Официальный сайт корпорации Microsoft http://office.microsoft.com/ru-ru/

5 Лабораторная работа. Оформление документов с использованием текстового процессора MS Word: методические указания [Текст] / [Сост. А.Р. Шакиров]; Башкирский государственный аграрный университет. – Уфа: БГАУ, 2012. – 16 с.

6 Шаронова, Юлия Вениаминовна. MS Word 2000 [Электронный ресурс]: [электрон. учеб.]: подгот. по свидетельству об отраслевой регистрации разработки № 2367 от 20.02.2003; ИнРФ 50200300142 от 28.02.2003. – Электрон. дан. и прогр. – Уфа: БГАУ, 2003. – 1 электрон. опт. диск (CD-ROM); 12 см. – Систем. требования: ПК Pentium; Windows 95/98/2000/XP; ОЗУ 32 Мб. – Загл. с экрана.

БЛЮДА НА ВЫНОС

Колбаски «ФЭИС ТУ БЭЙС»

Папиллярные узоры пальцев рук — маркер спортивных способностей: дерматоглифические признаки формируются на 3-5 месяце беременности, не изменяются в течение жизни.

Опора деревянной одностоечной и способы укрепление угловых опор: Опоры ВЛ — конструкции, предназначен­ные для поддерживания проводов на необходимой высоте над землей, водой.

Поперечные профили набережных и береговой полосы: На городских территориях берегоукрепление проектируют с учетом технических и экономических требований, но особое значение придают эстетическим.

Механическое удерживание земляных масс: Механическое удерживание земляных масс на склоне обеспечивают контрфорсными сооружениями различных конструкций.

Здравствуйте!

После того, как вы сделали верстку статьи, главный редактор попросил вас подготовить небольшой блок со справочными материалами для электронной версии журнала и рабочей отчетности. В его состав входят сведения об документе, оглавление, список иллюстраций, библиотечка терминов.

Гиперссылки

Практически все элементы справочного блока являются гиперссылками. То есть по ним можно быстро перейти к другим частям открытого документа или же другим документам, кликнув по ним мышкой с зажатой клавишей Ctrl. Например, в самом начале справочного блока стоит гиперссылка на начало статьи.

Гиперссылки вставляются с помощью меню Вставка/Гиперссылка. В диалоговом окне вы указываете:
1. текст, который будет отображаться на экране (например, «в начало»)
2. адрес: место в документе или другой документ, к которому будет осуществлен переход по клику мышкой (в данном случае это начало документа).

Обратите внимание на правую панель Связать с. Там перечислены возможные «пункты назначения» гиперссылок: другой файл, место в документе (заголовки, начало, закладки), создание нового документа, e-mail.

Свойства документа

Информационный блок начинается с описаний общих сведений о документе: кто над ним работал, сколько в нем строк и т.п. Каждый doc-файл можно снабдить такими краткими сведениями, которые указываются диалоговом окне, открывающимся в меню Файл/Свойства. Эти сведения бывают необходимы при работе с документами в крупной организации (каковой является редакция журнала GEO) для упорядочения деловой документации.

Теперь, когда вы внесли все свойства документа, вы можете вывести эту информацию в тексте документа в соответствующих полях. Поле – это небольшой текст, который вы НЕ набираете с клавиатуры, а который создается АВТОМАТИЧЕСКИ. Помните, вы вставляли в колонтитулах поля с номерами страниц. Компьютер сам определяет для каждой страницы ее номер и записывал его в поле.
Также в полях можно указывать текущую дату, размер и имя файла, свойства документа и многое другое. Большим преимуществом полей является то, что их можно ОБНОВЛЯТЬ (с помощью пункта контекстного меню Обновить поле). Если например, изменится название организации, то после обновления текст в поле поменяется на новый.

Чтобы создать новое поле, воспользуйтесь меню Вставка/Поле.

В частности, чтобы вывести на печать свойства документа, выберите в списке DocProperty. Слева у вас появится еще один список, в котором вы можете найти многие нужные поля:
Author – автор
Manager – руководитель
Company – организация
Lines – количество строк
Characters – количество знаков
CreateDate – дата создания
Поле с размером файла FileSize вы найдете в главном списке (там же, где и DocProperty).

Помимо полей с авто-генерируемым текстовым содержанием, есть еще некоторые специфические поля, например, редактор формул. Выберите в главном списке Eq, нажмите на кнопку Редактор формул и на экране появится область для вставки формул и специальная панель инструментов. Попробуйте с помощью нее ввести такую формулу:

ЗАДАНИЕ ГЛАВНОГО РЕДАКТОРА Заполните Свойства документа: укажите автора (т.е. себя), руководителя, учреждение. Создайте первый информационный блок О документе. Укажите в нем свойства, размер, дату создания документа.

Ссылки

Вторая часть информационной страницы состоит из трех блоков: содержания, списка иллюстраций и списка терминов.

Все эти три блока имеют много общего:
1) все они были сгенерированы АВТОМАТИЧЕСКИ: т.е. компьютер пробежал по тексту, нашел в нем определенным образом размеченные фрагменты текста и автоматически составил из них оглавление, список и т.п.
2) если исходный текст поменяется (добавится новый термин, иллюстрация, новый раздел, или поменяется одно из названий), то блок можно ОБНОВИТЬ так же, как и обычное поле:

3) все они являются ГИПЕРССЫЛКАМИ, т.е. кликнув (с зажатой клавишей Ctrl) по названию раздела, иллюстрации можно перейти к соответствующему элементу в тексте.
4) наконец, все они создаются с помощью меню Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели (на трех разных вкладках).

Оглавление

Чтобы компьютер мог создать оглавление, необходимо, чтобы заголовки в тексте были размечены стилем Заголовок.
Внимание! Если вы создали СВОИ стили для заголовков, то, чтобы компьютер корректно собрал оглавление, вам нужно сообщить ему об этом. В диалоговом окне Оглавление и указатели на вкладке Оглавление нажмите на клавишу Параметры и укажите напротив вашего стиля для заголовков уровень 1:

После нажатия клавиши ОК у вас на странице появится содержание.

Список иллюстраций

Чтобы компьютер мог создать список иллюстраций, необходимо особым образом дать название каждому рисунку. Выделите каждый из рисунков в тексте, перейдите по меню Вставка/Ссылка/Название и в диалоговом окне введите название рисунка.

Сборка списка иллюстраций делается так же, как и сборка оглавления.

Список терминов

Чтобы компьютер мог создать список терминов (указатель), необходимо особым образом разметить эти термины в тексте. Для этого необходимо выделить мышью термин в тексте, открыть диалоговое окно Поле (меню Вставка/Поле) и выбрать в главном списке поле со странным названием XE. Нажмите затем на кнопку Элемент указателя и на экране появится диалоговое окно, в котором укажите термин в Именительном падеже (в ячейке основной) и в параметрах ссылку на текущую страницу:

После нажатия клавиши ОК, компьютер вставит в текст такую конструкцию:

Не пугайтесь! Эта конструкция видна только при включенном режиме непечатаемых символов. Она исчезает, если режим отключить.

При вставке указателя компьютер отсортирует все термины по алфавиту и определит, на какой странице каждый из них находится.

Типы иллюстраций в программе Microsoft Word 2010

Как уже упоминалось ранее, Microsoft Word является текстовым процессором, а не редактором. Разница между ними не только в функционале, но и в назначении. Точнее, первое напрямую зависит от второго. Текстовый процессор Microsoft Word предназначен не только для ввода текста, но и для создания документов со сложным форматированием.

Одним из таких элементов является работа с объектами. В понятие «объект» включается огромное количество разных сущностей, которые можно использовать при создании документа. Речь в текущем разделе пойдет об одном из таких объектов — иллюстрациях. Мы познакомимся со многими видами иллюстраций, используемых в программе Microsoft Word, научимся использовать их как в офисной работе, так и в личной жизни. Благодаря иллюстрациям мы можем создавать красивые письма своим близким, понятные другим рабочие документы, снабженные схемами, диаграммами, пояснительными рисунками.

Думаю, никто не будет спорить о необходимости иллюстрировать содержание многих видов документов. Иллюстрация помогает лучше понять содержание текста, правильно воспринять образы, рисуемые автором, проиллюстрировать процесс или явление. На нашем сайте, например, благодаря иллюстрациям пользователь может быть уверен в правильности своих действий — если получилось так же, как на рисунке, значит все выполнено верно.

Как уже упоминалось выше, в программе Microsoft Word существует разграничение различных видов иллюстраций. Это связано с тем, что для каждого типа иллюстрации можно использовать особые приемы редактирования. Всего существуют шесть видов иллюстраций.

Все эти виды иллюстраций можно найти, перейдя на вкладку Вставка (Insert) ленты управления, в группе элементов управления Иллюстрации (Illustrations) (рис. 7.1). Для вставки каждого из типов иллюстрации необходимо щелкнуть мышью по соответствующему пункту меню. А теперь давайте поговорим о каждом из перечисленных выше видов иллюстраций поподробнее, двигаясь в таком же порядке, как расположены различные виды иллюстрации на ленте управления.

Рис. 7.1. Содержимое вкладки Вставка ленты управления

Урок 30. Список иллюстраций или Перечень объектов

Не скажу, что приходится часто составлять перечень объектов, но надо быть готовым к любым неожиданностям.

Я надеюсь, что вы назначили объектам названия по всему документу. Если же нет… Скачайте документ тут. Как всегда, включаем режим Непечатаемые символы и открываем область задач Стили.

По окончании урока вы сможете:

1. Список иллюстраций или Перечень объектов Рисунок

Рисунок и объект – это два разных типа объектов и «вгонять их в один перечень как-то не «комильфо». Поэтому перечни будут отдельными. Давайте решим, где будут располагаться перечни рисунков и таблиц. Чаще всего перечни объектов располагают в конце документа. Вот и отправимся в конец документа, нажав одновременно на клавиатуре клавиши CTRL+End.

Шаг 1. Щёлкаем Enter, набираем «Перечень рисунков» и ещё раз Enter именно здесь будет начинаться наш перечень):

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень рисунков» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

Но при этом я не стала создавать новый стиль. Такой вид абзаца встречается в документе в единичных случаях. Зачем захламлять список стилей в области задач Стили?

Шаг 3. Устанавливаем курсор перед свободным символом конца абзаца сразу и назначаем Список иллюстраций (Лента Ссылки → группа команд Названия → команда Список иллюстраций):

Чтобы было понятно, где находится эта команда, я покажу её на полноэкранном режиме:

Шаг 4. Щёлкаем ЛМ по кнопке Список иллюстраций:

А вот теперь теория. Я считаю, что надо учится читать диалоговые окна. Это половина успеха работы в любой прикладной программе. Итак…

Если заполнителя не будет, то пострадает зрительное восприятие текста. Сравните:

Как правило, формат «Из шаблона» вполне устраивает заказчиков деловых документов, но вы можете поэкспериментировать.

Поскольку договорились, что мы собираем Перечень рисунков, то щёлкаем ЛМ в выпадающем меню по слову «Рисунок» в выпадающем меню.

Обратили внимание, что образец поменялся?

Я что-то не припомню случая, когда мне это понадобилось, но на всякий случай…

Мы получим два новых стиля: Гиперссылка и Перечень рисунков. Вы скажете: подумаешь, всего два стиля. Но я встречала документы, в которых было 603 стиля, и эти стили появились исключительно в результате неграмотной работы в Word. В этом случае говорить о преимуществах работы со стилями просто не приходится. Конечно, стиль «Гиперссылка» можно удалить (на одном из следующих уроков я расскажу, как это сделать).

Шаг 5. Отрываем диалоговое окно «Список иллюстраций» и устанавливаем следующие значения:

Нажмите ОК. Получили такую картину:

И получили мы новый стиль в области задач Стили (вспомним Урок 13 Встроенные стили). Когда вставляешь Список иллюстраций, то в области задач Стили автоматически появляется встроенный стиль Перечень рисунков – это идеология Word

Я обещаю, что на одном из следующих уроков я научу вас скрывать не нужные для работы встроенные стили.

2. Составление перечня таблиц

Шаг 1. Щёлкаем Enter (давайте договоримся, что перечень таблиц будет располагаться сразу после перечня рисунков) и набираем «Перечень таблиц» и ещё раз Enter.

Шаг 2. Выделяем абзац «Перечень таблиц» (одиночный щелчок по полосе выделения напротив абзаца – абзац ведь состоит из одной строчки, смотри Урок 2) и форматируем его:

Шаг 3. Открываем диалоговое окно «Список иллюстраций». Лента Ссылки → группа команд Название → кнопка Список иллюстраций:

Шаг 4. Устанавливаем в диалоговом окне «Список иллюстраций» следующие значения:

Перевожу на русский язык.

Наиболее внимательные товарищи могут спросить: а зачем мы делали различные стили для названий таблиц и рисунков? Ведь в диалоговом окне Список иллюстраций есть чёткое разделение по названию. Отвечаю: исключительно потому, что эти два вида абзаца имеют различное форматирование, что оговорено в нормативных документах по оформлению документации.

Итак, мы получили такую картину:

Смотрите как интересно получается: диалоговое окно, при помощи которого мы вставляем перечень объектов, называется «Список иллюстраций», а сам перечень объектов имеет стиль «Перечень рисунков». Или оговорка разработчиков или недогляд переводчиков.

Вы обратили внимание, что при вставке перечень рисунков и перечень таблиц окрашены в серый цвет? Мы подошли вплотную к важному понятию «Поле в Word».

3. Понятие «Поле». Обновление Поля

Я пересмотрела массу информацию по офисным программам, но нигде не нашла определения, что же такое «Поле»? Попробую дать своё определение.

Каждое поле имеет свою ограниченную функцию и свой код (а вот о кодах полей много-много позже). Например, поле Оглавление, поле Номер страницы, поле Дата.

Преимущество использования полей состоит в том, что вставленное содержимое (дата, номер страницы, оглавление и т.п.) обновляется автоматически при каждом изменении. Например, если вы работаете над документом в течение нескольких дней, то поле «Time» (текущая дата) будет изменяться каждый день.

Если вы поставили номер страницы при помощи команды Номер страницы (лента Вставка → группа команд Колонтитулы → команда Номер страницы):

то в дальнейшем, при создании новых страниц, номер будет проставляться автоматически. Номера в списке, названия объектов – это тоже поле, но каждое со своими функциями и со своим кодом. Правда, попутно вы получите два новых стиля в области задач Стили:

Ничего, мы научимся с этим бороться.

Понять, что перед нами поле легко: при выделении поле окрашивается в серый цвет (хотя в Параметрах можно этот режим Отображение поля в сером цвете отключить, но поле при этом останется полем).

А теперь поговорим о поле Список иллюстраций.

Шаг 1. Нажмём с клавиатуры клавишу Ctrl. Не отпуская клавишу Ctrl, подводим курсор к номеру страницы «5», напротив названия рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Курсор превращается в руку. Дожидаемся, когда появится надпись «Текущий документ Нажмите Ctrl и щёлкните ссылку» (это очень важно!):

Щёлкаем ЛМ и перескакиваем на страницу номер «5» на название рисунка «Рисунок 7. Электросеть». Текстовый курсор стоит в начале абзаца:

На уроке 28 Заголовки в документе и структура документа я давала понятие «Навигация в документе». Чем больше по объёму текстовый документ с которым вы работаете, тем сложнее в нём ориентироваться, выискивая нужное место. Word обеспечивает быстрый переход к нужному участку документа. Навигация по заголовкам позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного заголовка документа к другому. Разумеется, такой тип навигации возможен только в том случае, если вы пользуетесь стилями Заголовков.

Что из себя представляет список рисунков или таблиц, которые мы вставляли? Это перечень ссылок на определённые абзацы в документе. Следовательно, щёлкнув по этой ссылке, мы переместимся на соответствующее название объекта.

Шаг 2. Удаляем абзац «Рисунок 7. Электросеть»:

И переходим к Перечню рисунков.

Шаг 3. Нажимаем в любом месте поля «Перечень рисунков» ПМ. Появляется контекстное меню:

Нажимаем команду «Обновить поле» и получаем такую картину:

И с изумлением видим, что после Рисунка 6 идёт Рисунок 8. Но название рисунка – это название объекта, а я уверяла вас, что это поле. Всё правильно! Мы с вами обновили поле, которое отвечает за сборку перечня рисунков. А поле «Название рисунка» мы не трогали.

Вывод: надо отправиться к полю «Название рисунка 8», нажать ПМ и из контекстного меню выбрать команду «Обновить поле»:

И по очереди обновить поле у всех следующих рисунков. Хорошо, что рисунков немного. А если много? Страшно представить объём работы.

Я никогда так не делаю. Я обновляю все поля целиком. Давайте удалим любое название таблицы. Например, «Таблица 2. Группы стандартов» на странице 1 Удалить надо вместе с символом конца абзаца.

Шаг 4. Выделяем абзац «Таблица 2. Группы стандартов» (см. Урок 2):

и удаляем его клавишей Delete с клавиатуры.

Чтобы лучше были видны изменения в документе, перейдите на последнюю страницу, там, находятся Перечень рисунков и Перечень таблиц.

Шаг 5. Выделяем весь документ, одновременно нажимая клавиши Ctrl+A (см. Урок 2). Или трижды щёлкнуть ЛМ по полосе выделения:

Шаг 6. Нажимаем замечательную клавишу F9 на клавиатуре:

Сейчас перед нами стоит задача: обновить всё целиком, а не только номера страниц.

Шаг 7. Устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК:

Не пугайтесь, если окно «Обновление списка иллюстраций» выскочит ещё один раз – ведь у нас два списка иллюстраций, два перечня. Опять устанавливаем в окне «Обновление списка иллюстраций» радиоточку «обновить целиком» и нажимаем ОК.

И любуемся обновлённым перечнем рисунков и таблиц:

Как видите, все номера рисунков и таблиц идут по порядку. Можете просмотреть весь документ и убедиться, что номера названий рисунков и таблиц тоже идут по порядку.

Теперь вы сможете:

При редактировании документа я не боюсь назначать новые названия объектов или удалять имеющиеся. Я сразу определяю место для перечня объектов. Я не опасаюсь копировать и вставлять информацию с полями в любой другой документ. Просто на завершающем этапе я обновляю поля при помощи функциональной клавиши F9. Чего и вам желаю!

jskonst

A blogging framework for hackers.

Ссылки на рисунки и таблицы в Word

В случае если число рисунков, таблиц в документе больше 5 или есть хоть малейшая вероятность того, что станет больше 5, следует воспользоваться следующим руководством для автоматизации процесса и получения результата (что очень важно), соответствующего отечественным стандартам. Данное руководство относится к текстовому редактору MS Word, для редактора Open Office данный процесс значительно проще. Предположим у нас есть документ (рис.1), на котором есть рисунок (он уже автоматически пронумерован) и мы хотели бы следит за нумерацией рисунков и таблиц.

Рис.1 Исходный документ

Добавим изображение, например, как показано на рис.2. Важно, не допускается обтекание текста!

Рис.2 Добавление изображения

Для того чтобы автоматически пронумеровать документ следует в меню Ссылки выбрать пункт Вставить название на рис.2 пункт меню выделен желтым цветом. В результете на экране появится окно выбора названия, представленное на рис.3.

Рис.3 Интерфейс добавления названия

Необходимо настроить параметры подписи, выбрав в выпадающем меню или нажав кнопку создать (рис.4).

Рис.4 Изменение постоянной части названия

В результате получаем добавленное название вида Рис.1 к которому вручную дописываем описание текста (в примере это “Улыбающееся лицо”) (рис.5).

Рис.5 Добавление названия рисунка

Рекомендуется создать стиль оформления подписей, чтобы можно было менять оформление надписи и положение рисунка в одно нажатие мыши. ПРименение стиля представлено на рис.6.

Рис.6 Изменение стиля

Для создания автоматической ссылки, используя инструмент закладок (если вам известен способ проще, свяжитесь со мной или напишите в комментариях), следует выделить номер и только номер, никаких лишних символов не должно быть выделено, в том числе ни один пробел (рис.7).

Рис.7 Выделение номера для создания закладки

Для добавления закладки следует нажать комбинацию клавиш Ctrl-Shift-F5 и в появившемся меню (рис.8) добавить название закладки. Внимание пробелы и начало с цифры или спец-символа не допускается. Рекомендуется набранное название скопировать в буфер обмена, нам оно чуть дальше пригодится.

Рис.8 Интерфейс для добавления закладки

Рис.9 Создание ссылки

Внутри этих скобок следует написать < ref имя_закладки >, где имя_закладки – это то имя закладки того рисунка, на который вы хотите сослаться. Для этого выше и было предложено скопировать имя в буфер обмена (рис.10).

Рис.10 Добавление ссылки на закладку

Для того чтобы надпись приняла вид номера на который она ссылается, следует нажать правой кнопкой мыши на сером поле и в открывшемся контекстном меню выбрать Обновить поле (рис.11).

Рис.11 Обновление поля

В результате вы получаете ссылку, привязанную к соответствующему рисунку, а номер самого рисунка (и соответственно ссылки) будет автоматически изменен при добавлении нового рисунка с названием перед ним. Результат представлен на рис.11.

Ссылки на таблицы производятся аналогичным способом.

Создание списка иллюстраций (инструкция)

Практическое занятие № 1

Текстовый редактор Word. Настройки приложения. Редактирование и форматирование текста. Разделы, заголовки, стили. Автоматическое оглавление и список иллюстраций.

Цель работы:

Освоить работу с текстом и некоторыми видами объектов в редакторе MS Word.

Задание

1. Откройте предложенный преподавателем документ MS Word с исходным текстом.

2. Задайте следующие параметры:

a. Основные (в MS Word 2016 – Общие)

d. Автосохранение каждые 5 минут.

e. Показывать границы текста (после начала работы с документом – снять).

f. Добавить на панель быстрого доступа две команды из разных вкладок (например, Сохранить как… и Вставить таблицу).

3. Задайте настройки:

a. Выберите тему, шрифты и цвета, отличные от заданных по умолчанию, Эффекты темы – на свой вкус. Если недоступно – преобразовать файл.

b. Установить Линейку (оставить) и Область навигации (просмотреть, изучить, если мешает – выключить).

4. Изучите предложенный документ. Включите режим Отобразить все знаки. Найдите неправильно сформированные абзацы (использование множественных пробелов для отступов и знаков абзаца для интервалов). Удалите все лишние пробелы, пустые абзацы, замените переходы строк знаками абзаца.

5. Отработайте различные способы выделения фрагментов текста: отдельных символов, слов, строк текста, группы строк текста, абзаца и пр.

6. Проделайте ряд самостоятельных упражнений по копированию и перестановке:

b. предложений в абзацах;

c. слов в предложениях.

7. С помощью команды Найти выполните поиск в тексте букв и слов;

8. С помощью команды Заменить замените в первом параграфе первого раздела документа для Варианта 1 все вхождения «подразделения СЧС» на «подразделения сил по ликвидации чрезвычайных ситуаций», для вариантов исходного текста, отличных от первого, выберите слово или словосочетание для замены самостоятельно.

9. На вкладке Макет установите Поля – настраиваемые по 2 см все. Затем в Параметрах страницы найдите и установите Различать колонтитулы четных и нечетных страниц и примените ко всему документу.

10. Рассмотрите полученный документ, определите Главы и Параграфы (в каждой главе). Найдите 2 неотформатированных списка (нумерованный и маркированный). Установите Новый раздел на текущей странице для глав (кроме Введения). Для этого можно использовать инструмент Разрывы из группы Параметры страницы. Параграфы в разделы не выделяйте.

11. Сформируйте колонтитулы (вкладка Вставка, Колонтитулыили контекстная вкладка, вызываемая двойным кликом в области нижнего или верхнего колонтитула) для всех нечётных страниц:

верхний колонтитул – Название статьи (фрагмента текста);

нижний колонтитул – Номер страницы вида: Страница Х из Y, слева;

12. Сформируйте колонтитулы для всех чётных страниц:

верхний колонтитул – Фамилии автора/ов статьи (фрагмента текста), выравнивание по центру;

нижний колонтитул – Номер страницы вида: Страница X из Y, справа;

Номера страниц заданного вида найдите в группе Колонтитулы (номера, включающие количество страниц всегда в конце списка!).

13. Отформатируйте каждый абзац вашего документа за исключением списков. Для этого в окне Абзац для каждого абзаца установите выравнивание заголовков по центру, текста абзаца по ширине. Интервалы перед и после заголовков по 12 пт, после абзацев – 3 пт. Отступы слева и справа разные для Введения (задайте отступы) и других разделов (можно не задавать отступы). Для первой строки установить отступ 1,25 см. Междустрочный интервал одинарный для введения и полуторный для всех остальных разделов.

14. Заголовки глав и параграфов выделите (однотипно) размером и начертанием шрифта. Шрифты и их начертания выбирайте по своему усмотрению через окно Шрифт. Используйте возможности видоизменения шрифта на вкладке Интервал для выделения нескольких фрагментов текста.

15. С помощью команды Печатьпросмотрите результат.

16. Отформатируйте раздел Введение в три колонки одинаковой ширины с разделителем. Подберите шрифт так, чтобы подобное разбиение выглядело органично. Убедитесь, что образовался новый раздел документа.

17. В тексте статьи присутствуют два списка (может быть больше). Преобразуйте их в автоматические списки Word следующим образом: нумерованный оставьте нумерованным, установив формат номера отличным от того формата, что дается по умолчанию. Второй список отформатируйте как многоуровневый, используя не менее трех уровней вложения. Не забывайте удалять лишние символы в начале абзаца для каждого пункта списка!

18. С помощью команды Ссылки – Сноска создайте две обычные и две концевые сноски в любых разделах статьи. Обычные сноски используйте для демонстрации результата работы с Найти и Заменить из п. 8, и для демонстрации элемента автозамены (см. п.19). Концевые сноски имеют произвольное содержание.

19. С помощью команды Параметры автозамены (Правописание в Параметрах – см. п. 2d) создайте элемент автозамены и используйте его при наборе и редактировании текста. На этот элемент установите сноску (текст сноски – Этот текст получен в результате автозамены «А» на «ААА»).

21. На основе форматирования абзацев создайте собственный стиль (набор элементов форматирования, созданных для применения в комплексе). Для этого установите курсор в абзац, который вы возьмете за образец, выберите команду Стили –кнопкаСоздать стиль, и в окне создания стиля задайте имя, проверьте параметры и установите флажок Добавить в список экспресс-стилей и Только для этого документа. Затем убедитесь, что ваш стиль попал в список стилей для этого документа. Так можно сохранить форматирование текста абзаца Введения, или создать собственный стиль для заголовка любого уровня.

22. Отформатируйте заголовки статьи с помощью заголовков 1-го (название статьи), 2-го (название разделов статьи) и 3-го (названия подразделов внутри разделов) уровней. Можно воспользоваться готовыми стилями, изменив их по своему вкусу, а можно создать новые для заголовков соответствующего уровня на основе ранее разработанного форматирования соответствующих абзацев (см. п.14).

23. Создайте автоматическое оглавление (Ссылки – Оглавление – Оглавление настраиваемое) и поместите его в конце документа. Проверьте возможности перехода к разделам из оглавления.

24. Выберите часть текста, подходящего для преобразования в таблицу, и реализуйте такое преобразование. Выделите заголовки столбцов, добавьте один столбец с числовыми данными. Последнюю строку используйте для введения формулы (сумма или среднее) для вычисления итогового значения по числовому столбцу. Работайте с контекстной вкладкой Работа с таблицей (Конструктор и Макет). Формула на вкладке Макет. Убедитесь, что при изменении данных таблицы возможно пересчитать итог (обновить поле). Дайте таблице имя в формате Таблица 1 Название таблицы. В качестве примера просмотрите таблицу в конце данного задания (с оценками).

25. Добавьте в текст статьи 4 иллюстрации, установив для них необходимые размеры, обтекания и прочие свойства. Для этого подберите картинки, настроив фильтры в Изображения из Интернета.

27. Обновите оглавление для изменившейся статьи с помощью контекстного меню оглавления.

28. Воспользуйтесь режимом просмотра и убедитесь, что статья выглядит привлекательно. Сохраните ее в своей папке под именем Фамилия_ПЗ_1.docx.

29. Создайте макрос MyGreen (только для текущего файла!), который форматирует выделенный фрагмент полужирным курсивом зеленого цвета. Назначить вызов макроса комбинации клавиш Alt + M. Сохраните текущий файл, как файл с поддержкой макросов, т.е. с расширением *.docm.

Справочная информация

Создание списка иллюстраций (инструкция)

Использование названий, созданных с помощью команды Название

Автоматическое добавление названий при вставке таблиц, иллюстраций, формул и прочих элементов

a. Выберите команду Ссылки, а затем — команду Вставить название.

b. Нажмите кнопку Автоназвание.

c. В списке Добавлять название при вставке объекта установите флажки рядом с теми объектами, при вставке которых необходимо добавить название.

d. Выберите другие нужные параметры.

e. Вставьте в документ элемент, к которому следует добавить название.

f. Microsoft Word автоматически добавит соответствующее название.

g. Чтобы добавить необязательное описание, поместите курсор после названия и введите нужный текст.

Добавление названий вручную к существующим таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

a. Выделите элемент, к которому следует добавить название.

b. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Название.

c. В списке Постоянная часть выберите элемент, для которого требуется вставить название.

d. Выберите другие нужные параметры.

Использование пользовательских стилей

При сборке списка иллюстраций можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены названия, подлежащие включению в список иллюстраций. Для всех названий необходимо использовать один и тот же стиль, причем его не следует применять ни к каким другим элементам текста.

Примечание. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков, или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций. Например, при изменении заголовка и перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в список иллюстраций включен измененный заголовок и номер страницы. Для обновления списка иллюстраций щелкните слева от него и нажмите клавишу F9.

Создание списка иллюстраций

1. Указать место вставки списка иллюстраций.

2. Выполнить команду Вставка \ Ссылка \ Оглавление и указатели.

3. В диалоговом окне Оглавление и указатели(Рисунок 92)перейти на вкладку Список иллюстраций.

4. Выбрать формат списка иллюстраций из списка Форматы.

5. Выбрать название объекта из списка Название, для которого создается список иллюстраций.

6. Чтобы обеспечить переход из списка иллюстраций к объекту, указанному в нем, необходимо установить флажок Гиперссылки вместо номеров страниц (установлен по умолчанию).

7. Указать остальные параметры и ОК.

Рисунок 92 Диалоговое окно Оглавление и указатели. Создание списка иллюстраций

Обновление списка иллюстраций

Если после сборки списка иллюстраций в тексте документа изменяется или удаляется какой-либо объект, сам список иллюстраций необходимо обновить: выделить и нажать клавишу F9. Также можно обновить список иллюстраций, вызвав на нем правой кнопкой мыши контекстное меню и выполнив команду Обновить поле.

Оглавление

Оглавление – это перечень заголовков документа с указанием номера страниц, где они расположены.

При создании оглавления в тексте собираются все заголовки, отформатированные с помощью встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9), сортируются по уровню заголовка, добавляются номера страниц, где они расположены.

Оглавление используется для быстрого перемещения по документу: каждый заголовок в оглавлении является гиперссылкой. И для перехода к соответствующему заголовку в документе необходимо при нажатой клавише Ctrlвыполнить щелчок по заголовку в оглавлении.

Создание оглавления

Примечание. Можно создавать оглавление, применяя встроенные стили заголовков Word (Заголовок 1 – Заголовок 9), а также используя свои пользовательские стили заголовков.

Рассмотрим алгоритм создания оглавления с использованием встроенных стилей.

1. К заголовкам в тексте, которые включаются в оглавление, применить встроенные стили (Заголовок 1 – Заголовок 9).

2. Установить курсор в место вставки оглавления.

3. Выполнить команду Вставка \ Ссылка \ Оглавление и указатели.

4. В диалоговом окне Оглавление и указатели(Рисунок 93) перейти на вкладку Оглавление.

5. Выбрать формат оглавления из списка Форматы.

6. В поле Уровниопределить количество уровней заголовков, включаемых в оглавление.

7. Для того чтобы обеспечить переход к соответствующему заголовку в тексте документа, необходимо установить флажок Гиперссылки вместо номеров страниц(установлен по умолчанию).

8. Для отображения номеров страниц в оглавлении использовать флажки Показать номера страници Номера страниц по правому краю.

Рисунок 93 Диалоговое окно Оглавление и указатели. вкладка Оглавление.

Обновление оглавления

Если в тексте документа изменяется или удаляется какой-либо заголовок, помещенный в оглавление, необходимо обновить его. Для этого оглавление выделяется и нажимается клавиша F9. Также можно обновить оглавление, вызвав на нем правой кнопкой мыши контекстное меню и выполнив команду Обновить поле.

Возможны два варианта обновления оглавления (Рисунок 94):

· Обновление только номеров страниц. Используется в том случае, если добавлялся или удалялся текст в документе.

· Обновление оглавления целиком. Используется в том случае, когда помимо добавления, удаления текста, в документе изменялись заголовки, помещенные в оглавление, добавлялись новые заголовки, изменялось форматирование.

Рисунок 94 Диалоговое окно Обновление оглавления

1. В документе Кредит.docсоздайте оглавление. Для этого:

· примените стиль Заголовок 1к абзацам «Общие положения…», «Заявление о предоставлении…» (вторая страница), «Информация договора …» (третья страница), «Рекламная информация» (пятая страница);

· примените стиль Заголовок 2к абзацам «Детализация договора…» (третья страница), «График платежей» (четвертая страница); «Обслуживаемые регионы» (пятая страница);

· на первой странице курсор установите после абзаца «Содержание комплекта:»

· выполните команду Вставка \ Ссылка \ Оглавление и указатели, в оглавление соберите заголовки двух уровней, номера страниц по правому краю.

2. Измените название любого заголовка в тексте документа и обновите оглавление.

Структура документа

Режим структуры используется для просмотра и редактирования документов сложной структуры.

В режиме структуры абзац, отформатированный одним из 9 встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9), называется заголовком.У каждого заголовка есть отступ, который показывает в структуре уровень вложенности. Абзац, не являющийся заголовком (то есть не отформатированный одним из встроенных стилей заголовков), называется основным текстом. Режим структуры позволяет удобно просматривать структуру всего документа, изменять уровень вложенности заголовков и перемещать большие фрагменты текста перемещая только заголовки этого текста.

Для перехода в режим структуры выполняется команда Вид \ Структура или нажимается кнопка Режим структуры на горизонтальной полосе прокрутки (Рисунок 95).

Рисунок 95 Переход в режим структуры

Слева в окне отображается полоса стилей. Для изменения ее ширины выполнить команду Сервис \ Параметры, в диалоговом окне Параметры перейти на вкладку Види задать значение в поле ширина полосы стилей. В полосе стилей отображается стиль заголовка соответствующего уровня (Заголовок 1 – Заголовок 9) или стиль основного текста.

При переходе в режим структуры отображается панель инструментов Структура (Рисунок 96).

Рисунок 96 Панель инструментов Структура

В режиме структуры (Рисунок 97) слева от каждого абзаца изображается:

· символ структуры для заголовков с подчиненным текстом,имеющих подчиненные заголовки и абзацы обычного текста;

· символ структуры для заголовков без подчиненного текста;

· символ для абзаца основного текста.

Все эти символы структуры, а также отступы, отображаемые в режиме структуры, не видны в обычном режиме просмотра документа и не выводятся на печать.

Рисунок 97 Документ в режиме структуры

В режиме структуры удобно сворачивать подчиненные заголовки и основной текст при реорганизации документа. При сворачивании структуры текущего заголовка скрываются абзацы основного текста и подчиненные заголовки. При разворачивании структурытекущего заголовкаони отображаются. Чтобы свернуть структуру заголовка, необходимо выполнить двойной щелчок по значку слева от заголовка. Под заголовком появляется серая полоса (Рисунок 98).

Рисунок 98 Сворачивание уровня структуры

Чтобы развернуть структуру заголовка, также необходимо выполнить двойной щелчок по значку слева от заголовка. Для сворачивания / разворачивания структуры заголовка можно использовать кнопки Развернутьи Свернутьна панели инструментов Структура.

Чтобы свернуть текст документа до заголовков определенного уровня, выбрать уровень в списке Показать уровень на панели инструментов Структура.

Рисунок 99 Выбор уровня заголовка

Для работы со структурой документа удобно отображать не весь текст абзаца, а только его первую строку с помощью кнопки Показать только первую строкуна панели инструментов Структура. Для отображения форматирования абзацев текста использовать кнопку Отобразить форматированиена панели инструментов Структура.

Для выделения заголовка и всех подчиненных заголовков с основным текстом выполняется одинарный щелчок по значку слева от заголовка. Для выделения текста заголовка без подчиненных заголовков и основного текста выполняется щелчок слева от заголовка указателем мыши . Для выделения нескольких заголовков или абзацев основного текста щелкнуть слева от текста указателем мыши и перетащить его, не отпуская кнопку мыши, вверх или вниз. Надо помнить, что щелчок слева от абзаца в режиме структуры выделяет весь абзац текста, а не одну строку. Если у заголовка свернуты подчиненные заголовки и основной текст, при выделении заголовка они все-равно выделяются.

При реорганизации документа в режиме структуры удобно перемещать заголовки и основной текст вверх и вниз по структуре, тем самым меняя порядок их расположения в документе. Для этого перетаскиваются символы структуры , , . При перетаскивании отображается горизонтальная линия, указывающая текущую позицию перетаскиваемого абзаца (Рисунок 100). При перетаскивании символа заголовка также перемещаются на новое место подзаголовки и подчиненный основной текст. Для перемещения вверх / вниз только заголовка или основного текста в структуре документа использовать кнопки Вверхи Вниз, предварительно отобразив для заголовка весь подчиненный текст.

Рисунок 100 Перетаскивание абзаца вверх / вниз в режиме структуры

При реорганизации документа в режиме структуры удобно повышать или понижать уровень заголовка, преобразовывать основной текст в заголовок или заголовок в основной текст. Для этого перетаскиваются правее или левее символы структуры , , . При перетаскивании отображается вертикальная линия, указывающая текущую позицию перетаскиваемого абзаца (Рисунок 101).

Рисунок 101 Перетаскивание абзаца вправо / влево в режиме структуры

К заголовку будет автоматически применяться встроенный стиль, соответствующий данному уровню, а абзацу основного текста – стиль Обычный. При перетаскивании символа заголовка также перемещаются на новое место или меняют уровень подзаголовки и подчиненный основной текст. Для перемещения вправо / влево только заголовка или основного текста в структуре документа использовать кнопки Повысить уровеньи Понизить уровень, предварительно отобразив для заголовка весь подчиненный текст. Для преобразования выделенного заголовка в основной текст использовать кнопку Понизить до обычного текста.Для преобразования абзаца в заголовок самого верхнего уровня (стиль Заголовок 1) использовать кнопку Повысить до заголовка 1.

Для создания структуры документа можно использовать один из двух способов.

3. В режиме структуры для каждого абзаца, являющегося заголовком, с помощью кнопок , и назначить соответствующие уровни (к этим абзацам автоматически применяется один из встроенных стилей заголовков Заголовок 1 – Заголовок 9). Абзацы, не являющиеся заголовками, с помощью кнопки понизить до уровня обычного текста (к этим абзацам автоматически применяется стиль Обычный).

4. В режиме Разметка структура или в режиме Обычный применить к абзацам, которые определяются как заголовки, один из встроенных стилей заголовков (Заголовок 1 – Заголовок 9), соответствующий уровню заголовка.

1. Просмотрите структуру документа Кредит.doc.

2. Сверните структуру до заголовков 1-го уровня.

3. Разверните структуру до заголовков 2-го уровня.

4. Отобразите весь текст документа.

Автотекст и автозамена

Автотекст и автозамена используются для вставки в документ часто используемых фрагментов текста, таблиц, графических объектов.

Автотекст

Для добавления нового элемента автотекста в список:

1. Выделить фрагмент текста, рисунок или таблицу. Для сохранения текста с параметрами форматирования включить символ абзаца ( ) в выделенный фрагмент.

2. Выполнить команду Вставка \ Автотекст \ Автотекст. В диалоговом окне Автозаменаактивизируется вкладка Автотекст(Рисунок 102).

3. В поле Имя элемента ввести имя элемента автотекста и нажать кнопку Добавить. Новый элемент появится в списке элементов автотекста.

Примечание. По умолчанию элементы автотекста сохраняются во всех активных шаблонах и доступны во всех документах Word. Чтобы сделать элемент автотекста доступным только в определенном шаблоне, указать этот шаблон в списке Шаблоны.

Рисунок 102 Диалоговое окно Автозамена. Вкладка Автотекст

1. Создайте новый документ Word и сохраните его с именем Автотекст и автозамена.doc

2. В документе введите свои личные данные: фамилию, имя, отчество.

3. Создайте элемент автотекста, содержащий ваши фамилию, имя, отчество, назовите его Мои данные.

4. Создайте в этом же документе таблицу размером 2 столбца и 3 строки по образцу:

5. Создайте элемент автотекста, содержащий таблицу, и назовите его Список группы

Для вставки элемента автотекста в документ:

1. Установить курсор в место вставки элемента автотекста.

2. Выполнить команду Вставка \ Автотекст \ Автотекст. В диалоговом окне Автозаменаактивизируется вкладка Автотекст.

3. В списке элементов автотекста выделить необходимый элемент и нажать кнопку Вставить.

1. В документе Автотекст и автозамена.doc вставьте элемент автотекста Мои данные.

2. В этом же документе вставьте элемент автотекста Список группы

Для удаления элемента автотекстаиз списка выполнить команду Вставка \ Автотекст \ Автотекст,в диалоговом окне Автозаменана вкладке Автотекст выделить в списке удаляемый элемент автотекста и нажать кнопку Удалить.

Примечание. Для создания и вставки элементов автотекста удобно пользоваться панелью инструментов Автотекст(команда Вид \ Панели инструментов \ Автотекст).

Автозамена

Автозаменапозволяет автоматически исправлять часто встречающихся орфографических, грамматические ошибки и ошибки при вводе текста, автоматически вставлять символов (например, ™), автоматическая вставлять текст и рисунки. В стандартный список элементов автозамены включается большинство наиболее часто используемых символов, которые удобно добавлять в документ, вводя с клавиатуры символы замены или сочетание клавиш.

Для добавления элемента автозамены в список элементов:

1. Выполнить команду Сервис \ Параметры автозамены. В диалоговом окне Автозаменаактивизируется вкладка Автозамена(Рисунок 103).

2. В поле Заменить ввести текст, который автоматически будет заменяться при вводе другим текстом или рисунком.

3. В поле Наввести новый текст или рисунок, на который будет заменяться обозначенный текст, и нажать кнопку Добавить.

Рисунок 103 Диалоговое окно Автозамена. Вкладка Автозамена

При вводе текста в документе после нажатия клавиши пробел или любого другого знака препинания, происходит замена его на соответствующий элемент автозамены.

1. В документе Автотекст и автозамена.docсоздать элемент автозамены, позволяющий заменять при вводе Санкт-Петербургна СПб.

2. Введите в этом документе текст «Санкт-Петербург».После нажатия клавиши пробел этот текст должен быть заменен на элемент автозамены «СПб».

Для удаления элемента автозамены из списка выполнить команду Сервис \ Параметры Автозамены.В диалоговом окне Автозаменана вкладке Автозамена выделить в списке удаляемый элемент автозамены и нажать кнопку Удалить.

Редактор формул

Редактор формул предоставляет комфортный инструмент для создания математических формул в тексте. Для входа в редактор формул использовать последовательность команд: Вставка /Объект /Microsoft Education 3.0.

Открывается окно программы редактора формул и панель инструментов Формула с математическими значками и символами (Рисунок 104).

Первая строка панели включает математические операторы, символы, типовые наименования переменных. Вторая строка представляет набор математических шаблонов для разработки формулы.

Алгоритм использования редактора формул:

Сформировать формулу .

1. Установить в тексте позицию формулы. Запустить редактор формул.

2. Курсор находится в области ввода формулы. На панели инструментов Формулы активизировать кнопку Шаблоны сумм и выбрать соответствующий шаблон (Рисунок 105).

3. В области над и под знаком суммирования внести соответствующие символы.

4. Курсор установить в область под знаком суммы, активизировать кнопку Шаблоны дробей и радикалов ( ). Выбрать шаблон дроби.

5. В области числителя дроби активизировать кнопку Шаблоны дробей и радикалов, выбрать шаблон корня.

6. Самостоятельно сформировать остальные позиции формулы.

7. Вернуться в документ. Проверить формулу.

Задание для самостоятельной работы. Сформировать формулу в документе в соответствии с образцом.

Создание списка иллюстраций (инструкция)

Практическое занятие № 1

Текстовый редактор Word. Настройки приложения. Редактирование и форматирование текста. Разделы, заголовки, стили. Автоматическое оглавление и список иллюстраций.

Освоить работу с текстом и некоторыми видами объектов в редакторе MS Word.

Задание

1. Откройте предложенный преподавателем документ MS Word с исходным текстом.

2. Задайте следующие параметры:

a. Основные (в MS Word 2016 – Общие)

d. Автосохранение каждые 5 минут.

e. Показывать границы текста (после начала работы с документом – снять).

f. Добавить на панель быстрого доступа две команды из разных вкладок (например, Сохранить как… и Вставить таблицу).

3. Задайте настройки:

a. Выберите тему, шрифты и цвета, отличные от заданных по умолчанию, Эффекты темы – на свой вкус. Если недоступно – преобразовать файл.

b. Установить Линейку (оставить) и Область навигации (просмотреть, изучить, если мешает – выключить).

4. Изучите предложенный документ. Включите режим Отобразить все знаки. Найдите неправильно сформированные абзацы (использование множественных пробелов для отступов и знаков абзаца для интервалов). Удалите все лишние пробелы, пустые абзацы, замените переходы строк знаками абзаца.

5. Отработайте различные способы выделения фрагментов текста: отдельных символов, слов, строк текста, группы строк текста, абзаца и пр.

6. Проделайте ряд самостоятельных упражнений по копированию и перестановке:

b. предложений в абзацах;

c. слов в предложениях.

7. С помощью команды Найти выполните поиск в тексте букв и слов;

8. С помощью команды Заменить замените в первом параграфе первого раздела документа для Варианта 1 все вхождения «подразделения СЧС» на «подразделения сил по ликвидации чрезвычайных ситуаций», для вариантов исходного текста, отличных от первого, выберите слово или словосочетание для замены самостоятельно.

9. На вкладке Макет установите Поля – настраиваемые по 2 см все. Затем в Параметрах страницы найдите и установите Различать колонтитулы четных и нечетных страниц и примените ко всему документу.

10. Рассмотрите полученный документ, определите Главы и Параграфы (в каждой главе). Найдите 2 неотформатированных списка (нумерованный и маркированный). Установите Новый раздел на текущей странице для глав (кроме Введения). Для этого можно использовать инструмент Разрывы из группы Параметры страницы. Параграфы в разделы не выделяйте.

11. Сформируйте колонтитулы (вкладка Вставка, Колонтитулыили контекстная вкладка, вызываемая двойным кликом в области нижнего или верхнего колонтитула) для всех нечётных страниц:

верхний колонтитул – Название статьи (фрагмента текста);

нижний колонтитул – Номер страницы вида: Страница Х из Y, слева;

12. Сформируйте колонтитулы для всех чётных страниц:

верхний колонтитул – Фамилии автора/ов статьи (фрагмента текста), выравнивание по центру;

нижний колонтитул – Номер страницы вида: Страница X из Y, справа;

Номера страниц заданного вида найдите в группе Колонтитулы (номера, включающие количество страниц всегда в конце списка!).

13. Отформатируйте каждый абзац вашего документа за исключением списков. Для этого в окне Абзац для каждого абзаца установите выравнивание заголовков по центру, текста абзаца по ширине. Интервалы перед и после заголовков по 12 пт, после абзацев – 3 пт. Отступы слева и справа разные для Введения (задайте отступы) и других разделов (можно не задавать отступы). Для первой строки установить отступ 1,25 см. Междустрочный интервал одинарный для введения и полуторный для всех остальных разделов.

14. Заголовки глав и параграфов выделите (однотипно) размером и начертанием шрифта. Шрифты и их начертания выбирайте по своему усмотрению через окно Шрифт. Используйте возможности видоизменения шрифта на вкладке Интервал для выделения нескольких фрагментов текста.

15. С помощью команды Печать просмотрите результат.

16. Отформатируйте раздел Введение в три колонки одинаковой ширины с разделителем. Подберите шрифт так, чтобы подобное разбиение выглядело органично. Убедитесь, что образовался новый раздел документа.

17. В тексте статьи присутствуют два списка (может быть больше). Преобразуйте их в автоматические списки Word следующим образом: нумерованный оставьте нумерованным, установив формат номера отличным от того формата, что дается по умолчанию. Второй список отформатируйте как многоуровневый, используя не менее трех уровней вложения. Не забывайте удалять лишние символы в начале абзаца для каждого пункта списка!

18. С помощью команды Ссылки – Сноска создайте две обычные и две концевые сноски в любых разделах статьи. Обычные сноски используйте для демонстрации результата работы с Найти и Заменить из п. 8, и для демонстрации элемента автозамены (см. п.19). Концевые сноски имеют произвольное содержание.

19. С помощью команды Параметры автозамены (Правописание в Параметрах – см. п. 2d) создайте элемент автозамены и используйте его при наборе и редактировании текста. На этот элемент установите сноску (текст сноски – Этот текст получен в результате автозамены «А» на «ААА»).

21. На основе форматирования абзацев создайте собственный стиль (набор элементов форматирования, созданных для применения в комплексе). Для этого установите курсор в абзац, который вы возьмете за образец, выберите команду Стили –кнопкаСоздать стиль, и в окне создания стиля задайте имя, проверьте параметры и установите флажок Добавить в список экспресс-стилей и Только для этого документа. Затем убедитесь, что ваш стиль попал в список стилей для этого документа. Так можно сохранить форматирование текста абзаца Введения, или создать собственный стиль для заголовка любого уровня.

22. Отформатируйте заголовки статьи с помощью заголовков 1-го (название статьи), 2-го (название разделов статьи) и 3-го (названия подразделов внутри разделов) уровней. Можно воспользоваться готовыми стилями, изменив их по своему вкусу, а можно создать новые для заголовков соответствующего уровня на основе ранее разработанного форматирования соответствующих абзацев (см. п.14).

23. Создайте автоматическое оглавление (Ссылки – Оглавление – Оглавление настраиваемое) и поместите его в конце документа. Проверьте возможности перехода к разделам из оглавления.

24. Выберите часть текста, подходящего для преобразования в таблицу, и реализуйте такое преобразование. Выделите заголовки столбцов, добавьте один столбец с числовыми данными. Последнюю строку используйте для введения формулы (сумма или среднее) для вычисления итогового значения по числовому столбцу. Работайте с контекстной вкладкой Работа с таблицей (Конструктор и Макет). Формула на вкладке Макет. Убедитесь, что при изменении данных таблицы возможно пересчитать итог (обновить поле). Дайте таблице имя в формате Таблица 1 Название таблицы. В качестве примера просмотрите таблицу в конце данного задания (с оценками).

25. Добавьте в текст статьи 4 иллюстрации, установив для них необходимые размеры, обтекания и прочие свойства. Для этого подберите картинки, настроив фильтры в Изображения из Интернета.

27. Обновите оглавление для изменившейся статьи с помощью контекстного меню оглавления.

28. Воспользуйтесь режимом просмотра и убедитесь, что статья выглядит привлекательно. Сохраните ее в своей папке под именем Фамилия_ПЗ_1.docx.

29. Создайте макрос MyGreen (только для текущего файла!), который форматирует выделенный фрагмент полужирным курсивом зеленого цвета. Назначить вызов макроса комбинации клавиш Alt + M. Сохраните текущий файл, как файл с поддержкой макросов, т.е. с расширением *.docm.

Справочная информация

Создание списка иллюстраций (инструкция)

Использование названий, созданных с помощью команды Название

Автоматическое добавление названий при вставке таблиц, иллюстраций, формул и прочих элементов

a. Выберите команду Ссылки, а затем — команду Вставить название.

b. Нажмите кнопку Автоназвание.

c. В списке Добавлять название при вставке объекта установите флажки рядом с теми объектами, при вставке которых необходимо добавить название.

d. Выберите другие нужные параметры.

e. Вставьте в документ элемент, к которому следует добавить название.

f. Microsoft Word автоматически добавит соответствующее название.

g. Чтобы добавить необязательное описание, поместите курсор после названия и введите нужный текст.

Добавление названий вручную к существующим таблицам, рисункам, формулам и другим элементам

a. Выделите элемент, к которому следует добавить название.

b. В меню Вставка выберите команду Ссылка, а затем — команду Название.

c. В списке Постоянная часть выберите элемент, для которого требуется вставить название.

d. Выберите другие нужные параметры.

Использование пользовательских стилей

При сборке списка иллюстраций можно указать стили, в том числе пользовательские, которыми в документе оформлены названия, подлежащие включению в список иллюстраций. Для всех названий необходимо использовать один и тот же стиль, причем его не следует применять ни к каким другим элементам текста.

Примечание. При добавлении, удалении, перемещении или изменении заголовков, или другого текста в документе необходимо обновить список иллюстраций. Например, при изменении заголовка и перемещении его на другую страницу следует убедиться, что в список иллюстраций включен измененный заголовок и номер страницы. Для обновления списка иллюстраций щелкните слева от него и нажмите клавишу F9.

Выделение фрагмента текста

Выделение слова – дважды щелкнуть по слову.

1 способ: трижды щелкнуть в пределах абзаца
2 способ: дважды щелкнуть в зоне выделения, слева от абзаца.

Выделение строки – щелкнуть в зоне выделения слева от строки.

Выделение нескольких строк – протащить мышью в зоне выделения с первой по последнюю строку.

Выделение произвольного фрагмента – протащить мышью с первого по последний символ фрагмента.

Выделение всего текста:

Выполнение задания оценивается дифференцированно по следующей таблице:

Дата добавления: 2018-02-28 ; просмотров: 1190 ; Мы поможем в написании вашей работы!

Повышаем эффективность работы с Word

В данной статье собраны основные операции и алгоритмы работы, позволяющие повысить эффективность разработки документации в редакторе Microsoft Word как индивидуально, так и при командной работе.

Несмотря на то что материала на подобную тематику написано достаточно, многие продолжают использовать компьютер на уровне печатной машинки не задумываясь о том, что половину рутинной работы можно переложить на тот самый Word.

В статье намеренно не рассматриваются подходы с использованием Markdown, Pandoc, Asciidoc, Confluence как более сложные и узкоспециализированные, а статью хотелось сделать доступной и понятной не только молодым людям, но и людям старших возрастов.

Все описанные действия выполнены в программе «Microsoft Word профессиональный плюс 2019». В предыдущих версиях Word последовательность и названия команд могут отличаться, но описанная функциональность так или иначе существует. По минимуму использованы макросы и автоматизация с помощью сторонних средств (в частности Python, использована версия 3.6).

Описанные операции

Автоматическая нумерация рисунков (таблиц)

Классическая проблема: нужно объединить 4 файла, насыщенные рисунками, в один документ. Если это делать «в лоб», после объединения нумерация рисунков собьется. Восстановить ее – большая грустная задача.

Классическое решение: поставить вместо номера рисунка текст «ХХ» и закрасить желтым цветом (желтый цвет предлагается Word по умолчанию для выделения текста). Потом, после объединения частей в один файл, руками проставить номера рисунков в порядке их очередности. Это первое, что делает нормальный человек, действуя интуитивно, и проблема не кажется сложной, пока вы не столкнетесь с документом, в котором рисунков больше сотни, и еще нужно поддерживать актуальность документа (то есть со временем добавлять или исключать рисунки с перекрестными ссылками).

Word умеет делать это автоматически, причем не только для рисунков, а еще и для таблиц, параграфов, разделов, абзацев и др.

Чтобы присвоить рисунку (таблице) номер в автоматическом режиме, нужно нажать непосредственно на рисунок (1), после чего выбрать пункт меню «Ссылки» (2) ⟶ «Вставить название» (3) ⟶ Снять галочку «Исключить подпись из названия» (4) ⟶ «Ок» (5). Под рисунком появится подпись «Рисунок 1», где 1 – это поле автоматической нумерации рисунка (таблицы) (6). Справа от номера, в зависимости от правил именования рисунков, рисунку можно дать название.

Суть данной операции в том, что если 4 человека форматировали наименования рисунков именно так, то после объединения четырех частей документа для проставления корректных номеров рисунков необходимо выделить весь текст документа (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Думаете, что повторить данную процедуру для 1000 рисунков долго? Читаем ниже.

Ускоренная вставка поля автоматической нумерации рисунка (таблицы)

Для быстрой вставки поля автоматического номера рисунка (таблицы) необходимо выделить любое сформированное ранее название рисунка (таблицы) (см. пункт выше), содержащее поле автоматической нумерации (1), скопировать его, перевести курсор под нужный рисунок и вставить скопированное название (2). Название будет скопировано с полем автоматической нумерации с исходным номером. Его нужно будет обновить. Не обязательно делать это сразу. Пока скопированный текст находится в буфере обмена, можно вставить поле автоматической нумерации под всеми рисунками (таблицами) до конца документа, после чего выделить весь текст (Ctrl+A) и обновить автоматические поля (F9). Все рисунки (таблицы) при этом получат правильный порядковый номер (3).

Это, пожалуй, самый простой способ, которым можно быстро привести в порядок документ, изначально разработанный не Вами, насыщенный рисунками, состав которых необходимо изменить.

Ссылка на номер рисунка (таблицы, раздела, пункта)

Классическая проблема: документ имеет много отсылок на внутренние объекты документа (рисунки, таблицы, разделы, пункты). При изменении номера объекта надо изменить и все отсылки на него, а если они находятся не рядом с объектом, то про них можно просто забыть или пропустить.

Классическое решение: сначала человек проставляет вместо номеров рисунков (объектов) «ХХ» желтым цветом, то же самое делает и для ссылок на указанные рисунки, затем проставляет номера рисунков по окончанию редактирования документа и начинает сопоставлять ссылки с рисунками, к которым они относятся.

Данный подход приходит в голову первым, однако Word и это умеет делать автоматически. Если в тексте встречаются ссылки на рисунки, то крайне полезно делать их именно ссылкой, а не вручную вписанным номером. Это позволяет отказаться от механической проверки актуальности ссылок, которые обязательно начнут сбиваться при малейшем редактировании документа, и переложить указанную работу исключительно на Word. Более того, при перестановке рисунка по тексту или же вставке новых рисунков ссылки обновляются в соответствии с обновленной нумерацией. Если вдруг ссылка дана на несуществующий объект, то вместо номера рисунка (таблицы) появится сообщение вида «Ошибка! Источник ссылки не найден.». Используя поиск, можно быстро отследить корректность всех перекрестных ссылок по фразе «Ошибка».

Для вставки ссылки на рисунок (таблицу) необходимо перевести курсор мыши в то место, где необходимо вставить ссылку (1), нажать пункт меню «Ссылки» (2), «Перекрестная ссылка» (3), выбрать из выпадающего списка тип ссылки «Рисунок» («Таблица» и т.д.) (4), из выпадающего списка выбрать то, на что вставить ссылку «Постоянная часть и номер» (5), выбрать нужный рисунок (таблицу и др.) (6), нажать кнопку «Вставить» (7). На месте (1) появится ссылка на выбранный рисунок (таблицу и др.).

Если стандартный формат вставки ссылки не подходит (например, необходимо выполнять требования ГОСТ), то можно выполнить другие действия, описанные ниже.

Изменение формата перекрестной ссылки на рисунок (таблицу, раздел, пункт)

По умолчанию Word вставляет фразу «Рисунок N», однако иногда необходимо вставить фразу вида «Рис. N» (или «см. рис. N»). Для этого из перекрестной ссылки необходимо забрать лишь номер, а остальное дописать руками.

Для отображения только номера объекта необходимо выделить поле ссылки (1) и нажать «SHIFT+F9», при этом откроется код ссылки (2), в него нужно дописать сочетание « \# \0 » и обязательно поставить в конце пробел (3). Чтобы увидеть номер рисунка (таблицы), необходимо обновить содержимое поля нажатием «F9» (4).

Если у Вас сложилось впечатление, что это слишком долго, то читаем ниже, как можно немного ускориться.

Ускоренная вставка ссылки на номер рисунка (таблицы)

Ускорить процесс вставки ссылок можно достаточно просто, следуя советам дедушки Сазерленда (методология Scrum), а именно: нужно выполнять одну простейшую операцию. Применительно к нашей задаче следует выделить весь текст нажатием «Ctrl+A», отобразить коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», открыть окно «Перекрестные ссылки» по примеру выше, после чего необходимо пролистывать документ, перенося курсор в нужные места, выбирать нужные ссылки из открытого окна перекрестных ссылок и вставлять их. Окно «Перекрестные ссылки» закрываем только тогда, когда документ отработан до конца.

По аналогии можно быстро изменить отображение перекрестных ссылок на рисунки (таблицы). Для этого выделяем весь текст нажатием «Ctrl+A», отображаем коды автозаполняемых полей нажатием «SHIFT+F9», копируем в буфер обмена текст « \# \0 » (пробел в конце обязателен) и вставляем его в конце требуемых полей. Обновляем поля нажатием «F9», когда документ обработан до конца.

Автозаполняемые поля (Экспресс-блоки) (число страниц, дата)

Классическая ошибка: этап проекта перешел на новый год, вы внесли в документ необходимые правки, закрыли документ, но забыли обновить год или число страниц на титульном листе и отправили заказчику.

Классическое решение: вы не забываете обновить год и число страниц и по завершении редактирования документа листаете его до конца, чтобы Word корректно пересчитал число страниц с учетом форматирования, возвращаетесь на титульный лист и вставляете полученное число.

Все это может выполняться автоматически стандартными средствами Word. В качестве примера вставим автоматическое поле числа страниц документа. Для этого устанавливаем курсор мыши туда, где необходимо вставить автозаполняемое поле (1), выбираем пункт меню «Вставить», затем «Экспресс-блоки» (2), затем «Поле» (3). Откроется окно «Поле» (4), в колонке «Поля» выбираем тип поля, в нашем примере «NumPages» (5), и нажимаем кнопку «Ок» (6). При этом в месте, где был установлен курсор (1), вставится поле, которое при обновлении (F9) поменяет значение на фактическое число страниц.

Для вставки даты вместо «NumPages» (5) необходимо найти «Date» и выбрать необходимый формат.

Исправление съезжающей нумерации в списке при выборе «Начать заново с 1»

Классическая проблема: надо начать новый нумерованный список, но по умолчанию продолжается старая нумерация. Обычно делают так: нажимают «ПКМ», «Начать заново с 1» и первый номер съезжает к значению по умолчанию.

Классическое решение: каждый раз передвигать отступы первого пункта списка на необходимое место.

Этого можно не делать если заранее определить отступы для нумерованного списка. Для этого необходимо нажать на первый номер нумерованного списка «ПКМ», затем «Изменить отступы в списке». Проделать это можно сразу для нескольких уровней списков, а еще лучше, если для каждого уровня списка создать отдельный стиль, что позволит быстро изменять отступы по всему документу, но об этом уже ниже.

Карта стилей

Классическое решение: выбирается жертва, которая приводит полученный бардак к единому виду.

Так вот, чтобы форматирование не занимало слишком много времени, хорошей практикой считается перед началом проекта уяснить требования к оформлению документов (например, определенных в ГОСТ или шаблонах заказчика) и собрать карту стилей хотя бы для следующих элементов:

Как добавлять названия к изображениям в Word 2013

Если вы пишите длинный документ в Word, который содержит много изображений, вы можете добавить названия к этим изображениям, а также нумерацию.

Чтобы добавить название, вставьте в свой документ изображение и перейдите на вкладку «Ссылки».

В разделе «Названия» нажмите на кнопку «Вставить название».

Примечание: также вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши на изображении и выбрать пункт «Вставить название» в контекстном меню.

В диалоговом окне «Название» выберете подпись («Рисунок», «Формула» или «Таблица») и положение подписи (над или под изображением). Чтобы изменить формат нумерации, нажмите кнопку «Нумерация».

В диалоговом окне «Нумерация названий» выберете формат нумерации названий и нажмите «OK».

В поле «Название» поставьте разделитель после номера рисунка (к примеру, вы можете поставить точку). Затем введите название изображения. Теперь нажмите «OK».

В результате к изображению будет добавлено название. Форматирование названия будет выбрано по умолчанию.

Форматирование названия можно легко изменить. К примеру, я решил, что надпись должна быть по центру над изображением. Итак, перейдите на вкладку «Главная».

Для изменения форматирования названия используйте инструменты для форматирования абзаца.

Чтобы применить изменения стиля для всех остальных названий, нажмите на кнопку в правом нижнем углу в разделе «Стили» на вкладке «Главная».

В списке стилей наведите курсор на стиль «Название» и нажмите на стрелку, которая смотрит вниз. В выпадающем меню выберете «Обновить «Название» в соответствии с выделенным фрагментом».

Чтобы закрыть окно «Стили», щелкните на Х в правом верхнем углу окна.

Теперь все названия, которые вы добавите к изображениям в текущем документе будут отформатированы точно также.