Как сделать выпадающий список в Excel? Инструкция и видеоурок
Электронные таблицы предназначены для работы с большим объемом данных, поэтому пользователи пытаются всячески упросить работу. Например, при вводе данных в ячейку таблицы очень удобно выбирать значение из выпадающего списка, а не вводить каждый раз данные вручную. В школе это может быть класс детей, возраст, год рождения: чтобы каждый раз не писать одно и то же, можно создать в Excel список и выбирать одно из предложенных значений (это, кстати, одна из причин, почему порой лучше пользоваться Excel, а не Word). Рассмотрим на примерах.
Итак, как же создать выпадающий список? В Excel за ввод данных в ячейке отвечает функция (команда) Проверка данных.
Шаг 1. Создадим список значений, которые будем использовать как варианты выпадающего списка. Введем их в столбик где-то вне зоны работы с основной частью таблицы. Например, года рождения учащихся.
Шаг 2. Создадим основную таблицу (если актуально), и определим, в каких ячейках будут выпадающие списки.
В нашем случае ФИО детей будут выводиться в столбце А, а выпадающий список будет напротив каждой фамилии в соответствующей ячейке столбца B: B1,B2,B3 и т.д.
Шаг 3. Сделаем первый выпадающий список.
Для этого щелкнем в первой ячейке, в которой нужно сделать выпадающее меню (в нашем случае это ячейкаB1) — на верхней панели Риббон перейдем на вкладку Данные — Проверка данных.
Откроется окно Проверка вводимых значений, в котором мы и сделаем настройки выпадающего списка Excel.
Выбираем Тип данных — Список.
И в Источнике указываем диапазон ячеек, которые будут значениями выпадающего списка (то есть откуда в выпадающем списке будут браться варианты выбора). В нашем случае это столбецH.
Чтобы указать его, нажимаем на кнопку с изображением стрелочки справа от поля Источник.
Окно свернется до полосочки.
И теперь можно выделять мышью диапазон нужных ячеек. Выделив диапазон значений для выпадающего списка, нажимаем кнопку разворачивания окна настройки проверки данных.
Видим, что в Источникепоявился выделенный диапазон (в принципе, его адрес можно было вписать вручную в это поле Источник).
Для минимальной настройки выпадающего списка в Excel этого достаточно. Теперь просто нажимаем ОК и в дальнейшем не удаляем столбец со значениями для списка (в нашем случае столбец H).
Также данные для списка можно писать в Источнике через точку с запятой (по-русски) и через запятую (латинскими символами):
Также в источник можно писать имя нужного диапазона ячеек. Это используется, например, для того, чтобы список значений хранить на другом листе (см. инструкцию ниже).
Как пользоваться выпадающим списком Execl?
Теперь в выбранной на шаге 3 ячейке появился выпадающий список, но, если ячейка не активна, его не видно.
Но если щелкнуть мышью в ячейке, то справа от нее появится стрелочка, при нажатии на которую появляется выпадающее меню.
Можно выбирать любое значение из списка.
Шаг 4. Создаем такие же списки в других ячейках.
Вовсе не обязательно в каждой ячейке выполнять такую настройку, на выпадающие списки распространяются все правила ввода значений и копирования формул.
Чтобы сделать такой же список в нескольких ячейках столбца В, а не только в ячейке B1, выделите ту ячейку, в которой уже есть настроенный выпадающий список. Наведите курсор на правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял форму маленького черного крестика. В этот момент нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, потяните вниз на нужное количество ячеек. Во всех этих ячейках также будут настроены списки.
Таким образом можно очень быстро заполнить таблицу однотипными данными.
Дополнительные настройки выпадающего списка
Дополнение 1. Подсказка при вводе данных в таблицу
Для упрощения работы пользователя с выпадающим списком можно выводить подсказки для него — для этого используется вкладка Сообщение для ввода при создании списка. Укажите заголовок и само сообщение, и оно будет отображаться в Excel, если ячейка со списком будет активной:
Дополнение 2. Сообщение об ошибках
Выпадающий список может жестко ограничивать данные, которые пользователь вводит в таблицу (ведь список создается именно в окне Проверка данных) — то есть пользователь может выбирать только одно значение из списка, но не вводить свое. При неверном вводе данных в ячейку со списком появляется сообщение об ошибке.
Можно настроить это сообщение при создании или редактировании выпадающего списка во вкладке Сообщение об ошибке.
По умолчанию сообщение об ошибке не дает ввести другие данные — Вид Останов. Но можно также выбрать Предупреждение и Сообщение, которые разрешают ввод иных значений в ячейку.
— Как удалить данные из ячейки, если в ней выпадающий список, а нужно сделать пустую ячейку.
— Нужно щелкнуть по ячейке и нажать клавишу DEL.
— Как добавить в список новые значения для выбора или удалить ненужные?
— Для этого нужно отредактировать список значений списка (в нашем случае в столбце Н) и заново выбрать диапазон значений в окне Настройка вводимых значений.
— Как вообще удалить выпадающий список, а не только одно значение?
— Зайдите Данные — Проверка данных — Тип данных: Любое значение.
— Как сделать выпадающий список с данными, расположенными на другой странице?
— Ранее мы говорили, что удобно использовать несколько листов Excel для разных данных, например, для основной таблицы использовать Лист1, а для всех данных, из которых формируются выпадающие списки, можно использовать Лист 2.
Как сделать выпадающий список из данных, расположенных на другом листе? Нужно диапазону с вариантами выпадающего списка присвоить имя (Выделить диапазон — Формулы — Присвоить имя).
А затем на Шаге 3 в качестве источника указать это имя диапазона.
Таким образом можно делать, если значения для выпадающего списка находятся на том же или другом листе, что и сам список.
Видеоурок по теме
Спасибо за Вашу оценку. Если хотите, чтобы Ваше имя стало известно автору, войдите на сайт как пользователь и нажмите Спасибо еще раз. Ваше имя появится на этой стрнице.
Понравился материал? Хотите прочитать позже? Сохраните на своей стене и поделитесь с друзьями
Вы можете разместить на своём сайте анонс статьи со ссылкой на её полный текст
Ошибка в тексте? Мы очень сожалеем, что допустили ее. Пожалуйста, выделите ее и нажмите на клавиатуре CTRL + ENTER.
Кстати, такая возможность есть на всех страницах нашего сайта
Отзывы
2007-2022 «Педагогическое сообщество Екатерины Пашковой — PEDSOVET.SU». 12+ Свидетельство о регистрации СМИ: Эл №ФС77-41726 от 20.08.2010 г. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций. Адрес редакции: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45 Адрес учредителя: 603111, г. Нижний Новгород, ул. Раевского 15-45 Учредитель, главный редактор: Пашкова Екатерина Ивановна Контакты: +7-920-0-777-397, info@pedsovet.su Домен: https://pedsovet.su/ Копирование материалов сайта строго запрещено, регулярно отслеживается и преследуется по закону.
Отправляя материал на сайт, автор безвозмездно, без требования авторского вознаграждения, передает редакции права на использование материалов в коммерческих или некоммерческих целях, в частности, право на воспроизведение, публичный показ, перевод и переработку произведения, доведение до всеобщего сведения — в соотв. с ГК РФ. (ст. 1270 и др.). См. также Правила публикации конкретного типа материала. Мнение редакции может не совпадать с точкой зрения авторов.
Для подтверждения подлинности выданных сайтом документов сделайте запрос в редакцию.
Мы используем cookie.
Публикуя материалы на сайте (комментарии, статьи, разработки и др.), пользователи берут на себя всю ответственность за содержание материалов и разрешение любых спорных вопросов с третьми лицами.
При этом редакция сайта готова оказывать всяческую поддержку как в публикации, так и других вопросах.
Если вы обнаружили, что на нашем сайте незаконно используются материалы, сообщите администратору — материалы будут удалены.
Основы Excel: работаем с выпадающим списком. Пошаговая инструкция со скриншотами
Выпадающий список в Excel позволяет выбирать значение ячейки таблицы из перечня, подготовленного заранее.
Опция пригодится, когда нужно много раз вводить повторяющиеся параметры. Например, фамилии сотрудников в графике рабочих смен или наименования товаров в прайсе. Во-первых, с выпадающими списками не придётся вводить одни и те же данные несколько раз. Во-вторых, уменьшится вероятность опечаток.
Разберёмся на примере с каталогом авто, как сделать выпадающие списки. У нас есть перечень автомобилей. Нужно заполнить столбцы с их характеристиками: тип коробки передач, тип привода и положение руля. Значения будут повторяться, поэтому выпадающие списки ускорят заполнение таблицы. Можно заполнить её полностью в два шага: сначала создаём значения выпадающего списка, потом выбираем нужные.
Шаг 1
Создаём выпадающий список
Создаём новый лист — для удобства можно назвать его «Данные для выпадающего списка». На нём вбиваем значения, которые будем использовать в выпадающих списках. В нашем случае будет три столбца — «Коробка передач», «Привод» и «Руль» — и значения под ними.
Возвращаемся на лист с основной таблицей. Выделяем пустые ячейки первого столбца, где нужно применить выпадающий список, — в нашем случае ячейки столбца с видом коробки передач.
Переходим на вкладку «Данные» и кликаем по кнопке «Проверка данных».
Открывается окно «Проверка данных». На вкладке «Параметры» в поле «Разрешить» выбираем пункт «Список».
Ставим курсор в поле «Источник» и, не закрывая это окно, переходим на второй лист с данными для выпадающего списка.
На листе с данными для списка выделяем столбец с нужными параметрами. В нашем случае значения столбца «Коробка передач» — автомат, механика, вариатор.
Выделенный диапазон появится в поле «Источник» в открытом окне «Проверка данных». Сохраняем изменения — нажимаем на кнопку «ОК». Всплывающий список готов, осталось заполнить таблицу.
Шаг 2
Заполняем таблицу готовыми данными
Когда сохраните выпадающий список, Excel перенесёт вас на первый лист с характеристиками авто. Справа от первой ячейки столбца с коробками передач появилась стрелочка. Если кликнуть по ней, появится список со значениями.
Кликаем на каждую ячейку столбца, справа от неё появляется стрелочка — выбираем нужное значение. Так проходим до конца таблицы.
По такому же принципу создаём выпадающие списки для оставшихся двух столбцов. Выделяем столбец, в котором нужно применить выпадающий список, и выбираем для него соответствующий диапазон значений. Для столбца «Привод» — диапазон значений «передний», «задний» и «4WD», для столбца «Руль» — диапазон значений «правый» и «левый».
Так получаем выпадающие списки для всех незаполненных ячеек. Не пишем параметры вручную, а выбираем их парой кликов мышкой.
Если в эту таблицу добавить больше строк (автомобилей), не обязательно создавать новые выпадающие списки для них. Можно протянуть вниз значения уже созданных:
Готово — теперь в новых строках таблицы тоже можно выбирать значения из выпадающего списка.
Интересные методы, которые пригодятся менеджерам
Добавление и удаление элементов раскрывающегося списка
После того, как вы создали раскрывающийся список, вам может понадобиться добавлять в него дополнительные элементы или удалять имеющиеся. В этой статье мы покажем, как изменять списки, созданные разными способами.
Изменение раскрывающегося списка, основанного на таблице Excel
Если источником вашего списка является таблица Excel, достаточно просто добавить элементы в список или удалить их из него, а Excel автоматически обновит все связанные раскрывающиеся списки.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
Откройте лист, содержащий именованный диапазон для раскрывающегося списка.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
На вкладке Формулы нажмите кнопку Диспетчер имен.
В поле Диспетчер имен выберите именованный диапазон, который требуется обновить.
Щелкните поле Диапазон, а затем на листе выберите все ячейки, содержащие записи для раскрывающегося списка.
Нажмите кнопку Закрыть и в появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.
Совет: Чтобы определить именованный диапазон, выделите его и найдите его имя в поле Имя. Сведения о поиске именованных диапазонов см. в статье Поиск именованных диапазонов.
Откройте лист, содержащий данные для раскрывающегося списка.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
На листе с раскрывающимся списком выделите содержащую список ячейку.
На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных.
В диалоговом окне на вкладке Параметры щелкните поле Источник, а затем на листе с записями для раскрывающегося списка выберите все ячейки, содержащие эти записи. После выделения ячеек вы увидите, как изменится диапазон списка в поле «Источник».
Чтобы обновить все ячейки, к которым применен один и тот же раскрывающийся список, установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
На листе с раскрывающимся списком выделите содержащую список ячейку.
На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры щелкните поле Источник и измените нужные элементы списка. Элементы должны быть разделены точкой с запятой, без пробелов между ними следующим образом: Да;Нет;Возможно
Чтобы обновить все ячейки, к которым применен один и тот же раскрывающийся список, установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
После обновления раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, проверьте, достаточно ли ширины ячеек для отображения ваших обновленных записей.
Если список записей для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов читайте в статье Блокировка ячеек.
Если вам нужно удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.
Чтобы просмотреть видео о том, как работать с раскрывающимися списками, см. статью Создание раскрывающихся списков и управление ими.
Изменение раскрывающегося списка, основанного на таблице Excel
Если источником вашего списка является таблица Excel, достаточно просто добавить элементы в список или удалить их из него, а Excel автоматически обновит все связанные раскрывающиеся списки.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
Откройте лист, содержащий именованный диапазон для раскрывающегося списка.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
На вкладке Формулы нажмите кнопку Диспетчер имен.
В поле Диспетчер имен выберите именованный диапазон, который требуется обновить.
Щелкните поле Диапазон, а затем на листе выберите все ячейки, содержащие записи для раскрывающегося списка.
Нажмите кнопку Закрыть и в появившемся диалоговом окне нажмите кнопку Да, чтобы сохранить изменения.
Совет: Чтобы определить именованный диапазон, выделите его и найдите его имя в поле Имя. Сведения о поиске именованных диапазонов см. в статье Поиск именованных диапазонов.
Откройте лист, содержащий данные для раскрывающегося списка.
Выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы добавить элемент, перейдите в конец списка и введите новый элемент.
Чтобы удалить элемент, нажмите кнопку Удалить.
Совет: Если удаляемый элемент находится в середине списка, щелкните его правой кнопкой мыши, выберите пункт Удалить, а затем нажмите кнопку ОК, чтобы сдвинуть ячейки вверх.
На листе с раскрывающимся списком выделите содержащую список ячейку.
На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных.
В диалоговом окне на вкладке Параметры щелкните поле Источник, а затем на листе с записями для раскрывающегося списка выделите содержимое ячеек в Excel, в которых находятся эти записи. После выделения ячеек вы увидите, как изменится диапазон списка в поле «Источник».
Чтобы обновить все ячейки, к которым применен один и тот же раскрывающийся список, установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
На листе с раскрывающимся списком выделите содержащую список ячейку.
На вкладке Данные нажмите кнопку Проверка данных.
На вкладке Параметры щелкните поле Источник и измените нужные элементы списка. Элементы должны быть разделены точкой с запятой, без пробелов между ними следующим образом: Да;Нет;Возможно
Чтобы обновить все ячейки, к которым применен один и тот же раскрывающийся список, установите флажок Распространить изменения на другие ячейки с тем же условием.
После обновления раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, проверьте, как изменяется ширина столбцов и высота строк для отображения ваших обновленных записей.
Если список записей для раскрывающегося списка находится на другом листе и вы хотите запретить пользователям его просмотр и изменение, скройте и защитите этот лист. Подробнее о защите листов читайте в статье Блокировка ячеек.
Если вам нужно удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.
Чтобы просмотреть видео о том, как работать с раскрывающимися списками, см. статью Создание раскрывающихся списков и управление ими.
В Excel в Интернете можно изменять только тот раскрывающийся список, в котором исходные данные введены вручную.
Выделите ячейки, в которых расположен раскрывающийся список.
Выберите пункт Данные > Проверка данных.
На вкладке Параметры щелкните в поле Источник. Затем выполните одно из указанных ниже действий.
Если поле «Источник» содержит записи раскрывающегося списка, разделенные запятыми, введите новые записи или удалите ненужные. После завершения записи должны быть разделены запятыми без пробелов. Например: Фрукты,Овощи,Мясо,Закуски.
Если поле «Источник» содержит ссылку на диапазон ячеек (например, =$A$2:$A$5), нажмите кнопку Отмена, а затем добавьте или удалите записи из этих ячеек. В этом примере можно добавить или удалить записи в ячейках А2–А5. Если окончательный список записей оказался больше или меньше исходного диапазона, вернитесь на вкладку Параметры и удалите содержимое поля Источник. Затем щелкните и перетащите указатель, чтобы выделить новый диапазон, содержащий записи.
Если поле «Источник» содержит именованный диапазон, например, «Отделы», необходимо изменить сам диапазон с помощью классической версии Excel.
После обновления раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как нужно. Например, проверьте, достаточно ли ширины ячеек для отображения ваших обновленных записей. Если вам нужно удалить раскрывающийся список, см. статью Удаление раскрывающегося списка.
Дополнительные сведения
Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community или попросить помощи в сообществе Answers community.
Как сделать в Экселе выпадающий список: 3 способа
При работе с таблицами в программе MS Excel часто приходится вводить повторяющиеся значения – например, названия товаров или фамилии людей. Задачу можно упростить, применяя выпадающие списки. С их помощью экономится время на ввод и проще избежать опечаток, из-за которых пользователь должен будет заняться еще и поиском ошибок.
Но перед использованием такого элемента, следует узнать, как сделать в Экселе выпадающий список, и познакомиться с разными способами его создания.
1 Применение комбинации клавиш
Если новые значения должны выбираться из тех, которые уже были введены выше в том же столбце, можно воспользоваться методикой создания не совсем типичного выпадающего списка. На вид такая ячейка не отличается от любой другой, потому что не содержит направленной вниз стрелки. А алгоритм включает такие этапы:
После выбора подходящего варианта формат ячейки останется без изменений. При необходимости, данные можно стереть, заменив любыми другими, не настраивая новое форматирование. Но есть у такой возможности сделать выпадающую ячейку в Эксель и несколько минусов.
У пользователя не получится выбрать ни одного значения, если оно не было уже введено раньше в том же столбце. Не получится использовать и данные из других мест таблицы. А еще этот способ не сработает, если одна из ячеек перед таким выпадающим списком будет пустой. Или объект находится не сразу под значениями, а на несколько строк ниже.
2 Использование меню
Более популярный способ — заранее создать перечень значений, из которого можно будет выбрать подходящий вариант. Принцип составления такого выпадающий список в ячейке Эксель следующий:
Теперь в этом месте будет находиться выпадающий список с выбранными значениями. Причем, если информация из выбранного в качестве источника данных диапазона изменится, появятся изменения и в выпадающем перечне.
Формат можно легко копировать в нужную ячейку. Например, выделять и перетаскивать вниз. Для этого придется навести курсор на нижний правый угол ячейки, зажать левую кнопку мышки и протянуть до конца выбранного диапазона.
Существует еще один способ указания диапазона, который будет применяться для создания выпадающего списка. Для этого можно выделить перечень значений (например, названий процессоров) и на вкладке «Данные» в крайней форме слева дать им свое название.
Теперь при создании ячейки с выпадающими значениями можно выбирать в качестве источника не диапазоны, а их названия. Например, указав здесь «=процы» (название действует только для определенного листа или книги Excel) можно получить список процессоров.
3 Создание нового элемента управления
Еще один способ, как в ячейке Эксель сделать выпадающий список, требует от пользователя создания нового элемента управления. Алгоритм создания включает такие действия:
Как строить выпадающие списки в Excel
Гайд от аналитика Laba.
Выпадающий список — это диапазон подготовленных заранее значений, который раскрывается в ячейке для выбора. Это удобно: вводить с клавиатуры ничего не нужно, и есть возможность запретить ввод значений, которые не соответствуют перечисленным в списке.
Есть много способов, чтобы создавать выпадающие списки в Excel. Рассмотрим некоторые вместе с аналитиком Laba Александром Галабурдой.
Как работает выпадающий список в Excel
Предположим, у нас есть настроенная таблица с выпадающими списками. Если выделить ячейку в столбце, в правом углу ячейки появится стрелка вниз. Нажав на нее, раскроется список значений для выбора.
Чтобы создать такой выпадающий список, перейдите в раздел «Данные» на панели инструментов, в группе «Работа с данными» выберите пункт «Проверка данных».
Далее всплывает окно «Проверка вводимых значений».
Окно делится на 3 вкладки:
#1. Параметры
Здесь задаются основные параметры выпадающего списка в Excel:
#2. Подсказка по вводу
В этой вкладке можно настроить всплывающую подсказку, которая будет высвечиваться при выделении ячейки со списком значений.
#3. Сообщение об ошибке
В этой вкладке можно настроить сценарий действий для Excel, если пользователь попытается ввести значение, которого нет в выпадающем списке.
Примеры выпадающих списков в Excel
#1. Стандартный
Выделяем ячейку (диапазон ячеек), где должен всплывать выпадающий список (в нашем примере это вкладка «Проект», диапазон ячеек A2:A25), переходим в раздел «Проверка данных» (описано выше), выбираем тип данных «Список», в поле «Источник» вставляем диапазон с источника.
Если вам нужно ввести подсказки и настроить вывод сообщения об ошибке, переходим в соответствующие разделы и прописываем необходимые свойства. Затем нажимаем «ОК».
Как видим, при выделении ячейки в диапазоне A2:A25 во вкладке «Проект», у нас появился список значений.
#2. Список с подстановкой данных
Использовать списки с четким набором значений неудобно, если исходные списки нужно пополнять новыми значениями. В таких случаях лучше использовать формулы или именованные диапазоны. Это исключит необходимость каждый раз изменять условие проверки данных.
Допустим нам нужно добавить еще 3 товара: свекла, лук репчатый и мандарин. Если мы введем значения в источник с данными, в выпадающем списке новые значения так и не отобразятся.
Настроим проверку данных иначе. Для автодополнения списков рассмотрим 2 варианта:
#1. Умная таблица. Выделяем диапазон с источником, переходим во вкладку на панели инструментов «Главная», раздел «Стили», раскрываем меню «Форматировать как таблицу» и выбираем понравившийся стиль умной таблицы Excel.
Подробнее о том, что такое «Умные таблицы» и как с ними работать — на наших курсах.
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
Способ 1. Примитивный
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка(Choose from drop-down list)или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:
Способ 2. Стандартный
Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).
Способ 3. Элемент управления
После нажатия на ОК списком можно пользоваться.
Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:
Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)
При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
Выпадающий список в ячейке листа
Видео
Способ 1. Примитивный
Один щелчок правой кнопкой мыши по пустой ячейке под столбцом с данными, команда контекстного меню Выбрать из раскрывающегося списка(Choose from drop-down list)или нажать сочетание клавиш ALT+стрелка вниз. Способ не работает, если ячейку и столбец с данными отделяет хотя бы одна пустая строка или вам нужен товар, который еще ни разу не вводился выше:
Способ 2. Стандартный
Важный нюанс. В качестве источника данных для списка может выступать и динамический именованный диапазон, например прайс-лист. Тогда при дописывании новых товаров к прайсу, они будут автоматически добавляться к выпадающему списку. Еще одним часто используемым трюком для таких списков является создание связанных выпадающих списков (когда содержимое одного списка меняется в зависимости от выбора в другом).
Способ 3. Элемент управления
После нажатия на ОК списком можно пользоваться.
Чтобы вместо порядкового номера элемента выводилось его название можно дополнительно использовать функцию ИНДЕКС (INDEX), которая умеет выводить содержимое нужной по счету ячейки из диапазона:
Способ 4. Элемент ActiveX
Этот способ частично напоминает предыдущий. Основное отличие в том, что на лист добавляется не элемент управления, а элемент ActiveX «Поле со списком» из раскрывающегося набора под кнопкой Вставить (Insert) с вкладки Разработчик (Developer):
Если эта кнопка нажата, то мы можем настраивать параметры выпадающего списка, нажав соседнюю кнопку Свойства (Properties), которая откроет окно со списком всех возможных настроек для выделенного объекта:
Самые нужные и полезные свойства, которые можно и нужно настроить:
Большим и жирным плюсом этого способа является возможность быстрого перехода к нужному элементу в списке при вводе первых букв с клавиатуры(!), чего нет у всех остальных способов. Приятным моментом, также, является возможность настройки визуального представления (цветов, шрифтов и т.д.)
При использовании этого способа, также возможно указывать в качестве ListFillRange не только одномерные диапазоны. Можно, например задать диапазон из двух столбцов и нескольких строк, указав дополнительно, что выводить нужно два столбца (свойство ColumnCount=2). Тогда можно получить весьма привлекательные результаты, окупающие все потраченные на дополнительные настройки усилия:
Выпадающий список с быстрым поиском
Давайте рассмотрим как всё же реализовать подобный трюк. В качестве подопытного кролика возьмём список 250 лучших фильмов по версии IMDb:
Шаг 1. Определяем, кто нам нужен
Теперь сделаем так, чтобы ЛОЖЬ превратилась в 0, а вместо ИСТИНА в столбце появились последовательно возрастающие индексы-числа 1,2,3. и т.д. Это можно сделать с помощью добавления к нашей же формуле ещё парочки функций:
Здесь функция ЕСЛИ (IF) проверяет что мы имеем (ИСТИНУ или ЛОЖЬ), и
Шаг 2. Отбираем в отдельный список
После этого можно поиграться, вводя в жёлтую ячейку G2 разные слова и фразы и понаблюдать за тем, как наши формулы отбирают только подходящие фильмы:
Шаг 3. Создаем именованный диапазон
=СМЕЩ( начальная_ячейка ; сдвиг_вниз ; сдвиг_вправо ; высота ; ширина )
Осталось сделать выпадающий список.
Шаг 4. Создаем выпадающий список
Чтобы Excel не ругался при вводе на неточное совпадение наших фраз с исходным списком, на вкладке Сообщение об ошибке (Error Alert) в этом окне нужно выключить флажок Выводить сообщение об ошибке (Show error alert) :
Вот и всё. Можно жать на ОК и наслаждаться результатом:
Всё, что мы делали на Шагах 1-3 заменяется одной(!) формулой, где новая функция ФИЛЬТР (FILTER) отбирает из исходного диапазона A2:A251 только те фильмы, которые содержат заданную подстроку.
А дальше останется при создании выпадающего списка указать в качестве источника первую ячейку диапазона отобранных фильмов (C2) и добавить к ней знак #, чтобы получить ссылку на весь динамический массив:
И всё. Никаких именованных диапазонов и медленных СМЕЩ, никаких танцев с дополнительными столбцами и формулами. Песня!
Выпадающий список с наполнением
Способ 1. Если у вас Excel 2007 или новее
Обратите внимание на то, что таблица должна иметь строку заголовка (в нашем случае это А1 со словом Сотрудники). Первая ячейка играет роль «шапки» и содержит название столбца. На появившейся после превращения в Таблицу вкладке Конструктор (Design) можно изменить стандартное имя таблицы на свое (без пробелов!). По этому имени мы сможем потом адресоваться к таблице на любом листе этой книги:
Если вам лень возиться с вводом формулы ДВССЫЛ, то можно чуть упростить процесс. После создания умной таблицы просто выделите мышью диапазон с элементами для выпадающего списка (A2:A5) и введите в поле адреса имя для этого диапазона (без пробелов), например Стажеры, и нажмите на Enter:
Фактически, этим мы создаем именованный динамический диапазон, который ссылается на данные из нашей умной таблицы. Теперь имя этого диапазона можно ввести в окне создания выпадающего списка в поле Источник (Source):
Способ 2. Если у вас Excel 2003 или старше
В старых версиях Excel до 2007 года не было замечательных «умных таблиц», поэтому придется их имитировать своими силами. Это можно сделать с помощью именованного диапазона и функции СМЕЩ (OFFSET), которая умеет выдавать ссылку на динамический диапазон заданного размера.
Функция СЧЁТЗ (COUNTA) подсчитывает количество непустых ячеек в столбце с фамилиями, т.е. количество строк в диапазоне для выпадающего списка. Функция СМЕЩ (OFFSET) формирует ссылку на диапазон с нужными нам именами и использует следующие аргументы:
После нажатия на ОК ваш динамический список в выделенных ячейках готов к работе.
Как в Excel сделать выпадающий список
Одна из самых полезных функций в Excel при работе с информацией – создание выпадающего списка. С его помощью быстро и правильно заполняются ячейки, значения не вписываются вручную, а просто выбираются из предварительно указанного перечня. Также есть возможность настроить контроль, чтобы другие пользователи не могли вносить изменения и добавлять новые значения, не предусмотренные изначально. Умение категоризировать данные будет полезно во многих случаях: от мониторинга расходов и до управления проектами.
Простой выпадающий список
Первый шаг банальный – открыть эксель и вписать необходимые данные в виде таблицы, которые в дальнейшем будут включены в перечень. Она может быть любой длины и содержать любую информацию.
Несколькими щелчками мышки возможно быстро создать список в Excel. Для этого:
Важно! Если требуется добавить на лист еще один раскрывающийся список с теми же данными, нет необходимости его повторно создавать, достаточно скопировать его и вставить в другое удобное место.
Также можно сразу добавлять специальные сообщения для удобства работы с информацией:
Связанный выпадающий список
Выпадающие элементы появляются, исходя от уже заполненных данных. Например, нужно создать в Excel таблицу, где можно выбрать из меню категорию и соответствующее ей блюдо. При этом важно ограничить доступные пользователям варианты категорий и блюд, из которых они могут выбирать. Процесс создания происходит в несколько этапов:
При выборе другого элемента в H2 автоматически изменяется и ссылка-источник для H3. То есть источник для связанного выпадающего перечня в H3 меняется с учетом данных, которые были выбраны в H2.
Пробелы в названии при создании связанного выпадающего списка
В случае если заголовок категории или группы содержит в своем названии больше одного слова, необходимо решить проблему с пробелами. Дело в том, что именованные диапазоны не разрешают использовать пробелы в названиях. И для этого существует лайфхак.
Именуя диапазон значений, важно использовать вместо пробела нижнее подчеркивание «_». Например, «Мясные_блюда». Однако есть вероятность упустить данное правило в одном из названий, и в результате будет ошибка при выполнении операции. Можно в самих названиях использовать обычный пробел, а в момент подстановки в список, поменять его на подчеркивание, используя формулу ПОДСТАВИТЬ:
=ПОДСТАВИТЬ(F3;» «;»_») без кавычек.
Итоговая формула выглядит так:
=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ($F$3;» «;»_»)) без кавычек.
Стоит обратить внимание на отсутствие пробелов в названии в начале и в конце, чтобы избежать некорректного вывода заголовков. Автоматизировать данный процесс при построении имени также можно посредством функции:
=ДВССЫЛ(ПОДСТАВИТЬ(СЖПРОБЕЛЫ($F$3);» «;»_»)) без кавычек.
Список с автозаполнением
Позволяет автоматически добавлять элементы из указанного диапазона. Если будут вноситься изменения, то сразу изменится и предлагаемый выбор из списка в Excel. Плюс еще в том, что не придется ничего корректировать в настройках.
Способ 1
Кликнуть по сторонней ячейке. Перейти во вкладку «Данные» – «Проверка данных». В «Типе данных» выбрать пункт «Список». В поле «Источник» выделить необходимое количество ячеек, но с запасом (можно и весь столбец, формула при этом будет =$A:$A).
Теперь при добавлении новых элементов они также появятся в готовом выпадающем перечне.
Способ 2
В этом случае не нужно резервировать весь столбец, но каждая запись все равно будет включена в раскрывающийся список.
Способ 3
В современных версиях экселя функции для работы с информацией более расширенные и интересные. Благодаря специальному форматированию диапазон ведет себя как единое целое – автоматически отслеживает свой размер и трансформируется при корректировке изначальных данных.
Если в нижние строки вписать новые значения, они тут же отобразятся в готовом перечне.
Как в Excel сделать выпадающий список в ячейке с выбором нескольких значений?
При раскрывающемся перечне с множественным выбором пользователь выбирает содержимое по очереди, которое в свою очередь появляется справа или снизу от изменяемой строчки и составляется горизонтально, вертикально или остается в том же месте.
Прежде всего, нужно заполнить таблицу. Выделить ее содержимое, и с помощью «Проверки данных» выполнить вышеописанные действия.
Чтобы добавить макрос, кликнуть правой кнопкой мыши по ярлыку листа с выпадающим перечнем и выбрать вариант «Исходный текст». Откроется Visual Basic, в окне редактора следует использовать код для горизонтального отображения:
В результате должно получиться следующее:
Для вертикального отображения можно воспользоваться кодом:
В результате получится так:
Для того чтобы элементы накапливались в той же самой ячейке, подойдет код:
Результат будет таким:
Важно! Вместо C2:C5 и C2:F2 можно подставить свои значения.
