фискальный накопитель на 36 месяцев что это такое
Как выбрать фискальный накопитель для онлайн-кассы
До 2021 года предприниматели и владельцы бизнеса переходят на онлайн-кассы — те, которые выходят в интернет и передают данные о продажах в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Для этого кассам нужен фискальный накопитель (ФН) — он хранит данные обо всех проведённых операциях.
Что такое фискальный накопитель и зачем он нужен
Фискальный накопитель — чип, который устанавливается в онлайн-кассу. В ФН записываются данные обо всех операциях на кассе — там же хранятся фискальные данные: отчёты, кассовых чеки, бланки строгой отчётности. ОФД обрабатывает эти данные и передаёт их в налоговую, которая таким образом получает информацию о движении денег через конкретную кассу. Без фискального накопителя налоговая не смогла бы получить эти данные.
Какие фискальные накопители бывают
В онлайн-кассах могут использоваться только те фискальные накопители, которые находятся в реестре ФНС — сейчас там 18 моделей. При выборе накопителя учитывайте срок его действия и сферу деятельности организации. Когда у ФН заканчивается срок действия, его можно заменить самостоятельно.
Фискальные накопители по сроку действия делятся на 13, 15, 18 и 36 месяцев
Максимальный срок работы указывается в паспорте изделия, иногда — на упаковке. Но он может отличаться от того, сколько на самом деле проработает накопитель — это зависит напрямую от деятельности предпринимателя. Так, если касса работает в автономном режиме и информация не передаётся ОФД, то ФН вместо 36 заявленных месяцев работает только 18, 15 или 13 месяцев — в зависимости от модели ФН.
Все решения Дримкас идут в комплекте с фискальными накопителями
Как выбрать фискальный накопитель
Как правило, предприниматель может сам выбрать, какой фискальный накопитель использовать. Так, предприниматели могут выбрать фискальные накопители на 36 месяцев. Но здесь стоит быть внимательным: такая покупка не всегда выгодная. Например, для бара, где продаётся крепкий алкоголь, срок действия фискального накопителя в любом случае составит не более 13 месяцев.
Приобрести фискальный накопитель на 36 месяцев будет невыгодно:
при продаже подакцизных товаров: алкоголя, сигарет, технических моторных масел (срок работы ФН в таких случаях — 13 месяцев),
при работе кассы в автономном режиме без отправки чеков в налоговую — это разрешается только тем, кто работает в отдалённых от сетей связи местности (срок работы ФН — до 15 месяцев).
при пробитии от 200 чеков ежедневно: у фискального накопителя — ограниченная память, примерно до фискальных документов (для такого количества продаж лучше покупать ФН на 13/15 месяцев)
При некоторых видах деятельности нельзя выбрать любой фискальный накопитель. Компании, которые оказывают услуги, организации и ИП на ЕНВД, ЕСХН и УСН, ИП на ПСН обязаны использовать ФН на 36 месяцев. Однако можно использовать ФН на 13/15 месяцев в следующих случаях:
при сезонном характере работы,
при работе в местностях, отдалённых от сетей связи — то есть когда касса не передаёт данные ОФД,
при совмещении своего режима налогообложения и ОСН,
если организация или предприниматель — платёжный агент.
Штрафы за неправильную работу с фискальным накопителем
Если онлайн-касса работает без ФН и сведения о продажах не поступают в налоговую службу:
для физлиц: от 10 000 ₽ до приостановки деятельности на 90 суток,
для юрлиц: от 30 000 ₽ до дисквалификации на срок до 2 лет.
Если срок ФН ниже, чем полагается для вида деятельности:
для физлиц и юрлиц: от предупреждения до штрафа в 10 000 ₽.
Фискальный накопитель в онлайн-кассах
Автор статьи — Копирайтер Контур.Бухгалтерии
Фискальный накопитель – это «черный ящик» онлайн-кассы. Обращаться с ним нужно осторожно, при этом владелец не имеет права вмешиваться в его работу. Как избежать проблем и выполнять правила работы с фискальным накопителем, расскажем в статье.
Что же такое фискальный накопитель
Строго говоря, фискальный накопитель можно назвать самостоятельной электронно-вычислительной машиной (ЭВМ), которая взаимодействует или обменивается информацией с другими электронно-вычислительными машинами: онлайн-кассами и серверами ОФД, в том числе используя их терминалы и периферийные устройства.
Фискальный накопитель обладает всеми основными признаками классической ЭВМ: он объединяет в себе вычисляющее устройство — микропроцессор или их группу — и запоминающее — банк памяти на твердотельном носителе. Вычисляющее устройство занимается шифровкой данных о торговых операциях и готовит их к отправке в налоговую, банк памяти хранит данные в зашифрованном виде.
Онлайн-касса не работает без фискального накопителя, так что ФН — это обязательное ядро всякого контрольно-кассового устройства. Но модель выбранного накопителя должна числиться в действующей редакции Госреестра ККТ, иначе для ФНС такого устройства не существует. Этот реестр часто пересматривают в соответствии с меняющимися техническими требованиями. Одна из таких ревизий прошла совсем недавно – 6 августа 2021 года. В результате список аккредитованных моделей заметно сократился.
Не сломано – не трогай
Фискальный накопитель это «вещь в себе», да еще и защищенная законом. Устройство это весьма надежное и защищенное, соответствующее самым строгим ГОСТам и требованиям к российской продукции. Поэтому если накопитель заработал, скорее всего, он будет работать до конца положенного срока. Самостоятельный ремонт фискального накопителя и тем более попытки его «взлома», аппаратного или программного, а также повторного использования — полностью исключены.
ФЗ-54 обязует ИП и компании корректно эксплуатировать фискальные накопители и налагает административную ответственность за некорректное использование. В понятие эксплуатации накопителей входит:
ВАЖНО: за несвоевременную замену фискального накопителя с просрочкой более 30 дней в соответствии со статьей 14.5 КоАП РФ предусмотрен штраф от 1 500 до 10 000 рублей, в зависимости от формы регистрации предприятия. А еще в этом случае налоговая может в одностороннем порядке снять кассу с учета.
Совершать другие действия с фискальным накопителем нельзя. Так что, строго говоря, ваш фискальный накопитель – не совсем ваш. Это маленький «наблюдатель» от налоговой, живущий за ваш счет.
Срок работы фискального накопителя
Фискальный накопитель чем-то похож и на тамагочи, поскольку имеет фиксированный срок жизни – 13, 15 или 36 месяцев. По истечении этого срока нужно создать с помощью специальной программы отчет о закрытии ФН. Само устройство со сведениями, которые могут представлять интерес для государства, прячут в сейф и держат там еще 5 лет, даже если предприятие закрылось.
Но кроме этого фискальный накопитель может «погибнуть», то есть заблокировать сам себя по некоторым другим причинам или приостановить работу кассы.
Уход за фискальным накопителем
Чтобы избежать внеплановой автоблокировки фискального накопителя, придется отслеживать его срок работы накопителя. Это делается в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных. Когда срок подходит к концу — приготовьтесь к своевременной замене элемента.
Фиксируйте факт получения подтверждений от ОФД. Для этого изучите отчет о закрытии смены или о текущем состоянии расчетов: там не должно быть информации о непереданных пакетах данных. Автоблокировка по причине 30-дневного «радиомолчания» ОФД не фатальна: стоит только восстановить связь с оператором, как блокировка прекратится, а накопившиеся пакеты данных отправятся по назначению. После этого можно будет продолжать работу кассы в прежнем режиме.
Когда наступит день замены накопителя, нужно будет удостовериться, что в ОФД переданы все чеки. Затем нужно запустить автоматическое формирование «Отчета о закрытии смены» и «Отчета о закрытии фискального накопителя» — воспользуйтесь для этого инструкцией по работе с вашим устройством. Затем накопитель можно извлечь и установить новый. После его замены придется повторно регистрировать кассу, указав в качестве причины «Замена фискального накопителя».
ВАЖНО! В течение 30 дней после истечения срока действия накопителя кассу можно использовать в автономном режиме — без отправки данных в ОФД и печати фискальных реквизитов на чеках. Но лучше своевременно произвести инкассацию и поменять накопитель чуть раньше срока.
Какой накопитель выбрать
Фискальные накопители «живут» 13, 15 или 36 месяцев. При выборе учитывайте специфику работы вашего предприятия, число ежедневных операций и ваш режим налогообложения.
Накопитель со сроком действия 36 месяцев подойдет для ЕСХН, патента и упрощенки. ФН со сроком 13 и 15 месяцев спецрежимники могут использовать, только если их деятельность сезонная, или они совмещают спецрежим и ОСНО, или касса работает в автономном режиме, или спецрежимкик — платежный агент / субагент.
Для ОСНО подойдет накопитель со сроком действия 13, 15 или 36 месяцев, в законе нет ограничений.
ВАЖНО! Продажа подакцизных товаров сокращает срок «жизни» любого накопителя со значения указанного в паспорте до 410 суток (это почти 13 месяцев), а пределы работы фискального накопителя в составе автономной кассы ограничены 560 сутками (это около 18 месяцев).
Чтобы упростить передачу в учет сведений из кассы, подключите веб-сервис Контур.Бухгалтерия. Система подгружает данные из отчетов о закрытии смены, позволяет легко вести учет, платить налоги и зарплату, создавать автоматически отчеты и отправлять через интернет. Первые 14 дней работы бесплатны для новичков.
Фискальный накопитель на 36 месяцев что это такое
8 МИН
Как заменить фискальный накопитель в онлайн-кассе
Разобрались, что такое фискальный накопитель, когда его нужно менять и как это делать
Что такое фискальный накопитель
Фискальный накопитель (ФН) — это главное запоминающее устройство в контрольно-кассовой технике. Оно хранит все кассовые чеки и шифрует сохранённые данные для проверки. С помощью фискального накопителя предприятие может взаимодействовать с налоговой службой в режиме онлайн.
Согласно ФЗ-54, все субъекты, занимающиеся торговлей и услугами, обязаны пользоваться онлайн-кассами с фискальным накопителем, а также самостоятельно отвечать за замену ФН (ст. 5 п. 2 54-ФЗ).
Причины для замены фискального накопителя
Истёк срок службы
Срок действия ФН, указанный в техническом паспорте, может быть 13, 15 или 36 месяцев. Выбор накопителя зависит от особенностей работы предприятия и режима налогообложения.
Если вы применяете общую систему налогообложения (ОСНО), нужно использовать накопитель на 13 или 15 месяцев.
Если работаете на УСН, ЕНВД, патенте или ЕСХН, то нужен фискальный накопитель сроком на 36 месяцев.
Если торгуете подакцизными товарами, можно использовать все ФН, но любой из них прослужит только 410 дней — потом потребуется замена.
Если работаете сезонно на спецрежиме, можно выбрать ФН с любым сроком действия без ограничений. Но если начнёте продавать подакцизные товары, максимальный срок службы ФН сократится до 410 дней.
Если касса работает автономно и не отправляет сведения оператору фискальных данных (ОФД), допустимо использовать накопитель и на 13, и на 15, и на 36 месяцев. Но последний проработает не больше 560 дней. А при продаже подакцизных товаров — не более 410.
Закончилось место
На микрочип, установленный в накопителе, записывается вся информация о платёжных операциях. «Очистить корзину» на ФН невозможно. Накопитель на 13 месяцев вмещает 175 – 190 тысяч документов, на 15 месяцев — 200 – 220 тысяч, на 36 месяцев — 500 тысяч. Уровень заполнения памяти можно отслеживать в сервисном меню кассового аппарата или по номеру чека. В современных кассах есть функция оповещения: техника сама напоминает владельцу за 2 месяца, что скоро придётся менять фискальный накопитель.
Блокировка кассы
Техника блокируется, если:
Фискальный реквизит на чеке в таких ситуациях не проставляется, а значит, отправка документа в ФНС невозможна.
Технические сбои
Окислились контакты, произошло короткое замыкание или возникли программные неисправности — нужно приобрести и установить новый фискальный накопитель или обратиться к продавцу за гарантийным обслуживанием.
Сменился собственник
По ФЗ-54 только один налогоплательщик может использовать фискальный накопитель: в настройках кассы указывается ИНН владельца. При передаче онлайн-кассы другому собственнику ФН нужно менять и заново регистрировать аппарат в налоговой. Но если онлайн-касса передаётся в филиал компании, менять ФН не нужно: у фирмы единый ИНН.
Ошибки при регистрации или установке.
При вводе номера ИНН на кассовом аппарате нужно быть очень аккуратным: ошибка хотя бы в одной цифру обяжет компанию менять ФН. Кроме того, если установка произведена неверно, поставщик не компенсирует стоимость покупки, а сам ФН, возможно, придётся менять заново.
Старый ФН нельзя выбрасывать в течение 5 лет. Контролирующие органы могут в любой момент потребовать его для проверки
Как менять фискальный накопитель
Предприятию даётся 30 дней на замену фискального накопителя. Кассу в течение этого времени можно использовать в автономном режиме, печатать чеки без фискального реквизита и не передавать их в ОФД. Но если за 30 дней ФН не будет переустановлен, придётся платить штраф: ИП — от 1500 до 3000 рублей, ООО — от 5000 до 10 000 рублей (ст. 14.5 КоАП РФ).
Лучше менять фискальный накопитель до того, как закончится срок его эксплуатации, чтобы сформировать на кассе чеки и произвести инкассацию. Можно обратиться в центр технического обслуживания онлайн-касс, но закон не запрещает предпринимателю менять фискальный накопитель самостоятельно.
Что нужно сделать для замены:
Закройте архив
Чеки должны быть сформированы и отправлены оператору (ОФД), количество непереданных фискальных данных должно равняться нулю. Смена должна быть закрыта. Только после этого можно зайти в меню онлайн-кассы и выбрать пункт «Закрыть архив». Кассовая техника сформирует отчёт об операции и распечатает его, а электронную версию направит в ОФД.
Пока документ не передан оператору и на экране кассового аппарата не появилось подтверждение отправки, накопитель вынимать нельзя.
Установите новый ФН
Сначала выясните, где расположен отсек для накопителя. Он может находиться в нижней части аппарата или в ёмкости для хранения чековой ленты.
Отключите аппарат от сети электропитания, откройте отсек накопителя, извлеките старый, затем установите новый ФН и подключите кассовый аппарат к сети.
Перерегистрируйте ККТ
На кассовом аппарате в меню программы регистрации нужно выбрать пункт «Перерегистрация» и синхронизировать время начала эксплуатации нового ФН с компьютером. Выберите причину перерегистрации «Замена ФН» и сверьте данные. После этого, следуя инструкциям на экране аппарата, сформируйте отчёт «Об изменении параметров фискализации» и распечатайте его.
Перерегистрируйте кассу в налоговой службе
Перерегистрация кассы в ФНС после замены накопителя обязательна. Это можно сделать онлайн через сайт nalog.ru в разделе «Учёт ККТ» не позднее чем через 1 день после переустановки (п. 4 ст. 4.2 Закона № 54-ФЗ).
Кликнув на регистрационный номер нужной ККТ, выберите пункт «Перерегистрировать». Нужно ввести номер кассы, реквизиты отчётов по закрытию архива и установке устройства, затем выбрать название своего кассового аппарата, ввести его заводской номер и отправить онлайн-заявку на рассмотрение, поставив свою электронную подпись.
Если вы правильно выбрали модель кассового аппарата и предоставили полную информацию по реквизитам и отчётам, в течение 5 рабочих дней налоговая служба пришлёт новую карточку в личный кабинет руководителя на сайте ФНС.
Завершите процесс
Прежде чем приступить к работе с обновленной онлайн-кассой, проверьте новую электронную карточку в личном кабинете на nalog.ru. ФНС могут отказать в проведении перерегистрации на основании п. 17 ст. 4.2 54-ФЗ, если вы предоставили информацию не в полном объёме или ввели данные неверно.
Если вы получили электронную карточку о перерегистрации ККТ, нужно кликнуть на строку «Карточка регистрации получена», а затем нажать «Завершить перерегистрацию». Если этого не сделать, отчёты о работе онлайн-кассы с новым фискальным накопителем могут не передаваться в ОФД, и предпринимателю могут выписать штраф, как если бы он не переустановил ФН.
Если бизнес меняет адрес использования онлайн-кассы или заключает договор с другим ОФД, ККТ можно перерегистрировать в налоговой без замены фискального накопителя. Ознакомьтесь с техпаспортом ФН, чтобы узнать, сколько раз можно перерегистрировать кассу без замены накопителя
Выбираем фискальный накопитель
Касса не работает без фискального накопителя, а его приходится менять. Такое бывает, если закончился срок работы. Накопители стоят от 6000 до 13 000 рублей. Чтобы не потратить деньги зря, рассказываем о критериях выбора накопителя.
Что такое фискальный накопитель
Всё, что нужно знать о кассах в 2018 году — подборка статей «Дела»
Фискальный накопитель — устройство для кассы. Накопитель превращает обычную кассу в онлайн, потому что записывает сведения о покупке и передает в налоговую. Для налоговой это способ узнать, сколько прошло денег через кассу и сколько налогов ждать.
Кассу нельзя использовать без накопителя. Такая касса посчитает стоимость покупки и даже пробьет чек, но чек не попадет в налоговую, а это нарушение закона. За это бывают штрафы:
Налоговая узнает о работе без накопителя: может прийти с проверкой и вживую посмотреть на кассу и чеки. А может подождать жалобы покупателей, для этого есть приложение. Как налоговая узнает о продажах без кассы и накопителя, рассказываем в статье «Дела».
Когда менять накопитель
Если с накопителем что-то случается, кассир или собственник узнает об этом. Кассы сообщают о неполадках по-разному: одна печатает чек с ошибкой, другая пишет сообщение в приложении, третья отправляет письмо. Способы зависят от программы, на которой работает касса.
Вот частые причины для смены накопителя.
Закончился срок службы. Срок службы у накопителя меньше, чем у кассы. Касса отработает пять лет или дольше — это зависит от качества устройства и как с ним обращается продавец. При этом любой фискальный накопитель проработает не больше трех лет.
Сменился собственник кассы. Накопитель привязан к кассе, которая зарегистрирована на конкретного собственника. Собственник определяется по ИНН компании. Допустим, кофейня продает кассу бургерной, теперь у нее другой собственник с другим ИНН. Чтобы налоги считались по продажам нового собственника, он меняет накопитель в кассе и регистрирует ее на себя.
Накопитель сломался. Накопитель — техническое устройство, а они ломаются.
Новый накопитель можно купить в компании, где покупали кассу, или у производителя. Неважно, у кого берете накопитель, важно обратить внимание на два критерия: срок действия накопителя и формат фискальных данных. Иначе есть риск выбрать не тот накопитель.
Модулькасса — онлайн-касса для магазинов: настраивается за 10 минут, контролирует остатки, обрабатывает интернет-заказы. За 11 900 рублей или бесплатно.
Срок действия накопителя
У накопителей есть срок действия: одни работают год, другие — три. Срок службы накопителя зависит от вида бизнеса и системы налогообложения. Например, для киоска с сигаретами подходит накопитель только на 13 месяцев, для молочной лавки может подойти накопитель на 15 или 36 месяцев.
Для торговли подакцизными товарами и в автономном режиме свои особенности. Накопители для такого бизнеса работают 13 месяцев. Даже если купить накопитель со сроком службы три года, он всё равно отработает тринадцать месяцев.
Чтобы удобнее было выбирать накопитель, мы собрали таблицу со сроком работы накопителя в зависимости от бизнеса. Таблицу можно скачать и сохранить к себе в закладки.
Какие бывают фискальные накопители и что делать при кассовом сбое
Фискальный накопитель пора менять тем, кто подключился год назад. Читайте, какие накопители следует использовать согласно Закону 54-ФЗ. Также в ФНС дали разъяснения относительно того, как пользователям ККТ действовать при кассовом сбое.
Фискальный накопитель: кому какой
Срок действия ключа фискального признака, содержащегося в ФН ККТ, должен составлять не менее 36 месяцев или не менее 13 месяцев со дня регистрации в налоговых органах ККТ (п. 6 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Законом четко прописано, когда какой ФН должен использоваться.
Предприятие или ИП может использовать ФН на 13 месяцев:
ФН на 36 месяцев может использоваться только в том случае, если компания или ИП одновременно выполняет следующие условия:
За применение ФН на 13 месяцев в тех случаях, когда по закону должен использоваться ФН на 36 месяцев, предусмотрен штраф до 10 тыс. ₽ (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ). Нарушением может быть и использование ФН на 36 месяцев в ситуации, когда законом разрешено использование ФН на 13 месяцев. Подобные ограничения могут содержаться в паспортах соответствующих накопителей (п. 3 ст. 4.1 Закона № 54-ФЗ). Так, к примеру, ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев можно применять при продаже подакцизных товаров, а также при совмещении спецрежима с ОСНО, но в этих случаях срок его использования ограничивается до 410 дней, а при автономном режиме работы ККТ — до 560 дней (п. 5.2 и 5.3 паспорта ФН-1 исп. 2 на 36 месяцев).
Нормативные документы:
Когда в 2017 году наблюдался дефицит ФН на 36 месяцев, вышли разъяснения контролирующих органов, что применение в подобной ситуации ККТ с ФН на 13 месяцев не является правонарушением, поскольку в этом нет вины организации или ИП.
Как понять, что ФН пора менять?
— Фискальный накопитель нужно менять тем, кто приобрел его в начале 2017 года, — комментирует Оксана Кобзева, эксперт Контур.ОФД. — Тогда доступны были только ФН сроком действия ключа фискального признака 13 месяцев, а значит, он скоро закончится. Касса даст об этом знать следующим образом:
Чтобы не получить штраф, сформируйте отчет о закрытии ФН и замените сам фискальный накопитель. Подробнее читайте в инструкции «Замена фискального накопителя».
В наличии есть фискальные накопители! Закажите заранее, чтобы избежать ажиотажа.
Кассовый сбой: что делать?
Использование онлайн-касс без подключения к сети запрещено. Когда в середине декабря 2017 года случился массовый сбой в работе онлайн-касс, который начался ночью 20 декабря на Дальнем Востоке и докатился до Калининграда, работа многих торговых точек была парализована. Совершение операций в офлайн-режиме грозило штрафом в размере половины суммы от совершенной операции (ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ). Правы были те, кто рискнул продолжить работу.
Из разъясняющего письма ФНС от 20.12.2017 № ЕД-4-20/25867@ следует, что массовый сбой передачи данных в режиме онлайн не должен парализовать работу хозяйствующих субъектов. После восстановления связи нужно просто выполнить корректировку расчетов, сформировав кассовый чек коррекции на общую сумму неучтенной по ККТ выручки. При этом оснований для привлечения налогоплательщиков к ответственности за неприменение ККТ или за нарушение порядка работы с ней в данном случае нет, так как отсутствует вина пользователей (ч. 1 и 3 ст. 1.5 КоАП РФ).
Продолжать работу можно и в случае поломки ККТ, повлекшей переход ее в офлайн-режим. При этом пользователю нужно не только сформировать чек коррекции (в этом случае — по каждой операции!), но и сразу же уведомить налоговый орган о данном факте, передав подробную информацию о произведенной корректировке расчетов, в том числе реквизиты чеков коррекции (письмо ФНС от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899).
Рекомендации по применению ст. 54.1 НК РФ, нюансы должной осмотрительности и другие темы на Контур.Конференции. Очное и онлайн-участие.
На основании вышеуказанных рекомендаций налоговых органов пользователям ККТ необходимо издать соответствующие локальные акты, регламентирующие порядок работы в случае локальной поломки кассы или глобальных сбоев. Важно зафиксировать обязанности соответствующих должностных лиц по формированию чеков коррекции и уведомлению налоговых органов.
Алексей Крайнев, налоговый юрист
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.