Программа ms project описание что это
MS Project: Обзор Возможностей для Эффективного Планирования
В этом обзоре мы рассмотрим планировщик MS Project (МС Проджект), который поможет держать под контролем все сложные процессы со множеством задач.
Что такое MS Project?
Майкрософт Проджект (Microsoft Project) ― это программа для управления проектами. Она помогает менеджерам контролировать исполнение поставленных задач, а также грамотно распределять ресурсы. Основной рабочий инструмент в ней — диаграмма Ганта.
Локальные решения MS Project включают в себя следующие пакеты:
Версия для небольших проектов. Рассчитана на 1 пользователя.
Корпоративная программа для совместного доступа к управлению.
Программа для анализа проектов и ключевых показателей эффективности по ним.
Облачное решение Project позволяет работать над проектами, просматривать отчетность, анализировать прогресс, и все это в браузере.
Все версии предоставляются на платной основе и входят в пакет Office. Скачать необходимый продукт можно на официальном сайте Microsoft.
Возможности MS Project
Несмотря на то что MS Project — это знакомый многим менеджерам инструмент для управления проектами, работа в нем не будет легкой даже для опытных управляющих.
В этой программе есть несколько параметров, на базе которых и строится разработка планов, анализ прогресса и эффективности, расчет критического пути.
Любая работа имеет конечную цель. Для успешного планирования нужно составить список задач и подзадач, которые требуют решения.
Чаще всего это сотрудники и члены команды, задействованные на проекте. При этом ресурсом может быть и материал, и оборудование.
Расчет затрачиваемых ресурсов для выполнения конкретной задачи. Назначения помогают сориентироваться во времени реализации проекта.
Microsoft Office Project поможет:
Базовые функции Microsoft Project
Создание проекта
Сразу при открытии Microsoft Project предлагает создать проект. Сделать это можно с нуля или загрузить из Excel.
При создании проекта достаточно сформировать список задач и добавить их на временную шкалу.
Постановка задачи
Чтобы разбить работу на отдельные задачи, нужно внести каждый из предусмотренных шагов в общий план.
Для добавления задачи достаточно дважды щелкнуть по ячейке в таблице. В результате откроется диалоговое окно, в котором можно установить следующие параметры:
Есть дополнительные поля для заметок и назначения ресурсов.
Управление задачами осуществляется с помощью верхней панели свойств и инструментов. При наведении на отдельные элементы всплывают интерактивные подсказки, которые помогут быстро освоить функционал.
Создание диаграммы проекта
Задачам можно присваивать приоритет и создавать связи между ними. Для этого нужно двойным щелчком открыть контекстное меню. На вкладке общих настроек есть поле «Приоритет». В ней присваивается значение, показывающее уровень значимости.
С помощью вкладки «Предшественники» можно указать связи между задачами, записав их в порядке очередности.
По мере реализации всего проекта это поможет оптимизировать использование выделенных ресурсов.
Расчет критического пути
В проекте могут быть последовательности, от которых зависят сроки завершения проекта. Это критический путь — цепочка задач, от своевременного завершения которых зависит своевременное и успешное окончания проекта.
Другими словами, это значит, что если какой-то этап критического пути выполнен не вовремя, то намеченную дату окончания придется переносить.
Чтобы в диаграмме проекта в MS Project увидеть последовательность задач, которые влияют на сроки, откройте меню «Вид» и перейдите в раздел «Диаграмма Ганта». В нем нажмите кнопку «Формат» и установите галочку в пункте «Критические задачи».
Вид → Диаграмма Ганта → Формат → Критические задачи.
Создание шаблонов
Для того чтобы каждый раз не создавать отдельные таблицы для типовых проектов, можно взять один из них за основу и сохранить в качестве шаблона диаграммы Ганта. В дальнейшем планирование будет отнимать значительно меньше времени.
Шаблоны отображаются на главном экране Microsoft Project. Кроме сохраненных личных, можно выбрать готовый простой план проекта.
На главном экране также можно выбрать вариант создания шаблона из таблицы Excel или существующего документа.
Как внедрить MS Project?
MS Project можно использовать для планирования по следующим методологиям управления проектами:
Управление проектами с помощью MS Project
После того как вы создали план, назначили ресурсы, установили срок исполнения этапов и их последовательность, можно приступать к непосредственному менеджменту. При этом есть несколько рекомендаций, которых стоит придерживаться для успешного управления проектами.
На первых порах инструмент допускает приблизительное распределение ресурсов. В дальнейшем MS Project поможет создать баланс. Сгруппировав задачи по исполнителям, можно увидеть проблемные места в проекте.
Для того чтобы назначить ответственное лицо, нужно открыть контекстное меню задачи (двойным щелчком мыши) и в графе «Ресурсы» прописать или выбрать исполнителей.
Дальше нужно минимизировать сроки реализации. Для этого стоит назначить других исполнителей или перенести задачи на следующие этапы. После оцените возможные трудности на пути к реализации каждого этапа и заложите в установленные сроки дополнительное время, которое необходимо для устранения препятствий.
MS Project ― функциональный и удобный инструмент для проектного менеджмента. При грамотном использовании программа поможет увидеть риски до начала работ и минимизировать их.
Составив план проекта в Microsoft Project, можно еще на начальном этапе назвать сроки реализации, а также оценить затраты трудовых ресурсов.
Альтернативы MS Project
До конца не разобрались в планировщике от Microsoft и ищете надежный и доступный аналог MS Project?
GanttPRO — это онлайн диаграмма Ганта для профессионального управления проектами.
Преимущества GanttPRO над Microsoft Project:
GanttPRO — онлайн диаграмма Ганта с интуитивно-понятным интерфейсом для эффективного управления проектами, ресурсами и командой.
При этом онлайн диаграмма Ганта предлагает множество возможностей для эффективного управления проектами:
Из этого видео вы узнаете, как всего за несколько минут создать свой первый проект в GanttPRO и сразу начать им управлять.
Есть вопросы о GanttPRO? Или сомневаетесь в том, что это лучшая альтернатива MS Project? Спросите у нас в Live Chat или запишитесь в удобное для вас время на персональное демо GanttPRO.
Национальная библиотека им. Н. Э. Баумана
Bauman National Library
Персональные инструменты
Microsoft Project
Содержание
История разработки
Общие характеристики
Начиная с 2007 года, каждая новая версия Ms Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2016 года с подпиской на «Office 365», совместимое с Windows 10, 8.1 и 7. По сравнению с другими аналогичными программами Ms Project считается самой распространённой и «лёгкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек). Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для планирования и контроля проектов Ms Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового, профессионального и расширенного – при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.
Несмотря на внешнюю сложность, MS Project очень прост в идейном плане. Он оперирует тремя сущностями — задачи, ресурсы, календарь и связи между ними. По сути — это база данных, пользовательский интерфейс для создания и редактирования сущностей и минимальная, довольно простая автоматизация (то, что Project делает сам, в ответ на введенные данные). Задача имеет длительность, объем, назначенный ресурс и множество различных свойств. Задачи могут быть связаны между собой различными отношениями (предшественники, последователи и т.п.). Ресурсы в Microsoft Project – это сотрудники и оборудование. Каждый сотрудник, участвующий в проекте, выполняет определенную функцию. Ресурс имеет много описательных свойств, но самое главное — для него можно задать доступность во времени, для этого используется календарь. Ресурс может быть назначен на задачу. На основе этих данных Project умеет делать различные представления с использованием фильтров, группировок, сортировок и т.п. Кроме этого он умеет по некоторому алгоритму вычислять сроки начала и окончания задач с учетом доступности назначенных ресурсов и связей между задачами. [Источник 2]
Состав решения
Под маркой Microsoft Project доступны сразу несколько продуктов и решений:
Начиная с 2013 года Microsoft начинает поставлять облачную версию Microsoft Project Online. [Источник 3]
Настольная версия Microsoft Project 2010 выпускается в двух редакциях: Microsoft Project Стандартный 2010 и Microsoft Project Профессиональный 2010. Основные различия между этими версиями можно свести в таблицу. [Источник 4]
| Основные возможности продукта | MSP Pro 2010 | MSP Standart 2010 |
|---|---|---|
| Новый графический интерфейс и лента | + | + |
| Шкала времени | + | + |
| Планирование «сверху вниз» | + | + |
| Планировщик работы группы | + | — |
| Интеграция с MS Project Server 2010 и Microsoft SharePoint 2010 | + | — |
| Назначение неактивных задач | + | — |
Возможности Microsoft Project
Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации:
Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish). Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач. [Источник 5]
Методика использования
Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:
Следует обратить внимание, что хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов, алгоритм подготовки проекта к реализации не является линейным. Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.
Microsoft Project: для чего нужна, как работать с программой
MS Project – узкоспециализированное, но достаточно сложное и комплексное ПО, представляющее собой средство управления проектами. Такое определение содержит мало конкретики, поэтому о назначении и основных функциях программы, входящей в состав Microsoft Office, стоит рассказать более детально и подробно.
Что это за программа, её основные функции и возможности MS Project
Управление проектами предполагает контроль над комплексом мероприятий, направленных на управление ресурсами в рамках проекта, анализ объёмов выполненных работ и отслеживании достигнутого прогресса. Механизм планирования основан на использовании метода расчёта критичного пути с визуализацией с помощью диаграммы Ганта.
Существует несколько вариантов программы:
Хотя MS Project входит в состав офиса, на официальном сайте софтверной корпорации можно скачать любой вариант программы.
На первый взгляд может показаться, что это сложный в освоении продукт, но на самом деле пугаться не стоит – принципы, заложенные в основу пакета, сами по себе достаточно просты. Рассмотрим схематическое описание программы Project, и тогда многое станет ясно.
Задача
Любой проект ставит перед собой определённые цели, которых нужно добиться. Поэтому процедура планирования начинается с составления перечня задач, которые и являются основными объектами проекта
Ресурс
Раз есть цель, нужны и средства для её достижения. Это могут быть материалы, оборудование, финансовые потоки. И, конечно же, людские ресурсы.
Назначение
Собственно планирование означает составление (расчёт) шагов/, направленных на реализацию поставленных задач, с указанием сроков и задействованных ресурсов.
Таким образом, используя Microsoft Project, можно не только разработать проект, но и распланировать время его выполнения с трудозатратами, выполнить оптимизацию этого плана и отслеживать его выполнение.
Как скачать MS Project
Если у вас нет офисного пакета, вы можете скачать программу с сайта производителя (office.com). Но для начала нужно войти, используя данные учётной записи Microsoft – в этом случае можно скачивать версии, не требующие подписки, а если это ваша рабочая учётная запись, то будут доступными и версии с подпиской.
Итак, выбираем пункт меню «Установка Office». Для рабочей учётки при наличии подписки нужно будет прокрутить перечень продуктов, установленных в компании, а если подписка типа Microsoft 365, выберите опцию «Службы и подписки» — там будут присутствовать все приобретённые вашей организацией продукты офисного пакета.
Ищем в этом списке Project и жмём кнопку «Установить».
Установка и настройка Microsoft Project
В разных браузерах процедура установки инициируется нажатием кнопки с разными названиями: «Запустить» в продуктах Microsoft (IE, Edge), «Сохранить» в Firefox, «Настройка» в Google Chrome. Во время установки может появиться надпись, требующая ваше разрешение на внесение изменений на ПК устанавливаемой программой, следует ответить утвердительно.
Инсталляция завершится, когда на мониторе появится надпись «Готово», после чего запустится небольшой презентационный ролик с указанием, как запустить MS Project.
Собственно настройки производить не нужно – программа полностью рабочая.
Как пользоваться MS Project
Программа скачана, установлена, запущена. Что дальше? Рассмотрим основные этапы формирования собственного проекта.
Создание нового проекта
Поскольку мы новички, без использования шаблона не обойтись. Можно, конечно, нажать кнопку «Новый проект», но мы лучше выберем что-нибудь наполовину готовое, например, «Простой план проекта».
Определите задачи
Пускай мы хотим создать интернет-магазин. Первое, что нужно сделать, – определиться с этапами. Можно начать с укрупнённых, а затем их конкретизировать. Пример разбиения проекта на этапы:
Добавление общих этапов производится кнопкой «Суммарная задача», расположенной на верхней панели программы. Позже этапы можно будет разбить на более мелкие.
Конкретизируйте задачи
Когда общие задачи сформулированы, пришла пора подумать, как их реализовать, то есть конкретизировать перечень мероприятий пол каждому этапу. Для внесения каждого подэтапа жмём кнопку «+ Задача» или делаем двойной клик по пустой графе нужного этапа.
Откроется новое окно, в котором следует указать некоторые параметры этапа:
В нашем случае разбиение на более мелкие задачи может иметь следующий вид:
Определите длительность задач
Каждый этап и подэтапы имеют колонку (слева от наименования), в которой указывается тип планирования. При выборе автоматического способа длительность задач, начальная и конечная даты проставляются программой, в ручном режиме длительность и даты устанавливаются вами.
Установите зависимости между этапами
По мере внесения данных в левой панели Project начинает строить временную диаграмму Ганта, но без учёта взаимосвязи отдельных задач, что будет неправильно. Скажем, личный кабинет и каталог между собой практически не связаны, их можно разрабатывать параллельно, а вот прототипирование интернет-магазина не начнёшь, пока не будут определены требования, то есть вторая задача может быть начата только после завершения первой. Вот такие связи и нужно проставить, установив в колонке «Предшественник» номер задачи, без завершения которой приступать к реализации текущей невозможно.
Распределите ресурсы
Теперь, когда построена временная диаграмма Ганта, можно назначить ответственных за выполнение каждой задачи. Для этого внизу справа имеются 4 других вкладки, кроме диаграммы.
Нас интересует «Лист ресурсов». Вносим в таблицу имена сотрудников, участвующих в реализации проекта, с указанием фамилии, должности, графика работы, часовой ставки, надбавок и других сведений, необходимых для контроля над ходом выполнения проекта.
Теперь снова возвращаемся в диаграмму и проставляем должности исполнителей, закреплённых за каждым этапом. Скажем, аналитик должен разрабатывать аналитику интернет-магазина, веб-дизайнеры – отвечать за внешний вид сайта, программисты – за задачи, требующие кодирования.
Устраните проблему перегрузки
Может так случиться, что определённых специалистов будет не хватать по графику работ, и тогда на диаграмме Ганта слева от проблемной задачи будут высвечиваться красные фигурки человечков.
Для решения коллизии предназначен «Виртуальный оптимизатор ресурсов».
Скажем, если программист один, то он будет однозначно перегружен. Для исправления ситуации возвращаемся в Диаграмму и жмём на вкладке «Ресурс» в верхней панели, после чего выбираем пункт «Автоматическое выравнивание ресурсов». MS Project перераспределит время выполнения задач так, чтобы устранить коллизию, но общее время выполнения проекта при этом увеличится.
Итак, мы познакомились с инструкцией, как работать в программе Microsoft Project. Безусловно, возможности этой программы выходят далеко за рамки описанной последовательности, многие из функций никогда не будут вами востребованы, но некоторые позволят вам добиться впечатляющих результатов в деле управления проектами любой сложности. Описать все возможности пакета в рамках небольшой статьи весьма проблематично, да мы и не ставили перед собой такую задачу. Для этого имеются довольно увесистые печатные издания и мануалы. Но зато вы уже можете себе представить, с чем столкнётесь, а опыт – дело наживное.
В помощь менеджеру: планируем проект в MS Project
Инструменты для планирования в digital — вечная тема для споров. Не весь софт одинаково полезен, а нужный бывает сложным. MS Project как раз такой.
Знакомьтесь, это Microsoft Project, сложное ПО для управления проектами. Помогает менеджеру в текущих задачах: планировать, распределять ресурсы, анализировать сложность проекта. Автоматически делает отчеты и считает сметы. Если в нем разобраться, может стать незаменимым.
Программа похожа на MS Excel, но содержит больше функций. Визуально выглядит так: в левой части — таблица с данными: задачи, время и трудозатраты. В правой — графики, например, диаграмма Ганта.
Как строить планы в MS Project
Создайте новый проект
В программе есть разные шаблоны, например, Простой план проекта, Запуск нового продукта или Гибкое управление проектами. Выберите подходящую структуру или откройте Новый проект.
Определите задачи
Они зависят от типа проекта. Сначала пропишите общие этапы, а потом разделите на конкретные. Для примера будем делать простой интернет-магазин. Этапы могут быть такими: аналитика, главная страница, каталог товаров, интеграция с сервисами оплаты и доставки, личный кабинет.
На верхней панели выберите блок Задача и найдите кнопку Суммарная задача. С ее помощью создайте все общие этапы. Позже добавьте подробностей.
Конкретизируйте задачи
Подумайте, какие войдут в каждый этап. Добавьте их в таблицу с помощью кнопки + Задача. Или дважды кликните мышкой по пустой графе, куда хотите вставить задачу. Откроется такое окно.
В этом окне отредактируйте сведения о задаче. Например, название или длительность, если она уже известна. Когда нет точных данных, ставьте галочку в графе Предварительная оценка. Примерная длительность задачи отобразится в таблице со знаком вопроса.
Добавьте задачи в таблицу. У нашего интернет-магазина они будут следующие.
Для главной страницы и каталога товаров:
Для оплаты и доставки:
Для личного кабинета:
Определите длительность задач
Для этого слева от каждой из них есть графа, в которой можно выбрать тип планирования. При автоматическом программа определяет длительность задачи, при ручном вы сами меняете даты. Выберите подходящий.
Установите зависимости между задачами
Пока вы вносите начальные данные о проекте в таблицу слева, справа автоматически строится диаграмма Ганта. Чтобы она отображалась корректно, установите зависимости между задачами. Например, чтобы сделать прототип интернет-магазина, сначала нужно собрать требования. То есть, третья задача списка зависит от второй. Все задачи программа нумерует автоматически по мере их появления.
Проставьте зависимости в графе Предшественники. Получится так.
Распределите ресурсы
Теперь раздайте задачи команде и отразите это в таблице. В правом нижнем углу есть пять разных вкладок. Диаграмма Ганта (большую часть времени вы будете проводить в ней), Использование задач, Визуальный оптимизатор ресурсов, Лист ресурсов и Отчет.
Выберите Лист ресурсов. В него внесите всех сотрудников, которые работают на проекте, их ставки за час работы и график. Укажите должности или фамилии, если в команде несколько сотрудников занимают одинаковую позицию. Так вы сможете избежать путаницы.
Допустим, что в команде по одному сотруднику на каждую должность. Вот, что получится.
Вернитесь во вкладку Диаграмма Ганта. Найдите графу Ресурсы и проставьте должности исполнителей напротив каждой задачи.
В проекте по созданию интернет-магазина аналитик отвечает за все задачи по аналитике, дизайнер — за дизайн, верстальщик — за вестку, программист — за разработку.
Если какой-то ресурс перегружен, программа это покажет: слева от задачи появятся красные человечки.
Устраните проблему перегрузки
Для этого перейдите в Визуальный оптимизатор ресурсов. Он выглядит так.
Видно, что перегружен программист. Вернитесь назад в Диаграмму Ганта. На верхней панели выберите вкладку Ресурс, а потом кнопку Автоматическое выравнивание ресурсов. Программа сама перераспределит задачи так, чтобы разгрузить программиста. Но учитывайте, что время работы над проектом при этом увеличится.
Заключение
Мы немного познакомились с MS Project. Теперь с ее помощью вы можете планировать, распределять задачи и анализировать работу. Это только базовые навыки. Программа сложная, в ней много разных функций, некоторые никогда не пригодятся. Другие здорово упрощают жизнь, но не так просто их найти и научиться ими пользоваться.
Начинающему менеджеру проектов не обойтись без опытного наставника. На курсе Skillbox вас научат правильно работать с программой MS Project. Покажут, как ее использовать, чтобы упростить не только планирование, но и весь контроль над проектом.
Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.